Руководство по использованию информационной системы

TopDelivery

Очевидные преимущества новой системы

• Интуитивный и понятный интерфейс;

• Возможность приема входящих заказов сканером штрих-кодов;

• Отсутствие привязки к стабильному интернет-соединению (система основана на web технологии);

• Удобная система мониторинга текущих заказов;

• Легкий процесс создания возвратов.

Вход в систему

Поля для ввода Вашего логина и пароля

Стартовая страница

Стартовая страница при входе. Содержит меню и последние новости.

Информационное меню

Оглавление меню

Информация по грузам

После того, как Вы получили манифест о прибывающем грузе, Вы можете увидеть отправку во вкладке «Информация по грузам» -> Входящие

Входящие отправки

Перейдя во вкладку «Входящие», Вы увидите поступающие отправки. Чтобы начать работу с

входящей отправкой, необходимо нажать на номер отправки.

Информация по входящей отправке

В данном окне отображается информация по поступающему грузу – время и место прибытия, количество заказов внутри, количество мест, вес и

номера пломб. После того, как ваш курьер получил отправку в транспортной компании, необходимо отметить отправку как полученную.

Заказы во входящей отправке

P.S. Вы можете подробно посмотреть входящие заказы, развернув соответствующее поле

Получение отправки

Теперь можно начать принимать заказы, нажав соответствующую кнопку.

Сканирование (приемка) заказов

При наличии сканера штрих-кодов Вы сможете просто сканировать заказы, предварительно установив курсор в соответствующем поле. При отсутствии

сканера, вы сможете обработать входящие заказы вручную, перепечатав номер под штрих-кодом на заказе в специальное поле, и нажав на клавишу Enter после

заполнения строки.

Процесс обработки заказов

После того как вы отсканировали или самостоятельно занесли номер заказа в поле, появится такая табличка с информацией о том, что заказ был успешно

отсканирован. Далее – этот заказ пропадает из списка, и в нем остаются только неотсканированные заказы.

Завершение сканирования

После завершения сканирования, необходимо нажать кнопку «Сканирование завершено»

Результаты сканирования

В этом окне отображается суммарная информация по сканированию. В случае, если какой-либо заказ

физически не поступил вам, необходимо перевести заказ в статус «Утерян». После этого нужно

сохранить результаты сканирования.

Получение отправки

После того как отправка была физически получена вами, необходимо отсканировать акт приема-передачи из транспортной компании и загрузить его в систему.

Архивирование отправки

После сохранения результатов сканирования и загрузки акта приема-передачи необходимо перевести отправку в архив, чтобы не путать её с

любой другой поступающей отправкой.

Переход к работе с заказами

Далее перейдем в меню, и выберем там вкладку «Текущие заказы»

Текущие заказы

В «Текущих заказах» отображаются все заказы в промежуточных статусах.

Детальное движение по статусам

P.S. Вы можете посмотреть изменение движения заказа нажав на его номер в «Текущих заказах»

Обработка заказов

По мере обзвона заказов, Вам необходимо указывать будущее движение заказа в столбце «Статус выполнения»

Статус «Перенос» в необработанных заказах

В случаях, когда получатель не доступен, необходимо указать перенос. В открывшемся поле нужно указать причину переноса, и указать дату следующей

попытки телефонного уведомления.

Статус «Отказ» в необработанных заказах

В случаях, когда клиент при прозвоне сразу отказывается от заказа, необходимо установить статус «Отказ». В этом случае, заказу автоматически присваивается

статус «Отказ при прозвоне»

Текущие заказы в работе

При согласовании доставки (например, на следующий день) необходимо перевести заказ в статус «В работе». Все заказы, находящиеся в работе можно

увидеть в соответствующей закладке.

Работа со статусами заказов в работе

После того как заказ был выполнен, в столбце «Статус выполнения» необходимо присвоить соответствующий статус.

Перевод в статус «Полностью выполнен»

В случае, если заказ был успешно доставлен, необходимо выбрать «Полностью выполнен». В открывшейся таблице необходимо указать точную дату доставки,

и сверить сумму денежных средств полученных с покупателя.

Частичная реализация

В случае частичного отказа необходимо выбрать «Частичная реализация». В появившейся таблице нужно указать от каких именно позиций отказался

получатель.

Отказ от заказа

В случаях когда получатель отказывается от заказа, необходимо выбрать статус «Отказ», и указать как именно он отказался (по телефону или при доставке), и

указать это в соответствующей появившейся таблице.

Перенос доставки заказа

Если в оговоренную с получателем дату доставки он не отвечает на телефонные звонки, необходимо изменить статус заказа на «Перенос», указав причину в

открывшейся таблице.

Просмотр выполненных заказов

Вы можете просматривать все заказы в закрытых статусах, выбрав в меню «Выполненные заказы»

Создание отправки (возвратов), шаг 1

В общем меню необходимо выбрать «Отправку грузов» -> «Создание отправки». В открывшейся таблице выбираем тип отправки (в данном случае,

междугородняя)

Создание отправки (возвратов), шаг 2

Шаг 2 – выбираем регион и город отправления, а так же указываем транспортную компанию, которой будем делать отправку (в данном случае, “Вагончик” указан для примера, отправка будет осуществляться как обычно,

то есть через Байкал-Сервис)

Создание отправки (возвратов), шаг 3

Шаг 3 – сканируем (или заносим вручную) возвратные заказы.

Создание отправки (возвратов), шаг 4

Вы сможете добавить в отправку заказа только в том случае, когда заказ находится в статусе «Отказ», либо «Частичная реализация». После

сканирования таких заказов они отобразятся в списке. Когда все необходимые заказы будут добавлены следует завершить сканирование.

Заполнение информации об отправке

После добавления всех заказов на возврат, необходимо заполнить количество мест к отправке, и вашу контактную информацию, и создать отправку.

Заполнение информации об отправке

Когда отправка была создана, необходимо указать номер(а) пломбы и вес мест, после чего отметить отправку как «Ушел со склада». Так же необходимо

указать дату прибытия груза, исходя из графика движения транспорта.

Завершение работы над отправкой

После того курьер совершил поездку в транспортную компанию, необходимо указать № транспортного документа, и завершить работу с

отправкой, нажав кнопку «Отправлена».

Проверка и подтверждение отчетов

Теперь в меню выберем «Бухгалтерская информация», и далее зайдем в «Отчеты»

Список отчетов

Здесь находятся еженедельные отчеты. Для того чтобы зайти внутрь отчета для его проверки и подтверждения, необходимо нажать на его номер.

Содержание бухгалтерского отчета

В бухгалтерском отчете содержатся все заказы, которым были присвоены конечные статусы за неделю (так же, как и было в 1С). Так же, здесь Вы можете

вывести печатную версию этого документа.

Печатная форма еженедельного отчета

В печатной форме вы можете увидеть информацию о вашем вознаграждении, на основании закрытых заказах и доп. расходов. Ваше суммарное

вознаграждение за месяц будет складываться из нескольких еженедельных отчетов.

Поздравляем с успешным ознакомлением

В случае возникновения любых вопросов относительно работы системы, Вы всегда сможете

получить необходимую информацию у логистических менеджеров TopDelivery.