Изпълнение на проекти

1

2

Обучение на бенефициенти за практическите аспекти на управлението и изпълнението на

проекти по Оперативната програма „Административен капацитет” (ОПАК)

12 август 2011 г.гр. София, Министерство на финансите

2

3

3

Изпълнение на проекти

4

4

Организация на работата

ВАЖНО!

Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан и планиран във Формуляра за кандидатстване.

Отклонения от проектното предложение не се допускат.

5

5


Изготвяне на подробен план за действие

Препоръчително е ръководителят на проекта заедно с други основни членове на екипа (напр. координатор, счетоводител, експерт, сътрудник и др.) да разпишат подробен план за действие за изпълнение на заложените дейности.

Начинът на структуриране на изпълнението на един проект зависи както от спецификата на проекта, така и от опита и преценката на ръководителя.

Раздробяването на основните дейности/фази от дейности на отделни самостоятелни задачи или работни пакети ще ви позволи лесно да ги организирате и ръководите. Този процес е необходим и за да можете по-точно да определите времето и ресурсите за изпълнение на задачите.

ВАЖНО! Задължително включете в подробния си план за действие

индикаторите, които сте заложили в проектното предложение.

6

6


Организиране на първа работна среща с партньорите по проекта

На тази първа среща ръководителят предлага за обсъждане разработения вече подробен план за действие. Планът се разяснява, обсъжда и при необходимост впоследствие се изменя след съгласуване между екипа и партньорите, така че да се превърне в „общ план за действие”. Възможно е партньорите да третират този план като част от партньорското споразумение.

Първата работна среща би трябвало да отдели специално внимание и на това как ще се изпълняват подробно разписаните в плана дейности и плащанията по тях. Това означава да се уточнят междинни срокове за дейностите и плащанията при пълно спазване на Плана за изпълнение и Плана за разходване на средствата, които са заложени като таблици в проектното предложение. Забавянето на реализирането на дейностите се счита за неизпълнение на проекта.

7

7


Сформиране на екипа за изпълнение на проекта

Разпределете дейностите и задачите между членовете на екипа по проекта още по време на работната среща. Определете конкретните права и задължения на отделните членове, като държите сметка за техния опит, знания, умения и възможности да работят в екип. Особено важно е всеки да е наясно със своите отговорности. На тази база подгответе и сключете договорите за изпълнение.

Препоръка: С цел осигуряване спазването на принципа за разделение на отговорностите, при сключване на договорите с членовете на екипа за организация и управление на проекта в предмета на дейност ясно и точно трябва да бъдат определени специфичните задължения съобразно конкретните отговорности на всеки един от членовете, което следва да се отрази и в отчетите за свършена работа.

8

8


Създаване и поддържане на система за комуникация в екипа

Съгласувайте помежду си подходящата за вашия проект система на общуване. Каквито и канали за комуникация да изберете, имайте предвид, че писмените документи като паметни бележки (MEMO), протоколи, записки и други могат да се окажат изключително важни в изпълнението на проекта, защото само те доказват вашите ангажименти и взаимни договорености. Устната и виртуална комуникация е изключително бърза и удобна в оперативната работа, но тя не бива изцяло да отменя писмените форми на общуване.

Освен това имайте предвид, че при изпълнението на проекта е добре да се планират и контакти със заинтересованите страни, с колеги, изпълняващи сходни проекти, с представители на Управляващия орган и др.

9

9


Препоръка

Когато водите кореспонденция по e-mail с представител от екипа, е добре да включвате като адресати и останалите членове на екипа. По този начин всички участници ще бъдат запознати с това, което се случва в процеса на изпълнение.

Имайте предвид, че дейността на екипа за организация и управление на проекта има за цел да подпомага изпълнението на всички дейности от проектното предложение. В този смисъл разходите на екипа трябва да бъдат представени в искане за плащане, отчитащо реализирана дейност.

10

10


Избор на изпълнители

Изпълнението на проектите, финансирани по ОПАК, трябва да бъде съгласно българското законодателство в областта на обществените поръчки. По този начин се гарантира спазването на принципите на прозрачност и публичност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация.

Прилагайте разпоредбите на ЗОП. Отговорност на бенефициента е да следи за правилното изпълнение на процедурите за избор на изпълнител.

11

11

Изпълнение на проекта

Бенефициентът е отговорен за изпълнение на одобрения проект, съгласно сключения договор за безвъзмездна финансова помощ, приложимото национално и европейско законодателство и правилата на ОПАК.

Бенефициентът е отговорен за потвърждаване на разходите за предоставяне на услуги по проекта, доставка на стоки и/или извършване на строителни работи (ако е приложимо) въз основа на фактури и/или други документи с равносилна доказателствена стойност.

Бенефициентът е отговорен за потвърждаване на извършената дейност в рамките на договора, когато тя се извършва от самия бенефициент.

По време на изпълнението на проекта бенефициентът стриктно следи за изпълнението на дейностите, спазването на времевия график и точното и коректно разходване на средствата по проекта съгласно утвърдения договор за безвъзмездна финансова помощ. При необходимост от „съществена” или „несъществена” промяна на договора за безвъзмездна финансова помощ бенефициентът задължително уведомява УО на ОПАК, като обосновава необходимостта от промяната. Исканите промени се прилагат след получаване на писмено одобрение/анекс от УО на ОПАК.

Промените не могат да се прилагат ретроактивно!

