스마트 워크로 업무 효율성을 높이려면?

스마트 워크가 대세다. 국내 스마트폰 사용자가 이미 3천만 명을 넘어섰고, 모바일 기기를 이용해

시간과 공간의 제약 없이 업무를 보는 직장인이 늘고 있다. 한 조사에 따르면 한국 직장인이 모바일

기기를 업무 중에 휴대하는 비율이 아시아에서 가장 높은 것으로 드러났다. 하지만 여전히

스마트폰으로 통화와 카카오톡만 하는 직장인도 적지 않다. 스마트 디바이스를 업무에 보다

효율적으로 활용하는 방법은 없을까? 스마트 워크 전문가 홍순성 소장을 만나 방법을 물었다.

정보관리 스타일 진단

업무 환경이 아날로그에서 디지털로 빠르게

변화하다 보니 요즘 직장인들이 느끼는 피

로감도 상당하다. 김도섭 사무총장은 업무

를 볼 때 새로운 툴이 나오면 반드시 써봐야

한다는 부담감, 시대의 흐름에 뒤처지지 않

아야 한다는 불안감이 적지 않다고 토로했

다. 스마트 디바이스에 거부감 없이 적응하

는 방법은 없을까?

홍스랩 홍순성 소장은 우선 스마트 워크

에 대한 강박관념에서 벗어날 필요가 있다

고 운을 뗐다. 최근 디지털 디바이스에 대한

관심이 높아지다 보니 많은 사람들이 디지털 디바이스가 전부인 것

처럼 착각하는데, 실제로는 그렇지 않다는 말이다.

“영업자들이 최신형 디바이스를 꺼내놓고 영업을 하나요? 그렇

지 않습니다. 영업은 상대방의 눈을 마주보고 하는 것이죠. 디바이

스는 사람을 만나고 돌아가는 길에 자료를 정리할 때 필요한 것입

니다.”

중요한 것은 디지털 작업 환경에 능숙한가 그렇지 않은가가 아니

라 디지털 디바이스를 적절하게 활용해서 자신의 삶이 행복해질 수

있는가이다. 그러니 스마트 워크 시대에 맞춰야 한다는 강박관념에

서 벗어나 자신의 필요에 따라 디바이스를 적절하게 활용하는 지혜

가 필요하다.

나에게 맞는 정보관리 툴이 따로 있을까?

홍 소장은 먼저 김 사무총장이 평소에 어떤 디지털 디바이스를 사

용해 어떤 식으로 정보를 관리하는지 진단했다. 김 사무총장은 스

마트폰을 쓰고 있고, 메모용 스마트폰 어플리케이션으로 무료 제

공 어플과 에버노트를 같이 사용하고 있다고 했다. 업무 성격상

자료수집은 잘하는 편이라고 스스로 평가했다. 실제로 그는 업무

와 관련한 자료를 꾸준히 스크랩해왔고, 두 달간 각 도시를 돌며

진행한 대학생 가위바위보대회의 경우 동영상과 사진, 기획서 등

을 관련 폴더에 차곡차곡 저장해두었다. 하지만 컨설팅 결과 1차

자료를 모아두기만 할 뿐 활용을 제대로 하지 못하고 있다는 평가

를 받았다.

→ 한국가위바위보협회

사무총장을 맡고 있다.

세계인이라면 누구나 알고 있는

가위바위보를 신개념 놀이로 널리

알리는 일을 하고 있다.

가위바위보 온라인 게임을

론칭하고 대학생을 대상으로 카드

가위바위보 게임대회를 열기도

했다. 요즘은 어르신들이 고스톱

대신 가위바위보 게임을 할 수

있도록 노인복지관에 게임을

배포하는 일을 하고 있다. 만나야

할 사람도 많고 관리해야 할

리스트도 다양하다 보니 아무래도

스마트 워크에 관심이 많다. 김도섭 사무총장

홍순성 소장

→ IT 환경에 밝은 얼리어댑터이자

스마트 디바이스 전문가.

스마트폰이나 태블릿 PC 같은

기기를 잘만 활용하면 일상이 훨씬

명료해질 뿐 아니라 업무 효율성도

높아진다는 것이 그의 지론이다.

실제로 스마트 디바이스를 활용해

시간과 공간의 제약 없이 여러

권의 책을 집필했는데,

《스마트워킹 라이프》 《에버노트

라이프》 등이 특히 독자들의

사랑을 받았다. 직장인 정보관리

노하우에 관심이 많아 수시로

일대일 개인 코칭을 하고 있고,

정보 콘서트도 개최하고 있다.

도와주세요

스마트한

비즈니스맨으로

거듭나고

싶어요.

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브 레 인 컨 설 팅

스마트한 직장인을 위한 정보관리 노하우

언제 어디서든 바로 쓸 수

있는 저장 툴을 활용하라

홍 소장 또한 과거에 정보 정리의 필요성을

절실하게 느낀 계기가 있었다. 책을 쓰다가

관련 자료가 없어 급하게 집에 들어와 자료

를 찾았는데, 아무리 찾아도 그 자료를 찾

을 수가 없었다고 한다. 한참 자료를 찾다

보니 결국 무엇에 대해 쓰려고 했는지조차

잊어버리고 말았다. 이처럼 필요할 때 어디

서든 자료를 검색할 수 있는 저장 툴을 가지

고 있지 않으면 업무 흐름이 자주 끊긴다.

