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GC-F -005 V. 01
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA
PROCESO GESTION DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE BIBLIOTECAS DEL
SENA
(GFPI-M-003.V1)
04/09/2017
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
GFPI-M -003 V. 01
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción ........................................................................................................................... 4
2. Objetivo .................................................................................................................................. 5
3. Alcance ................................................................................................................................... 6
4. Responsables .......................................................................................................................... 6
5. Definiciones ............................................................................................................................ 6
6. Marco normativo .................................................................................................................. 13
6.1. Normas jurídicas ................................................................................................................ 13
6.2. Directrices, normas técnicas y documentos técnicos de apoyo........................................ 14
7. Generalidades ....................................................................................................................... 16
8. Gestión del Sistema de Bibliotecas ....................................................................................... 16
8.1. Gestión del Sistema de Bibliotecas desde la Dirección de Formación Profesional ........... 17
8.2. Gestión de las bibliotecas en los Centros de Formación ................................................... 18
8.2.1. Desarrollo de colecciones ............................................................................................... 20
8.2.1.1 Inventario de colecciones ............................................................................................. 21
8.2.2. Organización de colecciones .......................................................................................... 21
8.2.3. Servicios .......................................................................................................................... 23
8.2.3.1 Préstamo ...................................................................................................................... 23
8.2.3.2 Préstamo interbibliotecario ......................................................................................... 25
8.2.3.3 Alertas bibliográficas .................................................................................................... 25
8.2.3.4 Formación de usuarios ................................................................................................. 25
8.2.3.5 Asesoría y orientación a usuarios ................................................................................. 26
8.2.3.6 Acceso a TIC .................................................................................................................. 27
8.2.3.7 Atención en línea .......................................................................................................... 27
8.2.4. Gestión cultural de la información ................................................................................. 27
8.2.5. Preservación de la memoria institucional ...................................................................... 28
8.2.5.1. Repositorio institucional .............................................................................................. 29
8.2.5.1.1 Publicación de documentos ...................................................................................... 30
8.2.5.2. Portal de revistas ......................................................................................................... 32
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
GFPI-M -003 V. 01
8.2.5.2.1 Publicación de revistas .............................................................................................. 32
8.3. Biblioteca digital ................................................................................................................ 33
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
GFPI-M -003 V. 01
1. Introducción
El SENA como la primera institución de formación para el trabajo en Colombia, desde sus
inicios conformó bibliotecas en las ciudades capitales para apoyar el desarrollo de los
programas de formación en los Centros. Muchas de ellas integradas por colecciones editadas
por la Institución, las cuales se fueron enriqueciendo con la adquisición de recursos
bibliográficos especializados de acuerdo con las áreas de formación.
El paradigma de las tecnologías de la información y la comunicación, planteó un nuevo reto
para la Entidad, por lo cual la Dirección de Formación Profesional desde finales de 2003 se
propuso modernizar las bibliotecas e implementar la biblioteca digital. Fue así, como en el
marco del proyecto Comunidad Educativa Virtual se realizó la adquisición del Sistema
Integrado de Información Bibliográfica Aleph500, concebido para automatizar los procesos
relacionados con el desarrollo de las colecciones y los servicios de las bibliotecas.
Simultáneamente, se dio inicio a la suscripción y compra de recursos digitales de información
como bases de datos bibliográficas, portales web y colecciones digitales. A la postre, se
incluyeron nuevas herramientas, como el Integrador de Recursos de Información del SENA
(IRIS) y el Centro de Reportes estadísticos del software bibliográfico, para la obtención de
reportes de la gestión de las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación.
Como parte del desarrollo de la biblioteca digital y para posibilitar la visualización del know-
how institucional, se parametrizó el software DSpace y la licencia Open Journal System, esta
última para la gestión de las revistas del SENA.
El año 2008 marca un momento importante en la historia de las bibliotecas de la Entidad,
porque como resultado del trabajo en el que participaron Bibliotecólogos de las diferentes
Regionales y de la Dirección de Formación Profesional, se expidió la Resolución No. 00293 por
la cual se adoptó el Manual para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas SENA de carácter
nacional, utilizando y facilitando las tecnologías de la información y la comunicación a través
de redes nacionales e internacionales de información al servicio de la comunidad educativa
SENA.
El Sistema de Bibliotecas del SENA está conformado por la biblioteca digital y las bibliotecas
ubicadas en los Centros de Formación, las cuales son de carácter:
Académico por su función de apoyo a la formación y la investigación.
Público porque la comunidad en general tiene acceso libre a servicios, como:
Consulta en sala de recursos de información bibliográficos
Acceso a las tecnologías de la información
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Acceso al sitio Web, http://biblioteca.sena.edu.co, donde pueden consultar el
Repositorio Institucional y el Portal de Revistas
Participación en los programas culturales desarrollados por las bibliotecas
Especializado por las colecciones especializadas que apoyan a los diferentes programas de
formación.
En la actualidad, el SENA tiene retos y compromisos institucionales para aportar a la
productividad de las personas, de las empresas y a la consolidación de proyectos productivos
incluyentes. El Plan Estratégico 2015-2018, propone a nivel interno, entre otras metas,
“Alcanzar unidad conceptual y metodológica institucional”, así como consolidar y fortalecer el
sistema de gestión que garantice la excelencia en el cumplimiento de la misión y los servicios
de alta calidad de la Entidad. De igual forma se articula con la consecución, ampliación y
renovación del Registro Calificado para los programas de tecnólogos y especializaciones
tecnológicas.
Consecuentemente, la Dirección de Formación Profesional se ha propuesto como una de sus
metas, mediante el Sistema de Bibliotecas SENA en adelante SBS, ofrecer servicios y recursos
de información físicos y digitales que apoyen el desarrollo de la formación, la creación de una
cultura de la información, la implementación de espacios dinámicos e interactivos y la
preservación y divulgación de la memoria institucional. En este sentido, en el 2016 mediante
Acuerdo 02, la Escuela Nacional de Instructores “Rodolfo Martínez Tono”, incluye el SBS, como
eje transversal y se propone continuar con el desarrollo de estrategias, para que el SBS,
formulé y gestioné los planes, programas y proyectos de la modernización y fortalecimiento
de las Bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación, así como el desarrollo de la biblioteca
digital.
El presente “Manual para el funcionamiento del Sistema de bibliotecas”, corresponde a la más
reciente actualización, bajo los estándares del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol del
SENA (SIGA). Por lo tanto, su actualización será periódica de acuerdo a los tiempos establecidos
en el Sistema. Con este Manual se busca establecer y normalizar las actividades propias de la
gestión de las Bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación Profesional y la biblioteca
digital como apoyo transversal a la formación profesional integral.
2. Objetivo
Establecer las directrices y estándares que permitan la unidad conceptual y técnica de la
Gestión del Sistema de Bibliotecas SENA, contribuyendo a la calidad en el desarrollo de la
formación profesional integral de la Entidad.
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3. Alcance
El presente documento va dirigido a Subdirectores de Centro, Coordinadores Académicos,
Coordinador Misional en los Centros de Formación Profesional y en las Regionales, quienes
son los responsables del fortalecimiento y gestión de las bibliotecas ubicadas en los Centros
de Formación. Dirigido también a los bibliotecarios y/o bibliotecólogos quienes son los
encargados de realizar las actividades propias del funcionamiento y estandarización de las
bibliotecas. Igualmente, a quienes administran la biblioteca digital desde la Dirección de
Formación Profesional en la Dirección General del SENA.