12

12

Съхранение на документите

Бенефициентът е длъжен да съхранява оригиналите на документите (технически и финансови), свързани с управлението на проекта в отделно досие. Документите в досието трябва да са картотекирани по начин, който улеснява проверката, а Бенефициентът следва да уведоми Управляващия орган за точното им местонахождение.

При наличие на партньори бенефициентът съхранява в досието заверени от партньорите копия на тези документи.

Партньорите съхраняват оригинали на всички документи, свързани с изпълнение на дейностите по проекта, за които са отговорни.

Срокът за съхранение на всички документи, свързани с изпълнението на проекта, е 3 г. след закриването на оперативната програма или за период от 3 г. след годината, през която е извършено частично закриване.

Сроковете спират да текат в случай на съдебни процедури или по надлежно обосновано искане на Европейската комисия (периодът е посочен в чл. 90 на Регламент (ЕО) № 1083/2006).

13

13


Бенефициентът поддържа актуален регистър, съдържащ информация за местонахождението на оригиналните документи по проекта и отговорното лице за тяхното съхранение. Регистърът се предоставя на УО на ОПАК заедно с отчетните документи за съответния отчетен период.

УО съхранява копия на всички предоставени от бенефициента документи, доказващи

изпълнението на неговия проект.

Пример:

Регистър на документите по проект № .........„наименование”

бенефициент: ........,

№ Наименование на папката

Съдържание Място на съхранение

Лице, отговорно за съхранението

14

14


ПРЕПОРЪЧВАМЕ ВИ!В ежедневната си работа използвайте копията на

документите, а не оригиналите.

Писма и друга изходяща кореспонденция се изготвят поне в 2 оригинални екземпляра

(един за получателя и един за досието на проекта).

ВАЖНО! Липсата на всеки един документ може да бъде открита

при проверка на място от страна на УО на ОПАК.

15

15

Проектно досие

СТРУКТУРА НА ПРОЕКТНОТО ДОСИЕ:

етикет (номер и наименование на проекта)

опис на документите

проектно предложение

договор, приложения и анекси (когато е приложимо)

договори на бенефициента с изпълнители

тръжна документация (от процедури за избор на изпълнител в съответствие с изискванията на ЗОП или на ПМС № 55/12.03.2007 г.)

технически доклади (междинни и окончателен) и приложения

16

16

Проектно досиеСТРУКТУРА НА ПРОЕКТНОТО ДОСИЕ

финансови отчети

искания за плащане и приложения

доклади от проверките на място

доклади за открити нередности

данни за предприетите мерки за информация и публичност

одитни доклади

кореспонденция с УО на ОПАК

доказателства за устойчивост на проекта след приключването му

17

17

Съхранение на проектно досие

Досиетата на проектите се съхраняват от бенефициентите и партньорите за срок от три години след приключването на ОПАК. Ако 2015 г. е годината на приключване на програмата, вие трябва да съхранявате досието до 2018 г.

Счетоводната и финансовата документация по проекта се съхраняват в сроковете, определени в чл. 42 от Закона за счетоводството, но не по-малко от три години след приключването на ОПАК. Ако 2015 г. е годината на приключване на програмата, вие трябва да съхранявате счетоводната документация поне до 2018 г.

18

18

Достъп до проектното досие

Като Бенефициент вие сте длъжен да оказвате съдействие на Управляващия орган, националните и европейските съдебни, одитни и контролни органи, включително на Сертифициращия орган по Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, на Съвета за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейските общности (AFCOS), на Европейската комисия, както и на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и външни одитори, извършващи проверки, за изпълнение на техните правомощия, произтичащи от общностното и националното законодателство за извършване на проверки, инспекции, одит и др.

Бенефициентът/партньорът осигурява достъп до помещенията и до всички документи и бази данни, свързани с финансово-техническото управление на проекта.

ПРЕПОРЪЧВАМЕ ВИ!Определете член на екипа, който да отговаря за изготвянето,

съхранението и достъпа до досието.

19

19

Информация и публичност

Бенефициентът се задължава да направи всичко необходимо за оповестяване на факта, че проектът се осъществява с финансовата подкрепа на ОП „Административен капацитет”, съфинансиран от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд” Предприетите за тази цел мерки трябва да са в съответствие с правилата за информация и публичност, предвидени в чл. 8 от Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и съответното приложение към договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.

Неспазването на изискванията за информация и публичност на проектите може да доведе до финансови корекции!

20

20

Информационни и рекламни материали

Трябва да съдържат:

знамето на ЕС (в съотвествие с графичните стандарти) и думите „Европейски съюз”

логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората”

логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”

21

21

Други документи и мерки

Включване във всички документи по проекта на изречението:

„Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския

социален фонд.”

За малки рекламни материали е задължително само знамето на ЕС.

22

22

Други документи и мерки (2)

Други мерки:

• осигуряване на публичност на съответните проекти в медиите

• включване на описание на извършените дейности за информация и публичност в докладите за напредъка по проектите (подавани до УО) и в окончателните доклади, както и прилагане на доказателствен материал за тези дейности (напр. снимки, статии, разработени брошури и др.)

