المراسالت اإلدارية

تعتبر الرسائل وجميع أشكال اإلتصال المكتوبة وسيلة إدارية الغنى عنها ألنها ترجمة مكتوبة لجميع اإلتصاالت الشخصية التي تتم داخل المؤسسات

اإلحاطة بأصول وقواعد اللغة التي يكتـب وكتابة المراسالت فن ومهارة والبد لكابتها من اإللمام باألصول العامة لكتابة الرسائل ومن . وخارجها

. فقدرة الكاتب التعبيرية ومهارته اللغوية لها تأثير إيجابي على نوعية الرسالة التي يخرجها. بها

العوامل المساعدة في وضوح هدف ومعنى الرسالة

معلومات والحقائق المتعلقة بالموضـوع ومعرفـة إن معرفة الهدف المحدد للرسالة هو أحد مقومات نجاحها، ومن أجل ذلك يجب الحصول على ال

:ويجب التأكد من .السياسة العامة والقوانين المتعلقة بالعمل

إستخدام الجمل القصيرة والسهلة وإستبعاد األلفاظ الصعبة وتجنب األخطاء اللغوية -١

اإلبتعاد عن التكرار دون داع واإلبتعاد عن الكلمات غير المحددة -٢

طهاتسلسل األفكار وتراب -٣

إستخدام الوسائل الميكانيكية مثل وضع خط تحت الكلمات أو الفقرات المراد التأكيد عليها -٤

مراعاة التنسيق عند الطباعة -٥

مراجعة الرسالة بعد طباعتها وتصحيح األخطاء -٦

أجزاء الرسالة

:التاريخ -١

ر مستندا رسميا وقد جرت العادة أن يظهر التاريخ علـى الجهـة للتاريخ أهمية كبرى في المراسالت وخاصة من الناحية القانونية ألن الرسالة تعتب

.اليمنى من الرسالة أو الجهة اليسرى

:Reference) الرقم ( اإلشارة -٢

تعتبر اإلشارة أو الرقم مرجعا لتسهيل عملية الرجوع إلى الرسالة عند الحاجة إليها ويساعد على عملية حفظ الرسالة في الملفات، وتظهر عادة فوق

.لتاريخ إما في الجهة اليسرى أو اليمنىا

:عنوان المرسل إليه -٣

:يكتب عنوان المرسل إليه بعد التاريخ كالتالي

السطر األول يكتب اسم المرسل إليه مسبوقا بكلمة الفاضل واللقب العلمي إن وجد -

السطر الثاني يكتب المسمى الوظيفي للمرسل إليه -

السطر الثالث العنوان أو إسم المؤسسة -

:التحية اإلفتتاحية -٤

)السالم عليكم ورحمة اهللا وبركاته أو تحية طيبة وبعد ( أكثر العبارات الترحيبية شيوعا

:عنوان موضوع الرسالة -٥

.ويكتب بعد التحية ويشار إليها بخط في أسفلها لتمييزها عن جسم الرسالة. الهدف منه إعطاء فكرة أولية وسريعة عن مضمون الرسالة

:رسالةمحتوى ال -٦

:ينقسم موضوع الرسالة إلى ثالث فقرات

باإلشارة : مثال .ويمكن اإلشارة إلى رسالة سابقة أو محادثة هاتفية أو إجتماع سابق مع ذكر التاريخ . تقديم أو تمهيد حول الموضوع : الفقرة األولى -

………بتاريخ .. …نشكركم على رسالتكم رقم / إلى

إليه بمعلومات أساسية تزويد المرسل: الفقرة الثانية -

………الموافقة على .. / مثال الرجاء التكرم بتزويدنا بـ . عرض خالصة الرسالة وتحديد المطلوب ومن ثم التحية الختامية: الفقرة الثالثة -

سلسلة المختصر المفيد

مركز التوجيه الوظيفي )٨(Center for Career Guidance

:التوقيع -٧

الة شخص آخر بالنيابة عن الموظـف وإذا إقتضى األمر أن يوقع الرس . المقصود به توقيع المرسل وهو ضروري إلعطاء الرسالة الصفة القانونية

./ )عنه أو ( المسؤول يلزم أن يسبق التوقيع كلمة

) Carbon Copies( نسخة أصحاب العالقة -٨

ويشار إليها . إذا كان موضوع الرسالة يهم أكثر من جهة واحدة فالطريقة المتبعة هي إرسال نسخة من هذه الرسالة إلى كل جهة من الجهات المعنية

.زء األسفل من الجانب األيمن للرسالةفي الج

) Enclosures ( المرفقات -٩ .إذا أرفق بالرسالة مستندات أخرى كالتقارير ، فال بد اإلشارة لها في الرسالة نفسها أو في الجزء األسفل من الجانب األيمن للرسالة

نموذج

… / … / …: الرقم م٢٠٠٥ أكتوبر ١٥: التاريخ

المحترم. ………………………………………………………/ الفاضل ………………مدير ………………وزارة

تحية طيبة وبعد ،،،

.…………………………………………: الموضوع )محتوى الرسالة ( ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………….…………………………………………… ……………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …..…………………………………………………………

……………………………………………………………………… …………………………………

.……………………………………) التحية الختامية (

) اإلسم والتوقيع ( ……………… …………………

:نسخة مع التحية _…………………

_…………………