子情境一、小型服务企业会计信息化实施

一、会计软件选择

（一）会计软件的取得方式三种方式 :通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件。

（二）商品化软件的选择1.会计软件所需的系统运行环境2.会计软件的合法性和功能满足财政部颁发《会计核算软件基本功能规范》的要求，符合财务制度、会计制度及税收制度的各种要求。

会计软件的功能结构 : 就是指会计软件由哪些子系统组成，每个子系统完成哪些功能，各子系统之间相互关系如何。

会计软件的功能结构一般有三个层次：核算型、管理型和决策型。目前，国内绝大多数企业使用的是核算型和管理型会计软件，并逐步由核算型向管理型过渡。

管理型会计软件的功能结构主要由总账、报表管理、职工薪酬管理、固定资产管理、应收 / 应付款管理（往来款项管理）、成本管理、物料需求计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等系统组成。

一、会计软件选择

总账（账务处理）系统是整个会计软件的核心与基础，在职工薪酬管理、固定资产管理、应收 /应付款管理、成本管理、存货核算等系统中产生的凭证数据都必须传递给总账系统，在总账系统中审核记账后反映到会计报表中。

采购管理

存货核算

库存管理 销售管理

总账（账务处理）

应付款管理 应收款管理

成本管理 职工薪酬管理 固定资产管理 资金管理

报表管理

财务

业务

一、会计软件选择

3. 会计软件的操作方便性4.会计软件的安全可靠性5.会计软件使用手册通俗易懂性6.会计软件售后服务的可靠性

一、会计软件选择

( 一 )会计软件运行环境硬件、软件（二）会计软件安装如果是单机版的会计软件，只安装在一台计算机上即可运行；如果是网络版的会计软件，则需要分别在服务器和工作站上分别安装。以用友通为例，其安装过程如下：1.安装前检查计算机名，注意不要用减号“－”等特殊字符作为机器名，并将防火墙和实时监控系统关闭；2.安装数据库 MSDE2000 （或者 SQL Server ）。打开 MSDE2000 文件夹，双击 MSDEStp2000.exe 文件双击 setup.exe 文件进行安装，安装完毕重新启动（或者运行“开始 ---- 程序 --- 启动 ---Service Manager”） ,子情境栏出现图标；

3.安装用友软件和有关软件补丁。

二、会计软件安装

账套：是一组相互关联的数据，每一个独立核算的企业都有一套完整的账簿体系，把这样一套完整的账簿体系建立在计算机系统中称为一个账套。年度账：一个账套中包含了企业所有的数据，把企业数据按年度划分，称为年度账

三、新建账套

1. 选择开始菜单→程序→用友通系列管理软件→用友通→系统管理，进入系统管理模块。2.在系统管理菜单“系统”中选择“注册”以系统管理员（ ADMIN ）注册（口令为空 ,可以更改口令） ，选账套→建立3.设置账套信息4.按“下一步”，设置单位信息5.设置核算类型 6. 设置基础信息

7.设置编码方案 8. 设置数据精度 9. 系统启用

三、新建账套

（一）岗位责任制

基本会计岗位可包括：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位。

电算化会计岗位：１ .电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。２ .软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，和进行部分会计数据处理工作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平；各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。

四、设置操作员与权限

３ .审核记账：负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认；此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由主管会计兼任。４ .电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据；此岗要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，此岗在大中型企业中应由专职人员担任。５ .电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊；要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任；采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。６ .数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。

四、设置操作员与权限

（二）设置操作员

1 、系统注册，以系统管理员 Admin 身份登录，选择：权限用户

（ 1）增加用户 ----“增加”按钮

（ 2）修改用户 ----“修改”按钮

（ 3）删除用户 ----“删除”按钮（已使用的不能删除）

（ 4）注销用户 ----“注销当前用户”按钮

四、设置操作员与权限

（三）设置权限选择： 权限→权限1 ）主管权限，在“□账套主管”中打√ 注意：先选好账套2)非主管权限 ,“增加”按钮，在相应权限前双击授权

四、设置操作员与权限

( 一 ) 电算化会计档案管理制度 １ .电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。 ２ .电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。 ３ .对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。 ４ .采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。 ５ .通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

五、 账套备份与恢复

（二）账套备份（输出、删除）

1 、以系统管理员登录，进入系统管理，选择账套备份

2、选择要输出的账套，若要删除账套，则选中“删除当前输出账套”栏目，确认

3、选择备份目标路径（双击），确定

五、 账套备份与恢复

（三）账套恢复（引入）

1 、以系统管理员登录进入系统管理，选择账套恢复

2、选择要恢复的账套数据备份文件，点击“打开”按钮，确定。

五、 账套备份与恢复

1.选择“开始程序用友通系列管理软件用友通用友通”命令，打开“注册控制台”对话框。2.输入操作员（例如 201）、密码，选择账套、会计年度、日期，单击“确认”按钮。

六、启动系统控制台

七、设置部门档案

1. 进入系统控制台，选择菜单中“基础设置机构设置部门档案”2. 单击【增加】按钮，输入部门记录即可。

进入系统控制台，选择菜单中“基础设置机构设置职员档案”，单击功能键中的【增加】按钮，用户可根据自己企业的实际情况，在相应栏目中输入适当内容。

八、设置职员档案

（一）客户 / 供应商分类进入系统控制台，选择菜单中“基础设置往来单位客户分类 / 供应商分类”，选择要增加客户 / 供应商分类的上级分类，单击【增加】按钮，在编辑区输入分类编码和名称等分类信息，点击【保存】按钮，保存此次增加的客户 / 供应商分类。

