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THAIS ISABEL MENEZES
ESTUDO DE CASO: ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL DA EMPRES A
SOFTPLAN PLANEJAMENTO E SISTEMAS LTDA
FLORIANÓPOLIS
2013
FACULDADE DECISÃO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
1
THAIS ISABEL MENEZES
ESTUDO DE CASO: ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL DA EMPRES A
SOFTPLAN PLANEJAMENTO E SISTEMAS LTDA
Trabalho de conclusão de curso apresentado a
Faculdade Decisão como requisito parcial para
a conclusão do Curso de Administração.
Orientador: Profº Amilton Luiz Rabello, Me.
FLORIANÓPOLIS 2013
2
THAIS ISABEL MENEZES
ESTUDO DE CASO: ADMINISTRAÇÃO PATRIMONIAL DA EMPRES A
SOFTPLAN PLANEJAMENTO E SISTEMAS LTDA
Trabalho de conclusão de curso aprovado
como requisito parcial para obtenção do grau
em Administração do curso de administração
da Faculdade Decisão, para obtenção do título
de Administrador.
APROVADA: ___de_____________de 2013
_______________________________
Profº: Amilton Luiz Rabello Me. Faculdade Decisão
_______________________________
Profº: Faculdade Decisão
_______________________________
Profº: Faculdade Decisão
3
Dedico este trabalho à Deus, meus pais Edenir e Marina, e aos meus amores Leonardo e Arthur, minhas fontes de energia.
4
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente, á Deus, que diariamente tenho meus diálogos e sei do poder
que exerce em minha vida.
Aos meus pais, Edenir e Marina, pelos cuidados e dedicação de sempre, ao meu pai
por ser fazer presente, e a minha mãe por cada segundo dedicado a mim, sem você eu nada
seria.
Ao meu grande amor Leonardo, pela sensibilidade de me entender e apoiar nos
momentos mais difíceis dessa caminhada, meu amigo, conselheiro e maior incentivador,
agradeço os carinhos e cuidados para que eu pudesse ter força para finalizar este trabalho,
para você dou todo o amor que houver nessa vida. Agradeço também ao Leonardo Cardoso
meu supervisor e orientador na vida profissional, que soube tirar o melhor de mim e me
lapidar para que um dia eu possa ser, assim como ele, uma grande administradora, obrigada
por me fazer amar essa profissão e desenvolver minhas habilidades e o que tenho de melhor.
Ao meu afilhado Arthur, minha vida, meu amor maior do mundo, agradeço o carinho e
o sorriso compensador na minha chegada todos os dias, és minha força maior.
A Isadora, que me ensinou que o “amor constrói pontes indestrutíveis”, me dá amor da
forma mais pura e singela, e me torna uma pessoa melhor a cada dia.
Aos meus irmãos, Douglas e Mabel, que me receberam na vida deles e compartilharam
comigo momentos únicos, se fazendo peças fundamentais na minha vida e na minha
formação.
A minha cunhada Joana que sempre acreditou em mim e onde eu posso chegar, e aos
meus sobrinhos Caíque e Tainah que são presentes lindos que ela me proporcionou.
As minhas primas queridas, Thamires e Daiane, que souberam entender minha
ausência, e sempre foram minhas confidentes, obrigada por existirem em minha vida.
Aos meus padrinhos Jane e Álvaro que tem influência e importância na minha
formação pessoal e acadêmica, pois sempre acreditaram em mim e incentivaram meus
estudos.
Aos meus primos Gai e Leo, que me incentivaram à vida acadêmica e profissional,
obrigada por todos os conselhos e orientações.
Agradeço a minha Gerente Nádia, que me sugeriu esse tema, depositando em mim toda
a confiança para a realização de um bom trabalho, obrigada por acreditar em mim.
5
Ao meu orientador Amilton Rabello, que sempre esteve disposto, e com seu
conhecimento e inteligência soube me orientar e me mostrar o caminho para alcançar o
objetivo desejado.
Aos meus colegas de faculdade que estiveram comigo nessa caminhada,
compartilhando momentos, trabalhos, provas, e trocando conhecimentos, em especial a minha
amiga Ana Lucia, que esteve comigo desde o inicio da faculdade e que tem participação nessa
vitória.
Ao meu amor, meus familiares, amigos e amigas mencionados ou não, que direta ou
indiretamente contribuíram para o meu crescimento pessoal e profissional, sou o resultado da
força e da confiança de cada um de vocês.
6
RESUMO
O presente trabalho tem como objetivo expor a importância da gestão de patrimônio, explanando sobre a acuidade da administração dos recursos materiais e patrimoniais, assim como o processo de compras e a utilização de um sistema de informação, identificando nesses tópicos etapas importantes para uma gestão de patrimônio eficiente e eficaz, tendo como método o embasamento em pesquisas bibliográficas, conceituando também sobre patrimônio, suas denominações e classificações, para com o exposto elaborar uma proposta de controle e gestão dos patrimônios da empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda, apresentando as ferramentas disponíveis no mercado, como as etiquetas para identificação, codificação e identificação através de código de barras, impressoras de etiquetas auto adesivas, além da tecnologia RFID (identificação por radiofreqüência), e um modelo de Software de gestão de patrimônio, assim como apresentar a empresa, através da pesquisa do seu processo atual de administração de patrimônio, utilizando a metodologia de pesquisa descritiva e qualitativa, com o instrumento de entrevista não estruturada, colhendo os dados necessários para a descrição do processo atual.
Palavras- Chave: Patrimônio. Gestão. Sistema de Informação. Tecnologia
7
ABSTRACT
This paper aims to explain the importance of wealth management, explaining about the accuracy of management of resources and assets, as well as the procurement process and the use of an information system, identifying important steps in these topics for a wealth management efficient effective method having as the foundation for literature searches, conceptualizing also about equity, their designations and classifications for the above draft a control and management of the assets of the company Softplan Planejamento e Sistemas Ltda, releasing the tools available in the market, as labels for identification, coding and identification through barcode printers, self adhesive labels, besides the RFID (radio frequency identification), and a model of software asset management, as well as presenting the company through research your current process of asset management, using the methodology of descriptive and qualitative, with the instrument of unstructured interview, collecting the data needed to describe the current process.
Keywords: Heritage. Management. Information System. Technology.
8
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Exemplo de codificação ............................................................................................ 29 Figura 2: Modelo de chapas de identificação ........................................................................... 30 Figura 3: Impressora ARGOX OS214 ..................................................................................... 47 Figura 4: Impressora Zebra GC420T ....................................................................................... 47 Figura 5: Modelo de etiqueta para os bens patrimoniais da Softplan ....................................... 48 Figura 6: Etiqueta adesiva RFID .............................................................................................. 50 Figura 7: Cadastro de patrimonio ............................................................................................. 52 Figura 8: Lista dos bens cadastrados ........................................................................................ 53 Figura 9: Leitor móvel – Tela da leitura dos bens atraves do RFID ........................................ 53
9
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
BI Business Intelligence
BID Banco Interamericano de Desenvolvimento
BIRD Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento
BRTUV Organismo certificador credenciado pelo Inmetro
CASE Computer-Aided Software Engineering
CORBA Common Object Request Broker Architecture
DCOM Distributed Component Object Model
ERP Enterprise Resource Planning
GED Gestão Eletrônica de Documentos
INMETRO Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia
ISO Organização Internacional para Padronização
NBR Norma Brasileira
RFID Radio-Frequency IDentification
RFP Request For Proposal
SGBD Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados
STN Secretaria de Tesouro Nacional
TI Tecnologia da Informação
UML Unified Modeling Language
10
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................... 11
1.1 ESPECIFICAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA .......................................................... 12
1.2 OBJETIVO ................................................................................................................... 13 1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................... 13 1.4 JUSTIFICATIVA ......................................................................................................... 13 2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA .................................................................... 16
3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ................................................................................ 19
3.1 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS ................. 19 3.2 PROCESSO DE COMPRAS ........................................................................................ 20 3.3 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS .................................................................... 22
3.4 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS ............................................................. 24
3.4.1 Patrimônio ................................................................................................................... 25
3.4.2 Atividades da gestão patrimonial .............................................................................. 27
3.4.2.1 Recebimento ................................................................................................................. 27
3.4.2.2 Identificação e codificação dos bens ............................................................................ 28 3.4.2.3 Emplaquetamento de bens ............................................................................................ 30 3.4.2.4 Cadastramento dos bens ............................................................................................... 31 3.4.2.5 Termo de responsabilidade ........................................................................................... 31 3.4.2.6 Inventário ...................................................................................................................... 32
3.4.2.7 Controle patrimonial ..................................................................................................... 34
3.5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO OU GESTÃO ........................................................... 35
4 METODOLOGIA ....................................................................................................... 39
5 DESCRIÇÃO DO PROCESSO ATUAL NA SOFTPLAN ..................................... 41
5.1 PROCESSO DE COMPRAS ........................................................................................ 41 5.2 O RECEBIMENTO DOS MATERIAIS ...................................................................... 42
5.3 REGISTRO DOS BENS ............................................................................................... 42 5.4 SISTEMA DE INFORMAÇÕES PATRIMONIAIS .................................................... 43
5.5 AS FUTURAS AQUISIÇÕES ..................................................................................... 44 6 PROPOSTA DE PROCESSO DE GESTÃO DE PATRIMÔNIO ......................... 45
6.1 FORMAS DE CONTROLE AUTOMATIZADOS DE PATRIMÔNIO ..................... 46 6.2 TECNOLOGIA RFID .................................................................................................. 49 6.3 MODELO DE SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL ......................................... 51
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ..................................................................................... 55
REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 57
11
1 INTRODUÇÃO
O sucesso ou fracasso de muitas organizações encontra-se através da administração de
recursos, que é constituída por administração de recursos materiais, patrimoniais, humanos,
tecnológicos e financeiros. Para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa é
fundamental que se tenha uma administração de recursos estruturada e eficiente.
Dentre os recursos disponíveis em uma organização, os materiais e patrimoniais
possuem um papel importante na saúde financeira da organização, conforme citam
Francischini; Gurgel (2004), descrevendo que uma Administração de materiais e patrimônios
inadequada é um forte indicio de uma Administração geral ineficaz.
Baseado na afirmação anterior evidencia-se que a gestão dos recursos materiais e
patrimoniais deve ser norteada pelas estratégias da organização carecendo do
acompanhamento de todo o processo de aquisição. “A Administração de Materiais
tecnicamente bem aparelhada é, sem dúvida, uma das condições fundamentais para o
equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa” (FRANCISCHINI; GURGEL, 2004, p.
2).
Dessa forma, reforçamos a necessidade do entendimento desde a necessidade de
adquirir, conferir, receber, armazenar, codificar e registrar os recursos materiais e
patrimoniais da aquisição até o fim de sua vida útil.