El presente Manual incluye las acciones a realizar para la adecuada y eficiente gestión de las
bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación, así como para el acceso y uso de los recursos
de información disponibles en la biblioteca digital, desde la identificación de las necesidades
de información hasta la prestación de los servicios a la comunidad educativa, como aporte a
la calidad de la formación profesional integral.
4. Responsables
La responsabilidad sobre este documento es de la Dirección de Formación Profesional.
5. Definiciones
La relación de definiciones que se utilizarán en el documentos fueron tomadas y traducidas
libremente de ODLIS Online Dictionary for Library and Information Science (Diccionario en
Línea de Bibliotecología y Ciencias de la Información)
Accesibilidad: En el ambiente web se refiere a la cualidad que tiene un recurso digital de ser
usado por cualquier persona sin importar su condición física.
Acceso abierto: Disponibilidad de un determinado contenido de forma gratuita y pública en la
red, permitiendo la lectura, la descarga, copia, distribución, impresión, búsqueda o enlace a los
textos completos, sin barreras económicas, legales o técnicas. De acuerdo con la Ley 98 de
1993 en su artículo 26, la única condición es mantener la integridad de los textos y deberá
obtener autorización previa de los titulares de los derechos correspondientes a tales obras.
Adquisiciones: Proceso de selección, elaboración de pedidos y recepción de materiales para
colecciones de bibliotecas o archivos por compra, canje, o donación, el cual puede incluir
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negociaciones con instituciones externas, tales como editores, distribuidores y vendedores
para obtener recursos que satisfagan las necesidades de la comunidad de la manera más
económica y rápida.
Alfabetización informacional: Programa de formación para el desarrollo de competencias en
la búsqueda, selección, recuperación, uso y manejo de los recursos de información de las
Bibliotecas del SENA.
Bibliotecario: Persona que apoya la organización de las colecciones y la prestación de los
servicios de las bibliotecas.
Bibliotecólogo: Profesional en bibliotecología de acuerdo con los requisitos estipulados en el
artículo 2 de la Ley 11 de 1979 y que se encarga de la gestión de los servicios y las colecciones
de las bibliotecas.
Biblioteca 2.0: es una transformación en la forma como las bibliotecas ofrecen sus servicios.
Brinda las herramientas para hacer del espacio de la biblioteca (tanto física como digital) algo
más interactivo, colaborativo y guiado a las necesidades de la comunidad de usuarios. Implica
la colaboración de doble vía entre el personal de las bibliotecas y los usuarios.
Biblioteca académica: Biblioteca (o sistema de éstas) establecida, mantenida y administrada
por una universidad para cubrir las necesidades de información de sus estudiantes y apoyar
sus programas educativos, de investigación y demás servicios.
Biblioteca digital: Una biblioteca en la cual una proporción significativa de sus recursos
bibliográficos se encuentran disponibles en formato legible por máquina y accesible por
computador. El contenido digital puede ser accedido en redes locales o remotas.
La biblioteca digital es un sistema de información transversal a los procesos del Sistema de
Bibliotecas, con contenidos y servicios digitales, propios y adquiridos por el SENA, como
complemento a las colecciones y servicios físicos de las bibliotecas que conforman el Sistema.
Biblioteca pública: Biblioteca o sistema de bibliotecas que proporciona acceso sin restricciones
a los recursos y servicios de forma gratuita para todos los residentes de una determinada
comunidad, distrito o región geográfica, apoyado en su totalidad o en parte por recursos
públicos.
Canje: Adquisición de material producto del intercambio nacional o internacional de material
bibliográfico impreso o electrónico producido y editado por el SENA por publicaciones de
temáticas similares.
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Catalogación descriptiva: La parte de la catalogación que proporciona información descriptiva
y puntos de acceso, excluyendo los de materias.
Catalogación por materias: La parte de la catalogación que proporciona los términos
controlados de materias y/o números de clasificación.
Catálogo público en línea (OPAC): Consiste en una colección de registros bibliográficos legibles
por máquina mantenidos desde un servidor que provee acceso ininterrumpido a través de
estaciones de trabajo o computadores conectados a la red. La mayoría de catálogos permiten
la búsqueda por autor, títulos, materias y palabras clave, los cuales son de libre acceso
mediante una interfaz gráfica web.
Cineforo: es una actividad grupal en la que a partir del lenguaje cinematográfico o el cine, y a
través de una dinámica interactiva o de comunicación entre sus participantes, se pretende
llegar al descubrimiento, la interiorización y la vivencia de unas realidades y actitudes latentes
en el grupo o proyectadas en la sociedad.
Clasificación: Asignación de código de ubicación física de recursos bibliográficos dentro de las
colecciones.
Clave de autor: Código compuesto por la primera letra de una palabra (Primer del apellido del
autor o primera del título) seguida por tres (3) números según la combinación dada por las
Tablas de Cutter Sanborn Four-Figure Table.
Colección digital: una colección de materiales de archivo o de biblioteca convertidos a un
formato legible por máquina para su preservación o para brindar un acceso electrónicamente.
Además, los materiales bibliográficos producidos en formato electrónico incluyen revistas
electrónicas, libros electrónicos, obras de referencia publicadas en línea, y bases de datos
bibliográficas.
Compra: Proceso mediante el cual se adquiere material bibliográfico y para el cual se asigna
un presupuesto determinado.
Conservación: Intervención física o química para asegurar la supervivencia de manuscritos,
libros y otros documentos, por ejemplo el almacenamiento de materiales bajo condiciones
ambientales controladas o el tratamiento de recursos contaminados por hongos o inhibidores
químicos. Técnicas no invasivas son preferidas como medio de preservación de los materiales
en su condición original. En un sentido más amplio, cualquier medida tomada para proteger
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las colecciones archivísticas o de bibliotecas, de su daño o deterioro, incluye un diagnóstico
inicial, documentación, tratamiento y cuidados preventivos apoyados en investigación.
Consulta en sala: Revisión de documentos de las diferentes colecciones (material impreso,
audiovisual y recursos digitales) en el espacio físico de las Bibliotecas ubicadas en los Centros
de Formación.
Depósito institucional: Proceso que consiste en la entrega de obras de carácter bibliográfico a
las colecciones de las bibliotecas del Sistema de Bibliotecas.
Desarrollo de colecciones: Proceso de planeación y construcción de una colección útil y
equilibrada de materiales de biblioteca sobre un período de años, basado en una evaluación
continua de las necesidades de información de los usuarios, analizando las estadísticas de uso
y proyecciones demográficas. Normalmente restringida por limitaciones presupuestarias. El
desarrollo de colecciones incluye la formulación de los criterios de selección, planeación para
compartir recursos, y sustitución de ejemplares perdidos o dañados, así como las decisiones
de selección y evaluación de colecciones.
Descarte: Proceso administrativo mediante el cual se desincorpora los materiales obsoletos,
en mal estado y de contenidos no pertinentes de las bibliotecas.
Documento: Término genérico usado para entidades físicas en las que se registran la totalidad
o partes de una o varias obras con el propósito de transferir o preservar el conocimiento. En
palabras del teórico de la comunicación Marshall McLuhan, un documento es el “medio” en el
que un mensaje (Información) es comunicado. Los formatos de un documento incluyen:
manuscritos, libros, panfletos, publicaciones seriadas, reportes, mapas, microformas, recursos
electrónicos y medios no impresos.