九、设置客户 / 供应商档案

( 二 ) 客户 / 供应商档案 进入系统控制台，选择菜单中“基础设置往来单位客户档案 / 供应商档案”，在档案设置窗口左边的树型列表中选择一个末级的客户 / 供应商分类（如果在建立账套时设置客户 / 供应商不分类，则不用进行选择），单击【增加】按钮，进入增加状态。

九、设置客户 / 供应商档案

1. 进入系统控制台，选择菜单中“基础设置财务外币种类” 2. 选择固定汇率或浮动汇率（必须与选项设置中外币核算汇率方式保持一致）3.输入币符、币名、汇率小数位、最大误差、折算方式后确认4.输入本月月初“记账汇率”，调整汇率等到月末汇兑损益结转时才录入。

十、设置外币及汇率

会计科目设置：是将会计核算中使用的科目逐一的按要求描述给系统，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理。

（一）增加会计科目步骤如下：1.进入系统控制台，选择菜单中“基础设置财务会计科目”。 2. 单击“增加”按钮，出现科目增加窗口。 3.录入会计科目的编码、名称以及辅助核算等内容4.确定保存

十一、设置会计科目

设置会计科目的内容：(1)科目编码：要符合编码方案，例如 100201(2)科目名称：例如“建行存款”(3)科目类型：资产、负债、共同、所有者权益、成本、损益(4) 账页格式：金额式、数量金额式、 外币金额式、外币数量式(5)助记码：用于帮助记忆科目 , 必须唯一，例如“ JHCK”(6)外币核算：是否有外币核算，外币名称。(7) 数量核算：是否有数量核算，计量单位。(8)科目性质（余额方向）：“借 /贷”或者是“收入 /支出”

十一、设置会计科目

(9) 辅助核算： （相当于设置了明细核算）① 部门核算：例如“管理费用—办公费”② 个人往来核算：例如“其他应收款”③ 客户往来核算：例如“应收账款、应收票据、预收账款”④供应商往来核算：例如“应付账款、应付票据、预付账款”⑤项目核算：例如“ 在建工程”(10)日记账、银行账 （指定科目后会自动定义）①日记账：现金、银行存款及其明细科目②银行账：银行存款及其明细科目

十一、设置会计科目

（二）修改会计科目1. 在会计科目设置窗口，将光标移到要修改的科目上，单击“修改”或双击该科目，进入“会计科目修改”窗口，

2.单击“修改”，即可进行修改

3.修改完毕，单击“确定”按钮。

十一、设置会计科目

（三）删除会计科目1. 在会计科目设置窗口，将光标移到要删除的科目上，单击“删除”按钮

2.在删除记录提示框中，单击“确定”按钮即可。

注意：（ 1）如果某一会计科目已经被使用，即该 科目已经被制过单或已经录入了期初余额，则不能删除该科目；

（ 2）非末级科目不能进行删除操作。

十一、设置会计科目

（四）指定科目指定科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字功能，查看现金、银行存款日记账，从而实现现金、银行存款管理的保密性。

步骤：

1. 在会计科目设置窗口，单击“编辑”菜单中的“指定科目”，

2. 分别指定库存现金总账科目（ 1001 ）和银行存款总账科目（ 1002 ）。

十一、设置会计科目

设置凭证类别主要包括设置凭证类别字、类别名称、限制类型及限制科目等内容。

常见的三种凭证类别：

（ 1）记账凭证 （ 2）收、付、转

（ 3）现收、银收、现付、银付、转

限制类型：无限制、借方必有、贷方必有、凭证必有、借方必无、贷方必无、凭证必无

十二、设置凭证类别

进入系统控制台，选择菜单中“基础设置收付结算结算方式”。

十三、设置结算方式

十四、总账系统选项设置

总账 ---设置 ---选项

总账 --- 设置 --- 期初余额（一）主体账1.只能录入末级科目余额，非末级科目余额由下级自动产生2.涉及数量核算的科目需录入金额和数量3. 只能修改一级科目方向 ( 右击选择“调整余额方向”）4. 若不是 1月份启用，则还须录入年初余额、借方累计、贷方累计。

十五、录入期初余额

（二）辅助账辅助科目余额不能直接录入，应先双击金额处录入辅助账期初余额，自动产生总账余额

十五、录入期初余额

（三）试算与对账试算：资产 =负债 +所有者权益 （借贷合计是否平衡）对账： 总账上下级（总 =明细）； 总账余额 =辅助账余额

**期初余额不平衡的的查找技巧：9除法（ 0的个数打错； 数字位置颠倒） 2除法（余额方向错） 例：坏账准备

十五、录入期初余额

一、账套修改

1 、以账套主管（ 001 ）身份登录

2、选择账套修改，点“下一步”找到需修改内容

3 、点击“完成”按钮，表示确认修改内容，如果放弃修改，点击“放弃”。

注意：账套号、启用会计期、行业类型不能修改，一旦出错，只能删除账套，重新建立

知识拓展

二、年度账套管理1. 恢复年度账 （以账套主管身份登录）2.备份年度账3.建立新年度账4.结转上年数据

5.清空年度账

三、计算机替代手工记账

知识拓展