研究生学位材料研究生学位材料立卷整理规范立卷整理规范

整理步骤整理步骤 第一步第一步 : : 组卷组卷 第二步：敲页码第二步：敲页码 第三步：案卷输入 第三步：案卷输入 第四步：打印 第四步：打印 第五步：装订第五步：装订

必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑（可上网）（可上网）

第一步第一步 : : 组卷组卷一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并

编档号（缺材料的不给档号）编档号（缺材料的不给档号）

二、学位材料卷内文件排列顺序二、学位材料卷内文件排列顺序

1.1. 审批表 审批表

2.2. 评阅意见书 评阅意见书

3.3. 学位证书复印件 学位证书复印件 (( 中文在前，英文在后中文在前，英文在后 ))

研究生档案组卷要求研究生档案组卷要求

组卷时要检查审批表中有无研究生成绩单、组卷时要检查审批表中有无研究生成绩单、评阅意见书、答辩决议、学位评定委员会评阅意见书、答辩决议、学位评定委员会办公室章等。办公室章等。

档号按学位名册姓名顺序编并同时标注在档号按学位名册姓名顺序编并同时标注在学位名册上，材料不齐的不给档号直接跳学位名册上，材料不齐的不给档号直接跳过，退给学院秘书进行补齐，待完整后再过，退给学院秘书进行补齐，待完整后再用后续档号接上。用后续档号接上。

初始档号由档案馆负责人提供。档号编写初始档号由档案馆负责人提供。档号编写时应注意年份等信息，避免漏号、错号。时应注意年份等信息，避免漏号、错号。

第二步：敲页码 第二步：敲页码 审批表封面为第一页，审批表封面为第一页， 每卷起始页码为每卷起始页码为 001001 ，依次敲页码，，依次敲页码， 无论单双面，只要有书写文字，均应敲页无论单双面，只要有书写文字，均应敲页

码。码。 页码位置在每页材料非装订线一侧上角。页码位置在每页材料非装订线一侧上角。

(( 正面敲右上角、反面左上角）正面敲右上角、反面左上角）

第三步：案卷输入 第三步：案卷输入 登录档案管理系统登录档案管理系统

http://192.168.250.32/login.asp

1.1. 输入用户名和密码输入用户名和密码 2.2. 点击点击““研究生教育研究生教育——论文（论文（ JX12JX12 ））””档档

案 表 案 表 3.3. 添加案卷添加案卷

登陆页面登陆页面用户名和密码一致用户名和密码一致为各学院简称的第一个字母组合为各学院简称的第一个字母组合

点击点击““研究生教育研究生教育——论文（论文（ JX12JX12 ））””档案档案表表

点击点击““添加案卷添加案卷””

点击点击““选择类目选择类目””

一级类目选择“研究生教育一级类目选择“研究生教育

（（ JX12JX12 ）”）”

二级类目选择“答辩材料二级类目选择“答辩材料

（（ JX1214JX1214 ）”）”

三级类目为各学院简称三级类目为各学院简称

输入必要选项后，点击输入必要选项后，点击““添加添加””，，则完成输入则完成输入

JX1214JX1214““ 添加案卷添加案卷””输入实例输入实例如若修改内容后，需点击如若修改内容后，需点击““保存保存””

项目名称项目名称 输 入 内 容输 入 内 容 备 注备 注

全宗号全宗号 2 2

实体分类号实体分类号 年代号年代号 ++ 分类号分类号 例：例： 2009-JX12142009-JX1214 （ （ JXJX为大写）为大写）案卷案卷 //盒号及件号盒号及件号 案卷号案卷号 由档案馆提供由档案馆提供

保管期保管期 永久永久

密级密级 内部内部

正题名正题名 研究生姓名研究生姓名 ++ 申请硕士（或博士）学位申请硕士（或博士）学位审批表、评阅意见书审批表、评阅意见书

责任者责任者 研究生姓名研究生姓名页数页数 案卷总页数案卷总页数

起止时间起止时间 研究生入学时间至学位审批的时间研究生入学时间至学位审批的时间 年、月、日用年、月、日用 88 位数字表示一个时间位数字表示一个时间（小数点不用输入）（小数点不用输入）

归档单位归档单位 归档单位（全称）归档单位（全称） 学院学院接收人接收人 王毓灵王毓灵

移交时间移交时间 移交时间（向档案馆移交时间）移交时间（向档案馆移交时间） 用用 1010 位码表示一个时间 例： 位码表示一个时间 例：2009.06.202009.06.20

移交人移交人 移交人移交人 研究生秘书（兼职档案员）研究生秘书（兼职档案员）输入员输入员 本人姓名本人姓名

研究生学位审批材料 (JX1214)案卷级必输项目

第四步：打印案卷封面第四步：打印案卷封面

卷内文件目录、备考表由档案馆网站（卷内文件目录、备考表由档案馆网站（http://web.tongji.edu.cn/~ archives/dagz_ywzd.htm）下载。）下载。