Donación: Proceso por el cual se adquiere material de manera gratuita y sin retribución, en la
cual el donante lo hace por criterio y/o decisión propia.
Ejemplar: Cada una de las copias impresas de una edición.
Estándares: criterios establecidos por asociaciones profesionales, agencias de acreditación o
agencias del gobierno para medir y evaluar los servicios, colecciones y programas de una
biblioteca. Suelen ser exhaustivos, de carácter cuantitativo y cualitativo y presentan metas
hacia las cuales la profesión aspira.
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Estudios de usuarios: se conciben como un área multidisciplinar del conocimiento, que a partir
de diferentes métodos de investigación analiza fenómenos sociales referidos a aspectos y
características de la relación información-usuario.
Evaluación: Evaluación sistemática de la calidad de las colecciones de la biblioteca para
determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de los servicios, así como las necesidades
de información de los usuarios.
Funcionalidad: Características que determinan la facilidad con la que los usuarios finales de
una interfaz hacen uso de ella, hacen búsquedas y obtienen resultados.
Gestión de colecciones: Aplicación de técnicas cuantitativas, como análisis de estadísticas y de
costo-beneficio a los procesos de desarrollo de colecciones.
Inventario: Proceso de revisión de todos los ejemplares de una biblioteca contra las existencias
para identificar, reemplazar o descartar los ítems perdidos o no encontrados.
Metadatos: es información estructurada asociada a un objeto digital, para propósitos de
descubrimiento, descripción, utilización, gestión, y preservación.
Objetos digitales: es una unidad de información almacenada en formato digital, consistente
de los datos electrónicos y los metadatos asociados con su objeto.
Página web: Documento electrónico escrito en HTML, ubicado en un servidor web y accesible
a través de un navegador web (Chrome, Mozilla, etc.) con una dirección única de internet
(URL). El conjunto de páginas web relacionadas entre sí componen un sitio web. Una página
web puede incluir texto, material gráfico, audio o video, así como enlaces a otros archivos en
internet.
Portal de Revistas SENA: Es el espacio oficial de publicación de las revistas académicas y
científicas del SENA. Permite la gestión editorial completa para la edición y publicación tanto
física como digital de todas las revistas institucionales. Su uso es obligatorio para toda área del
SENA que desee publicar una revista con miras a lograr la indexación en los diferentes índices
de revistas tanto a nivel nacional como internacional. Se encuentra soportado en el software
Open Journal Systems y disponible de forma gratuita y publica de acuerdo a los lineamientos
internaciones de acceso abierto para su consulta desde el sitio http://revistas.sena.edu.co/, lo
cual garantiza el respeto a los derechos morales de los autores de los artículos de las revistas.
Preservación: Prolongar la existencia de materiales de bibliotecas y archivos manteniendo
condiciones adecuadas para su uso en formato original o en una forma más duradera, a través
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de la conservación en condiciones ambientales adecuadas o medidas adoptadas después de
que un libro o colección haya sido dañado para evitar un mayor deterioro.
Préstamo de computadores: Para consulta de bases de datos, internet, trabajos académicos,
entre otros.
Préstamo externo: permite al usuario retirar temporalmente el material bibliográfico para
usarlo fuera de las instalaciones de la Biblioteca.
Préstamo interbibliotecario: El préstamo interbibliotecario es un servicio que se establece a
través de la firma de acuerdos, alianzas y/o convenios interinstitucionales, para complementar
las colecciones propias como apoyo a los programas de formación profesional ofrecidos por la
Institución.
Promoción de lectura: práctica social dirigida a transformar la manera de concebir, valorar,
imaginar y usar la lectura. Se busca contribuir al encuentro placentero con los libros y la lectura.
Recuperación de información: Obtención de datos e información que responden a estrategias
de búsqueda.
Recurso bibliográfico: En términos funcionales, una expresión o manifestación de una obra o
un ejemplar específico, y que sirve como base para la descripción bibliográfica realizada en la
catalogación de las bibliotecas. Un recurso bibliográfico puede ser tangible (Ejemplo:
publicación impresa) o intangible (Texto electrónico).
Referencia: Conjunto de fuentes tanto impresas como en formato electrónico cuyo objetivo es
referir a consultas puntuales antes que ser leídas en su totalidad. Los documentos que se deben
incluir en esta colección son: diccionarios, enciclopedias, fuentes bibliográficas, fuentes
geográficas, anuarios, manuales, almanaques, fuentes estadísticas.
Reposición: Proceso de adquisición de material como reemplazo del ya existente, ya sea por
deterioro o por pérdida por parte del usuario.
Repositorio institucional SENA: es el espacio virtual de recuperación, almacenamiento,
organización, preservación y difusión digital y en línea de toda la producción patrimonial
bibliográfica y audiovisual, y de investigación aplicada, desarrollo tecnológico e intelectual de
la entidad, alineado con las estrategias institucionales de gestión del conocimiento, con el fin
de garantizar visibilidad, aumentar el impacto y asegurar la preservación digital a largo plazo
de todo el conocimiento producido en el SENA. Se encuentra soportado por la plataforma de
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código abierto DSpace. Se encuentra disponible para su consulta en
(http://repositorio.sena.edu.co/)
Selección: Proceso en el cual se decide qué materiales formarán parte de las colecciones de la
biblioteca. Las decisiones de selección se hacen generalmente con base en revisiones y
herramientas de desarrollo de colecciones estandarizadas por bibliotecarios designados como
seleccionadores en temáticas específicas, sobre sus intereses y campos de especialización.
Signatura topográfica: Código alfanumérico que determina la ubicación física del material
bibliográfico. Se procura ubicarlo en partes visible como en el lomo de los libros. Este código
agrupa el número de clasificación y la clave de autor asignados por el catalogador en el
software bibliográfico.
Sistema de bibliotecas: un grupo de bibliotecas administradas de igual manera, por ejemplo,
una biblioteca central y sus bibliotecas satélites. También, un grupo de bibliotecas
administradas independientemente y unidas por un acuerdo formal o informal para lograr un
objetivo común. Bajo este acuerdo, cada biblioteca es considerada una filial.
Sitio web: Grupo de páginas web interrelacionadas entre sí y ubicadas en un servidor web
accesible 24 horas al día para usuarios de internet equipados con un navegador web. La
mayoría de los sitios web son creados para representar la presencia en línea de una compañía,
organización o institución. La página principal o página de bienvenida, usualmente despliega el
título del sitio, el nombre de los responsables de su creación y mantenimiento y fecha de última
actualización.
Software de administración de bibliotecas: En sistemas automatizados, es un grupo de
aplicaciones integradas diseñadas para realizar las funciones técnicas de una biblioteca
incluyendo, adquisiciones, catalogación, circulación y el ofrecimiento al acceso público.
Tesauros: Conjunto sistematizado de palabras que definen las relaciones semánticas del
lenguaje controlado en un área del conocimiento, para la recuperación de la información.
Usuario: Cualquier persona de la institución que usa los servicios y recursos de una biblioteca,
sin ser necesariamente un usuario prestatario de material.
URL: es una dirección que permite acceder a un archivo o recurso en la web como: páginas
html, php, asp, o archivos gif, jpg, pdf, etc.