23

23

Мониторинг

Мониторингът се използва за:• отчитане на напредъка• извеждане на важни проблеми и изводи • база за извършване на корективни мерки• оптимизиране на използваните ресурси• предотвратяване на нередности

Мониторингът е процес, който се извършва на две нива:• от бенефициентите спрямо изпълнителите на проектите –вътрешен• от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК – външен

24

24

Нередности (1)

Нередност е всяко нарушение на разпоредба на Общностното право, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало като последица нанасянето на вреда на общия бюджет на ЕС, като отчете неоправдан разход в общия бюджет. Икономически оператори са бенефициентът, неговите партньори и всички изпълнители по проекта.

25

Нередности (2)

25

• Установяване на нередности

• Докладване на нередности

• Прекратяване на плащания

• Връщане на средства от бенефициентите

26

26

Верифициране

Верифицирането от страна на УО е цялостен процес на наблюдение и контрол върху финансовия и физически напредък по проектите за потвърждаване на допустимостта на разходите за изпълнение на проектите.

Верифицирането е процес, който се извършва на две нива:

• потвърждение от бенефициентите спрямо изпълнителите на проектите

• от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК

Бенефициентът е длъжен да потвърди извършените дейности и разходите по проекта, преди да ги включи в техническите доклади, финансовите отчети и исканията за плащане.

27

27

Потвърждение от бенефициента

Преди плащане бенефициентът извършва:Пълна проверка на документите, представени от изпълнителите по договори в рамките на проекта и проверка на място на проекта за удостоверяване извършването на заявените за плащане дейности, в съответствие с техническото задание и/или тръжното досие на проекта и/или други свързани документи. За проекти, съфинансирани от ЕСФ, броят на проверките на място на проекта зависи от същността и продължителността на проекта, но като минимум трябва да бъде извършена поне една проверка по време на изпълнението на проекта;Изготвяне, окомплектоване и пълна проверка на необходимите документи, когато изпълнението на проекта се осъществява от самия бенефициент;Бенефициентът трябва да провери, че:

Изпълнението на проекта е съгласно сключения договор за отпускане на безвъзмездна финансова помощ;

Изборът на изпълнител е осъществен съгласно изискванията на Закона за обществените поръчки/Наредбата за възлагане на малки обществени

поръчки/Постановление на Министерския съвет № 55/2007 г.

28

28


Дейностите по проекта са осъществени в съответствие с принципите за добро финансово управление;Одобреният проект се реализира с необходимите административни, финансови и технически ресурси;Искането за плащане (с изключение на искане за авансово плащане) включва допустими и действително извършени от бенефициента разходи и се основава на фактури и/или документи с равносилна доказателствена стойност, които се съхраняват при бенефициента;Напредъкът на проекта, в това число финансов и физически, е проверен от бенефициента, включително чрез проверка на място на проекта;Извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документирани и при поискване са на разположение на националните и европейските контролни и одитни органи;Извършените разходи, свързани с изпълнението на проекта са надлежно осчетоводени в специално обособена аналитичност в счетоводната система на бенефициента и при поискване счетоводната система е достъпна за проверка от националните и европейските контролни и одитни органи;

29

29


При извършени одити и/или проверки не са констатирани слабости и пропуски при управлението на одобрения проект или, ако са констатирани такива, е поет ангажимент за тяхното отстраняване като се изпълнява одобрен график с корективни мерки.Съхраняването на всички оправдателни документи се извършва в указаните от УО на ОПАК срокове.Правилата за информация и публичност са спазени в съответствие с правилата, предвидени в Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и в приложение към договора/заповедта.За всеки одобрен проект Бенефициентът поддържа одитна пътека и досие.Ако проектът се изпълнява от бенефициент и партньор, бенефициентът се определя за отговарящ за цялостното приключване на проекта и координира дейността между изпълнителите. Същият отговаря за окомплектовката на досието на проекта (УО поддържа копие на досието).Досието се подрежда в хронологичен ред на възникване на дейността по проекта.

30

30


Бенефициентът трябва да потвърди (да провери), че:

• изпълнението на проекта е съгласно сключения договор

• документите се съхраняват в указаните срокове

• е извършен контрол относно изпълнението на отделните дейности от изпълнителите по проекта (включително документални доказателства)

• са спазени правилата за информация и публичност

• дейностите по проекта са верифицирани въз основа на фактури и други документи

• е извършена пълна документална проверка и проверка на място на проекта преди плащане на изпълнителите

• извършените дейности по проекта са надлежно документирани

31

31

Проверки от УО на ОПАК

Документална проверка – административен, финансов и технически контрол на представените от бенефициента технически доклад, финансов отчет, искане за плащане и всички други придружаващи документи

Проверки на място – административен, финансов, технически и физически контрол на документите и дейностите по конкретен проект. Те се извършват на място при бенефициента и/или партньорите или на мястото на изпълнение на дейностите по проекта

– планирани – извънредни

32

32

Отчитане на изпълнението

Необходимите документи за отчитане на изпълнението: • технически доклади• финансови отчети • искания за плащане• опис на разходооправдателните документи

Технически доклади: • междинни • годишен • окончателен

33

Междинен технически доклад

Междинните технически доклади се представят заедно с искане за плащане и финансов отчет. В случай че бенефициентът не представи искане за плащане до 3 месеца от стартирането на проекта или от предишното искане, той задължително представя междинен технически доклад.

Междинни технически доклади се представят до 10-то число на месеца, следващ отчетния период. Докладът трябва да съдържа информация за напредъка в изпълнението на проекта за предходния период, като постигнатото се описва чрез предварително формулираните индикатори. При представяне на междинен технически доклад заедно с искане за плащане информацията в доклада се обобщава за периода, от предишното искане за плащане.