备考表中立卷人为研究生秘书，检查人为备考表中立卷人为研究生秘书，检查人为档案馆相关负责人（在移交时填写）。档案馆相关负责人（在移交时填写）。

案卷目录（最后打印），向档案馆移交前案卷目录（最后打印），向档案馆移交前打印。打印。

点击点击““打印当前打印当前””

1.1. 打印封面：打印封面：选择选择““案卷封面案卷封面II”” ，，““打印所有打印所有案卷案卷””，字体为，字体为中中

第五步：装订 第五步：装订 11 、装订前去掉所有材料上的金属物，保证、装订前去掉所有材料上的金属物，保证

材料整齐、没有破损，采用材料整齐、没有破损，采用““三点一线三点一线””的装订方式。 的装订方式。 22 、排列顺序：封面、卷内文件目录、审批、排列顺序：封面、卷内文件目录、审批

表、评阅意见书、学位证书复印件、备考表、评阅意见书、学位证书复印件、备考表、封底。表、封底。33 、装订要整齐、牢固，注意不脱页。、装订要整齐、牢固，注意不脱页。

研究生论文整理和打印要求研究生论文整理和打印要求 11 、论文一般不再装订。、论文一般不再装订。 22 、打印标签、打印标签 JX1212-JX1212- 案卷号，案卷号， 如如 2-2009-JX1212-12342-2009-JX1212-1234 。。 33 、档号标签贴在左上角。、档号标签贴在左上角。 44 、论文档号要与答辩材料档号一一对应。、论文档号要与答辩材料档号一一对应。

一级类目选择“研究生教育一级类目选择“研究生教育

（（ JX12JX12 ）”）”

二级类目选择“论文（二级类目选择“论文（ JX121JX121

22 ）”）”

三级类目为各学院简称三级类目为各学院简称

研究生论文材料的输入研究生论文材料的输入

JX1212JX1212““ 添加案卷添加案卷””输入实例输入实例

研究生论文 (JX1212)案卷级必输项目 项目名称项目名称 输 入 内 容输 入 内 容 备 注备 注全宗号全宗号 2 2

实体分类号实体分类号 年代号年代号 ++ 分类号分类号 例：例： 2009-JX12122009-JX1212 （ （ JXJX为大写）为大写）案卷案卷 //盒号盒号及件号及件号

案卷号案卷号 由档案馆提供由档案馆提供

保管期保管期 短期短期密级密级 公开公开 论文上有密级的输秘密论文上有密级的输秘密

正题名正题名 硕士（或博士）论文硕士（或博士）论文————论文名论文名称（含副标题）称（含副标题） “——”“——”为中文状态下的破折号为中文状态下的破折号

第一责任者第一责任者 研究生姓名研究生姓名其它责任者其它责任者 导师姓名导师姓名页数页数 一本一本

起止时间起止时间 论文上的完成时间论文上的完成时间 年、月、日用年、月、日用 88 位数字表示（输入在位数字表示（输入在““起起””的位置上）的位置上）

归档单位归档单位 归档单位归档单位 ++ 专业专业1.1.归档单位即培养学院归档单位即培养学院2.2.单位与专业之间空一格单位与专业之间空一格3.3.专业专业为论文上的专业，有二级学科的只输入二级学科为论文上的专业，有二级学科的只输入二级学科的专业，培养方向不输入。的专业，培养方向不输入。

接收人接收人 王毓灵王毓灵移交时间移交时间 移交时间（向档案馆移交时间）移交时间（向档案馆移交时间） 用用 1010 位码表示一个时间 例： 位码表示一个时间 例： 2006.01.202006.01.20

移交人移交人 移交人移交人 研究生秘书（兼职档案员）研究生秘书（兼职档案员）输入员输入员 本人姓名本人姓名

11.. 打印打印 JX1214JX1214 案卷移交目案卷移交目录，选择“案卷目录”，打录，选择“案卷目录”，打印字体为“较小”印字体为“较小”

2.2. 打印打印 JX1212JX1212 案卷移交案卷移交目录，选择“案卷目录目录，选择“案卷目录（论文、书刊）”，打印（论文、书刊）”，打印字体为“较小”字体为“较小”

33.. 每每完成一批即打印“案完成一批即打印“案卷目录”卷目录”

打印案卷目录打印案卷目录

JX1214JX1214 案卷目录实例案卷目录实例

JX1212JX1212 案卷目录实例案卷目录实例

王毓灵王毓灵 TELTEL ：： 6598857165988571 MSNMSN ：： lalahu1987@hotmail.comlalahu1987@hotmail.com