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Usabilidad: La facilidad que ofrece una interfaz para que sea usada eficiente y efectivamente,
especialmente por principiantes. La mayor prioridad de la usabilidad es proveer una
navegación de contenidos clara y consistente. Algunas bibliotecas emplean técnicas de
evaluación de usabilidad para reconocer la “amigabilidad” de sus sitios web.
Web 2.0: también denominada Web social, es el actual estado de las tecnologías en línea,
caracterizada por una amplia interactividad y colaboración, una conectividad en red más
penetrante y unos canales de comunicación mejorados.
6. Marco normativo
6.1. Normas jurídicas
Ley 11 del 5 de marzo de 1979, “Por la cual se reconoce la profesión del bibliotecólogo y se reglamenta su ejercicio”
Ley 23 de 1982 “Sobre derechos de autor” modificada por la Ley 14560 de 2011. Ley 98 de 1993 “Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y
fomento del libro colombiano” y la Ley 1753 de 2015, artículo 224 sobre el fomento de libros digitales.
Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el código disciplinario único” Decreto 865 del 5 de mayo de 1988 “Por el cual se reglamenta la Ley 11 de 1979 sobre
el ejercicio de la profesión de bibliotecólogo” Decreto 1295 de 2010 “Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la
Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo de programas académicos de educación superior” artículo 5, en lo relacionado con los medios educativos e infraestructura física.
Acuerdo 007 de 2012 “Por el cual se adopta el reglamento del aprendiz SENA”. Acuerdo 002 de 2016 “Por el cual se modifica el artículo 4 y 8 del acuerdo 006 de 2014
mediante el cual se crea la Escuela Nacional de Instructores “Rodolfo Martínez Tono” Resolución 1427 de 2004 por la cual se crean los Grupos de Formación Profesional
Integral, Empleo y Sistema Nacional de Formación para el Trabajo y los Grupos de Promoción y Relaciones Corporativas en las Regionales del SENA.
Resolución 1195 de 2006 por la cual se reglamenta el manejo de los Inventarios de Máquinas y Herramientas, Equipos de Laboratorio, Aulas de Informática y Talleres en los Centros de Formación y se dictan otras disposiciones en materia de manejo y control de insumos y materiales de Formación del SENA.
Resolución 4016 de 2009 por la cual se reglamenta la coordinación académica en los Centros de Formación Profesional Integral del SENA.
Resolución 4017 de 2009 por la cual se regula la creación y funcionamiento de los Grupos de Formación Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas en los Centros de Formación Profesional.
Resolución 335 de 2012 por la cual se crean las redes de conocimiento sectoriales e institucionales SENA y se definen las condiciones y criterios generales, dentro del
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sistema de gestión de conocimiento dispuesto por el Plan estratégico 2011-2014 con visión 2020.
Resolución 2668 de 2014 "Por la cual se ordena la reclasificación de Bienes Devolutivos a Bienes de Consumo del inventario del Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA".
6.2. Directrices, normas técnicas y documentos técnicos de apoyo
American Psychological Association. (2010). Publication manual of the American
Psychological Association (6th ed.). Washington, DC.
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Colin, W. (2003). Directrices para la preservación del Patrimonio digital. Recuperado en octubre de 2016, de http://unesdoc.unesco.org/images/0013/ 001300/130071s.pdf
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Declaración de Principios Internacionales de Catalogación. (2010). Recuperado de http://www.bne.es/webdocs/Inicio/Perfiles/Bibliotecarios/principioscatalogacion2009.pdf
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7. Generalidades
Los Subdirectores de los centros de formación profesional garantizaran que el personal de las
bibliotecas y centros de documentación, acrediten niveles de formación tecnológica y/o
profesional en Bibliotecología, y en los casos en que el centro no cuente con personal
especializado para asegurar el funcionamiento de las bibliotecas podrán contratar los servicios
de personal con la formación y experiencia idónea, siguiendo las pautas que para su perfil
definan los responsables en la Dirección de Formación Profesional.
Para garantizar la automatización de las bibliotecas ubicadas en los centros de formación, se
debe hacer uso del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria (Aleph500), que posibilita la
gestión de las colecciones bibliográficas, en lo relacionado con el registro y la organización de
las mismas, lo cual permitirá la consulta desde el catálogo público en el sitio
http://biblioteca.sena.edu.co/, la agilidad en la prestación de los servicios y la obtención de
reportes estadísticos de uso.
El repositorio institucional, http://repositorio.sena.edu.co/ y el Portal de Revistas,
http://revistas.sena.edu.co/, se gestionan desde la Dirección de Formación Profesional, y son
los sitios donde se visibiliza la producción bibliográfica y audiovisual de la entidad, una vez
haya sido aprobada en los Centros de Formación Profesional y/o en el área correspondiente,
lo cual contribuirá a la preservación de la memoria del SENA.
8. Gestión del Sistema de Bibliotecas
Misión
Garantizar desde las bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación y la biblioteca digital la
óptima prestación de los servicios y recursos de información bibliográfica, cumpliendo con
lineamientos y estándares nacionales e internacionales, contribuyendo al desarrollo de la
formación profesional integral, la investigación y la generación de conocimiento con calidad en
el SENA.
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
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Visión
Para el 2020, el Sistema de Bibliotecas del SENA estará fortalecido con servicios de información
físicos y digitales soportados en una infraestructura física y tecnológica de vanguardia, con una
biblioteca digital consolidada y personal bibliotecario empoderado para garantizar los servicios
de información bibliográfica y liderar los proyectos de cultura de la información, así como de
la preservación de la memoria institucional, promoviendo acuerdos y alianzas nacionales e
internacionales, como parte de la gestión del conocimiento en el SENA.
8.1. Gestión del Sistema de Bibliotecas desde la Dirección de Formación Profesional
Para la gestión del Sistema de Bibliotecas es necesario contar con un equipo de profesionales
especializados el cual desde la Dirección General realizará las actividades que se describen a
continuación:
i. Establecer los lineamientos para el funcionamiento de las bibliotecas ubicadas en los Centros
de Formación, divulgarlos e implementarlos a través de jornadas de inducción a bibliotecarios,
encuentros nacionales, regionales y/o locales.
ii. Realizar seguimiento al cumplimiento de los lineamientos para la gestión del Sistema de
Bibliotecas a través del Formato Informe semestral (GFPI-F-075.V1).
iii. Apoyar la modernización y desarrollo de las bibliotecas ubicadas en los Centros de
formación y la biblioteca digital, gestionando oportunamente los recursos presupuestales
requeridos y en correspondencia con los lineamientos del Plan de acción anual.
iv. Identificar los avances teóricos y conceptuales del área de la bibliotecología para contribuir
a la planeación estratégica institucional.
v. Gestionar la suscripción de bases de datos bibliográficas, portales web y colecciones digitales
con el apoyo de los Centros de formación profesional y del proceso de gestión de tecnologías
de la información, siguiendo los criterios de evaluación establecidos.
vi. Identificar la necesidad de licencias de software que permitan la automatización de los
servicios de las bibliotecas y gestionar conjuntamente con la Oficina de Sistemas su
consecución.
vii. Mantener actualizado el Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas de acuerdo
a los estándares del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA)
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
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viii. Realizar el diagnóstico de las bibliotecas a partir del levantamiento, análisis e
interpretación de la información suministrada por las bibliotecas, la cual servirá para apoyar
proyectos de desarrollo y modernización de las bibliotecas ubicadas en los centros.