Para a abordagem do tema proposto, o trabalho inicialmente apresenta a empresa
Softplan Planejamento e Sistemas Ltda que está no mercado a mais de 20 anos e vem
crescendo consideravelmente, tanto o que tange sua estrutura organizacional quanto sua
estrutura física. Na sequência apresenta-se a fundamentação teórica, que está dividida em sub
itens fundamentando a importância da administração de recursos materiais e patrimoniais, o
processo de compras e o reflexo dessas atividades em uma gestão eficaz. Em um terceiro
momento, será destacada a gestão dos recursos materiais abordando a importância da
comunicação dessa gestão com as demais áreas da organização. Logo em seguida, sendo o
foco principal desse trabalho, será abordado o tema gestão de recursos patrimoniais
destacando a importância dessa gestão nas organizações. Nesse item, serão explanados os
temas: conceito de patrimônio, e suas atividades de recebimento, identificação e codificação
dos bens, emplaquetamento, cadastramento, emissão de termo de responsabilidade, inventario
e controle patrimonial. Finalizando a fundamentação teórica, será a apresentado o tema de
sistemas de informação ou gestão, atrelado as atividades de gestão patrimonial destacadas
12
anteriormente. Após a fundamentação dos temas é feito a descrição do processo atual na
Softplan, seguindo um processo de compras até os devidos registros dos bens adquiridos, e
elucidando sobre as futuras aquisições para a nova sede da empresa. Com os levantamentos
das informações atuais seguimos com a proposta de processo de gestão de patrimônio,
sugerindo um modelo de processo, formas de controle automatizados de patrimônio
facilitando administração dos mesmos, e a tecnologia RFID (identificação por radio
freqüência) que visa auxiliar a gestão e controle dos bens patrimoniais, para isso será
apresentado um modelo de sistema de gestão patrimonial demonstrando algumas ferramentas
e relatórios que podem ser gerados para apoiar a administração dos bens patrimoniais e seus
processos.
1.1 ESPECIFICAÇÃO DO TEMA E PROBLEMA
Identificando a importância desse controle e os benefícios da gestão de materiais e
patrimônios eficaz e eficiente nas organizações, é que se levantou o tema para debate na
empresa Softplan Planejamento e Sistemas LTDA.
Portanto, a busca por melhorias na organização dos sistemas patrimoniais é de
fundamental importância para o crescimento organizacional. Para uma empresa de tecnologia
que convive num mercado competitivo e com fluxo de equipamentos de alta tecnologia e de
alto valor, o controle é fundamental para evitar possíveis perdas patrimoniais.
O estudo visa analisar o sistema de patrimônio da empresa Softplan Planejamento e
Sistemas LTDA que está passando por mudanças estruturais no seu parque tecnológico.
Portanto, se torna necessária a identificação e organização, aquisição e controle de bens para a
nova estrutura.
Hoje é importante nas organizações um controle patrimonial, até mesmo para o aspecto
de controle contábil e financeiro, destarte com as mudanças acontecendo na organização,
abre-se uma oportunidade de estudar as melhores práticas para empresas controlarem seu
patrimônio, por esta razão se empenham em obter uma melhor organização e agilidade no
processo de materiais e patrimônio.
Diante disso, levanta-se o seguinte questionamento:
A falta de um sistema de informação para controle patrimonial dificulta a eficiência e a
eficácia da administração de recursos patrimoniais da empresa Softplan?
13
Espera-se com este estudo estabelecer a proposta de elaboração de procedimentos
adequados para os processos de patrimônio da empresa Softplan, com vistas a facilitar a rotina
na área de administração de materiais e patrimônio, bem como gerir normas de qualidade para
garantir a padronização e atualização da documentação patrimonial.
1.2 OBJETIVO
Elaborar proposta de controle patrimonial por intermédio das novas tecnologias de
sistema de gestão patrimonial na nova Sede Administrativa da empresa Softplan, localizada
em Florianópolis – SC.
1.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Identificar as formas de aquisição e controle de materiais e patrimônio atuais da
Softplan;
• Identificar as necessidades de controle patrimonial da Softplan;
• Pesquisar e identificar as formas de controle patrimonial automatizado no mercado;
• Desenvolver os processos organizacionais de controle patrimonial;
• Propor uma nova forma de gestão patrimonial.
1.4 JUSTIFICATIVA
A Softplan está inserida no mercado de tecnologia em crescente expansão, e adquiriu
um terreno em um novo Parque Tecnológico, em busca de um novo espaço, mais adequado ao
conforto de todos os colaboradores, que suporte o crescimento da empresa de acordo com a
diretriz estratégica estabelecida de crescer vinte anos em cinco. O edifício de
14
aproximadamente 27.000 m², cinco vezes o tamanho da atual sede, tem previsão de entrega
para o segundo semestre de 2014.
A aquisição dessa nova estrutura não significa apenas a alteração física do espaço mas
sim, uma revisão na forma de gerenciar e administrar os recursos da empresa. O crescimento
não está voltado exclusivamente na materialização de espaços físicos, mas principalmente no
crescimento do conhecimento organizacional gerado pelas pessoas envolvidas nesse processo,
ou seja, seus colaboradores. Dessa forma, os gestores da empresa passaram a revisar seus
processos e identificar necessidades de reorganizar a forma de gerenciar acompanhando o
crescimento exponencial da Softplan, buscando a eficácia administrativa.
Nesse sentido, identificou-se a necessidade de revisar o processo de gestão de
materiais patrimoniais da empresa em questão levando em consideração que, os recursos
patrimoniais sofrem depreciações ao decorrer do tempo, devendo a gestão observar se estão
tendo o devido cuidado, pois embora o resultado dessa gestão seja a longo prazo, quando não
são bem administrados, eles afetam o resultado da empresa principalmente em suas atividades
operacionais.
Será movimentado um grande volume de recursos financeiros para a aquisição de bens,
destacando-se os bens móveis e equipamentos, além dos itens já registrados como bens
patrimoniais. Dessa forma, faz-se necessário a elaboração de um sistema de gestão
patrimonial para administração efetiva do ciclo completo desta gestão, ou seja, da aquisição
até a baixa dos bens materiais obsoletos, pois, todos os bens sofrem desgastes ou ficam
obsoletos e nenhum bem tem uma vida interminável nas empresas, principalmente no que
tange a tecnologia, e por isso a necessidade de identificação do que efetivamente será
controlado na nova estrutura física.
Além dos impactos na gestão administrativa dos bens patrimoniais no que tange a
aquisição, movimentação e baixa, cabe ressaltar os impactos financeiros e contábeis
vinculados a uma gestão efetiva dos bens patrimoniais.
Assim justifica-se a importância deste estudo para a empresa, ou seja, atender as
necessidades desse novo momento organizacional da Softplan na busca por uma estrutura
confortável aos colaboradores e flexível ao seu crescimento, bem como, na busca pela
excelência na gestão administrativa estando sempre a frente das novidades tecnológicas, e
pelo modelo de controle e gestão de patrimônio utilizado atualmente não atender as
expectativas da empresa perante a visão estabelecida de crescimento e da estrutura do novo
espaço, faz-se necessário que se tenha além de um controle, uma estrutura sistêmica para que
seja realizada a gestão dos seus recursos patrimoniais.
15
Justifica-se o para academia a oportunidade de estudar novas tecnologias de gestão
patrimonial, expondo um novo conhecimento sobre o tema aos futuros administradores.
Para a acadêmica, o crescimento profissional e pessoal, e a oportunidade de apresentar
o conhecimento adquirido ao longo do curso, somado as pesquisas e explorações para a
realização desse trabalho, absorvendo informações e transformando em conhecimento os
dados levantados sobre gestão patrimonial, suas ferramentas e novas tecnologias,
identificando a eficiência e eficácia dessa atividade em uma empresa.
Neste sentido a empresa está investindo em um novo patrimônio e é essencial para a
saúde financeira da organização que se faça uma gestão eficiente e eficaz desses
investimentos.
16
2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
A Softplan iniciou suas atividades em outubro de 1990 e tem como diferenciais
competitivos o desenvolvimento de soluções integradas com foco no cliente e o uso de
tecnologia adequada.
É uma empresa especializada em planejamento e desenvolvimento de sistemas
informatizados para mercados específicos: soluções para indústria da construção,
administração pública, projetos co-financiados por organismos internacionais, departamentos
de infraestrutura, transportes e obras, e judiciário, ministério público e procuradorias. Os vinte
e três anos de experiência em desenvolvimento de softwares geraram a Tecnologia Softplan,
amparada na utilização de linguagens de quarta geração, classes e componentes de software
nos sistemas operacionais que são referência no mercado, nas ferramentas de gerenciamento
de projetos, nas tecnologias de desenvolvimento (CASE, UML, Corba, Dcom) e na utilização
de ferramentas de BI, GED e Geoprocessamento, tendo seus sistemas compatíveis com os
principais SGBD’s do mercado.
Sediada no condomínio Industrial de Informática, Tecnópolis, em Florianópolis (SC),
a Softplan possui uma equipe técnica composta por profissionais altamente capacitados e
qualificados: programadores, analistas de desenvolvimento, analista de suporte, engenheiros e
redatores técnicos. Esses profissionais estão em constante atualização tecnológica, a qual tem
objetivo de promover o aperfeiçoamento dos conhecimentos técnicos utilizados no
desenvolvimento de produtos. Hoje a empresa conta com um quadro funcional de 1.423
colaboradores distribuídos em Florianópolis, Lages, São Paulo, Natal e Bahia tendo mais de
80% do quadro em Florianópolis.
A medida que era consolidada a atuação em segmentos específicos de mercado, novos
conceitos e novas tecnologias eram agregados aos produtos ofertados. Os clientes da empresa
– Tribunais de Justiça, Procuradorias, departamentos de Estradas de Rodagem, empresas do
ramo da construção Civil e organizações que adquirem financiamentos em bancos
internacionais, atestam o profissionalismo e a qualidade dos serviços da Softplan.
A consolidação dos processos envolvidos no dia-a-dia da empresa foi realizada com o
certificado NBR/ISO 9001, conferido pelo BRTUV/INMETRO em 1998. Nos dias atuais,
além da manutenção das exigências desse certificado, a Softplan mantém alianças com os
mais respeitados fornecedores mundiais de tecnologia e convênios com instituições de ensino,
17
sustentando uma política de capacitação constante de sua equipe e desenvolvendo projetos de
pesquisa e inovação.
Os mais de 1600 clientes no Brasil e no exterior, contam com uma estrutura de
atendimento que lhes dão suporte através do Sistema de Atendimento ao Cliente (SAC) e com
um moderno ambiente computacional, que permite simulações de uso dos sistemas e o
suporte técnico.
As soluções desenvolvidas pela empresa são:
SAJ – Sistema de Automação do Judiciário - É uma solução completa, moderna e
prática, projetada e dimensionada para a automação das rotinas de trabalho desenvolvidas nos
tribunais, fóruns e procuradorias.
SIDER – Sistema Integrado de Departamento de Estradas e Rodagens - solução
SIDER - um conjunto de sistemas de informação integrados, isto é, desenvolvidos com um
banco de dados único e especialmente produzido para departamentos de estradas de rodagem.
SIENGE – Sistema Integrado de Engenharia é um software de gestão para empresas da
construção civil, o qual informatiza de forma integrada os setores de engenharia, de
suprimentos, comercial e financeiro de uma empresa deste segmento.
SAFF – Gestão de Projetos (BIRD/BID) - uma solução que contém um sistema de
informações destinada à gestão de projetos financiados por organismos internacionais
(BIRD/BID), que tem o objetivo de simplificar e agilizar o processo de tomada de decisão.
MISSÃO, VISÃO, VALORES, NEGÓCIOS .
Missão, visão, valores e negócio são elementos constituintes do Planejamento
Estratégico com extrema importância. Eles definem onde a organização pretende chegar
dentro da sua visão de futuro e quais são os valores que lhe são importantes. Todas as ações
desdobradas do Plano Estratégico estão associadas a esses itens que são direcionadores para
toda a organização, as informações do plano estratégico abaixo foram retiradas do sistema
interno da empresa (intranet/colabore) que apresenta-os como o DNA da Softplan:
� MISSÃO - Prover soluções nas quais a tecnologia, a inovação e o conhecimento
especializado contribuam para a gestão corporativa.