В случай че експертът, наблюдаващ проекта, открие грешки или пропуски в доклада или придружаващите го документи, се подготвя уведомително писмо до бенефициента, който трябва да изпрати коригирана версия в рамките на указания в писмото срок.

33

Междинен технически доклад

Съдържащите се в МТД указания не се трият, а следва да се спазват стриктно.

Недопустимо е да се променя форматът на доклада, както и да се оставят празни полета в него. В случай че информацията, която се изисква, е нерелевантна за Вас, то полето в доклада се попълва с текст „Неприложимо”.

Задължително е посочването на дати за извършване на конкретни дейности за 1 или 2 месеца напред. Те се ползват като възможност за осъществяване на планираните проверки на място от страна на УО.

34

Междинен технически доклад Междинните технически доклади представят информация за:

Напредъка на проекта (съгласно предварително заложените цели), за открити нередности и за необходими коригиращи действия;

Съответствието между извършените дейности и постигнатите цели на проекта;

Спазване на графика за изпълнение на дейностите;

Съответствието между декларираните разходи и реално извършените дейности, за да се постигне прозрачност и отчетност;

Постигнатите индикатори, с цел да бъде измерена ефективността и ефикасността на съответната приоритетна ос и на самата програма;

Предприетите мерки за информация и публичност в съответствие с изискванията на договора;

Спазване на правилата за избор на изпълнител (ако са приложими);

Липса на двойно финансиране от други източници на ЕС.

35

Междинен технически доклад Съдържание на междинните доклади

Описание: Бенефициент

Партньори (ако е приложимо)

Наименование на проекта

Период на отчитане

Целева група, към която е насочен проектът

Постигнати индикатори

36

Междинен технически доклад Оценка на изпълнението на дейностите по проекта:

Подробно описание на изпълнените дейности, съобразно заложените целиПостигнати индикатори през отчетния периодАктуализиран план за действиеИзвършени промени по договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездна финансова помощСключени договори по проекта, включително проведени процедури за избор на изпълнителиВзаимоотношения с партньорите по проекта и други форми на сътрудничествоОсъществен мониторинг от бенефициента на дейностите на изпълнителитеИзвършени дейности за осигуряване на информирация и публичностИзвършени проверки на мястоИзвършени одитиДруго

37

Годишен технически доклад Годишният технически доклад се разработва съгласно образеца на УО.

Годишният технически доклад съдържа обобщена информация за извършените през годината дейности и постигнатите резултати. Годишният технически доклад се представя до 15 януари на годината, следваща отчетната година.

В случай че бенефициентът не подаде искане за плащане за месец декември, той представя само годишен технически доклад.

Годишен технически доклад не се изготвя, когато за същия период се представя окончателен доклад по проекта.

В Годишния доклад задължително се отчитат постигнатите индикатори, като се попълват и приложените таблици към образеца на годишния доклад с данни за провените обучения/семинари (входящи, изходящи обучени, възраст, пол, образование и др.)

В случай че експертът, наблюдаващ проекта, открие грешки или пропуски в доклада или придружаващите го документи, се подготвя уведомително писмо до бенефициента, който трябва да изпрати коригирана версия в рамките на указания в писмото срок.

38

Окончателен технически доклад

Окончателният технически доклад се разработва съгласно образеца на УО. Той се представя след приключване на дейностите по проекта и съдържа обобщена информация за реализираните по време на проекта дейности.

Съдържание на окончателните доклади

Описание: Бенефициент Партньори (ако е приложимо) Наименование на проекта Начална и крайна дата на изпълнение на проекта Целева група, към която е насочен проектът

39


Оценка на изпълнението на дейностите по проекта: Подробно описание на изпълнените през целия период на проекта дейности, включително осъществен мониторинг от бенефициента върху дейностите на изпълнителите; Постигнати индикатори по време на изпълнението на проекта и данни за участниците в неговата реализация; Оценка на резултатите от проекта; Резултат от проекта за целевите групи; Описание на всички договори, възложени в контекста на изпълнението на проекта след изготвянето на последния междинен доклад; Начин, по който ще се осигури устойчивост на резултатите от проекта във финансово и институционално отношение и ефектът на ниво политики; Описание на всички осъществени в рамките на проекта дейности за насърчаване на равенството на половете и липса на дискриминация, иновации и правене на политики, партньорство и устойчиво развитие; Как и от кого е осъществявано наблюдението и вътрешната оценка на дейностите по проекта; Изводи от проекта, които бенефициентът и партньорите му (ако има такива) са направили и по какъв начин тези изводи са използвани и разпространени.

40


Партньори и други форми на сътрудничество

Информация и публичност

Проверки на място

Одит

Друго

В случай че експертът, наблюдаващ проекта, открие грешки или пропуски в доклада или придружаващите го документи, се подготвя

уведомително писмо до бенефициента, който трябва да изпрати коригирана версия в рамките на указания в писмото срок.

41

42

Подкрепящи документи към техническите доклади

Когато МТД съпровожда Искане за плащане, докладът се попълва за целия отчетен период, като се включва описание на извършените дейности през предходните месеци, за които са приложени разходо-оправдателни документи.

Искането за авансово плащане се обозначава като № 1, а всяко следващо е № 2, 3 и т.н.

Подреждането на документацията в класьора започва с Искането за плащане и финансовите таблици към него. Проверявайте за наличието на подписи и печати.

