МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ХАРКІВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ім. В.В. ДОКУЧАЄВА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ХНАУ ім. В.В. Докучаєва « 29 » серпня 2018 р. № 554

Положення про замовлення, друк, облік і видачу документів про вищу освіту

державного зразка та академічних довідок у Харківському національному аграрному університеті ім. В.В. Докучаєва

Харків -2018

ЗМІСТ

1. Загальні положення ……………………………………………….. 5

2. Порядок Замовлення та створення інформації, що відтворюється

в Дипломі про вищу освіту ….………………….…………..

7

3. Порядок замовлення Додатка до диплома про вищу освіту

(DIPLOMA SUPPLEMENT)……………………………………..…

8

4. Видача та облік документів про вищу освіту…..………………... 8

5. Видача та облік дублікатів документів про вищу освіту………… 9

6. Видача та облік академічних довідок …………………………… 11

7. Прикінцеві положення

12

Додаток 1-2. Зразок диплома бакалавра

Додаток 3-4. Зразок диплома спеціаліста

Додаток 5-6. Зразок диплома магістра

Додаток 7. Додаток до диплома про вищу освіту європейського зразка

Додаток 8. Зразок академічної довідки

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Цим Положенням встановлюється процедура замовлення, друку, обліку та

видачі документів про вищу освіту державного зразка, що виготовляються

поліграфічним способом, перелік і зразки яких затверджені відповідними

нормативними документами, і видаються випускникам (у тому числі іноземним

громадянам чи особам без громадянства) Харківського національного аграрного

університету ім. В. В. Докучаєва (далі - Університет).

Положення розроблено відповідно до Закону України «Про вищу освіту»

(№1556-VII від 01.07.2014 р.), Постанови КМУ №193 від 31.03.2015 р. «Про

документи про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка», наказу

Міністерства освіти і науки України №525 від 12.05.2015 р. «Про затвердження форм

документів про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка та додатків до них,

зразка академічної довідки», наказу Міністерства освіти і науки України №249 від

06.03.2015 р. «Про затвердження Порядку надання доступу фізичним та юридичним

до Реєстру документів про вищу освіту та Порядку замовлення на створення

інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту та обліку документів про

вищу освіту в Єдиній державній електронній базі з питань освіти».

Документи про вищу освіту державного зразка видають випускникам

Університету, які успішно виконали відповідну освітню програму та пройшли

атестацію.

Документ про вищу освіту (далі - диплом) - інформація (у тому числі

персональні дані), сформована в Єдиній державній електронній базі з питань освіти

(далі - ЄДЕБО) згідно з переліком інформації, яка повинна міститися в документах про

вищу освіту державного зразка, відтворена на матеріальному носії поліграфічним

способом, про здобутий особою ступінь вищої освіти, спеціальність, кваліфікацію.

Невід’ємною частиною диплома бакалавра, магістра є додаток до диплома

європейського зразка, який містить структуровану інформацію про завершене

навчання. У додатку до диплома міститься інформація про результати навчання особи,

що складається з інформації про назви дисциплін, отримані оцінки і здобуту кількість

кредитів ЄКТС, а також відомості про національну систему вищої освіти України.

Замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу

освіту і додатках до них – електронний документ (далі - замовлення), сформований

Університетом в ЄДЕБО в межах ліцензованого обсягу на основі верифікованих

даних та збережений у ЄДЕБО.

Документи про вищу освіту державного зразка для осіб, які навчаються за

державним замовленням, що виготовляються Університетом, видаються за рахунок

коштів державного бюджету. Для осіб, які навчаються за кошти фізичних або

юридичних осіб, вартість документів про вищу освіту включається у вартість

навчання. Гранична вартість документів про вищу освіту державного зразка та перелік

інформації, яка повинна міститися в документі про вищу освіту, установлюються

Кабінетом Міністрів України.

У разі здобуття особою вищої освіти за узгодженими між закладами вищої

освіти, у тому числі іноземними, освітніми програмами заклади вищої освіти мають

право виготовляти і видавати спільні дипломи за зразком, визначеним спільним

рішенням учених рад таких закладів вищої освіти.

У разі здобуття особою вищої освіти одночасно за двома спеціальностями

(спеціалізаціями) заклад вищої освіти має право виготовляти і видавати подвійний

диплом за зразком, визначеним вченою радою закладу вищої освіти.

Документ про вищу освіту заповнюється двома мовами - українською й

англійською, при цьому перевагу, за наявності будь-яких розбіжностей, має текст

українською мовою.

Перелік документів про вищу освіту, що видаються Університетом:

- диплом бакалавра;

- диплом бакалавра з відзнакою;

- диплом спеціаліста;

- диплом спеціаліста з відзнакою;

- диплом магістра;

- диплом магістра з відзнакою;

- додаток до диплома про вищу освіту європейського зразка.