� VISÃO - Vinte anos em cinco.
� VALORES
• Cliente – a razão da nossa existência.
18
• Pessoas – valorizamos o respeito mútuo, o trabalho em equipe, a pró-atividade,
flexibilidade e a visão crítica voltada para a melhoria contínua.
• Crescimento Sustentável - fazemos escolhas que sustentem a longevidade da
organização.
• Retenção de talentos – promovemos o autodesenvolvimento e o bem-estar de
nossos colaboradores.
• Confiança – construímos relações baseadas na seriedade e confiança mútua.
• Inovação – buscamos sempre fazer melhor.
• Conhecimento – valorizamos o conhecimento especializado e o
compartilhamento das informações.
• Qualidade – priorizamos a qualidade em todos os produtos e serviços
prestados.
• Comunicação – valorizamos a comunicação eficaz.
• Preocupação social - contribuímos para a inclusão digital e profissional na
comunidade em que estamos inseridos.
� NEGÓCIO - Confiança, conhecimento e inovação.
Como pode-se perceber a empresa vem desde 1990 em franca ascensão, que nos
motiva a um estudo em questão, principalmente no momento atual em que está passando, com
a criação de sua nova sede sendo necessário e imprescindível uma gestão de seus bens
patrimoniais. Desse modo será aprofundado o tema de gestão patrimonial fundamentando as
teorias estudadas para o embasamento nas propostas para a empresa Sotplan Planejamento e
Sistemas LTDA.
19
3 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
As organizações são o principal cenário em que se desenrola o processo
administrativo. Embora a administração seja necessária em qualquer escala de utilização de
recursos, o motivo maior para estudá-la está no fato de as organizações se terem tornado tão
importantes como forma de atender a necessidades de produtos e serviços. A administração é
uma tecnologia, que permite às organizações ser capazes de cumprir suas finalidades
(MAXIMIANO, 2002).
De acordo com Maximiano (2002, p. 26) “administração é o processo de tomar e
colocar em prática decisões sobre objetivos e recursos. O processo administrativo abrange
quatro tipos principais de decisões: planejamento, organização, execução e controle”.
Portanto, a administração esta diretamente ligada ao processo de decisão e se faz de
fundamental importância as funções básicas da administração de planejar, organizar, executar
e controlar também para os recursos de materiais e patrimônio.
3.1 ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS
Pode-se afirmar que no mundo atual, global e altamente tecnológico, a administração
vem, cada vez mais, se destacando pela importância na apresentação de resultados baseado na
gestão eficaz dos seus recursos, e quando se trata dos recursos materiais e patrimoniais da
organização que envolve diversas áreas, a exposição dos resultados passa a ter maior
destaque. Ao encontro disso Francischini; Gurgel (2004), afirmam que quando há uma
administração de materiais deficiente, há também uma má utilização dos recursos financeiros,
e a utilização indevida de recursos é um forte sintoma de ineficiência na administração geral
da organização.
Segundo Chiavenato (2005, p. 41) “a administração de materiais pode e deve ser uma
fonte de lucro para a empresa. E ela somente pode ser lucrativa quando é capaz da integrar
fornecedores, compras e produção de maneira articulada e sincronizada”.
Portanto, “a administração de materiais tecnicamente bem aparelhada é, sem dúvida,
uma das condições fundamentais para o equilíbrio econômico e financeiro de uma empresa”
(FRANCISCHINI; GURGEL, 2004, p. 2).
20
Quando se trata de administração de materiais, inclui-se os recursos materiais e
patrimoniais, pois de acordo com Viana (2010, p. 41) “material são todas as coisas
contabilizáveis que entram como elementos constituídos ou constituintes na linha de atividade
de uma empresa”, sendo assim, inicialmente patrimônios são tratados como materiais por
terem seu processo de solicitação até distribuição de maneira igual ou semelhante.
Desta forma, na administração de recursos materiais ou de patrimônio, para fazer a
gestão dessas atividades é preciso planejar, controlar, coordenar e dirigir todas as atividades
ligadas a aquisição de materiais, desde o momento de sua concepção até seu consumo final
(VIANA, 2010).
Assim, cabe a importância de conceituar e entender o processo de compras, elemento
inicial dos processos de aquisição de um material ou bem.
3.2 PROCESSO DE COMPRAS
A área de compras determina diretrizes importantes e que podem influenciar decisões e
operações futuras, é a etapa do processo responsável pela aquisição dos materiais/serviços que
serão utilizados no processo produtivo da organização, sendo materiais estocáveis ou não, e
independente do seu ramo de negócio. (SANTOS, 2012)
A organização bem sucedida de hoje enxerga a compra como uma atividade de
importância estratégica considerável, Baily et al (2000, p. 20) afirma:
A medida que o nível de atenção dedicado às compras e suprimentos aumenta, o trabalho tende a tornar-se mais estratégico, concentrando mais ênfase em atividades como negociação de relacionamentos a prazos mais longos, desenvolvimento de fornecedores e redução do custo total, em vez de fazê-lo em rotinas de pedido e de reposição de estoque.
“A atividade de compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa
mediante a aquisição de matérias e/ou serviços, emanadas das solicitações dos usuários,
objetivando identificar no mercado as melhores condições comerciais a técnicas.” (VIANA,
2010, p. 42).
“Mais do que nunca as compras requerem procura sistemática e análise dos atos a fim
de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes, bem como da estrutura
econômica dos fornecedores com os quais negociamos” (DIAS, 1993, p. 63).
21
Para uma gestão eficiente na área de compras é essencial que possua um sistema no
qual é imprescindível que a caracterização de sua interface esteja atrelada a outras áreas da
organização, como o planejamento, contabilidade, contas a pagar, recebimento e qualidade
para que o sistema não apresente pontos na qual a responsabilidade pelas decisões não sejam
identificadas. (MARTINS; ALT, 2006).
Em se tratando de identificar as melhores condições comerciais e técnicas, depara-se
com a necessidade de profissionais qualificados e capacitados para tais atividades, quando se
compra um equipamento, que possui “vida útil de vários anos, é importante considerar
aspectos como suporte do fornecedor, disponibilidade de peças sobressalentes, serviço pós
venda, solidez financeira e estabilidade administrativa do fornecedor.” (BAILY et al., 2000, p.
323), e esses são critérios que o profissional precisa ter conhecimento para argumentar e
encontrar a melhor prática, valor e vantagens.
Sob o ponto de vista de Dias (1993), o comprador atual é visto como um dos
profissionais mais importantes na organização, no qual se exige ótimas qualificações e deve
saber identificar as necessidades e conduzir sua compra de maneira eficaz, demonstrando seu
conhecimento e habilidade nas negociações.
É necessário que o profissional de compras esteja sempre atualizado, presente no
mercado internacional, participando de feiras e encontros que apresentam tecnologia de ponta,
de modo que fique sempre atento e possa estar à frente das novidades, e assim tomar decisões
assertivas para a organização (FRANCISCHINI; GURGEL, 2004).
Os profissionais da área de compras precisam ter além do conhecimento técnico,
habilidades e perfil de compradores, isso inclui a Ética e Moral desses profissionais, Martins;
Alt (2006 p. 102) enfatizam que “os aspectos legais e morais são extremamente importantes
para aqueles que atuam em compras, fazendo com que muitas empresas estabeleçam um
“código de conduta e ética” para todos os colaboradores”. Incorporando essa afirmação, Dias
(1993) afirma que o bom comprador deve estar devidamente identificado com os padrões de
ética estabelecidos pela empresa, como por exemplo, o sigilo nas negociações que envolvem
mais de um fornecedor.
Muitas organizações aparentam acreditar que para a aquisição de bens patrimoniais,
não seja necessário o envolvimento dos profissionais de compras, porém, as negociações
comerciais na compra de patrimônio são tão importantes quanto na compra de materiais
(BAILY et al., 2000). Em ambas as finalidades, o compras tem seu papel fundamental, e
atividades que trazem resultados eficientes em uma gestão de materiais e patrimoniais.
22
A compra de bens patrimoniais é diferente da compra de outros bens, pois eles não são
comprados para as necessidades correntes, de utilização em curto prazo, e sim para exigências
em longo prazo, na utilização de produção de bens ou serviços (BAILY et al., 2000).
A organização para a aquisição de bens patrimoniais na categoria de prédios, terrenos e
jazidas envolve muito mais recursos e particularidades do que a compra de equipamentos
(MARTINS; ALT, 2006), mas não exige mais ou menos atenção na aquisição das duas
classificações. Segundo Francischini; Gurgel (2004), as compras de bens patrimoniais são de
extrema responsabilidade, pois uma vez instalado o bem, e utilizado na operação, dificilmente
ele será descartado em curto prazo, uma decisão errada levará a empresa a ter que suportar,
por tempo elevado, as consequências do seu erro.
Portanto, observa-se a importância da aquisição de materiais no contexto
organizacional e neste sentido cabe o entendimento da administração dos recursos materiais
nas organizações.
3.3 GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS
Recursos materiais são elementos que uma organização utiliza nas suas operações do
dia a dia, seja para elaborar seu produto final ou executar seu objetivo social, sendo
adquiridos regularmente compondo os estoques da empresa. (MARTINS; ALT, 2006).
Seguindo o conceito acima, entende-se que os recursos materiais são aqueles que
compõem o estoque da organização, no qual também está entre as atividades de administração
de materiais.
De acordo com Viana (2010) a administração de materiais coordena um conjunto de
atividades, no qual para a realização de seus objetivos desenvolve um ciclo contínuo de
processos correlatos e interdependentes com as demais áreas da empresa, compreendendo o
agrupamento de materiais de várias origens, somando os esforços de vários setores. Dias
(1993) completa tal citação informando que a administração de materiais poderia incluir a
maioria ou totalidade das atividades realizadas pela área de compras, recebimento,
planejamento e controle da produção, expedição, tráfego e estoques.
Corroborando as afirmações acima, Chiavenato (1991, p. 35) define administração de
materiais sendo o conceito que engloba todos os demais processos:
23
Administração de Materiais (AM) é o conceito mais amplo de todos. Aliás, é o conceito que engloba todos os demais. A AM envolve a totalidade dos fluxos de materiais da empresa, desde a programação de materiais, compras, recepção, armazenamento no almoxarifado, movimentação de materiais, transporte interno e armazenamento no depósito de produtos acabados.
Viana (2010) ainda nos apresenta um conceito básico, mas que não foge do caminho
apresentado anteriormente, ele nos diz que administrar materiais é saber determinar quando e
quanto comprar, mas que para isso é preciso saber comprar, garantindo a qualidade e a
quantidade do consumo no menor custo, saber controlar para não correr o risco de faltar ou ter
utilizações desnecessárias, e armazenar adequadamente para evitar perdas. Para o mesmo
autor, administrar materiais é basicamente isso, mas em uma proporção maior, envolvendo
principalmente a área de compras e a gestão de estoque, que envolve o saber controlar e
armazenar.
Francishini; Gurgel (2004, p. 81), definem estoque como sendo “quaisquer
quantidades de bens físicos que sejam conservados, de forma improdutiva, por algum
intervalo de tempo”.