За всяка извършена дейност бенефициентът прилага към техническия доклад доказателствен материал!

42

43

Конференции и семинари

Документация за проведени конференции и семинари:

Копия на документи за процедурата за избор на изпълнител, копие на договор, сключен с изпълнител, техническа и ценова оферта, заверени „вярно с оригинала” (ако е приложимо);

Копия на списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и e-mail за контакти и име на организацията/институцията, която представляват, подпис за всеки ден от съответното събитие”, заверени „вярно с оригинала”;

Копия от презентации, материали, лекции, които са използвани в рамките на дейността;

Копие от пакета материали за участниците и доказателство, че всеки един от участниците е получил такъв;

Копия на доклада за конференцията/семинара и обобщение на формулярите за обратна връзка, ако е приложимо;

До 5 броя копия на формулярите за обратна връзка, заверени „вярно с оригинала”;

Копия на публикациите в пресата, ако е приложимо; Снимки от събитието, доказващи присъствието на всички регистрирани в

приложените присъствени списъци за всеки ден от съответното събитие.

43

44

Обучения

Документация при провеждане на обучения:

Копия на документи за процедурата за избор на изпълнител, копие на договор, сключен с изпълнител, техническа и ценова оферта, заверени „вярно с оригинала” (ако е приложимо);

Копия на списъците на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и email за контакти и име на организацията/институцията, която представляват, и подписи за всеки ден от обучението, заверени „вярно с оригинала”;

Учебна програма; Учебни материали и доказателство, че всеки един от участниците е получил

такива; Копие на доклада за обучението и обобщение на анкетните карти (ако е

приложимо); До 5 броя копия на формулярите за обратна връзка, заверени „вярно с

оригинала”; Копия на публикациите в пресата, ако е приложимо; Снимки, доказващи присъствието на всички регистрирани в приложените

присъствени списъци за всеки ден от обучението.

44

45

Доставка и наем на оборудване

Документация при доставка и наем на оборудване:

Копие на документите от процедурата за избор на доставчик, техническа и ценова оферта, заверени „вярно с оригинала”(ако е приложимо);

Копия на договора за доставка с техническо описание на оборудването, модел, тип, брой и др., заверени „вярно с оригинала”;

Копие на приемателно-предавателния протокол с описани модели и серийни номера на оборудването;

Идентификация, че оборудването е закупено по проект, финансиран по ОП „Административен капацитет” в съответствие с правилата за информация и публичност, предвидени в Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и в приложение към договора/заповедта.

45

46

Наемане на външни експерти

Документация за наемане на външни експерти:

Копие от заданието за експертна работа и копие от договор с експерта, ако е приложимо, заверени „вярно с оригинала”;

Копие от автобиография и документи, удостоверяващи квалификацията на експерта, заверени „вярно с оригинала”;

Копие от доклада за приемане на работата на експерта или подписан приемателно-предавателен протокол;

Копие от материалите, които са разработени от експерта;

Копие от формуляра за вложения труд, подписан от експерта и от бенефициента, ако е приложимо.

46

47

Провеждане на работни срещи

Документация за проведени работни срещи:

Копие на списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и e-mail за контакти и име на организацията/институцията, която представляват, заверени „вярно с оригинала”;

Детайлна програма на срещите;

Копия на протоколите от срещите, подписани от всички участващи в провеждането им, заверени „вярно с оригинала”.

47

48

Осъществен мониторинг от бенефициента

Документация за осъществен мониторинг от бенефициента:

Копие от списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и email за контакти и име на организацията/институцията, която представляват, заверени „вярно с оригинала”;

Копия на протоколите от срещите с изпълнителите, подписани от всички участващи в провеждането им, заверени „вярно с оригинала;

Копия от протоколи от осъществени проверки на мястото на изпълнение на проекта;

Кореспонденция относно предприети корективни действия в случай на пропуски, нередности при изпълнението на договорите.

48

49

Изменение на договора

Несъществена промяна

За несъществена промяна на договора се считат следните случаи:• промяна в плана за изпълнение на дейностите, респективно в плана за разходване на

средствата, без това да засяга цялостното изпълнение и срока на проекта;

• промяна на мястото на изпълнение на дейностите при обективни и непредвидени обстоятелства;

• обосновано увеличаване на количествените показатели по заложените дейности, без това да води до промяна на териториалния обхват, целевата група и бюджета на проекта;

• увеличаване или намаляване на разходите по бюджетни пера в размер до 10% от стойността на проекта, но не повече от 50 000 лв., без това да води до увеличаване на общия размер на отпуснатата безвъзмездна финансова помощ по проекта.

49

50

Изменение на договора (2)

Несъществена промяна

В случай че е необходима “несъществена” промяна на договора:

• Ръководителят на проекта уведомява с писмо Ръководителя на УО на ОПАК.

• След писмено съгласуване от страна на УО на ОПАК промяната може да бъде извършена.

• Уведомителното писмо следва да съдържа ясна обосновка и аргументация за изменението на договора.

• Всяка промяна се прилага след нейното одобрение от УО на ОПАК

50

51

Изменение на договора (3)

Съществена промяна

Всички други случаи да се считат за “съществена” промяна на договора. Тя се извършва чрез сключване на анекс към договора по взаимно съгласие на двете страни. Анексът не може да води до увеличаване на общия размер на отпуснатата безвъзмездна финансова помощ по проекта.

