電子公文交換系統教育訓練手冊

敦陽科技林國立

97/07/116

電子公文注意事項• 電子收文請查驗收文流水號是否順號，避免漏收公文• 電子發文後請三天後檢查是否確認並補發紙本及修改公文狀態• 請定時檢查電子公文交換系統是否正常連線• 如有公文系統問題，請電 29603456#8500

．公文電子交換網址如下： http://edoc.tpc.gov.tw/

．當出現『系統登錄畫面』時，請在『用戶帳號』與『存取密碼』處輸 入要登入的帳號資料，按『登入系統』，開始登入公文交換網頁 ．『存取密碼』：輸入『 CA 卡 PIN 碼』

sysadmin( 小寫 )

sysadmin( 預設值 ) ********(8 碼數字 )

．跑出此畫面表示已通過 IC 卡密碼驗證 .

．收發文訊息 - 檢查系統 是否正常連線

訊息 ：為系統運作的說明。並請注意連線時間是否與系統時間相符合 ( 系統預設每十分鐘連線一次 ) ，如二十分鐘沒訊息煩請重開系統，系統有可能己出現異常或離線。 警告 ：為警告訊息，為提示使用者的說明，不會影響收發文的狀況。 錯誤：為錯誤訊息，系統運作時發生異常，請與公文維護工程師聯絡。

．主要功能區待確認公文 (發文人員 )

(收文人員 )收文管理發文管理 (發文人員 )

公文交換相關查詢

環境設定

收文人員

．收文管理畫面介紹 收文管理工具列

狀態列

請每日檢查收文管理件數是否和自動列印的數量相符，以免漏文( 可使用註記功能輔助 或 檢查印出之公文收文流水號是否順號 )

．收文管理工具列 查詢 ：點選『起始日期』與『截止日期』，按查詢。

檢視：檢視一份收文的內容。備忘：提供輸入該公文的備忘資訊。重製：重新匯出被點選的公文之電子檔（本文與附件）至公文交換電腦　　　中。 重送 ：請伺服器重新接收一次此份公文。確認：重送『收文確認訊息』給發文方。註記：提供將一筆公文作標記，以表示『已收文』或『已處理』。

錯誤：可顯示收發文錯誤訊息。

列印：列印收文清單資料，提供核對收文。

．收文管理 -- 檢視公文 檢視：檢視一份收文的內容。 操作方式：先執行『查詢』功能，再點選一份公文，按『檢視』 即可，要檢視本文，在『收文檢視視窗』中，點選『本文』，按　『檢視』即可。

手動列印

．收文管理—確認 當公文已收到且已印出紙本時，點選那一份公文（狀態通常是『尚未 確認』），按『重送』，出現確認訊息視窗時，按『確認』即可，待 下次系統連線後即會將確認訊息送出。

．收文管理—列印 操作方式：執行『查詢』功能後，按『列印』，出現清單畫面後，按 該畫面中的『列印』功能即可列印出清單資料。

．無法自動列印公文或列印紙本文時 請檢查自動列印程式是否常駐 (電腦右下角 ) 若無請到開始 --- 程式集 --- 自動列印程式 --- 點選自動列印程式 手動開啟

發文人員

．公文交換待確認公文畫面介紹待確認公文工具列

請檢查超過三日未確認的公文，列印紙本再點選修改紙本將公文移至發文管理 ( 以後歷史資料查詢才查得到 )

．待確認公文工具列時間倒數：與交換中心連線時間 ( 預設為十五分鐘 ) ，時間結束時會出　　　　　現連線，並開始收、發公文 收發：立即與伺服器連線並收發公文 查詢：立即查詢待確認公文的狀態及收發情形檢視：檢視待確認公文的公文內容 備忘：編輯公文備忘錄 受文：檢視公文受文者的收文狀況 (是否確認、收文時間、確認時間、　　　退件時間 ) 重送：重送異常未寄達的公文刪除：刪除尚未發送的公文 (刪除待送出、語法錯誤的公文 )列印：列印未確認的受文者的紙本公文修改：將尚未確認的受文者更改為紙本不再等候確認 狀態：更改收發狀態及優先度為起始值

．發文資料匣

黃燈 ：表示為當天送出之公文，且尚未有受文者回覆確認訊息。 紅燈 ：表示為昨天送出之公文或語法錯誤的公文。 綠燈 ：表示為當天送出之公文，已經有受文者回覆確認訊息。 待送出 ：表示該份公文已經在伺服器上的待傳送區內。 已送出 ：表示該份公文已經傳送出去，但尚未有受文者回覆收文確認　　　　訊息。部分確認 ：表示已經有受文者收到公文，並回覆收文確認訊息。 (含退件 )：表示此公文有發送閘道公文，但此公文收文閘道方檢查異　　　　　常，閘道退回此件公文，並列示退件時間。

．受文者狀態列

黃燈 ：表示受文者尚未回覆確認訊息。 綠燈 ：表示受文者已經正確收到公文，並回覆確認訊息。 紅燈 ：表示為紙本受文者、或閘道退件受文者 否 ：表示該受文者尚未回覆確認訊息。 是 ：表示受文者已經正確收到公文，並回覆確認訊息。 閘道退件時間 ：表示此公文收文閘道方檢查異常，閘道退回此件公文，　　　　　　　並列示退件時間。

．發文管理畫面介紹

發文管理工具列

發文管理為全部確認或部份紙本的公文，請使用發文日期作查詢

鎖卡解碼作業

如無法進入公文交換系統請將 ic卡及讀卡機移除再重接一次並電腦重開機，再進入交換系統一次，即可正常如仍異常請進行鎖卡解碼作業，請用下列網址進入鎖卡解碼機關單位 https://www.ecard.net.tw/gca_ic/04-04.html學校單位 https://www.ecard.net.tw/xca_ic/04_02.htm輸入用戶代碼 cat5002 ( 小寫 ) 如出現用戶代碼錯誤則需找原卡片申請人

鎖卡解碼處理

輸入用戶代碼 cat5002

輸入原來 IC卡密碼

鎖卡解碼處理

公文交換相關查詢

．是否有未收公文 ?

點選機關狀態查詢 --- “ 機關用戶登入狀態查詢 “ 查詢網頁 查看自己的單位 ---- 未收文件數

．全國及中心未收文查詢 點選未收文查詢 --- 查看自己的單位 ---- 未收文件數

．歷史資料查詢 請輸入 機關代碼 37641XXXXX( 各機關自己的代碼 )

帳號 sysadmin ( 預設帳號 )

密碼 XXXXX ( 進交換系統的密碼 )

．收文管理及發文管理查詢