Лёгкий способ ведения хронометража рабочего времени

Григорий Кнеллер

Кто Я?• Консультант по внедрению

инструментов для совместной работы

• Gregory.kneller@gmail.com• Мой круг• LinkedIn• Xing• Блог http://executives.ru

• Профессиональный путьМАИ (прикладная математика), программист «баз данных», переводы в

тренинговой компании, мультимедиа курс «профессор Хиггинс», веб-разработки эпохи порталов, поддержка банковских приложений в международном банке, айти директор в немецко-российской компании, консультант по JIRA в UNFCCC

• Разработанные и внедрённые решенияСистемы обработки данных (1990-2000), CMS (2000-2006), учет расхода

средств фонда (2003-2004), тракера для службы поддержки (2007), система для управления портфелями проектов и учета рабочего времени (2010)

Кому нужен хронометраж рабочего времени

Cколько времени каждый сотрудник проводит в офисе

Системы контроля доступа

Правильные вопросы

«Бездельников я и так вижу. Я хочу знать, куда расходуются ресурсы» - МВ.

Что должен дать хронометраж?Менеджерам проектов• Представления о фактических проектных затратах «общих

ресурсов» - высококвалифицированных специалистов• Представления о распределении ресурсов по заказчикам,

биллинг на основе реальных затрат

Всем сотрудникам• Повысить личную эффективность• Осознать свой вклад в общее дело• Приобрести уверенность и защищенность

Хронометраж — это полная фиксация использования своего (рабочего) времени

Кому он подходит?

• Фрилансу и аутсорсингу, ведущему расчеты на почасовой основе• IT отделам (крупных) компаний• Различным агентам и агенствам, ведущим много проектов для

нескольких заказчиков• Службам поддержки и обслуживания клиентов• Для людей, анализирующих личную эффективность (например, по

методам Глеба Архангельского)

Пример внедренияBPS Bavaria Property Services GmbHНемецкая компания по управлению недвижимостью, управляющая офисным комплексом Кантри-Парк

• 25 человек управляют > 200 проектами в области строительства, пиар, маркетинга, аренды, контрактов, и другими

• Проекты имеют разные приоритеты, размеры и команды• Менеджеры одних проектов, включая топов, могут быть

задействованы как ресурс другим менеджером• Используемые до внедрения системы инструменты: емейл,

телеконференции, Word, Excel, общие диски и папки

Выбор инструментов. Почему JIRA?

• Проверенный инструмент управления задачами• Самый популярный «баг-тракер» для команд разрабочиков • Разумные цены на лицензии • Web 2.0 интерфейс• Проверенная временем платформа (J2EE, Apache, MySQL)• Широкие возможности для системной интеграции (SOAP,

XML RPC, OSGi, OAuth, LDAP, SQL)• Большое сообщество независимых разработчиков плагинов• Вендор имеет хорошие тренды роста и перспективы,

привлекательную политику маркетинга • Система может быть легко сконфигурирована под

различные бизнес-процессы

Факторы успеха внедрения• Удобство использования системы, user experience• Многофункциональность, сочетание с командным

органайзером задач (комплексный подход)• Широкие возможности получения данных для

бизнес-аналитики• Поддержка менеджеров проектов и высших

руководителей • Мотивация сотрудников на повышение личной

эффективности с помощью учета рабочего времени

• Эффективная методика обучения пользователей

User Experience - Worklog Assistant

User Experience - два монитора1

2

(c) G.Kneller

МногофункциональностьУстав проекта на одной веб-странице Обмен документами и файлами проекта

Дневник работ («Бортовой журнал»)

Аналитика

Экспорт данных в Excel

Мотивация сотрудников

ПОЖИРАТЕЛИ ВРЕМЕНИ

Работать более осознанно. Меньше отвлекаться на неважные дела, больше времени

заниматься важными. Знать, как можно повысить личную эффективность. Видеть, куда уходит время и найти резервы для новых