Зразки названих вище документів додаються.

Документи про вищу освіту мають статуси:

первинний – документ, який виготовляється і видається вперше;

дублікат – документ, який виготовляється і видається в разі втрати,

пошкодження, викрадення первинного Документа, наявності помилок у

первинному документі або в разі зміні статі особи, на ім`я якої було видано

первинний документ.

Додаток до диплома про вищу освіту європейського зразка без диплома не

дійсний. Додаток до диплома про вищу освіту (Diploma Supplement) видається

випускникам ХНАУ ім. В.В. Докучаєва не пізніше ніж через 10 днів після дати

вручення диплома.

Інформаційно-обчислювальний центр університету (ІОЦ) організовує укладання

договору між Університетом і поліграфічним підприємством щодо друку бланків

дипломів та персоналізованої інформації, шляхом передачі відповідного замовлення

(⃰.xml файлів з ЄДЕБО) поліграфічному підприємству. Поліграфічне підприємство

виготовляє документи про освіту і передає ІОЦ для подальшої передачі диспетчерам

деканатів.

Документ про вищу освіту і додаток до нього містять оригінал підпису ректора і

печатку Університету.

Відповідальність за повноту, достовірність і актуальність інформації, що

друкується в документах і даних, внесених до ЄДЕБО, несуть декани відповідних

факультетів.

За ведення журналів реєстрації виданих дипломів відповідають диспетчери

факультетів (журнали надруковано поліграфічним способом).

2.Порядок замовлення і створення інформації , що відтворюється

в дипломі про вищу освіту

Підставою для створення Замовлення є інформація (у тому числі персональні

дані) про здобувачів та їх навчання на відповідних рівнях вищої освіти, що містяться в

ЄДЕБО, відповідно до такого порядку:

Деканати факультетів Університету за три місяці до дати випуску подають до

ІОЦ загальну інформацію щодо спеціальностей, присвоєних кваліфікацій та

навчальних програм для перекладу і погодження з метою подальшого відображення в

документах про освіту.

За два місяці до дати випуску диспетчери деканатів передають спеціалістам ІОЦ

попередні списки випускників з копіями документів (паспорт, ідентифікаційний код,

закордонний паспорт).

Спеціалісти ІОЦ перевіряють анкетні дані випускників:

- номер та серію паспорта,

- ідентифікаційний код (у разі його відсутності, надається копія сторінки

паспорта з відміткою про це);

- достовірність прізвища, імені, по батькові, дати народження здобувачів

відповідно до чинних документів, що засвідчують особу;

- правильність написання транслітерованих прізвища, імені відповідно до

чинних закордонних паспортів (за наявності);

Не раніше ніж за 30 днів до дати випуску здобувачів деканати подають до ІОЦ

остаточний список випускників із зазначенням типу документа, дати випуску,

переліком здобувачів, які претендують на дипломи з відзнакою. Відповідальна особа

створює в ЄДЕБО пакети із замовленням щодо виготовлення документа про освіту, на

які накладаються електронні цифрові підписи особи, відповідальної за замовлення

документів, ректора та печатка Університету.

Після цього, електронне замовлення (*.xml файл) із присвоєними

реєстраційними номерами дипломів, які є унікальними (власними) номерами дипломів

та Ідентифікаторами документів про вищу освіту в Реєстрі документів ЄДЕБО і

складаються із серії (літери і двох цифр) та порядкового номера з шести цифр,

передається спеціалістом ІОЦ поліграфічному підприємству (з яким укладено

відповідний договір) для безпосереднього друку дипломів.

Дипломи про вищу освіту видаються випускникам Університету згідно з

наказом ректора на підставі протоколів рішень екзаменаційних комісій з атестації

здобувачів вищої освіти.

3. Порядок замовлення додатка до диплома про вищу освіту (DIPLOMA

SUPPLEMENT)

Інформацію про здобуту кваліфікацію, освітні компоненти навчальної програми

та результати навчання випускника, яку вносять до додатка до диплома, подають

відповідні деканати.

За переклад на англійську мову інформації що повинна міститися в Додатку до

диплома європейського зразка, крім прізвищ та імен випускників, відповідає

перекладач Інформаційно-обчислювального центру університету.

Для перекладу прізвищ та імен здобувачів використовується транслітерація

відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України №55 від 27.01.2010 р. або дані

закордонних паспортів випускників за їх бажанням.

Спеціалісти ІОЦ у відповідному програмному забезпеченні, за поданням

інформації деканатами, формують загальну інформацію (шаблон) щодо змістового

наповнення додатка до диплома, а саме:

запискою щодо причини невидачі) повинні бути анульовані шляхом накладання

електронних цифрових підписів відповідальної особи та ректора університету,

завірених печаткою. Бланки невиданих документів знищуються комісією, створеною в

університеті. Комісія складає акт про знищення документів, який затверджується

ректором університету.