51

52

52

Представяне на документи

Бенефициентът подава до УО на ОПАК технически доклад, финансов отчет и искане за плащане по един от следните начини:

На хартиен и на електронен носител на адреса на УО на ОПАК;Подписани с електронен подпис на e-mail: [email protected] (в този случай не е необходимо да се изпращат на хартиен носител);Документите на хартиен носител и всички придружаващи документи се подават на ръка, по куриер или по пощата. За дата на получаване важи датата, на която пратката е заведена в деловодната система на УО на ОПАК.

гр. София 1040 ул. „Г. С. Раковски” № 102

Министерство на финанситеДирекция „ОПАК”

mailto:[email protected]

53

53

Подреждане на папките, съдържащи искане за плащане:

Задължително използвайте класьори с машинка. Надпишете етикета на класьора с името на бенефициента, номера на договора, номера на Искането за плащане и периода, за който се отнася. В случай че искането включва повече от един класьор, върху етикета поставете пореден номер.

Пример: Ако класьорите са 5 на брой, номерацията трябва да е 1 от 1; 1 от 2; 1 от 3; 1 от 4 и 1от 5;

Искането за авансово плащане се обозначава като № 1, а всяко следващо е № 2, 3 и т.н.;

Практически съвети

54

54

Започнете подреждането на документацията в класьора с опис на всички включени в него документи, Искането за плащане и финансовите таблици към него, като проверявате за наличието на подписи и печати.

Приложете МТД с обобщена информация за извършените дейности, като доказателственият материал към дейности, за които няма искане за възстановяване на средства, се прилага само в електронен вид на диска, разпределен в съответната папка, а този, към който се отнася искането за плащане, се прилага както електронно в съответните папки, така и на хартия!

Електронните носители (съдържащи файловете с МТД, Финансовия отчет в Excel и папките с доказателствен материал) трябва да бъдат надписани с наименованието на бенефициента, вида на информацията и датата на МТД, към който се отнасят.


55

55


След като сте подредили класьора с Искането за плащане с горепосочените документи и сте поставили диска, направете толкова броя разделители, колкото дейности съгласно вашия проект ще отчитате за възстановяване на средства. Наименувайте разделителите с имената и номерата на дейностите (напр. Дейност 3 „Изготвяне на Наръчник „……”) и направете под това заглавие опис на документите, като спазвате следния хронологичен ред:

Винаги започвайте с договор с физическото лице или с дружество-изпълнител, като не забравяте да приложите ценовата оферта на изпълнителя и/или техническото задание, които са неразделна част от него. Договорът се копира всеки път заедно с приложенията към него, когато отново представяте Искане за плащане по него. Ако е сключен договор с изпълнител при провеждане на процедура по реда на ЗОП, НВМОП или ПМС № 55/12.03.2007 г., бенефициентът трябва да представи в отделен класьор (надписан съгласно горните указания) копие от цялата документация, свързана с процедурата при първото подаване на Искане за плащане, в което са включени разходи по нея. Приложете Приемателно-предавателния протокол.

56

56


Приложете продукта/резултата от дейността.

Приложете сметките за изплатени суми на физически лица или фактурите.

Ако една фактура се отнася за повече от една дейност, копия от нея приложете към всички останали резултати, които отчитате, като маркирате с цветен маркер точния вид на продукта/услугата, за който конкретно я прилагате. Всички разходооправдателни документи, както и договорите и Протоколите към тях трябва да бъдат подписани от упълномощено лице и да са заверени „Вярно с оригинала”.

57

57


Договори с еднакъв предмет на дейност, сключени с няколко на брой лица, биха могли да създадат съмнение за двойно финансиране на идентични дейности, което не позволява да бъде идентифициран и съответно доказан като отделен разход резултатът от работата на всеки един от експертите.

Разграничавайте предмета на договорите чрез ясни задания, като не пропускате да впишете, че те се сключват в изпълнение на договор № ....., който се осъществява с финансовата подкрепа на ОП „Административен капацитет”, съфинансиран от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”. Поставяйте върху бланката на всеки договор знамето на ЕС (в съотвествие с графичните стандарти), логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”.

58


58

Договори с изпълнители (физически или юридически лица), които обхващат по-дълъг времеви период, за да бъдат възстановявани като плащане периодично, е необходимо да съдържат ясно обособени етапи. Етапите трябва да имат конкретен резултат, който трябва да бъде остойностен.

Наличието на клауза за авансово плащане между бенефициент и изпълнител не е основание за възстановяване на разходите!

59


59

Снимките от всяко събитие, чието провеждане документират, трябва да се разпечатат и приложат към останалите документи, доказващи изпълнението на определена дейност. Липсата на снимки от проведени събития, особено в случаите, когато е необходимо да бъде верифицирано изпълнението на определен количествен индикатор (например „брой обучени лица”), поставя под съмнение реалното им изпълнение. Снимките трябва да доказват:

присъствие на всички вписани в присъствените списъци участници; фрагменти от презентацията (когато е приложимо); отделните лектори и/или модератори (когато е приложимо) и др.

60


60

При дейности, обвързани с представяне на въпросници и анкетни карти, се прилага само по едно попълнено копие. За останалите се пояснява в текста на МТД, че са налични в офиса ви в оригинал и ще бъдат представени при проверките на място.

Представяйте копия на всички сертификати, които сте раздали на участниците, преминали обучения по проекта, както и доказателство за това дали всички първоначално предвидени са преминали обучението и са получили съответния документ за това.