A gestão de estoque visa por meio de técnicas permitir que se mantenha o equilíbrio
entre o estoque e a utilização dos bens estocados, definindo parâmetros para suprir as
necessidades e acompanhando a evolução do seu consumo. (VIANA, 2010)
Apoiando o conceito de Viana, Martins; Alt (2006) entendem que a gestão de estoque
estabelece um conjunto de ações que consentem ao administrador identificar se os estoques
estão sendo utilizados de maneira adequada, se estão bem localizados de acordo com as áreas
que o utilizam, bem manipulados e controlados.
Desse modo a administração de materiais não pode ser vista de um único ângulo, ela
envolve importantes áreas e processos de uma organização, é preciso identificar cada etapa do
processo e sua importância e entender suas necessidades.
No sentido da importância das áreas e dos processos de uma organização, amplia-se o
entendimento dos recursos, estudando os recursos patrimoniais.
24
3.4 GESTÃO DE RECURSOS PATRIMONIAIS
Patrimônio, no ponto de vista de Martins; Alt (2006, p. 6), “é um conjunto de bens,
valores e obrigações de uma pessoa física ou jurídica que possa ser avaliado monetariamente
e que seja utilizado na realização de seus objetivos sociais”.
Assim como os recursos matérias, a administração de recursos patrimoniais trata de
uma seqüência de operações, tendo inicio na identificação do fornecedor, passando pela
compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou,
quando for necessário, alienação. (MARTINS; ALT, 2006).
Para que se tenha uma visão completa da administração de materiais, não se pode tratar
os recursos materiais e patrimoniais de forma isolada, pois os procedimentos administrativos
aplicados a administração de materiais também são concernentes à administração de
patrimônio, diferindo em alguns métodos de controle e transferência, pois muitos “bens” são
tratados inicialmente como “materiais”, no qual o gerenciamento desde a sua solicitação até a
distribuição segue de forma igual todas as etapas do processo (SANTOS, 2012).
Considerando que Viana (2010) trouxe a luz o conceito de materiais, citado no item
3.1 deste trabalho informando serem todas as coisas contabilizáveis que compõe a atividade
fim da empresa, Santos (2012) apregoa que “bem” significa o artifício que uma empresa
dispõe para obtenção de seus fins, justifica o fato de tratar-se os bens patrimoniais e materiais
inicialmente com os mesmos conceitos.
Embora atualmente a gestão de materiais seja analisada no aspecto logístico, e
considerando as características da gestão de patrimônio, pode-se ponderar que eles se
enquadram perfeitamente nesse ponto de vista, visto que fisicamente esses bens permanecem
sendo gerenciados mesmo estando de posse do usuário final, em outras palavras, o cliente
interno da organização (SANTOS, 2012).
No aspecto orçamentário, os investimentos tem retorno a longo prazo, conforme
(Chiavenato, 2005a, p. 234) “o orçamento anual ou plano anual de investimento são planos
táticos dentro da estratégia global a longo prazo”, da mesmo forma, a administração de
recursos patrimoniais tem papel fundamental no resultado das organizações, e embora o
retorno do investimento nessa gestão seja a longo prazo, é possível ao longo do processo
identificar o ganho com uma gestão eficaz, assim como se identifica o ganho com uma gestão
de materiais eficiente.
25
Como parte da gestão de patrimônio a atividade “Gestão de estoque” tem uma
participação praticamente nula no processo, uma vez que a aquisição dos bens patrimoniais
não se da através de suas previsões nem através dos dados históricos dos itens que gerencia,
Santos (2012, p. 44-45) nos mostra as razões:
As solicitações para as aquisições dos referidos bens partem geralmente dos órgãos que irão utilizá-los ou que projetam seu uso para o resto da organização. Outra razão para que a área de gestão de estoque não participe do planejamento dessa aquisição (a não ser que o bem se destine ao seu uso) é o fato de que os bens patrimoniais não devem ser estocados, a não ser em casos excepcionais, embora transitem pela área de armazenagem, uma vez que na maioria das organizações o recebimento, a aceitação e a distribuição são atividades inerentes ao almoxarifado. Após essa rápida passagem seu gerenciamento passa a ser da área de patrimônio.
O autor ainda completa que a passagem dos bens patrimoniais pela área de
armazenagem pode ser de forma transitória, tendo esta como atividades básicas, o
recebimento, estocagem e distribuição, entendendo que a entrega do bem patrimonial deve ser
feita no setor de recebimento, seguindo alguns procedimentos de conferencia que servem
tanto para bens patrimoniais como materiais. (SANTOS, 2012).
Santos (2012, p. 49), informa ainda “que o ideal é que os bens patrimoniais não sejam
estocados. Para o caso de permanecerem sem aplicação temporária, recomenda-se que fiquem
armazenados em locais distintos, sob a responsabilidade da área de patrimônio.”
Em um processo logístico que se adapte a administração patrimonial, os fluxos de
informação e físico deverão estar perfeitamente alinhados, contando com o suporte da
informática, leitora ótica, código de barras, com a finalidade de racionalizar seus
procedimentos (SANTOS, 2012).
Conforme já visto na administração de recursos materiais e patrimoniais, a mesma se
trata de uma sequência de operações, as quais devem ter um processo definido para um
controle total dos bens adquiridos, portanto deve-se entender e compreender o conceito de
Patrimônio e suas funções.
3.4.1 Patrimônio
Santos (2012, p. 22) explica que “do ponto de vista contábil, bem significa o elemento
de que dispõe uma empresa, ou uma entidade para a obtenção de seus fins”, e recebem
26
denominações de acordo com tipo, forma, aplicação, deslocamento e etc. Serão
exemplificadas as denominações mais usuais no presente trabalho, que são os bens tangíveis,
intangíveis, moveis e imóveis conforme descrito abaixo por Santos (2012, p. 23)
Bens Tangíveis – Aqueles que podem ser tocados em razão de possuírem substâncias
ou massa material, correspondem também aos bens materiais e corpóreos (imóveis, veículos,
mercadorias e etc.).
Bens Intangíveis – Denominados também como bens imateriais e incorpóreos. São
elementos que figuram no patrimônio das empresas e que não possuem um correspondente
material para sua existência. O exemplo mais clássico para este caso é a aquisição de uma
patente de invenção por uma indústria que devera registrar esse valor em sua Imobilização
Técnica Imaterial. Esse valor não terá correspondente material que o represente.
Bens Móveis – Aqueles que podem ser deslocados sem alteração de sua forma.
Geralmente constituem a maioria dos bens das organizações.
Bens Imóveis – Aqueles que não podem ser deslocados, como terrenos, prédios,
jazidas minerais (pertencem ao “ativo imobilizado”).
Após a identificação dos bens, ainda pode-se classificar os bens tangíveis e bens
móveis (que geralmente compõe a maioria dos bens da organização) em material de consumo
e material permanente, Santos (2012, p.41) nos explica essa definição, transcrevendo a seguir
os Artigos 2º e 3º da Portaria nº 448, 13 de setembro 2002, da STN, no tocante as definições
de material de consumo e permanente e dos parâmetros excludentes para a identificação do
material permanente:
‘Art. 2º - Para efeito dessa Portaria, entende-se como material de consumo e material permanente:
I – Material de Consumo, aquele que em razão do seu uso corrente e da definição da Lei nº 4320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilidade limitada a dois anos;
II – Material Permanente, aquele que em razão do seu uso corrente, não perde sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.’
Art. 3º - Na classificação da despesa serão adotados os seguintes parâmetros excludentes, tomados em conjunto, para identificação do material permanente:
I Durabilidade – quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento no prazo máximo de dois anos.
II Fragilidade – cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade.
III Perecibilidade – quando sujeito a modificações (química ou física) ou que se deteriora e perde sua característica normal de uso.
IV Incorporabilidade – quando destinado a fazer parte de outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal.
V Transformabilidade – quando adquirido para fim de transformação. VI Finalidade – se o material for adquirido para consumo imediato ou
para distribuição gratuita.
27
Se tratando de registros contábeis devem também ser levados em consideração os bens
que possuem vida útil superior a 01 ano, se resguardando de bens com aquisição de pequenos
vultos, conforme Decreto nº 3.000/99, art. 301, que estabelece um teto, definindo: “bens cujo
custo de aquisição não seja superior a R$ 326,62 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e
dois centavos), ainda que sua vida útil seja superior a um ano”, esses não precisam ser
registrados na conta do ativo imobilizado, podendo ser lançado como custo ou despesa sem
cálculos de depreciação. Embora haja esses parâmetros, é necessário ter o bom senso na hora
de classificar os bens.
3.4.2 Atividades da gestão patrimonial
De acordo com Santos (2012), em algumas organizações, a atividade administrativa do
Patrimônio, apesar de sua importância, não possui uma área exclusiva para o desenvolvimento
de suas tarefas, sendo designadas a pessoas que possuem outras atribuições. Em contra partida
existem empresas mais estruturadas que a atividade patrimonial é realizada de forma
sistematizada em que geralmente os aspectos físicos são gerenciados levando-se em
consideração algumas atividades como: distribuição, emissão de termos de responsabilidade,
guarda, recolhimentos e redistribuição dos bens, realização de inventários, alienação e baixa e
na contabilidade são realizados analises, registros patrimoniais, correções monetárias,
cálculos de depreciação e amortização do ativo fixo.
Desse modo, será visto essas atividades sem entrar profundamente nas atividades
contábeis.
3.4.2.1 Recebimento
A gestão dos bens patrimoniais é feita a partir do momento de sua entrada na
organização, na qual a área responsável terá a função de registrar, controlar e codificar esses
bens considerados como permanentes, portanto passiveis de depreciação. (MARTINS; ALT,
2006).
28
Parafraseando Viana (2010, p. 81) “a atividade recebimento intermedia as tarefas de
compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferencia dos
materiais destinados a empresa”.
Santos (2012) mostra alguns procedimentos que devem ser adotados no recebimento
de bens patrimoniais, processo esse que antecede a entrada dos bens no setor responsável pela
gestão de patrimônio, mas que deve ser dada sua devida atenção, sendo eles:
1) Comparar as descriminações da Ordem de compra (ou o nome que a organização
adotar) com as informações no documento fiscal, seja através de equipamentos
(microcomputadores) ou através dos documentos físicos.
2) Verificar as características do bem, seu estado de funcionamento, quando for o
caso, e estando tudo de acordo, dar o respectivo aceite.
3) Verificar o cumprimento do prazo de entrega.
4) Encaminhar o processo, (nota fiscal, documento de compra, etc) para a área de
patrimônio ou do controle patrimonial para seus respectivos registros.
A rotina descrita é bem genérica, e pode ser adaptada no recebimento de qualquer bem,
e em qualquer organização.
3.4.2.2 Identificação e codificação dos bens
Encerrada a etapa de recebimento, antes, durante ou após o encaminhamento do bem
ao seu responsável, ele deverá ser identificado, recebendo um número de registro a critério da
organização (SANTOS, 2012).
Essa identificação é feita por meio de uma codificação, que nada mais é que uma
variação da classificação de materiais, segundo um plano metódico e sistemático, dando a
cada material um conjunto de caracteres que irá identificá-lo (VIANA, 2010), no qual de
acordo com Dias (1993, p. 189), “classificar um material é agrupá-lo segundo sua forma,
dimensão, peso, tipo, uso etc”.
Pode-se encontrar muitos critérios que podem ser utilizados para codificar um bem,
sendo os estruturados os mais indicados, conforme exemplo:
29
Figura 1: Exemplo de codificação
Fonte: Adaptado de Martins; Alt (2000, p. 221).