Для видачі та обліку дипломів на факультетах використовуються журнали

реєстрації виданих дипломів, виготовлені поліграфічним способом, список

випускників та інша інформація вноситься диспетчерами факультетів від руки. У кінці

кожного випуску ставиться підпис ректора. Форму журналу затверджує Міністерство

освіти і науки України.

Спеціалістами Інформаційно-обчислювального центру створюються електронні

журнали реєстрації виданих дипломів, нумерація в яких дублює нумерацію дипломів,

що вказана у журналах, виготовлених поліграфічним способом.

Відповідальність за видачу документів несуть декани факультетів.

Для отримання документів про освіту випускник зобов’язаний подати у

відповідний деканат заповнений обхідний лист і власноруч поставити підпис за

отримані документи у журналі видачі.

5. Видача та облік дублікатів документів про вищу освіту

Дублікат - документ, який видається повторно у разі втрати (загублення,

знищення тощо), пошкодження, наявності помилок або зміни статі особи, на ім`я якої

було видано первинний документ.

Повторне виготовлення втраченого або пошкодженого документа здійснюється

за письмовою заявою особи, на ім`я якої було видано первинний документ, шляхом

відтворення в повторно виготовленому документі всієї інформації, що містилась у

первинному. У разі виготовлення дубліката втраченого або пошкодженого документа

до заяви додаються:

- згода на обробку персональних даних;

- газета з об`явою про визнання втраченого диплома недійсним;

- квитанція про оплату за виготовлення документів;

- копії трьох сторінок паспорта;

- копія закордонного паспорта;

- копія ідентифікаційного коду;

- копія втраченого диплома (якщо така є) або оригінал пошкодженого;

- копія свідоцтва про одруження (за необхідності).

Виготовлення дубліката у зв’язку з наявністю в оригіналі помилок або зміною

статі особи, на ім`я якої було видано документ, здійснюється шляхом відтворення в

дублікаті оновленої інформації, сформованої з ЄДЕБО. До заяви та переліку

документів, зазначеному вище, додається оригінал документа, що підлягає заміні,

який знищується за актом протягом трьох робочих днів з моменту подачі заявником

заяви та анулюється в ЄДЕБО.

На документах, які видаються повторно, у верхньому правому куті робиться

відмітка «Дублікат» (українською та англійською мовами).

У дублікаті документа відтворюється найменування, яке мав заклад вищої освіти

на дату закінчення його випускником, а також фактичні дата видачі, печатка, посада,

підпис, П.І.П керівника закладу вищої освіти на момент видачі.

Виготовлення та видача дублікатів документів здійснюється протягом тридцяти

календарних днів з дати отримання заяви від особи, на ім`я якої було видано

документ, при цьому Інформаційно-обчислювальним центром видається наказ по

університету про видачу дубліката документа замовлення в ЄДЕБО про перевипуск

документа про вищу освіту. Після отримання серії та номера спеціалісти

Інформаційно-обчислювального центру передають ⃰.xml файл до поліграфічного

підприємства для безпосереднього друку диплома і відправляють реєстраційний номер

диплома в реєстр документів.

Дублікат диплома та додатка до нього виготовляється за формою чинною на дату

видачі дубліката.

Облік та видачу дублікатів дипломів веде Інформаційно-обчислювальний центр

університету, реєструючи диплом у журналі реєстрації виданих документів (денна

форма навчання) та друкуючи у відповідному журналі з ЄДЕБО.

Завірені канцелярією університету копії дублікатів документів вкладають до

відповідних особових справ випускників та передають до архіву.

Витрати на виготовлення дублікатів документів здійснює заявник.

6. Видача та облік академічних довідок

6.1. Для отримання академічної довідки здобувач вищої освіти подає заяву на

ім’я ректора Університету з візою декана відповідного факультету, в якій обов’язково

вказується номер наказу про відрахування здобувача вищої освіти.

6.2. Після отримання резолюції ректора Університету заява передається в

деканат відповідного факультету.

6.3. Відповідальна особа деканату готує академічну довідку.

Академічна довідка містить інформацію про результати навчання, назви

дисциплін, отримані оцінки, кількість кредитів ЄКТС. До академічної довідки не

вносяться навчальні дисципліни, з яких здобувач одержав незадовільні оцінки.

Академічна довідка видається українською та англійською мовами. Переклад

інформації англійською мовою, що розміщується в академічній довідці здійснює

відповідальна за переклад особа.

Здобувачам, які відраховані з першого курсу Університету і не складали

екзамени та заліки, видається академічна довідка з записом, що здобувач заліків та

екзаменів не складав.