8.2. Gestión de las bibliotecas en los Centros de Formación
Los Subdirectores de los Centros de Formación son los encargados de las bibliotecas, y
conjuntamente con la Coordinación de Formación Profesional Integral y/o Académica, deben
garantizar que el personal acredite niveles de formación tecnológica y/o profesional en
bibliotecología, y en los casos en que el centro de formación profesional no cuente con
personal especializado para asegurar el funcionamiento de las bibliotecas podrán contratar los
servicios de personal con la formación y experiencia idónea, siguiendo las pautas que para su
perfil defina el equipo de gestión del SBS.
De igual forma deben garantizar que los recursos asignados aseguren la prestación de los
servicios de información a la comunidad educativa, de acuerdo con las tipologías establecidas
por la Dirección de Formación Profesional bajo los Estándares e indicadores de calidad para
Bibliotecas de Instituciones de Educación Superior, que se describen en la tabla 1.
Tabla 1. Clasificación de bibliotecas
Ítem Tipo A Tipo B Tipo C
Número de usuarios Más de 10.000 Entre 5.000 y
9.999 Menos de 5000
Equipo humano 1 por cada 2.000
usuarios 1 por cada 2.000
usuarios 1 por cada 1.500
usuarios
Área de procesamiento técnico 1 1 0
Sala de trabajo en Grupo (6 personas) (12 M2)
4 3 2
Sala de talleres y audiovisuales (45 M2)
1 1 1
Área de lectura y tertulia (14.5 M2)
2 1 1
Sala digital (20 puestos de cómputo) (45 M2)
2 1 1
Cubículo de estudio individual (2.5 M2)
8 5 2
Puestos de lectura Mínimo 100 Mínimo 70 Mínimo 40
Carro transportador de libros 4 3 2
Buzón de devolución de material 1 1 1
PC uso administrativo 1 por bibliotecario 1 por bibliotecario 1 por bibliotecario
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Impresora multifuncional 1 1 1
Lectores de códigos de barras 1 por bibliotecario 1 por bibliotecario 1 por bibliotecario
Estación de trabajo móvil 1 N/A N/A
Sistema de autopréstamo 1 1 N/A
Escáner de lectura para invidentes
1 1 1
Sistema de seguridad 1 1 1
Tabletas Máximo 15 Máximo 10 Máximo 5
Access point (Capacidad 40 equipos)
Mínimo 4 Mínimo 3 Mínimo 2
Audífonos 8 6 4
Sistema digital de audio 1 1 1
TV LED 7 5 4
Cámaras de seguridad 6 3 3
Módulo de inventarios 1 1 1
Módulo de monitoreo de personas
1 1 1
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
Ilustración 1. Actividades de las bibliotecas del SENA.
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
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8.2.1. Desarrollo de colecciones
Para el desarrollo de esta actividad el bibliotecólogo y/o bibliotecario apoyará la selección,
evaluación y descarte de las colecciones, para lo cual se apoyará en el coordinador académico
y/o de formación, instructores líderes de los programas y el líder SENNOVA, quienes
conjuntamente identificarán las necesidades de recursos bibliográficos que apoyen el proceso
formativo.
Se deben identificar las necesidades de información de los usuarios y el desarrollo de los
programas de formación, para contribuir con:
Creación de una nueva biblioteca.
Mantenimiento y/o actualización de las bibliotecas y sus colecciones según las
tipologías estipuladas por el Sistema de Bibliotecas.
Suscripción o renovación de acceso a bases de datos bibliográficas.
Adquirir colecciones en sus diferentes temáticas, soportes y formatos.
Gestionar y organizar las colecciones bibliográficas, independiente de su formato,
soporte y medio de acceso.
Apoyar el proceso de registro calificado de los programas de tecnólogos, mediante el
informe de recursos bibliográficos disponibles y reportes estadísticos de uso.
Las colecciones de la biblioteca deben ser coherentes con los diseños curriculares de
programas de formación, las guías de aprendizaje de programas de formación y sugerencias o
solicitudes de instructores, aprendices y personal administrativo del SENA.
Las colecciones de la biblioteca deben ser ubicadas en infraestructuras adecuadas que eviten
su deterioro por agentes externos como: control de temperatura (aire acondicionado),
humedad (deshumidificador), rayos UVA, contaminación atmosférica, control biológico, entre
otros.
Las bibliotecas deben disponer sus recursos bibliográficos en colecciones abiertas.
Se tomaran las decisiones de selección, evaluación y descarte teniendo en cuenta criterios de
contenido temático, calidad, previsión de uso, pertinencia y relevancia de la colección, nivel de
uso de los recursos, críticas o reseñas favorables de los recursos y organización del contenido.
Siempre teniendo en cuenta las referencias bibliográficas incluidas en los diseños curriculares
y las guías de aprendizaje de los programas de formación, así como las necesidades de
información de los usuarios.
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La compra de la bibliografía seleccionada para el centro de formación, se realizará teniendo en
cuenta el “Manual de contratación” publicado en el Sistema Integrado de Gestión y
Autocontrol (SIGA).
Los libros y/ revistas recibidos bajo la modalidad de donación y/o canje deberán ser evaluados
para determinar su pertinencia e inclusión en la colección.
Los responsables de las bibliotecas identificarán las publicaciones (Cartillas, manuales, guías,
revistas científicas y libros) que sean producto de la gestión del Centro de Formación, con el
fin de conservar 3 ejemplares en la colección y enviar el archivo digital al responsable del
Sistema de Bibliotecas en la Dirección de Formación Profesional, para su publicación en la
biblioteca digital.
8.2.1.1 Inventario de colecciones
Las bibliotecas se ceñirán a la reglamentación vigente que sobre el tema de inventarios y
cuentadantes determine la Dirección Administrativa y Financiera.
La periodicidad del inventario de colecciones debe ser una vez al año para detectar pérdidas
y/o ubicación incorrecta de la colección, utilizando el software Aleph500.
La Dirección Financiera y Administrativa deja a disposición de la Dirección de Formación
Profesional, la definición del porcentaje de pérdida aceptable, la cual será del 1% anual para
los recursos bibliográficos de carácter devolutivo. Así mismo, se establece que los recursos
bibliográficos de consumo que sean descartados pueden ser ofrecidos a otras Bibliotecas del
SENA y/o de instituciones externas, o desechados como material reciclable.
Para efectos de la pérdida y/o descarte de los recursos bibliográficos se aplicarán las
orientaciones dispuestas en la guía para la administración y control de bienes (GIL-G-003)
publicada en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA).
8.2.2. Organización de colecciones
Las colecciones se registran, describen y analizan en el sistema de gestión bibliotecaria
Aleph500 con el fin de facilitar el acceso, la búsqueda y la recuperación del material
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bibliográfico disponible en cada una de las bibliotecas, así como prestar servicios de manera
más ágil y en menor tiempo y obtener estadísticas personalizadas.
Para la organización de colecciones se desarrollan las siguientes actividades, asignando al
responsable un nivel de catalogación en el software Aleph500. Estas políticas serán aplicadas
a todos los recursos de información sin importar su formato, soporte y forma de acceso.
Las actividades que conforman el procesamiento técnico, así como las políticas definidas son:
Registro: Las colecciones adquiridas y pertinentes serán ingresadas a Aleph 500 en el
módulo de adquisiciones, ingresando los datos administrativos de la compra, canje o
donación, así como los siguientes elementos cuando apliquen: ISBN, ISSN título, autor,
edición, lugar de edición, nombre del editor y fecha de edición.