Corroborando com o pensamento de Santos (2012, p. 67):
Cada organização tem um critério próprio para o estabelecimento da numeração responsável pela identificação dos seus bens. Geralmente é adotada uma numeração seqüencial. Dependendo da organização e do âmbito do controle dos bens, poderão ser compostos códigos alfanuméricos com o propósito de identificar a unidade da federação ou a localidade onde está o bem, assim como a área ou o departamento ao qual foi atribuído o respectivo termo de responsabilidade, desde que essa composição não venha causar problemas futuros no tocante a procedimentos como transferência de um bem de um setor ou de um órgão para o outro, havendo necessidade de que o mesmo seja baixado de um cadastro para depois ser incorporado a outro.
Hoje as empresas utilizam de ferramentas modernas para o controle desses códigos, as
placas que são coladas aos bens imobilizados já possuem um código de barras, que facilita a
leitura e o controle do patrimônio imobilizado (MARTINS; ALT, 2000), com esse registro, e
ferramentas adequadas é possível controlar os patrimônios, mas o que faz com que esse
controle seja eficaz é o acompanhamento dos mesmos, de modo que eles permaneçam nos
locais registrados, e quando alterado ou retirado de uso seja feito também os devidos registros
no sistema.
O controle desses bens, geralmente é feito através de formulários individuais,
atualmente através de sistemas computadorizados, onde é feito o registro do bem, informando
data de aquisição, o código, o valor inicial, critério e prazo para depreciação, depreciação do
período e acumulada, centro de custo em que o bem se encontra alocado e espaço para
registro de melhorias do bem, nesse caso quando for alterado seu valor contábil. (MARTINS;
ALT, 2000).
30
3.4.2.3 Emplaquetamento de bens
Com o objetivo de identificar os seus bens, alem das fichas e controles informatizados,
as organizações utilizam plaquetas ou chapas de identificação que são particularmente
anexadas nos devidos móveis, utensílios e equipamentos, nelas é gravado o numero de
identificação, ou código estabelecido na organização. (SANTOS, 2012 p. 70):
Atualmente existem no mercado etiquetas autocolantes de excelente qualidade, que poderão ser geradas pelos próprios sistemas informatizados de patrimônio, ou ao adquirir-se a impressora das mesmas é fornecido um software a ser instalado no computador para a geração das mesmas. Uma das vantagens é que a instituição poderá criar seu próprio modelo, com os dados que forem convenientes (cores padronizadas da instituição, logotipo ou logomarca, dados do bem, seu respectivo número de patrimônio, o código de barras correspondente, etc.). Esse procedimento facilita também a geração de novas etiquetas com dados já existentes, para a substituição de plaquetas danificadas ou extraviadas.
Figura 2: Modelos de chapas de identificação
Fonte: Santos (2012, p. 71)
Buscando evitar falhas no processo de controle e inventário, algumas organizações
criam normas para os procedimentos de identificação dos bens, formalizando as
31
responsabilidades de afixação das placas ou adesivos, a solicitação e compra das mesmas, a
localização das placas ou adesivos fixados no bem e diversos outros pontos que devem ser
considerados para que se tenha um controle efetivo desse processo. (SANTOS, 2012)
“Não existe obrigatoriedade, nem legislação pertinente a colocação da plaqueta ou da
etiqueta de identificação do bem, as organizações definem, normalizam internamente seus
procedimentos, levando sempre em consideração a funcionalidade e a segurança das mesmas”
(SANTOS, 2012, p. 73).
3.4.2.4 Cadastramento dos bens
Após o aceite de um bem, ele deve ser devidamente registrado no controle patrimonial,
antes ou paralelamente ao recebimento.
Como afirma Santos (2012, p. 75) esses registros possibilitam:
• Cadastramento do bem dentro do sistema patrimonial;
• Inclusão do ativo imobilizado (física e contabilmente)
• Informação quanto a sua distribuição
• Localização do bem dentro da instituição
• Informações sobre seu estado de conservação;
• Dados sobre garantia e manutenção periódica do devido bem;
3.4.2.5 Termo de responsabilidade
Continuando com os conceitos de Santos (2012), após o cadastramento, ou em paralelo
a este, o setor responsável pelo patrimônio físico deverá emitir um documento, chamado
“Termo de responsabilidade”, ele pode ser através de um formulário elaborado pela própria
organização, ou sistema informatizado. Este documento definirá de quem ficará a
responsabilidade de determinado bem entregue aos diversos setores da empresa.
32
De acordo com Santos (2012), o responsável pelo bem terá como atribuição comunicar
imediatamente ao órgão de patrimônio qualquer ocorrência, tão logo seja verificada, no
tocante a:
• Extravio;
• Danos;
• Alterações nas características do bem;
• Extravio da plaqueta ou adesivo de identificação;
• Outras situações.
O termo de responsabilidade pode ainda se estender a termo de transferência de
responsabilidade, no qual ocorre quando a responsabilidade sobre determinado bem será
passada a outra área. O detentor do bem que será o responsável pelo mesmo deverá seguir as
normas e regulamentos estabelecidos pela organização, no que se trata também de saída
temporária do bem, segurança patrimonial e as questões relativas aos bens que estão sob sua
responsabilidade (SANTOS, 2012).
3.4.2.6 Inventário
Sob o ponto de vista de Viana (2010) o inventário físico é uma contagem periódica dos
materiais existentes na organização para efeito de comparação com o que se tem registrado no
estoque e contabilizados, a fim de comprovar sua existência e exatidão. “Os inventários visam
confrontar a realidade física dos estoques, em determinado momento, com os registros
contábeis correspondentes nesse mesmo momento” (VIANA, 2010, p. 381).
Conforme Santos (2012, p. 110) os principais objetivos do inventário físico são:
• Fazer a conciliação físico/contábil;
• Identificar as causas das discrepâncias;
• Propor ações preventivas;
• Proceder aos ajustes físico e contábil;
• Melhorar a acuracidade das informações;
33
• Cumprir a legislação fiscal;
Em termos de administração do patrimônio o conceito será o mesmo:
(...) adaptado aos bens do ativo permanente independente da sua localização, sendo que a comparação será feita com os registros patrimoniais contidos em fichas/sistemas informatizados com o mesmo objetivo de identificar e corrigir possíveis divergências. Portanto, em termos patrimoniais diríamos que “inventario é o processo de contagem física dos bens (equipamentos/materiais permanentes), comparando aos dados levantados com as quantidades e demais informações contidas nos registros (patrimônio físico/contábil) com o objetivo de identificar e corrigir divergências. (SANTOS, 2012, p.110-111)
Conforme visto em conceitos anteriores, a organização precisará ter um controle dos
seus bens, para que possa ser realizado o inventário é necessário que se tenha os registros dos
bens, seja em fichas ou em sistemas informatizados, independente dos registros contábeis
existentes. (SANTOS, 2012).
Martins; Alt (2006) apresentam dois tipos de inventários, sendo eles o periódico e o
rotativo:
Periódico – Quando é feito a contagem física de todos os itens em determinados
período, como no encerramento dos exercícios fiscais ou duas vezes por ano.
Rotativo – Que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período
fiscal, nesse caso eles são contados permanentemente.
Porém, esses conceitos cabem mais aos inventários de materiais em estoque. Santos
(2012) apresenta os tipos de inventários de bens patrimoniais, os quais são adotadas de acordo
com a política das organizações quanto ao seu gerenciamento. Os principais tipos são:
• Inicial
• Transferência de responsabilidade
• Extinção ou transformação de um órgão
• Eventual
• Anual
34
3.4.2.7 Controle patrimonial
Na compreensão de Severo filho (2006), a direção da organização deve estar
consciente da importância da administração de recursos materiais e patrimoniais, visto que
atualmente se controla todas as funções da empresa e atribuições pertinentes ao controle
físico, contábil e cálculos matemáticos concernentes aos bens patrimoniais. O autor ressalta
ainda que:
O controle patrimonial visa também apurar o tempo de vida útil de cada bem, controlar seu uso, perecimento e obsolescência, perante o avanço tecnológico existente nos dias atuais, propiciam ao administrador proceder às reposições necessárias, a fim de obter maior produtividade na empresa (...).(Severo filho, 2006 p. 35)
Dentre as formas tradicionais de controle patrimonial existem as plaquetas com
numeração impressa (tombo) e as plaquetas com o código de barras impressos. Conforme
Severo Filho (2006) a finalidade do emplacamento de bens patrimoniais é a atribuição de
critérios para colocação de plaquetas de identificação de bens, tendo em vista não ferir a
estética dos mesmos. Para compreensão das formas de controle descreve-se a seguir os
formatos de controle por intermédio das etiquetas de Código de barras.
Assim, objetivando contribuir com a gestão dos patrimônios, existem ferramentas que
facilitam o controle e identificação dos mesmos, de acordo com Francischini; Gurgel (2004)
atualmente tem-se muitas opções para a entrada de dados nos sistemas informatizados, como
reconhecimento óptico, sensores de marca e o mais conhecido que é o código de barras, para
os autores, os benefícios que os códigos de barras apresentam são o seu baixo custo e menor
tempo de implantação, fácil utilização, uso de equipamentos compactos e alta velocidade na
captura de dados.
Já Santos (2012, p. 321) diz que “as vantagens da utilização do código de barras estão
relacionadas com a sua aplicação e as facilidades incorporadas nos sistemas de computação
que gerenciam diversas operações nas empresas”. O autor ainda completa que os benefícios
alcançados podem ser diretos ou indiretos:
Diretos:
� Entrada rápida de dados;
� Eliminação de erros e transposição de dados;
� Marcação única de um produto;
35
� Eliminação de escrita manual e digitação;
� Eliminação de procedimentos de etiquetagem;
� Melhoria nas condições de trabalho para operadoras de sistemas;
� Identificação única de um produto para transações comerciais;
Indiretos:
� Entrada de dados automatizada
� Utilização do código de barras como ferramenta para integração de base de dados;
Em termos patrimoniais, a adoção de código de barras facilitaria muitos procedimentos, desde a emissão de etiquetas padronizadas, substituindo as plaquetas metálicas até a leitura óptica dos códigos dos bens nelas contidos, agilizando sobremaneira os procedimentos de inventário/conferência dos bens. Dados estatísticos (fonte ADP Systems) mostram que o tempo do inventario fica reduzido em até 80% com a adoção do código de barras. (SANTOS, 2012, p. 322)
A principal finalidade do código de barras “(...) é fazer com que o dado que o
computador precisa para executar determinada tarefa seja alimentado sem a necessidade de
digitação por parte do operador” (SANTOS, 2012, p. 321).
Baseado nos estudos apresentados observa-se a importância de um sistema de
informação ou gestão para a utilização de ferramentas que auxiliam na administração dos bens
patrimoniais, de acordo com essa observação será estudado na sequência a importância desses
sistemas para um gestão eficiente e eficaz nas organizações.
3.5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO OU GESTÃO
Sistemas e tecnologias de informação tornaram-se componentes vitais quando se
pretende alcançar o sucesso de empresas e organizações, ele permite, quando bem aplicado,
organizar dados e transformá-los em informação, reduzindo as incertezas para tomada de
decisões nas organizações, mas o que abrange esse sistema? Como afirma O’Brien (2004, p.
6), “sistema de informação é um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes
de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma
organização”.
36
Na visão de Laudon (2007) é um conjunto de elementos integrados que coletam,
processam, armazenam e distribuem informações com o objetivo de dar sustentação à tomada
de decisões, a coordenação e o controle de uma organização, além de auxiliar os gerentes e
trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos.