당연히 누수되는 시간이 많고 일의 효율성

도 떨어진다. 업무의 효율성을 높이려면 필

요할 때 바로 찾아서 활용할 수 있도록 자신

에게 가장 잘 맞는 저장 툴을 가지고 있어야

한다. 홍 소장이 즐겨 쓰는 툴은 에버노트

(메모 기능 어플)와 드롭박스 등의 클라우드

서비스(사용자의 콘텐츠를 서버에 저장해두고 모

바일 기기에서 사용할 수 있는 서비스)였다.

파일 단위보다

텍스트 단위로 저장하라

자료를 저장할 때는 로컬 컴퓨터에 파일

단위로 저장하는 것보다 클라우드에 텍스

트 단위로 저장하는 게 유리하다. 로컬 컴

퓨터에 저장하면 지정된 자리에서만 활용

할 수 있어 업무에 한계가 있다. 하지만 클

라우드에 저장하면 언제 어디서든 스마트

폰이나 태블릿PC로 원하는 자료를 검색할

수 있을 뿐 아니라 로컬 컴퓨터와 연동되어

있어 집, 사무실, 외부 공간에서 필요할 때

마다 수정 작업도 가능하다. 실제로 홍 소

장은 이러한 클라우드 서비스를 적극 활용

해 여러 권의 책을 집필해왔다.

생각을 정리하는

시간을 자주 가져라

자타 공인 스마트 워크 전도사인 홍 소장도

펜과 노트를 가지고 다니는지 궁금했다. 그

는 아무리 스마트 워크가 대세라고 해도 머

릿속에 떠도는 생각을 정리할 때는 펜과 종

이가 가장 적합하다고 말했다. 그래서 시간

날 때마다 메모지를 들고 자리에 앉아 생각

을 정리한다. 생각을 정리할 때 디지털 디

바이스에 바로 입력하는 것보다 먼저 메모

지를 사용해 그림이나 도표로 정리한 다음

디지털로 옮기는 게 훨씬 효율적이라고 그

는 말한다.

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정보에 대한 인식을 바꿔라

홍 소장은 김 사무총장뿐 아니라 많은 직장인들이 정보를 기록하고

저장해두기만 할 뿐 제대로 활용하지 않는다고 지적했다. 김 사무

총장의 경우 스크랩은 열심히 하지만 나중에 다시 찾아보지 않는 편

이었고, 동영상 자료도 덩어리째 백업해둔 상태였다. 홍 소장은 정

보는 유용하게 쓸 수 있을 때 비로소 의미가 있다고 강조했다.

“새로운 프로젝트를 진행할 때 이전 데이터를 인용하고 활용할

수 있어야 제대로 정리된 것입니다. 그러려면 정보를 관리하는 자

기만의 이유와 목표가 분명해야 합니다. 목표가 분명하면 그에 맞

는 디바이스를 찾는 것은 시간 문제입니다.”

필요 없는 툴은 과감하게 정리하라

이어서 김 사무총장의 메모 습관을 살펴보았다. 노트 어플 두 개를

번갈아 사용하고 있는 그에게 홍 소장은 필요하지 않은 툴은 과감히

정리하라고 조언했다. 그렇지 않으면 스스로 목적에 맞는 툴을 사

용하는 게 아니라 툴에 자신을 꿰어 맞추는 꼴이 되기 때문이다. 자

신에게 맞는 툴을 고르는 기준은 비교적 간단하다. 자신이 좋아하

고 유용하다고 느끼는 툴이면 된다. 그런 툴이 아니면 쓰면 쓸수록

부담감과 스트레스만 쌓일 뿐이다.

일상을 기록하는 습관을 가져라

보통 직장인들의 메모 습관은 업무와 스케줄 관리에 국한되기 쉽

다. 홍 소장은 메모를 할 때 업무뿐 아니라 일상까지 데이터화하

라고 말했다. 실제로 그는 <브레인>과 인터뷰 하는 중에도 스마트

폰으로 틈틈이 촬영하고 부지런히 기록으로 남겼다. 그래야 기록

하는 습관이 몸에 배고, 자기만의 콘텐츠를 생산해낼 수 있기 때

문이다.

“사건을 문서나 이미지, 동영상 등의 기록으로 남긴 후 이동하면

서 1차 자료를 스마트폰으로 정리합니다. 그러면 그것이 하나의 콘

텐츠가 되는 셈이죠. 한 장의 사진은 정보로서의 가치가 별로 없지

만 여러 장의 사진이 모이면 나중에 유용하게 활용할 수 있는 고유

의 콘텐츠가 되고, 책을 쓸 수 있는 소스가 되기도 합니다.”

그는 일상을 정리하다 보면 신기하게 일도 잘 정리된다고 강조

했다.

정리의 핵심은 자기 콘텐츠를 만드는 것

세상에 널려 있는 정보가 가치를 지니게 되는 것은 그것이 자기만

의 콘텐츠로 재구성될 때다. 홍 소장은 김 사무총장에게 한 덩어리

로 저장되어 있는 자료들을 잘게 쪼개 콘텐츠로 만드는 작업을 하라

고 조언했다. 가위바위보게임 동영상 중에서 핵심 장면만 따로 모

으거나 노인복지관 방문 자료 중 의미 있는 부분만 추려서 저장해두

면 나중에 유용한 홍보자료로 활용할 수 있다는 것이다. 자료를 분

리해서 콘텐츠로 만드는 데 특별한 노하우가 있는 것은 아니다. 개

인의 필요에 따라 요구되는 정보가 다르기 때문에 무조건 많이 해보

는 수밖에 없다. 글·전채연 ccyy74@naver.com | 사진·김성용 pangod@hanmail.net

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