Descripción: De acuerdo con la norma Recursos: Descripción y Acceso, RDA (2013),
descripción el conjunto de datos que registran e identifican a una entidad. La
catalogación descriptiva de los recursos bibliográficos se realizará con base en lo
establecido en la segunda edición de las Reglas de Catalogación Angloamericanas,
catalogando con el tercer nivel de descripción. El Sistema de Bibliotecas implementará
paulatinamente la última edición de las Reglas de Descripción RDA: Recursos
Descripción y Acceso.
Análisis: Operación intelectual mediante el cual se extrae de la obra la esencia el
contenido de la obra mediante el uso de lenguajes documentales. En esta operación
se aplican los principios básicos de encabezamiento específico. Las fuentes de
consulta para la asignación de encabezamientos, en su orden:
1. Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC – Armarc
2. Listas de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas – Lemb
3. Tesauros especializados
Clasificación y notación interna: Sirve para construir una signatura numérica o
alfanumérica con la cual se organizan las colecciones por áreas de conocimiento, se
construye el número de clasificación teniendo en cuenta el Sistema de Clasificación
Decimal Dewey y la notación interna de acuerdo con las tablas de Cutter Sanborn Four-
Figure Table.
La información se registrará en los formatos MARC21 para los recursos físicos que se puedan
acceder desde el software Aleph500, y para los recursos digitales, se tendrá en cuenta el
formato Dublin Core gestionado desde el repositorio institucional y el portal de revistas.
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Los elementos como el sello de propiedad, rótulo, código de barras, bandas de seguridad entre
páginas, tags de radiofrecuencia deberán ser ubicados en los recursos bibliográficos con el
mayor cuidado para disponerlos en las colecciones.
8.2.3. Servicios
La prestación de los servicios de información en las bibliotecas debe ser realizada por
bibliotecarios y/o bibliotecólogos. La biblioteca presta los siguientes servicios:
Tabla 2. Servicios de la biblioteca
Servicios Aprendiz Instructor Administrativo Externo
Asesoría en búsqueda de información X X X X
Préstamo externo X X X
Préstamo en sala X X X X
Préstamo interbibliotecario X X X
Alertas bibliográficas X X X
Formación de usuarios X X X
Acceso a TIC X X X X
Referencia en línea X X X X Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
Los recursos bibliográficos consultados en sala serán contabilizados como usos internos en el
software Aleph500, después, el material será reubicado en la estantería por el bibliotecario y/o
bibliotecólogo para garantizar la organización de las colecciones.
8.2.3.1 Préstamo
Los usuarios que pueden hacer uso del servicio de préstamo de colecciones a domicilio deben
presentar el carné institucional vigente o constancia de estudios expedida por Sofiaplus. Cada
biblioteca establecerá los tiempos de préstamo que considere adecuados teniendo en cuenta
los siguientes criterios:
Número de ejemplares
Número de usuarios potenciales
Nivel de demanda sobre ese título
Los tiempos de préstamo por colección son (Tabla 3):
Tabla 3. Tiempos de préstamo por colección
Tipo de colección Tiempos de préstamo
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Audiovisuales Hasta 3 días
Colección SENA Hasta 8 días
Equipos Hasta 4 horas
General Hasta 15 días
Hemeroteca Hasta 3 días
Recursos electrónicos Hasta 3 días
Recursos especiales Hasta 3 días
Referencia Consulta en sala
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
En la tabla 4, se encuentra detallada la información acerca del número de ejemplares que
puede llevar en préstamo cada tipo de usuario:
Tabla 4. Número de préstamos por usuario y colección
Tipo de usuario General y SENA Revistas Equipos Audiovisuales, recursos
electrónicos y especiales
Aprendiz 5 4 1 3
Instructor 10 Ilimitado Ilimitado 6
Administrativo 3 2 1 1
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
El usuario debe entregar el material prestado en las mismas condiciones físicas en que recibió
el material.
Si el usuario no entrega el material prestado en el tiempo indicado por el funcionario de la
biblioteca, se le suspenderá el servicio de préstamo y se enviará el formato de reclamación a
su correo electrónico. Si después de ocho días de la primera reclamación, el aprendiz SENA no
ha devuelto el material vencido, se reportará el hecho al Coordinador respectivo, quien deberá
iniciar las acciones pertinentes para la recuperación del material.
Bajo ninguna circunstancia se aplicarán multas.
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En caso de que al aprendiz se le presente pérdida o deterioro del material prestado se aplicará
lo establecido en el Reglamento del Aprendiz: Acuerdo 07 de 2012. Deberes del aprendiz SENA.
“Asumiendo la responsabilidad legal, la falta disciplinaria y su respectiva sanción.”
El préstamo debe realizarse de manera automatizada a través del software Aleph500, sin
necesidad de realizar impresión del recibo de préstamo.
El bibliotecario informará verbalmente al usuario la fecha de devolución del material prestado
y la opción de renovarlo en línea mediante el catálogo público.
8.2.3.2 Préstamo interbibliotecario
Los acuerdos, alianzas y/o convenios interbibliotecarios están relacionados con los servicios de
atención de usuarios y préstamo interbibliotecario, los cuales se realizarán a través del
software bibliográfico Aleph500.
Se establecerán acuerdos, alianzas y/o convenios de préstamo interbibliotecario con
instituciones cuyas bibliotecas dispongan de colecciones que respondan a las necesidades de
información asociadas a la formación profesional del SENA.
8.2.3.3 Alertas bibliográficas
El bibliotecario y/o bibliotecólogo generará alertas bibliográficas de acuerdo con las nuevas
adquisiciones impresas y digitales que se dispongan.
8.2.3.4 Formación de usuarios
Cada biblioteca preparará y desarrollará talleres de formación de usuarios resaltando el uso
de los recursos de la biblioteca, de acuerdo con las necesidades de información de la
comunidad SENA.
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Los talleres a desarrollar incluirán los siguientes contenidos:
Ilustración 2. Contenidos talleres formación de usuarios
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
Los talleres de formación de usuarios deben impartirse dando prioridad a los instructores
organizados por áreas de conocimiento, aprendices de formación titulada y administrativos
programados previamente con las coordinadores correspondan.
Los talleres deben incluir un componente teórico y otro práctico, para lo cual será necesario
contar con los siguientes recursos mínimos:
Máximo 2 personas por 1 computador
Videobeam o televisor
Acceso a internet
Recursos bibliográficos físicos
Disponibilidad de dos horas
Los talleres deben registrarse en el formato Lista de asistencia (GD-F-014) disponible en el
Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol (SIGA).
8.2.3.5 Asesoría y orientación a usuarios
Los bibliotecarios brindarán apoyo en la búsqueda y recuperación de información bibliográfica
que la comunidad requiera, utilizando los recursos de información físicos y digitales con los que
1. Inducción a instructores
• Circuito de observación
• Reconocimiento de los espacios de la biblioteca
2. Acceso a recursos
• Qué bases de datos ofrece el Sistema de Bibliotecas
• Qué colecciones físicas aportan a esa área deconocimiento
3. Citas y referencias
• Qué es una cita y una referencia bibliográfica
• Cómo citar en estilo APA en las guías de aprendizaje
• Citar y referenciar contenidos de la biblioteca en guías de aprendizaje
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cuenta el Sistema de Bibliotecas. Así mismo, se apoyará en los acuerdos de cooperación
interbibliotecaria que estén vigentes.
