Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 1 of 11

Sorting Pada Microsoft Excel

Untuk mengelola data yang banyak dibutuhkan ketelitian yang cukup tinggi. Dari data yang

masih mentah (belum dilakukan pengelolaan) dapat ditampilkan sesuai dengan kebutuhan.

Salah satu fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Excel adalah sorting, yaitu fitur untuk

mengurutkan data sesuai dengan kategori yang diinginkan.

Pengurutan data dimaksudkan untuk mengurutkan data sesuai dengan kunci tertentu. Ada dua

jenis pengurutan data yaitu: Ascending dan Descending.

Ascending : pengurutan data dari kecil ke besar (A-Z, 1-100) atau pengurutan menaik.

Descending : pengurutan data dari besar ke kecil (Z-A, 100-1) atau pengurutan menurun.

Contoh:

Siapkan terlebih dahulu data seperti gambar 1.

Gambar 1. Data awal sebelum diurutkan

Dari data mentah seperti pada gambar 1. Diinginkan susunan data yang urut sesuai dengan

Program studi (PROGRAM), seperti pada gambar 2.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 2 of 11

Gambar 2. Data setelah diurutkan

Langkah-langkah untuk membuat urutan data (sorting) adalah:

1. Siapkan data yang akan diurutkan (misalnya Gambar 1).

2. Tidak diperkenankan menggunakan header data mengandung merge cell.

3. Blok dari Header dan seluruh data yang diurutkan (misalnya pada gambar 1. Blok dari B4:F19)

4. Kemudian klik Data pilih Sort.

5. Pilih kolom yang dijadikan kunci pengurutan data, pada kotak Sort By.

6. Kemudian pilih jenis pengurutan datanya, ascending atau descending.

7. Latihan: coba lakukan pengurutan dari gambar 1. Sesuai dengan KOTA.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 3 of 11

Filter Pada Microsoft Excel

Filter adalah mengelompokkan data sesuai kategori yang dibutuhkan. Dengan fasilitas filter,

memudahkan proses penggolongan data.

Langkah-langkah untuk melakukan filter adalah:

1. Sama seperti pada proses sort, pada proses filter juga tidak diperkenankan menggunakan

header data mengandung merger cells.

2. Blok seluruh data, pilih menu Data-Sort.

3. Klik Menu Data – Filter – Auto Filter.

4. Sehingga pada header akan tampil tanda panah, seperti pada gambar 3.

Gambar 3. Auto Filter

5. Klik pada tanda panah dan pilih kriteria yang dibutuhkan, jika diinginkan melakukan filter

dan bisa juga akan diambil data hasil filter dengan perintah copy dan paste di tempat yang

baru.

6. Jika diinginkan kriteria dengan kondisi khusus yang tidak tersedia pada pilihan kriteria, pilih

Custom pada pilihan kriteria, selanjutnya akan ditampilkan gambar 4.

7. Operator yang bisa dipilih adalah :

a. Equal sama dengan.

b. Does not equal Tidak sama dengan.

c. Is greater Than Lebih besar dari.

d. Is greater than or equal to Lebih besar atau sama dengan.

e. Is less than Kurang dari.

f. Is less than or equal to Kurang dari atau sama dengan.

g. Begins with Diawali dengan.

h. Does not begin with Tidak diawali dengan.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 4 of 11

i. Ends with Diakhiri dengan.

j. Does not end with Tidak diakhiri dengan.

k. Contains berisi.

l. Does not Contains Tidak berisi.

Gambar 4. Kotak dialog Custom Filter

8. Pilih salah satu operator yang dibutuhkan, dan tuliskan kriteria pada kotak sampingnya. Bisa

juga dengan menggunakan operator AND atau OR.

9. Bisa juga menggunakan karakter pengganti seperti : ? untuk mewakili satu karakter bebas, *

untuk mewakili lebih dari satu karakter bebas.

Contoh: Silakan lakukan filter sesuai dengan gambar 5.

Gambar 5 . Hasil filter sesuai kota Solo

Filter data yang unik

Memfilter data yang unik dan menghilangkan data yang sama (Remove Duplicate) sebenarnya

perintah yang sama karena akan sama-sama menghasilkan data yang unik. Perbedaannya kalau

kita menggunakan filter data yang sama akan disembunyikan tetapi tidak dihapus, sedangkan

Remove Duplicate akan menghapus data yang sama secara permanent. Jadi, sebaiknya anda

melakukan filter terlebih dahulu sebelum anda benar-benar menghilangkannya.

1. Pilih data yang ingin difilter. Misalnya anda ingin memfilter data yang unik untuk bulan, maka blok kolom Bulan termasuk headingnya.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 5 of 11

2. Pada tab Data, di group Sort & Filter, klik Advanced.

3. Pada kotak dialog Advanced Filter. Isi centang pada Unique record only.

List range adalah range yang ingin difilter, bila belum diisi, klik Colapse Dialog

kemudian pilih range yang ingin difilter misalnya bulan, kemudian klik Expand dialog . Jika anda memfilter table atau range, pilih Filter the list, in-place. Jika ingin mengkopi hasilnya di tempat lain, pilih Copy to another location. Pada Copy to pilih di mana anda ingin meletakkan hasil pemfilteran.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 6 of 11

4. Klik OK maka hasilnya seperti berikut:

Record yang ditampilkan hanya untuk bulan yang unik.Untuk mengembalikan atau menghilangkan filter, pada tab Data di group Sort & Filter, klik Clear.