важных дел Иметь реальные данные о затраченном времени для более

точного планирования Выработать “чувство времени”,”чувство эффективности” Гармонизировать свою жизнь – установить баланс и

гармонию между работой, личной жизнью, личным развитием, различными направлениями деятельности

Вести учет рабочего времени нужно, чтобыПОТОК

МЕТОД «ШВЕЙЦАРСКОГО СЫРА»

Подход к обучению

• На рабочем месте• Короткие уроки (с примерами вариантов использования) для

самостоятельного изучения (6-10 уроков по 20-30 мин)• Упражнения к урокам выполняются и контроллируются в самой

системе• Опрос вместо экзамена

Риски внедрения хронометража• Стремление начальников всё контролировать и

страх тотального контроля; использование хронометража для наказания и разборок, а не для проектных рассчетов

• Индивидуальная аллергия* на хронометраж• Нестабильная работа системы из-за отсутствия

концепции production environment• Разные ожидания у разных ролей (владелец

бизнеса, проектные менеджеры, специалисты)• Разная скорость обучения у различных сотрудников,

сложность собрать сотрудников всех одновременно• Отсутствие постоянного обучения системе новых

сотрудников может привести к постепенному «вымиранию» системы

• Сейчас я могу сразу видеть общую картину и все текущие проекты целой команды и мне легче планировать мой день, не беспокоясь о том, что я могу забыть что-то важное. Коммуникация в проекте связана с Jira, и можно планировать, документировать и общаться в комментариях. Это большое облегчение.

• JIRA в сочетании с Worklog Assistant определенно облегчает мою работу управления различными проектами, команды которых находятся в разных странах и под разными юридическими лицами. Я могу теперь легко видеть, чем сейчас занимается моя команда , на какие проекты и на каких клиентов сколько времени они расходуют!

• Как сотрудники, так и менеджеры могут теперь обьяснить в любой момент, когда сколько времени они потратили и на что! Раньше мы часто скрыто подразумевали, что люди работают неэффективно, теперь же мы все можем конструктивно по пунктам обсудить прогресс проекта в любой момент и за любой отрезок истории.

• Казалось, что людям не будет нравится учитывать рабочее время. В действительности же они чувствуют себя намного лучше от прозрачности своей работы, чем от былых претензий к эффективности. Благодаря JIRA работа стала приносить больше удовольствия, так как весь вклад документируется и это позволяет быстрее получать результаты.

Markus Mayer,General Manager,(CEO)

Helena Grüssmer,Head of Munich branch,Senior Project Manager

Опрос пользователей

меньше отвлекаться на неважные дела 14%

наглядно видеть, куда уходит время 71%

видеть, на какие проекты уходит сколько времени 86%

точнее планировать работы 14%

получать удовлетворение от того, что день прошёл с пользой 14%

работать более осознанно 43%

Для крупных огранизаций• JIRA (+JAVA, Apache Tomcat, MySQL)• Worklog Assistant • «Скин» JIRA для управления проектами + адаптация Worklog Assistant• Материалы уроков, тренинги• Консатинг по внедрению (включает конфигурацию системы под

процессы заказчика, обучение пользователей и передачу поддержки в инфраструктуру заказчика или в «облака»)

• Интеграция системы учета времени с MS Project или SAP

Для личного использования, индивидуальных предпринимателей, агентов и распределенных команд

projectpacket.com (бета)

• Централизованный сервис для ведения проектной коммуникации с клиентами (деловой проектно-ориентированный форум/социальная сеть) с возможностью подключения хронометража по задачам

• Сервис позволяет фрилансеру, бюро, агенствам, распределенным командам оперативно общаться в онлайне с клиентами по текущему ходу проектов - документировать работу, время, решения и выводы и иметь общее хранилище проектных документов

Worklog Assistant • Хронометраж для JIRA «без напряга» (Hassle-free

time tracking for JIRA). Толстый клиент JIRA, упрощающий ведение журналов работ и учета затраченного времени