8.2.3.6 Acceso a TIC
Las bibliotecas facilitarán el uso de computadores y herramientas ofimáticas para que la
comunidad SENA consulte a través de internet la información requerida en su proceso
formativo, de acuerdo a la disponibilidad de tiempo y recursos de la biblioteca.
El uso de computadores con acceso a internet se priorizará hacia quienes requieran desarrollar
actividades de carácter académico. Sin embargo, el usuario tendrá la posibilidad de consultar
la información de internet que desee o requiera, haciendo uso adecuado de estos recursos.
8.2.3.7 Atención en línea
La comunidad en general puede acceder al servicio de “Atención en línea” a través del portal
web del Sistema de Bibliotecas, el cual responde inquietudes sobre el acceso y uso del Sistema
de Bibliotecas. El tiempo de respuesta será menor a 48 horas hábiles y por el mismo medio.
8.2.4. Gestión cultural de la información
El personal de la biblioteca será el encargado de dinamizar y gestionar la prestación de
programas culturales, los cuales se desarrollarán alrededor de un eje temático anual escogido
por un grupo de bibliotecólogos definidos por la Dirección de Formación Profesional, y quienes
deseen hacer parte de este grupo, siempre y cuando no se superen los cinco (5) participantes.
La temática anual se puede combinar con celebraciones de carácter institucional, nacional o
internacional que tengan relevancia para la comunidad SENA.
Cuando el Centro de Formación Profesional no disponga de personal para implementar las
actividades culturales, éstas se podrán gestionar con otras entidades educativas y culturales,
bien sea por acuerdos cooperación y/o convenios, lo cual debe ser previsto en el plan de acción
de cada Centro de Formación.
Para que el desarrollo de los programas culturales cumpla con los objetivos, el responsable de
las actividades tendrá en cuenta:
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Las necesidades, que incluyen tanto las de los grupos participantes como las propias
de la Biblioteca.
Definir los programas culturales que más pueden beneficiar a la comunidad
participante.
Enviar de manera bimensual a los delegados por la Dirección de Formación
Profesional, la agenda cultural a desarrollar en el documento Formato programación
formación de usuarios y extensión de usuarios (GFPI-F-074), para difundirla desde el
portal web del Sistema de Bibliotecas.
Con el fin de llevar estadísticas, se realizará un registro de participantes, mediante
listados de asistencia incluyendo: nombre completo, tipo de usuario, programa de
formación y número de identificación.
Una vez finalizado el evento, y lo amerite, podrá ser publicado en el Portal web del
Sistema de Bibliotecas. Para esto, las bibliotecas enviarán a los delegados de la
Dirección de Formación Profesional, fotografías del evento, título del programa, fecha
de realización, objetivo, número de participantes y un resumen que incluya
testimonios de asistentes y del bibliotecario y/o bibliotecólogo acerca del impacto del
evento en la formación del Centro.
Los programas a desarrollar pueden estar relacionados con:
Fomento de hábitos de lectura y escritura
Cine foros
Agenda cultural de interés para la comunidad SENA
Cafés literarios
Exposiciones
8.2.5. Preservación de la memoria institucional
Para garantizar la preservación y el acceso abierto de toda creación intelectual (Cartillas, libros,
revistas, artículos de investigación, entre otros) y/o cultural (Fotografías, concursos, audios y
otros) que hagan parte de la misión del SENA, serán publicadas en el Repositorio Institucional
y/o el Portal de Revistas, así como la gestión de conocimiento de la Entidad.
Los bibliotecarios y/o bibliotecólogos apoyarán el Proyecto de “Preservación de la memoria
SENA”, cumpliendo las siguientes actividades:
Identificar y recuperar el material de autoría SENA en su Centro de Formación.
Verificar que el material recuperado no esté digitalizado, para evitar duplicación.
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Digitalizar y/o enviar los documentos faltantes.
Enviar a los responsables de la Dirección de Formación Profesional los objetos digitales
con la relación de metadatos definidos, para su disposición en el Repositorio
Institucional y el Portal de Revistas.
La Dirección de Formación Profesional verificará el cumplimiento de esas actividades, para
garantizar la preservación y el acceso abierto a los documentos institucionales en formato
digital, a través de las URL http://repositorio.sena.edu.co y http://revistas.sena.edu.co.
8.2.5.1. Repositorio institucional
El Repositorio Institucional es de libre acceso para cualquier persona, y puede ser consultado
desde el Portal del Sistema de Bibliotecas. Admite obras de cualquier persona vinculada al
SENA o beneficiaria de la financiación ofrecida por parte de la institución. Sin embargo, para
la consulta de algunos documentos, se requiere de una política particular, de acuerdo al
formato:
Libros y documentos. Aquellos determinados por los autores en cada centro de
formación, los cuales se publicarán en el Repositorio bajo la licencia Creative
Commons.
Documentos institucionales y memoria institucional. Por razones de
confidencialidad el SENA se reservará el derecho de decidir cuales documentos se
incluirán bajo la licencia Creative Commons y cuáles serán de acceso restringido.
Producción editorial. Se ofrecerá la consulta Open Access de los números de la
revista editadas por el SENA con un embargo de tiempo determinado por la
institución.
Literatura gris. Por razones de confidencialidad SENA se reservará el derecho de
decidir cuales contenidos se incluirán en acceso abierto y cuáles serán de acceso
restringido.
Conferencias. Estos contenidos se incluirán en el repositorio con pleno
consentimiento y autorización previa, escrita de quien las pronunció. Para el caso,
el usuario externo podrá acceder a la referencia y a un resumen del documento,
con la limitación de que el texto completo será restringido.
Imágenes, Videos. SENA se reservará el derecho de decidir cuales contenidos se
incluirán en acceso abierto y cuáles serán de acceso restringido.
Los documentos aceptadas para ser publicados en el Repositorio son: cartillas, libros, artículos,
guías, manuales, producciones artísticas, imágenes, grabaciones audiovisuales, publicaciones
periódicas, mapas, reseñas y proyectos institucionales realizados por miembros del SENA:
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producción de investigadores, directores y coordinadores. Producción de coordinadores de
centros, instructores y aprendices. También se tendrá en cuenta, previo análisis por parte del
personal encargado de gestionar el repositorio, cualquier otra forma de producción que pueda
tener valor académico o científico y sea de interés para la comunidad.
El ingreso de los documentos seleccionados tendrá en cuenta las orientaciones del presente
Manual.
Para el Repositorio, se considerarán como autores los siguientes roles institucionales:
- Instructores del SENA
- Investigadores del SENA
- Funcionarios del SENA que aportan la documentación generada internamente.
- Profesores temporales, de régimen especial, instructores de práctica y/o visitantes.
- Estudiantes de las instituciones en convenio que presentan sus proyectos y/o trabajos
de investigación.
-
El Repositorio Institucional funcionará bajo la estructura jerárquica, así:
Comunidades,
Colecciones,
Subcolecciones
Documentos
Cada comunidad cuenta con su propia página de ingreso y despliegue de información, noticias
y enlaces que reflejan los intereses particulares de la comunidad.
8.2.5.1.1 Publicación de documentos
La publicación de documentos en el Repositorio, tiene los siguientes requisitos:
Idioma: se aceptan los documentos en cualquier idioma.
Formato: textos (DOC, DOCX, PDF), imágenes (jpg), archivos de audio (mp3, mp4, wav), y de
video (mpeg, avi).