Зразок академічної довідки додається.

6.4. Підготовлена академічна довідка підписується ректором Університету і на

ній ставиться гербова печатка Університету.

6.5. Реєстрація академічних довідок проводиться у журналі видачі академічних

довідок у навчальному відділі, до якого заносять такі дані: порядковий номер,

прізвище, ім’я, по батькові особи, яка одержала академічну довідку, серія і номер

академічної довідки, спеціальність, курс навчання, дата і номер наказу про

відрахування, дата видачі, підпис особи про отримання, примітка.

Реєстраційний номер з журналу видачі академічних довідок проставляється на

академічній довідці.

6.6. Копія академічної довідки зберігається в особистій справі здобувача.

6.7. Зіпсовані бланки академічної довідки підлягають списанню та знищенню

згідно з актом.

6.8. У разі втрати академічної довідки здобувач, який навчався в Університеті,

подає заяву на ім’я ректора Університету з обов’язковим погодженням з деканатом

відповідного факультету та отримує дублікат академічної довідки.

6.9. Академічна довідка видається особисто відрахованій особі.

6.10. Якщо здобувач перебуває за межами міста/країни, то отримати академічну

довідку може його представник за нотаріально завіреним дорученням. Академічна

довідка поштою не пересилається.

7. Прикінцеві положення

Положення про замовлення, друк, облік і видачу документів про вищу освіту

державного зразка в Харківському національному аграрному університеті ім. В.В.

Докучаєва розглядає та затверджує вчена рада Університету. Положення вводиться в

дію наказом ректора університету.

Положення розглянуто і затверджено рішенням вченої ради ХНАУ ім. В.В.

Докучаєва від «29» серпня 2018 р., протокол № 13.

Додаток 1. Зразок диплома бакалавра

Додаток 2. Зразок диплома бакалавра з відзнакою

Додаток 3. Зразок диплома спеціаліста

Додаток 4. Зразок диплома спеціаліста з відзнакою

Додаток 5. Зразок диплома магістра

Додаток 6. Зразок диплома магістра з відзнакою

зворотня сторона

2

мікротекст

Додаток 7. Додаток до диплома про вищу освіту європейського зразка

3

4

Додаток 8. Зразок академічної довідки

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства освіти і науки України

12 травня 2015 року № 525

(у редакції наказу Міністерства освіти і науки

України від 22 червня 2016 року № 701)

АКАДЕМІЧНА ДОВІДКА

Transcript of Records №__________

Видана

Issued by (прізвище, ім'я, по батькові студента)

(Family name, Given name(s))

про те, що в період з «___»__________ 20__

до «___»_______ 20__

from to

він (вона) навчався(лась)

у

He (she) studied at the (повне найменування вищого навчального закладу)

(Name of institution)

Факультет

(інститут)

Faculty

Код і назва спеціальності

Code and Program Subject

Area

Спеціалізація Study program

Освітня програма Educational program

Індивідуальний номер студента

в ЄДЕБО ХХХХХХХХХХХ

Х

Дата

народження «__»______ 20__ Student ID in USEDE Date of birth

Місце народження

(країна)

Place of birth

(Country)

5

Назва дисципліни

(курсу) / Course title

Код

дисципліни/

Course code1

Кредити Європейської

кредитної трансферно-

накопичувальної системи /

ECTS credits2

Оцінка за шкалою

вищого

навчального

закладу /

Institutional Grade

Опис системи оцінювання вищого навчального закладу

_______________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

______________

Explanation of the Institutional Grading System

________________________________________________

________________________________________________________________________________

Довідник з розподілу оцінок / Reference book on ratings

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

_____________________

Відрахований(а)3 (причина відрахування відповідно до наказу)

Expelled3

(reason of expulsion according the order)

за наказом order (дата і номер наказу)

(Date, number)

Посада керівника

Ініціали, прізвище

Декан / Директор Ініціали, прізвище

або іншої уповноваженої особи

закладу вищої освіти / Position

of the Head

of the Higher Education

Institution or another authorized

person

Name, Surname Dean / Director

Name, Surname

М.П.

Seal "___"_____________20____

Гарант освітньої програми (прізвище, ім'я, по батькові, посада)

6

Head of Educational

program

(Family name, Given name(s), position)

Тел./Tel.: __________________Факс/Fax: _________________ E-mail:

________________________

______________ 1 Коди та опис відповідно до інформаційного пакета: www.xxxx.xx/infopaket/*** / Code unit and unit description

according to the ECTS package www.xxxx.xx/infopaket/***. 2 До запровадження Європейської кредитної трансферно-накопичувальної системи оцінювання вказують

кількість годин. 3 Заповнюється в разі переривання навчання здобувачем вищої освіти / Fill in case of expulsion.