Menghilangkan data yang sama

1. Pilih range atau data pada table yang ingin diremove.

2. Pada tab Data, di group Data Tools, pilih Remove Duplicates.

3. Pada kotak dialog Remove Duplicates, isi centang untuk kolom yang ingin diremove

datanya yang sama misalnya kolom Sales. Select all untuk memberi centang pada semus kolom dan Unselect All untuk menghilangkan centang pada semua kolom.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 7 of 11

Bila anda memberi centang lebih dari satu kolom maka excel hanya akan meremove jika data pada kedua kolom sama. Misalnya kolom sales dan kota, jika data pada kolom sales sama sedangkan pada kolom kota tidak sama maka data tidak akan diremove.

4. Klik OK, maka hasilnya seperti berikut

Ingat bila digunakan remove duplicates, data yang telah diremove tidak dapat

dikembalikan lagi. Karena hanya bisa menggunakan perintah Undo .

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 8 of 11

CONDITIONAL FORMATTING

Fasilitas Conditional Formatting dalam Microsoft Excel 2007 merupakan fasilitas yang dapat

digunakan untuk memberi kondisi-kondisi tertentu pada cell yang diinginkan. Fasilitas ini sangat

membantu ketika membuat jadwal absensi misalnya, menampilkan nilai rata-rata yang di bawah

KKM, standard kelulusan ataupun yang lainnya.

Untuk latihan, siapkan lembar kerja pada gambar 8.

Gambar 8 Data Nilai Siswa

Dari gambar 8 diinginkan untuk siswa dengan Nilai TIK dibawah 76 akan terlihat berwaran merah.

Maka cara yang dilakukan adalah:

1. Blok range Nilai TIK dari cell E5:E19.

2. Lalu klik Conditional Formatting. Lalu pilih Highlight Cell Rules. Sehingga muncul gambar 9

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 9 of 11

Gambar 9.

3. Lalu pilih yang Red Text. Dan klik Ok. Sehingga hasilnya akan Nampak pada gambar 10.

Gambar 10. Nilai TIK dibawah 75 tercetak merah

4. Jika diinginkan rules yang lain yang tidak tersedia dalam daftar, silakan pilih Custom Format. Dan

silakan atur format sesuai yang dibutuhkan.

Untuk latihan silakan atur format tulisan berwarna hijau dan tebal untuk SIKAP yang Sangat Baik.

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 10 of 11

Validasi Data Excel

Anda dapat menggunakan validasi data untuk memastikan bahwa pengguna memasukkan nilai-

nilai tertentu ke dalam sel. Pesan input dapat digunakan untuk memberitahu pengguna apa

yang harus dimasukkan. Jika pengguna mengabaikan pesan ini dan masukkan nilai yang tidak

valid, Anda dapat menunjukkan kepada mereka peringatan kesalahan.

Contoh

Dalam contoh ini, kita membatasi pengguna untuk memasukkan nomor antara 0 dan 10. Selain

itu tidak boleh.

1. Buka Excel

2. Buat dokumen seperti dibawah ini

3.

3. Letakkan kursor mouse Pada cel B3

4. Pada tab Data, klik Validasi Data Validation.

Pada kotak dialog Data Validation, pada tab Settings:

5. Pada Allow list, klik Whole number.

6. Pada Data list, klik between.

7. Masukkan Nilai Minimum dan Maximum.

8. Klik OK, dan mencoba untuk memasukkan nomor lebih kecil dari 0 atau lebih tinggi dari

10 (sepuluh).

Materi Sort, Filter, Conditional Formatting, Data Validation Page 11 of 11

Pesan Pemandu

Sebuah pesan bisa kita berikan ketika user akan mengisi data, agar input yang diberikan

sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan. Dalam contoh di atas, input di antara angka 0

sampai 10

Pada tab Input Message:

1. Beri centang 'Show input message when cell is selected'.

2. Ketik judulnya pada title.

3. Ketik pesannya.

4. Klik OK

Pesan Kesalahan

Jika user mengabaikan pesan yang sudah diberikan, maka perlu diberikan pesan kesalahan yang

menunjukkan bahwa data yang di inputkan ada yang salah.

Pada tab Error Alert:

1. Beri centang 'Show input message when cell is selected'.

2. Ketik judul

3. Ketik pesan kesalahannya.

4. Klik OK.

5. Selanjutnya, setiap kali user melakukan kesalahan entri di cell B3, maka selalu akan

mendapatkan Pesan sesuai dengan yang sudah ditentukan di atas.

Kita bisa bereksperimen dengan berbagai aturan dan batasan input data yang disediakan

Excel, ada cukup banyak aturan yang bisa didefinisikan