61


61

Слайдовете с презентации, както и програмите и списъците по дейности, свързани с обученията или провеждане на публични събития – конференции, кръгли маси, форуми и др., трябва да съдържат тема, дата и място на провеждане.

В присъствените списъци включвайте и графи с информация, която ще ви бъде необходима при попълване на Окончателния доклад по проекта, чийто формат е идентичен с Годишния доклад и е необходимо да съдържа информация за постигнати индикатори, вкл. възраст, образование и др. характеристики на целевите групи, които сте обхванали при изпълнение на отделните дейности.

62


62

Бенефициентът е длъжен да постави стикери върху придобитото оборудване и дълготрайни активи, които са закупени по проекта. Негови задължителни елементи са логото и слоганът на Европейския съюз, на Европейския социален фонд, на ОПАК, както и номерът и наименованието на проекта, последвани от изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европeйския съюз чрез Европейския социален фонд”. При изработването на стикера е задължително да се спазват шрифтовете, размерите и цветовете, съгласно Регламент (ЕО) 1828/2006 на Комисията.

Липсата на лога и слогани или неправилното им изписване може да доведе до непризнаване на извършени разходи в изпълнение на дейностите, предвидени в проекта Ви!

63

63

Финансово управление

http://images.google.bg/imgres?imgurl=http://www.europeanweekly.org/images/features/euro-logotype.gif&imgrefurl=http://www.europeanweekly.org/pages/features/fea_business.htm&h=581&w=606&sz=4&tbnid=DVvl3siu78PO6M:&tbnh=130&tbnw=136&prev=/images%3Fq%3Dpictures%2Bwith%2Beuro%26um%3D1&start=1&sa=X&oi=images&ct=image&cd=1

64


64

• Бенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства по проекта ще се разходват в съответствие с националното законодателство и установените норми на ЕС съгласно принципите за икономичност, ефективност и ефикасност.

• Извършване на разходи от бенефициенти по проекти по ОПАК става на основата на одобрения бюджет по проекта, при спазване на правилата за допустимост на разходите.

65


65

Преди да започнете разходването на средства за своя проект,проверете:

• Кои разходи могат да бъдат финансирани, т.е. допустимостта на разходите

• Кои са недопустимите разходи

• Кои са позволените разходи за проекта (включително разходи за организация и управление на проекта)

66

ВАЖНО!

66

• Разходи за информация и публичност – до 10% от стойността на общите допустими разходи (верифицираните разходи)

• Разходи за одит – до 2% от общите допустими разходи (верифицираните разходи)

• Разходи за организация и управление на проекта – не следва да надвишават 10% от общите допустими разходи (верифицираните разходи)

• Разходи за съпътстващи обучения – до 10% от общите допустими разходи (верифицираните разходи)

• Разходи за проучване на добри практики от други държави членки – до 5% от общите допустими разходи (верифицираните разходи)

• Разходите за разработване на проектното предложение не са допустими

67

Допустимост на разходите

67

• Да са заложени в Договора за финансиране

• Да са действително извършени и платени от бенефициента през периода за допустимост на разходите

• Изборът на изпълнител да е извършен в съответствие със ЗОП и подзаконовите актове към него

• Да бъдат отразени в счетоводната и данъчна документация на бенефициента

• Да бъдат подкрепени с оригинални фактури или други документи с еквивалентна доказателствена стойност

• Да не са финансирани от друг източник от националния бюджет, от бюджета на Европейските общности или от друга донорска програма

68

Недопустими разходи по правилата на ЕСФ

68

• Възстановим ДДС

• Заеми и/или лихви по дългове

• Дивиденти и печалба

• Разходи за гаранции

• Глоби и финансови санкции

• Такси, административни разходи и разходи за застраховане, свързани с договора за лизинг

• Строеж на сгради

• Закупуване на оборудване, превозни средства, недвижими имоти, ремонт на сгради

• Разходи за закупуване на оборудване втора употреба

69

Допустими разходи по правилата на ЕФРР (1)

69

• За дейности, необходими за доброто изпълнение на проекта и пряко свързани с него

• До 10% от стойността на проекта

70

Допустими разходи по правилата на ЕФРР (2)

70

• Закупуване на активи (компютри, оборудване и други)

• Строително-ремонтни дейности

• Закупуване на програмни продукти и лицензи

71

Движение на средствата

71

Сертифици-ращ

органУправляващ

орган

Бенефи-циент

Европейскакомисия

72

Възстановяване на средства

72

• Принцип при усвояването на средства от Структурните фондове е

възстановяване на извършени и платени от бенефициента разходи

• Искане за авансово плащане се представя при желание от бенефициента

съгласно договора за отпускане на безвъзмездна помощ. Стойността на

авансовото плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова

помощ

• Искането за междинно/окончателно плащане включва реално извършените

и разплатени по време на периода разходи за извършени дейности по

проекта, декларирани в междинните/окончателния технически отчети

• Авансово и междинни плащания – до 80% от стойността на проекта

73

Искане за плащане

73

1. Технически доклад (обобщен за периода на искането за плащане)2. Финансов отчет3. Опис на всички разходооправдателни и платежни документи (фактури, или други документи с еквивалентна доказателствена стойност, ордери, банкови бордера)4. Заверено копие от разходооправдателните, платежните документи и документите, доказващи основанието за извършване на разхода (договори, заповеди, протоколи и други)5. Заверено копие от Удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС6. Заверено копие от дневника за покупките за съответните данъчни периоди по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС и протокол за приемане на дневниците по ДДС от съответната ТД на НАП 7. Одитни доклади от извършени по време на изпълнението на проекта одити (ако има такива)8. Одитен доклад – при искане за окончателно плащане за проекти над 200 000 лева