Para produzir essas informações existem atividades essenciais, que abrange entradas,
(dados), processamentos, e saídas (relatórios, cálculos), que são enviadas para o usuário ou
outros sistemas possibilitando um mecanismo de resposta que controle a operação
(TURBAN; RAINER; POTTER, 2003), é nessa última atividade que permite os profissionais
analisarem os resultados e avaliar ou corrigir o estágio de entrada dessas informações.
Citando O’Brien (2004, p. 10), “Pessoas, hardware, software, dados e redes são os
cinco recursos básicos do sistema de informação”, no qual ele descreve como sendo recursos
humanos os usuários finais e profissionais da área em questão, os recursos de hardware em
máquinas e mídias, de software em programação e procedimento, de dados em banco de
dados e bases de conhecimento, e o recurso de rede que são as redes de comunicação e mídia.
Mas para Laudon (2007) para compreender em sua totalidade os sistemas de
informação, é preciso conhecer suas dimensões mais amplas, que consistem em
organizacional, humana e a tecnológica.
Chamamos essa compreensão mais ampla de sistema de informação, que abrange um entendimento das dimensões organizacional e humana dos sistemas, bem como de suas dimensões técnicas, de capacitação em sistemas de informação. Essa capacitação inclui uma abordagem comportamental e técnica do estudo dos sistemas de informação (LAUDON, 2007, p. 11).
Diante as dimensões apresentadas, é possível compreender que a organização tem um
papel fundamental, pois “a cultura organizacional pode também influenciar a percepção do
tomador de decisão quanto a fatores e prioridades que devem ser considerados na
determinação dos objetivos de uma decisão” (STAIR; REYNOLDS, 2002, p. 37) a história e
a cultura das empresas também determinam como a tecnologia está sendo e como deveria ser
usada, cada empresa tem uma cultura peculiar e suas premissas, valores e modos de fazer as
coisas. (LAUDON, 2007).
As decisões costumam ser tomadas sob pressão do tempo e diversas decisões podem
estar inter-relacionadas, tornando esse processo complexo devido o número de alternativas e
relações entre as variáveis envolvidas (TURBAN; RAINER; POTTER, 2003), por isso a
importância de um sistema de informação para apoio a gestão e com informações precisas
37
pois, “informações antiquadas, inexatas ou difíceis de entender não seriam muito
significativas, úteis ou valiosas para a organização” (O’BRIEN, 2004, p. 15).
As empresas estão cada vez mais em busca de soluções para administrar suas
operações, visto que enfrentam muitos desafios e problemas, investir em sistema de
informação é a maneira encontrada para resolver e gerenciar as informações com mais
precisão e qualidade. De acordo com Laudon (2007, p. 41), esse investimento no sistema de
informação procura atender os seguintes objetivos organizacionais:
• Atingir a excelência operacional (produtividade, eficiência e agilidade);
• Desenvolver novos produtos e serviços;
• Estreitar o relacionamento com o cliente e atende-lo melhor;
• Melhorar a tomada de decisão (em termos de precisão e velocidade);
• Promover a vantagem competitiva;
• Assegurar a sobrevivência.
Seguindo os conceitos apresentados e ao encontro dos conceitos de gestão de materiais
e patrimônio, em que destaca a necessidade de se manter um controle e acompanhamento, o
sistema de informações torna-se uma ferramenta imprescindível para a gestão de matérias e
patrimônios de uma organização.
Viana (2010) explica que um sistema de informação integrado que contemple o
controle desde a necessidade de materiais e serviços até o efetivo pagamento de fornecedores,
tem como meta estabelecer políticas que facilitam a gestão, como política de inventário
permanente, implantação de rotinas internas e específicas que contemplam o processo de
cadastramento de materiais, processo de recebimentos e armazenagem, entre outras metas que
beneficiam toda a gestão, trazendo informações concisas para que se tenham os resultados
esperados de uma gestão eficaz.
A tecnologia é um recurso que ganha importância a cada dia. Assim, tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação às anteriores, normalmente traduzido em menores custos, ou um outro diferencial que possa ser transformado em algum tipo de vantagem econômica, como maior lucro. (MARTINS; ALT, 2006, p. 6).
Toda empresa quer garantir a qualidade seja de seus produtos, serviços, procedimentos
ou até mesmo do seu atendimento, buscando sempre ter melhoria contínua.
38
Um sistema de informação oferece suporte para as tarefas rotineiras este sistema
suporta a monitoração, obtenção, armazenamento, processamento e disseminação das
transações empresariais básicas da organização. Também fornecem os dados de entrada para
varias outras aplicações, incluindo a tomada de decisão baseada em computador (TURBAN;
RAINER; POTTER, 2003). Neste sentido, evidencia-se a necessidade de usar os sistemas de
informação como instrumentos de apoio a decisão, principalmente nas questões relativas à
administração de recursos patrimoniais.
39
4 METODOLOGIA
A metodologia da pesquisa visa fornecer informações básicas, servindo de guia à
elaboração do projeto. Descreve princípios teóricos e fornece orientações práticas que
ajudarão a aprender a pensar criticamente, ter disciplina, escrever e apresentar trabalhos
conforme padrões metodológicos e acadêmicos (SILVA, 2001, p. 10).
O procedimento a ser realizado será o estudo de caso, uma modalidade de pesquisa
amplamente utilizada nas ciências biomédicas e sociais. “Consiste no estudo profundo e
exaustivo de um ou poucos objetivos, de maneira que permita seu amplo e detalhado
conhecimento” (GIL, 2002, p. 54).
Será abordada a pesquisa qualitativa para o estudo de caso. Este apresenta um modelo
que consiga atender plenamente as necessidades dos pesquisadores. Quanto à abordagem, essa
pesquisa é qualitativa, pois de acordo com Oliveira (1997, p. 117), “a abordagem qualitativa
nos leva a uma serie de leituras sobre o assunto da pesquisa para que se tenha fundamento, e
descreva com detalhes o que os diferentes autores, ou especialistas escrevem sobre o assunto.”
Marconi e Lakatos (2004, p. 269), completam ainda que esse tipo de abordagem
“preocupa-se em analisar e interpretar aspectos mais profundos, descrevendo a complexidade
do comportamento humano. Fornece análise mais detalhada sobre as investigações, hábitos,
atitudes, tendências de comportamento, entre outros”.
A pesquisa descritiva também está relacionada a este projeto. As pesquisas deste tipo
(...) “têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população
ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis” (GIL, 2002, p. 42).
Uma pesquisa descritiva “possibilita o desenvolvimento de um nível de análise em que
se permite identificar as diferentes formas dos fenômenos, sua ordenação e classificação”
(OLIVEIRA, 1997, p. 114). No qual será realizado uma pesquisa de natureza teórica tendo
como objetivo estruturar sistemas e modelos teóricos.
A referida pesquisa foi realizada na empresa Softplan Planejamento e Sistemas LTDA,
especificamente no setor administrativo/financeiro, baseado nas informações repassadas pela
gerente do referido setor. As variáveis analisadas dizem respeito à existência de bens
patrimoniais e controle dos mesmos.
O instrumento de pesquisa utilizado foi à entrevista não estruturada, que de acordo com
Figueiredo (1977), a iniciativa fica praticamente com o entrevistado, dando liberdade para que
40
o mesmo conduza a entrevista, se manifestando quando quiser, tendo pouca ou nenhuma
influencia do entrevistador.
Para o embasamento e conhecimento do assunto tratado na pesquisa, foi utilizado um
procedimento técnico, sendo ele a pesquisa bibliográfica, no qual “tem por finalidade
conhecer as diferentes formas de contribuição cientifica que se realizaram sobre determinado
assunto ou fenômeno” (OLIVEIRA, 1997, p. 119).
Os estudos ainda foram baseados em observações, coletas documentais para criar uma
base conceitual e adquirir dados e informações necessários para atender a pesquisa e
principalmente a questão problema.
Após a coleta de dados, deve-se efetuar a fase de análise e interpretação. A análise tem
como objetivo organizar e sumariar os dados de forma tal que possibilitem o fornecimento de
respostas ao problema proposto para investigação (GIL, 1999, p. 168). Análise foi para busca
da melhor forma de identificar a ferramenta ideal para o controle patrimonial, bem como
verificar os impactos causados pela falta de um gerencial adequado de patrimônio na
Softplan.
41
5 DESCRIÇÃO DO PROCESSO ATUAL NA SOFTPLAN
Neste capítulo observar-se-á o processo referente aos bens patrimoniais da empresa em
questão, Softplan Planejamento e Sistemas Ltda, os quais são adquiridos de acordo com a
necessidade apresentada pelas áreas da empresa, seguindo um processo de compra até os
devidos registros dos bens adquiridos. Os dados aqui relatados foram resultados do
instrumento de pesquisa utilizado, sendo ele a entrevista não estruturada com colaboradores
da empresa.
5.1 PROCESSO DE COMPRAS
Quando a necessidade de compra é identificada, é feita uma solicitação a área
responsável através de um sistema interno de solicitação, que gera uma ordem de compra e
aguarda a autorização do gerente da área solicitante e posteriormente do gerente
administrativo/financeiro, dando início assim ao processo de cotação e negociação com os
fornecedores.
Apresentando-se a necessidade de compras referente a computadores e periféricos, a
aquisição do mesmo é solicitada a área de Infraestrutura de TI, no qual segue o mesmo
processo de solicitação através de sistemas e aprovações pelos gerentes responsáveis.
O sistema de compras atual foi desenvolvido internamente com o objetivo de
automatizar as solicitações e ter as alçadas de aprovações, é um sistema de utilização simples
que tem por objetivo organizar as solicitações direcionando aos seus respectivos aprovadores.
Em sequência à aprovação, a cotação é feita com no mínimo 3 fornecedores, ou,
quando é um bem que já passou pelo processo de cotação nos últimos 12 meses, é solicitado a
compra direta ao último fornecedor.
Posteriormente a negociação e compra, o bem é entregue no local solicitado, sendo os
computadores e periféricos entregues direto a área de infraestrutura de TI e os demais bens
como móveis e utensílios, aparelhos telefônicos, máquinas e equipamentos, além dos
materiais de consumo, são entregues a área de compras do setor administrativo.
42
5.2 O RECEBIMENTO DOS MATERIAIS
É realizado no local indicado no momento da compra, podendo ser no prédio sede, ou
nos demais escritórios, localizados também no Parque tecnológico, ou no centro da cidade de
Florianópolis, São Paulo (SP), Natal (RN), Salvador (BA) e Lages (SC). Em Florianópolis
existe uma equipe responsável pelo recebimento, e nos outros locais é delegado a função ao
coordenador ou a um responsável no local. A conferência é feita através do confronto entre a
nota fiscal, o pedido de compra e o que está sendo efetivamente entregue.
5.3 REGISTRO DOS BENS
Após o recebimento dos bens, para que seja feito o controle contábil a Nota fiscal é
encaminhada a contabilidade, para classificá-los de acordo com a sua natureza, que são elas:
� Máquinas e equipamentos
� Móveis e utensílios
� Instalações
� Imóveis
� Computadores e periféricos
� Softwares
� Imobilizações em andamento
� Terrenos
� Aparelhos telefônicos
Com os registros realizados, a contabilidade controla a depreciação dos bens e realiza
os registros necessários no ativo imobilizado para os controles contábeis, atualmente os bens
não são registrados de acordo com seu centro de custo, nem plaqueados e identificados.