Encabezado: debe tener la siguiente licencia Creative Commons: Colección SENA por Sistema
de Bibliotecas bajo la licencia “Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Unported License”. Leer antes de hacer uso de los documentos publicados
y aplicar la licencia, usted acepta y acuerda quedar obligado en los términos que se señalan en
ella. (Ver condiciones de uso).
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Aprobación: Todo archivo, documento o publicación debe pasar por un proceso de revisión y
aprobación del encargado del área que produce ya sea coordinador, subdirector o director, a
través del GFPI-F-091 V.01 Formato de aprobación de publicaciones.
Ilustración 3. Flujo de publicación de archivos
Fuente: Elaboración Sistema de Bibliotecas
Para la publicación de los documentos, bien sea por autoarchivo o no, es necesario que el usuario acepte la “Licencia de Autorización de Publicación” en Repositorio Institucional (ver Anexo 1). Esto permitirá al SENA la preservación y difusión de la obra. La condición "no exclusiva" del mismo permite que el autor o creador de la obra mantenga todos sus derechos sobre la publicación de la misma, incluyendo el archivo en cualquier otro repositorio. Adicional a esto, todo autor que desee publicar un documento en el Repositorio deberá entregarle al Sistema de Bibliotecas copia del “Formato de aprobación para la publicación en el Repositorio institucional”.
Para la publicación en el Repositorio se tendrá en cuenta: - Se asignarán o revisarán los metadatos de descripción, - Los documentos publicados se basarán en las guías de estilo basadas en las últimas
ediciones publicadas de las normas ICONTEC NTC 1486 o las normas APA. - Se revisará el cumplimiento de los requisitos legales exigidos para la autorización de
uso del documento por parte del autor.
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8.2.5.2. Portal de revistas
Las publicaciones y artículos académicos alojados dentro del Portal de revistas, están disponibles para la consulta de cualquier persona que acceda a través del sitio Web del Sistema de bibliotecas, siguiendo los preceptos del acceso abierto. Por esta razón, pueden ser descargados con fines educativos y de investigación, sin necesidad de permisos explícitos ni un registro previo. En caso de utilizarse para posteriores investigaciones, deberá citarse según las diferentes normas internacionales de citación bibliográfica.
El Portal permite publicar únicamente revistas de carácter académico y científico editadas por el SENA, siempre y cuando tengan como política el acceso abierto completo a sus contenidos. Cualquier otro tipo de publicación seriada no académica (Ej.: boletines, revistas divulgativas, etc.) se depositará en el Repositorio institucional como parte de la memoria.
La calidad de los contenidos de las revistas publicadas, del diseño gráfico y la diagramación corresponde directamente a cada Revista y sus editores, de acuerdo al documento GIC-G-001 Guía Gestión Editorial Revistas Científicas SENNOVA.
La propiedad intelectual de los contenidos de las publicaciones alojadas en el Portal de Revistas pertenece a los autores de cada artículo, y en el caso de las revistas, serán del SENA y de la respectiva instancia institucional que la edite. El Sistema de bibliotecas solo apoyará en la visualización de dichos contenidos y responderá por los aspectos técnicos de la plataforma OJS. Al igual que la Colección SENA dentro del Repositorio institucional, el Portal de Revistas funciona bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Unported License.
8.2.5.2.1 Publicación de revistas
El Portal se encuentra parametrizado para trabajar bajo la modalidad de autoarchivo por parte
de cada revista y con el apoyo técnico del Sistema de bibliotecas. Igualmente, la configuración
del sitio Web de la revistas (Políticas, diseño, instrucciones para autores, revisores, lectores,
etc.), depende de cada Revista y sus políticas editoriales.
Los archivos digitales que conforman las diferentes partes de las revistas, es decir, artículos,
páginas preliminares y páginas de instrucciones para autores y publicitarias, deberán estar en
formato PDF, sin contraseñas ni encriptados, y contar con el Reconocimiento Óptico de
Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés). Estos deberán ser los archivos en PDF exportados
del original creado en un editor de texto (por ejemplo, Microsoft Word o Adobe InDesign). No
se aceptarán archivos escaneados de la revista impresa debido al peso que suponen para la
descarga de los diferentes archivos por ser PDFs conformados por imágenes y no por texto, y
porque no pueden ser recuperados e indizados por la plataforma ni por los motores de
búsqueda externos.
Manual de funcionamiento del Sistema de Bibliotecas del SENA
GFPI-M -003 V. 01
La gestión de los contenidos, así como el mantenimiento de la periodicidad en la revista y la
calidad de los contenidos tanto en lo físico como intelectual, son responsabilidad de los
editoriales de cada revista.
Desde el Portal de Revistas pueden realizarse varios procesos involucrados dentro del flujo
editorial, tales como:
• El envío de artículos a través de la misma plataforma.
• Integración y creación de una base de datos de revisores disponibles.
• Asignación de múltiples rondas de revisión por pares.
• Indización del contenido completo del artículo en buscadores externos tales como
Google.
• La publicación de la revista en formato electrónico tal como lo exigen varios
indizadores de revistas científicas a nivel mundial.
• Publicación de anuncios editoriales, tales como la publicación de un nuevo
número.
8.3. Biblioteca digital
La biblioteca digital es un componente del Sistema de Bibliotecas, con contenidos y servicios
digitales, propios y adquiridos por el SENA y consultable a través de la URL
http://biblioteca.sena.edu.co.
La Dirección de Formación Profesional es la responsable de gestionar y garantizar la
sostenibilidad de la biblioteca digital, mediante las siguientes actividades:
i. Gestionar y desarrollar contenidos digitales de acuerdo a las necesidades de la comunidad
SENA. Estos pueden ser de carácter académico, cultural o especializado. Para esto, podrá
trabajar con plataformas propias locales o de acceso libre en internet.
El desarrollo de las colecciones digitales, se gestiona a partir de la política de colecciones del
Sistema de Bibliotecas.
ii. Diseñar, desarrollar y administrar servicios digitales diferentes y complementarios de los
servicios físicos, con el fin de garantizar el acceso igualitario al conocimiento a partir de los
contenidos digitales que tenga. Para lograr esto, deberá mantener canales de comunicación
digital con los usuarios de las bibliotecas, entre los que se incluye un sitio Web y el uso
herramientas y aplicaciones Web 2.0.
iii. Implementar estrategias de comunicación pertinentes que garanticen la difusión y
enriquecimiento de los servicios y contenidos digitales, teniendo en cuenta que los usuarios de
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la biblioteca digital son la comunidad educativa SENA. Así mismo, colombianos y extranjeros
que ingresen al sitio Web del Sistema de Bibliotecas, solo podrán consultar los contenidos de
acceso libre.
iv. Garantizar la protección y respeto de los derechos de autor, a través de la aceptación de la
responsabilidad de uso del lector, las características técnicas del archivo y las figuras legales
establecidas para este fin; por lo cual se prohíbe la “reproducción total, traducción, adaptación,
modificación, publicación por cualquier medio o distribución de la obra” sin el previo permiso
por escrito del autor o autores de la obra.
v. Cumplir con los requerimientos de accesibilidad y usabilidad propuestos por las directrices
de la NTC 5854. Accesibilidad de páginas web de acuerdo a lo especificado por Gobierno en
Línea.
vi. Realizar alianzas y acuerdos nacionales e internacionales para el intercambio de información
bibliográfica, orientada a fortalecer la biblioteca digital del SENA.