74


74

• Искане за авансово плащане – стойността на авансовото плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова помощ

• Искане за междинно/окончателно плащане – включва реално извършените и платени по време на периода разходи за дейности, описани в междинните/окончателния технически доклади

75


75

• Общият размер на авансовото и на междинните плащания не може да надхвърля 80% от размера на безвъзмездната финансова помощ

• Размерът на окончателното плащане се изчислява, като от извършените общо допустими разходи по проекта се приспаднат авансовото и междинните плащания, собственият принос на бенефициента, генерираните приходи при изпълнението на проекта

76

Финансов отчет

76

• Финансовият отчет и описът на разходооправдателните документи се

представят задължително на електронен носител

• Копията се заверяват „Вярно с оригинала” от ръководителя или

счетоводителя на проекта. Документите на партньора (партньорите)

се заверяват от лицето, представляващо организацията на партньора

или от друго упълномощено от него лице

• Във всички разходооправдателни документи на бенефициента и

партньорите, свързани с изпълнението на проекта, задължително

трябва да е указано, че разходът се извършва „по договор № ... по

ОПАК”

77

Финансов отчет

77

Финансовите отчети, изготвени от бенефициента съдържат

информация за:

• бюджета на проекта

• корекциите по бюджета

• извършените разходи за отчетния период

• извършените разходи с натрупване

• сумите, включени в исканията за плащане

• процентното съотношение на поискани спрямо

договорени средства

78

78

ОТЧИТАНЕОТЧИТАНЕ

79

ОТЧИТАНЕ

79

Разходите се доказват с разходооправдателни документи в зависимост от вида разход, като се спазват изискванията за отчитане на разходите по съответните бюджетни пера.

В случай че е необходима промяна на бюджета във връзка правилното отчитане на разходите, ръководителят на проекта уведомява с писмо ръководителя на УО на ОПАК. След писмено съгласуване от страна на УО на ОПАК промяната може да бъде отразена и разходите да бъдат извършени. Уведомителното писмо следва да съдържа ясна обосновка на налаганото изменение.

80

Възнаграждения

80

• Сключени трудови договори (издадени заповеди)

• Сключени граждански договори• Допълнителни споразумения към съществуващи трудови

договори (предоставят се заедно с основните трудови

договори) • Сметки за изплатени суми, разходни ордери, банкови

бордера, платежни нареждания за изплатени данъци • Ведомости за изплатени възнаграждения • Отчети за отработеното време (Timesheets)• Справка-декларация за начислените осигурителни вноски

81

Командировки

81

• Заповеди за командировки, съгласно Наредбата за

командировки в страната и Наредбата за служебните

командировки и специализации в чужбина

• Сметка за дължимите суми или авансов отчет, ако преди

заминаването е получен служебен аванс. Към тях се прилагат

документи, удостоверяващи съпътстващи разходи (фактури,

касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери,

разписки, билети и др.). В случай на получен аванс се прилага

и копие на документа, с който е предоставен авансът

82

Разходи за транспорт

82

• Разходни документи за гориво (Протокол за определяне

на разходната норма на използвания автомобил и

изминатите километри, придружени с разходооправдателни

документи – фактури за гориво, касови бележки и др.)

съгласно най-кратък маршрут по www.bgmaps.com

• Билети

83

Разходи за материали

83

• Подробни фактури за доставка, касова бележка, банково

бордеро• Договор за доставка със спечелилия търга изпълнител

(при необходимост) • Приемателно-предавателни протоколи между възложител

и изпълнител, продавач и купувач (при необходимост)

84

Разходи за външни услуги

84

• Договор със спечелилия търга изпълнител • Приемателно-предавателни протоколи между възложител и

изпълнител • Фактури за доставка, касова бележка, банково бордеро• Договори за наем • Фактура, касова бележка и/или банково бордеро, ако договорът за наем е сключен с юридическо лице• Квитанция за платен наем, ако договорът за наем е сключен с физическо лице• Извлечения (телефонни сметки)

85

Разходи за придобиване и основен ремонт на ДМА

85

• Договор за доставка със спечелилия изпълнител

• Приемателно-предавателни протоколи между възложител и

изпълнител• Фактури, банково бордеро за извършени плащания • Количествено-стойностни сметки • Документ(и), удостоверяващ(и) одобрението на УО на

ОПАК на тръжната документация• Акт за заприходяване

86

Разходи за организация и управление

86

• Възнаграждения на екипа по проекта, включително

осигурителни вноски• Разходи за телефони, факс, интернет, консумативи,

материали• Наем на офиса и други, направени при организацията и

управлението на проекта • Разходи за оценителни комисии • Командировъчни разходи на екипа с цел мониторинг

87

ЗА КОНТАКТИ:

Управляващ орган на ОПАК Министерство на финансите

Дирекция „Оперативна програма„Административен капацитет”

София 1040, ул. „Г. С. Раковски” 102Тел.: +359 2 9859 5501Факс: +359 2 9859 5511

www.opac.government.bgwww.minfin.bg

87

http://www.opac.government.bg/

http://www.minfin.bg/

Documents

Изпълнение на проекти