O registro de movimentação só acontece quando um bem é transferido para um
escritório localizado em outra cidade ou outro estado, que desse modo é emitida uma Nota
fiscal de saída.
Observação: Mensalmente são gerados relatórios dos bens adquiridos contabilizando
sua depreciação. A contabilidade faz as baixas contábeis e arquivam os documentos, o
43
controle hoje está focado na contabilidade para cumprir suas obrigações e registros contábeis
exigidos por lei – Decreto nº 3.000/99, art. 301: “bens cujo custo de aquisição não seja
superior a R$ 326,62 (trezentos e vinte e seis reais e sessenta e dois centavos), ainda que sua
vida útil seja superior a um ano”.
5.4 SISTEMA DE INFORMAÇÕES PATRIMONIAIS
Na organização não há um sistema de controle dos bens patrimoniais que faça o
registro, a identificação, classificação, controle de movimentação ou transferência dos bens,
em outras palavras, que seja possível fazer a gestão do patrimônio desde sua entrada até a
devida baixa ou alienação.
A empresa está passando por um processo de avaliação de um sistema de ERP, sendo
disponibilizada aos fornecedores uma RFP, um documento de referência para coleta e análise
de soluções para aquisição de um software com base de dados integrada e especializado na
operacionalização e gestão dos processos, seguindo o seguinte escopo:
• Administrativo (material expediente, material de higiene e limpeza, copa e
cozinha, viagens, manutenção predial, coffee break, correspondências);
• Financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, faturamento,
conciliações, cobrança);
• Contabilidade (contábil, fiscal, gerencial e patrimônio);
• Compras (serviço/produto);
• Contratos (serviço/produto);
• Cobrança;
• Projetos; e
• Gestão orçamentária.
Entre os módulos solicitados como pré-requisito do sistema, está o módulo de gestão
de patrimônio, que a empresa já identifica como essencial e imprescindível para que seja feito
a gestão de modo integrado.
E se tratando do que será disponibilizado para que seja feito a gestão do patrimônio,
conta-se com um sistema de ERP para que seja feito os devidos registros integrados entre
44
compras, financeiro e contabilidade, um local adequado para recebimentos dos bens e seu
devido tombamento, porém, como será feito a gestão e as ferramentas necessárias para que
esse serviço seja gerenciado de maneira eficaz, é o que será apresentado nesse trabalho.
5.5 AS FUTURAS AQUISIÇÕES
Os bens que serão adquiridos na nova sede ainda estão em processo de detalhamento,
levantamento das especificações e negociações, mas já se sabe quais são as máquinas e
equipamentos que serão adquiridos. A nova estrutura da Softplan foi projetada para 1100
postos de trabalho, o que representa um grande volume de máquinas e equipamentos que
devem ser controlados de maneira adequada, de acordo com a necessidade de aquisição de
novos bens para o desenvolvimento apropriado das funções.
Aos já existentes, esses serão alvo de análise para observar e averiguar sua capacidade
de uso e conseqüentemente com capacidade para que sejam utilizados na nova sede,
inicialmente já se sabe que os bens que passarão por essa análise são os computadores,
monitores, e aqueles que possuem foco tecnológico. Por sua vez, será necessário realizar um
inventário do que se possui, além da identificação, codificação e emplaquetamento.
45
6 PROPOSTA DE PROCESSO DE GESTÃO DE PATRIMÔNIO
Conforme já foi visto e mencionado anteriormente, a compra dos bens patrimoniais se
difere dos materiais e suprimentos pela sua necessidade e utilização, os bens patrimoniais não
costumam ser estocados para que se utilizem imediatamente quando necessário, normalmente
eles são adquiridos de acordo com as necessidades das áreas ou dos projetos, enfim, de acordo
com a necessidade da organização.
Desse modo, a área de compras possui um papel inicial na gestão de um bem
patrimonial, no qual deve-se definir preceitos para a compra desses bens, pois diferente da
compra de uma caneta de qualidade ruim, que embora também traga prejuízos a organização,
ela pode ser substituída por um outro produto na próxima compra, e sua utilização tem um
tempo de vida muito curto. Já na compra de um patrimônio, quando não há políticas e
diretrizes estabelecidas, pode-se levar a uma compra ineficaz, trazendo prejuízos na operação,
prejuízo financeiro, e como um bem patrimonial por sua característica tem uma vida útil
maior, a organização terá que conviver com aquela compra errada e arcar com altos custos.
Segundo Baily et al (2000 apud Lima, 2011 p. 33) “o aumento da importância da
atividade de compras está diretamente associado ao crescimento dos gastos com recursos
adquiridos fora da organização, tendo como conseqüência a redução de custos (...)”
Com o intuito de evitar transtornos no momento da compra, é necessário que seja
identificado e especificado o bem que será adquirido, e que os profissionais que executam
essa atividade sejam preparados e entendam sobre a importância da aquisição do bem, assim
como tenham seu cargo e sua função valorizados pela organização.
A compra deve ser feita através de um sistema que já possua todos os materiais e bens
patrimoniais cadastrados e já direcionados a sua natureza contábil, para que o solicitante
possa selecionar mantendo um padrão de nomenclatura e identificação dos bens, deve ser
também de responsabilidade da área de compras e contabilidade, o cadastro de novos
produtos, para que esse padrão mencionado seja mantido, e assim tendo um controle dos
produtos cadastrados e sua natureza.
É importante que as solicitações já venham destinadas ao seu centro de custos
correspondente, e que o aprovador seja o responsável por esse centro de custo, pois é o
mesmo que faz a gestão orçamentária da sua área, consequentemente é ele quem deve
autorizar a compra do bem, apropriando a sua área ou não, facilitando assim a gestão do
patrimônio e sua localização futuramente.
46
O recebimento dos bens deve ser muito bem acompanhado, mesmo quando não for
possível que a entrega seja feita no local estabelecido para receber materiais, independente de
sua natureza, as vezes por ser um grande volume de móveis que precisam ser montados em
determinadas salas, ou equipamentos grandes que não terão transporte adequado para o
encaminhamento ao devido local, é importante que o responsável pela gestão de patrimônio,
acompanhe o recebimento para que sejam conferidos as especificações da nota com o bem
que está sendo entregue, conferencia no prazo de entrega, e o devido registro e
encaminhamento da nota fiscal para a área responsável.
Após o recebimento do bem na organização e seu devido registro através da NF na
contabilidade, esse passa efetivamente a ser um patrimônio da empresa. A partir daí deve-se
fazer a gestão do mesmo, controlando-os a partir de sua identificação, localização,
codificação, acompanhando sua vida útil, realizando inventários e tendo o controle total
desses bens, garantindo a usabilidade do mesmo e sua permanência na empresa até seu
desgaste, realizando sua devida baixa ou alienação.
Paralelo ao recebimento ou logo após esse processo é necessário que o bem seja
identificado através de uma placa ou etiqueta, no caso da Softplan, que os bens identificados
não são expostos a locais hostis e que precisem de uma placa mais resistente, a melhor opção
são as etiquetas adesivas que são mais flexíveis e possuem um melhor manuseio, podendo
assim anexar nos bens com estruturas e designer diversos.
Esse processo deve ser descrito com as etapas de cada atividade, elaborando
fluxogramas para uma visualização melhor do processo, assim como formalizar os
documentos como o termo de responsabilidade, movimentação e padronizar etiquetas de
identificação.
6.1 FORMAS DE CONTROLE AUTOMATIZADOS DE PATRIMÔNIO
Atualmente existem sistemas que facilitam o processo de etiquetagem, gerando os
códigos do bem de acordo com sua classificação, grupos e localização, ou conforme as
diretrizes de codificação da empresa. Para a aquisição dessas etiquetas existem duas opções:
Impressora de Etiquetas: adquirir uma impressora para que as etiquetas sejam impressas pela
área de patrimônio, no momento ou em paralelo ao recebimento, nesse caso, a numeração
47
pode ser de acordo com a característica do bem, pois será feito o código, impressa a etiqueta e
anexada no bem.
Seguem alguns modelos de impressora disponíveis no mercado:
Modelo ARGOX OS 214
Dimensões: 18,6 cm (L) x 16,5cm (A) x 27,8cm (C)
Peso: 2.0Kg
Preço médio: R$ 700,00
Figura 3: Impressora de etiqueta ARGOX OS 214
Fonte: 3Tec Etiquetas e Plaquetas (2013
Modelo Zebra GC420T
Dimensões: 36cm (L) x 30cm (A) x 29cm (P)
Peso: 3,9kg
Preço médio: R$ 1.200,00
Figura 4: Impressora de etiqueta Zebra GC420T
Fonte: 3Tec Etiquetas e Plaquetas (2013)
48
Comprar Etiquetas: Ter um fornecedor das etiquetas prontas personalizadas, em que nesse
caso as etiquetas devem ter apenas numerações seqüenciais sem identificar classificação do
bem, conta contábil, ou números que caracterize o bem que será anexada a etiqueta, pois serão
entregues com números seqüenciais e na empresa é que elas serão vinculadas as descrições do
bem aquele número.
Os preços das etiquetas variam muito de cada fornecedor e do modelo a ser adquirido,
mas é importante o levantamento para encontrar a melhor opção, atendendo as necessidades e
o seu objetivo principal, de identificação dos bens. Segue um modelo sugerido para etiqueta
dos bens da Softplan.
Figura 5: Modelo de etiqueta para os bens patrimoniais da Softplan.
Fonte: Dados primários (2013)
As etiquetas podem ter sua funcionalidade apenas de identificação, mas existem outros
atributos e vantagens que ela pode oferecer, primeiramente o código de barras, que conforme
já foi visto, é uma ótima ferramenta para controle e principalmente para realização de
inventários, através da leitura óptica.
Aliando-se as identificações através de etiquetas, conforme visto, o mercado oferece
uma tecnologia que pode substituir o controle através do código de barras, são etiquetas que
possuem a identificação por radiofreqüência, conhecida como RFID, que atualmente é o que
há de mais novo para que atenda a gestão de patrimônio na sua totalidade, pois identifica a
localização do bem de maneira rápida e eficaz, diferente do código de barras no qual é
necessário uma faixa de luz varrendo a superfície onde está o código, o RFID permite que
uma etiqueta seja lida sem o contato visual ou físico.
49
6.2 TECNOLOGIA RFID
RFID ou identificação por radiofrequência é um método de identificação automática
através de sinais de rádio, recuperando e armazenando dados remotamente através de
dispositivos denominados etiquetas RFID. Um sistema de controle de patrimônio através do
RFID consiste em três componentes básicos, etiquetas eletrônicas, antena ou leitor móvel com
antena e um sistema de gestão de patrimônio.
Conforme visto anteriormente, existem diversos métodos de identificação, mas o mais
comum é armazenar um número de série que identifique um objeto, ou outra informação, em
um microchip. Essa tecnologia permite que sejam capturados dados automaticamente, com
objetivo de identificar objetos com dispositivos eletrônicos, conhecidos como etiquetas
eletrônicas, tags, RF tags ou transponders, que emitem sinais de radiofreqüência para leitores
que captam estas informações. A tecnologia de radio frequência existe desde a década de 40 e
veio para integrar com a tecnologia de código de barras, que já é bastante disseminada no
mundo.
A tecnologia RFID não veio para simplesmente substituir o código de barras, ela veio
para auxiliar no controle e gestão dos bens, pois ela é uma tecnologia de transformação, que
pode ajudar a reduzir desperdícios, limitar roubos, gerir inventários, simplificar a logística e
aumentar a produtividade. Uma das maiores vantagens dos sistemas baseados em RFID é o
fato de permitir a codificação em ambientes hostis e em produtos onde o uso de código de
barras não é eficaz.
A etiqueta utilizada para identificação através do RFID é basicamente um chip e uma
antena que podem ser envolvidos por uma proteção de plástico, madeira, vidro, de modo que
assegure sua integridade. Mas é no chip que são armazenados os dados que são enviados ao
leitor quando o chip for ativado pelo campo eletromagnético do leitor.
Segundo o site da IBM, existem dois tipos de etiquetas de RFID:
RFID Passivo: Essa etiqueta não possui bateria, a energia é fornecida pelo leitor que
capta através da antena espiral dentro da etiqueta um campo magnético, permitindo que a
etiqueta absorva a energia do leitor, passando para seus circuitos internos, fazendo assim com
que a etiqueta transmita os dados para o leitor. Desse modo, ela não emite o sinal de radio,
mas responde ao sinal que é emitido. A RFID passiva é a forma mais em conta para utilização
dessa ferramenta, mas exigirá um leitor mais potente, pois a energia irradiada pelo leitor, que
é utilizada pela etiqueta para dar a resposta.
50
RFID Ativo: Ela tem energia própria, ou seja, possui uma bateria que é a sua fonte de
energia, ao contrario da passiva, ela emite sinal de radio e as informações armazenadas podem
ser lidas e atualizadas. Esse modelo já possui custos mais elevados, mas é identificada a
maiores distancias e possui maiores recursos.
Uma questão muito importante para um bom resultado na utilização dessa tecnologia, é
a distancia e potência do leitor das etiquetas, os fatores que influenciam, são os tipos de
etiquetas (ativa ou passiva), o material que envolve o chip, a freqüência do leitor, e o tamanho
da antena. Esses fatores devem ser considerados na aquisição da RFID, pois o leitor com
baixa potência, que só consegue fazer a leitura com pequenas distâncias não apresenta os
resultados esperados, pois a finalidade da identificação por radiofreqüência é exatamente não
ter que procurar a localização da etiqueta e fazer varredura do código como o leitor de código
de barras.
Quando se fala em etiquetas eletrônicas e com chip pode vir a mente etiquetas grandes
e robustas, mas diferente disso as etiquetas de RFID podem ser encontradas em materiais
flexíveis e auto adesivas, e em materiais vulneráveis ou resistentes, evitando que sejam
violadas, existem ainda modelos que deixam vestígios de violação. A imagem abaixo mostra
um modelo simples de etiqueta RFID adesiva:
Figura 6: Etiqueta adesiva de RFID
Fonte: Mercado livre (2013)
51
A aquisição das etiquetas de RFID, assim como as etiquetas de identificação que já
foram mencionadas, pode ser feita comprando-as prontas e personalizadas, assim como, a
compra de impressoras que permitem imprimi-las, nesse caso, deve-se investir na impressora
e nas etiquetas em branco para impressão.
A tecnologia RFID tem um custo alto devido os recursos que a mesma necessita para
um bom funcionamento, mas de um modo geral ela apresenta excelentes resultados quando se
trata da gestão de patrimônio. A economia de tempo e pessoas envolvidas para fazer um
inventário é um dos grandes ganhos na utilização dessa tecnologia, além do controle dos bens
e prevenção contra os furtos e movimentações indevidas dos bens na organização.
6.3 MODELO DE SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL
Algumas empresas que vendem as etiquetas, leitores e impressoras de RFID oferecem
também o sistema de gestão de patrimônio, pois esse é um dos componentes básicos para o
controle dos bens patrimoniais.
Embora a Softplan esteja em um processo de evolução para adquirir um ERP no qual
um dos requisitos seja um módulo de gestão de patrimônio que atenda as necessidades, será
apresentado um software de gestão patrimonial da empresa OfficeTronic, os dados
informados abaixo foram tirados do site da empresa.
A empresa OfficeTronic fundada em setembro de 2005 tem como objetivo fornecer ao
mercado soluções em Projetos, Serviços Tecnológicos e Consultoria nas áreas de Engenharia
Elétrica, Eletrônica e Sistemas Computacionais e Tecnologia da Informação, desenvolveu
uma ferramenta para gestão de patrimônio através da RFID, o sistema é denominado como
SGE Patrimônio imobiliário, que será explanado melhor na sequência, como modelo de
utilização da ferramenta.
O Sistema de Gestão Eletrônica de Patrimônio Mobiliário (SGE) é uma ferramenta na
implantação de um controle e gestão do patrimônio mobiliário de instituições públicas e
privadas, na forma de mobiliário corporativo, equipamentos de informática e
telecomunicações ou equipamentos e ferramentas eletrônicas ou itens específicos, bastando-se
para isso a seleção correta do tipo de etiqueta inteligente RFID a ser vinculada ao objeto.
A partir do aplicativo web, os usuários cadastram no sistema aspectos quantitativos e
qualitativos importantes dos itens, como seu modelo, fornecedor, valor da compra, data de
52
garantia, estado de conservação, etc., além de possibilitar o cálculo de depreciação. Permite
ainda ao usuário, através do inventário eletrônico, atualizar dados que se alteram durante o
tempo, como o local, o estado de conservação, entre outros dados.
O sistema registra todo o histórico de acontecimentos relacionados a cada item,
permitindo aos gestores deste patrimônio mobiliário acompanhar sua localização e evolução,
além de programar substituições e/ou manutenções realizadas durante o tempo.
Possui diversos relatórios e contando com uma base de dados flexível, é possível
customizar relatórios específicos, exportar ou importar dados de sistema já existentes no
cliente, na sequência, seguem algumas telas do sistema que mostram as informações
cadastradas de um bem patrimonial, e a lista e o relatório de bens extraído do sistema.
Figura 7: Cadastro de um patrimônio
Fonte: OfficeTronic (2013)
53
Figura 8: Lista dos bens cadastrados
Fonte: OfficeTronic (2013)
Figura 9: Leitor móvel – Tela da leitura dos bens através do RFID
Fonte: OfficeTronic (2013)
O software da empresa OfficeTronic foi apresentado com intuito de conhecer alguns
métodos de utilização de sistema de gestão de patrimônio, mas encontra-se no mercado
diversas opções, com tecnologias e abrangências muito interessantes, se fazendo necessário
54
abrir um processo de concorrência e negociações para identificar o que melhor oferece o
serviço para a Softplan.
É importante que após a identificação das necessidades e da melhor opção de gestão
para a empresa, seja desenhado um processo de gestão patrimonial e formalizado os
documentos, como o termo de responsabilidade, de movimentação e padronização das
etiquetas de identificação. Quando um processo é bem estruturado, com a descrição das
atividades, suas funções e responsabilidades, a gestão da atividade em questão é feita de
forma mais organizada e controlada, alem do comprometimento dos colaboradores com as
atividades descritas no processo, respeitando prazos, fluxos, e alçadas de decisões.
55
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
No estudo da empresa em questão pode-se observar que devido ao crescimento muito
rápido, com vistas a acompanhar o mercado no qual está inserido, foram sendo adiados
diversos processos administrativos e operacionais, que embora a empresa tenha ciência da sua
importância, não foram considerados como estratégicos.
Na pesquisa realizada identificou-se uma mudança no modelo de gestão em função do
crescimento da empresa, que no início era realizado pelos próprios diretores que acumulavam
as funções administrativas, financeiras e de gestão de pessoas, passando a ser realizada por
uma equipe estratégica, com o objetivo de desenvolver melhorias e fazer a gestão estratégica
dos serviços.
Em face da revisão das questões estratégicas da empresa, a pesquisa identificou a
necessidade de se ter um controle mais efetivo dos recursos patrimoniais, entendendo que os
resultados tornam-se positivos e podem trazer benefícios financeiros à empresa.
Por se encontrar em mudança de estrutura, ou seja, para a nova sede, surge a
oportunidade de realizar um inventário patrimonial, permitindo que se obtenham dados
fidedignos do patrimônio físico, podendo ser comparado ao contábil. Bem como, realizar um
levantamento dos bens ideais para utilização na nova sede, com a classificação, codificando e
identificação (emplaquetamento) realizados adequadamente e no caso das novas aquisições
fazer valer uma nova forma de administração de recursos patrimoniais envolvendo as
unidades organizacionais de compras, contabilidade e patrimônio.
Almejando que seja implantada uma administração de recursos patrimoniais eficiente e
eficaz, a empresa terá que investir nessa gestão, ou seja, reestruturar também a unidade
organizacional ou criar uma para cuidar efetivamente do patrimônio da organização, em vista
das novas estruturas, do número de colaboradores, do tipo de bens que a empresa utiliza
(equipamentos de tecnologia) que tem uma depreciação rápida e para controle contábil.
Uma administração de recursos patrimoniais completa necessita a aquisição de um
sistema de gestão de patrimônio, conforme visto no estudo realizado neste trabalho, para que
essa gestão atinja sua totalidade com eficiência e eficácia, é imprescindível que se tenha
ferramentas para atingir esse resultado. Portanto, um sistema de informação permitirá o
acompanhamento da evolução patrimonial por intermédio da identificação, classificação,
codificação, baixa e depreciação e outros procedimentos patrimoniais. Neste sentido, outra
tecnologia pesquisada e apresentada aqui como sugestão é a utilização das etiquetas RFID
56
(Identificação por radiofreqüência) que permitem um acompanhamento patrimonial por meio
de radiofreqüência, tornando mais efetiva a administração dos recursos patrimoniais.
O que é possível observar também, é que não basta a tecnologia para se efetuar uma
boa gestão de recursos patrimoniais, é necessário o uso correto de tecnologia e pessoas,
portanto na reestruturação da unidade organizacional de patrimônio há a necessidade de
pessoas com treinamento, e capacitação e conhecimento da área de administração para efetuar
os procedimentos ligados aos processos de patrimônio.
Objetivando uma gestão eficiente e eficaz, de modo que traga ou apresente os
resultados esperados, é preciso investir além das pessoas, sistemas, etiquetas, leitores e
impressoras, é preciso também estabelecer políticas e diretrizes para que esse processo seja
internalizado na organização como uma função estratégica, padronizando e acompanhando
cada etapa do processo, de forma que não se perca informações e nem deixe-as sem
responsáveis.
Com a pesquisa, foi possível mostrar a importância da gestão de patrimônio e da
utilização de um sistema para controle patrimonial, identificando que sem a utilização de um
sistema de gestão não se consegue fazer uma gestão de patrimônio eficiente e eficaz, pois não
permitirá ter o acompanhamento e controle devido dos bens, perdendo tempo em inventários e
controles obsoletos, além de prejuízos financeiros por não ter o efetivo controle da localização
dos bens e consequentemente realidade contábil, respondendo assim a pergunta problema
apresentada para este estudo.
Assim, o presente trabalho buscou apresentar um diagnóstico sobre a administração de
patrimônio e as possíveis formas de melhorar o modelo de gestão de patrimônio atual. Essa
visão da importância da gestão do patrimônio através de um sistema de informação e de
tecnologias, agregada a competência de pessoas capacitadas, ajudará a empresa a alcançar
seus o objetivos, bem como fazer com que a empresa inicie uma nova trajetória de gestão de
recursos patrimoniais na nova sede.
O trabalho de pesquisa extingue-se aqui, mas fica a possibilidade de ampliar os estudos
na organização criando instrumentos de análise dos fluxos e padronização dos novos
processos de gestão patrimonial.
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REFERÊNCIAS
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