MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO CONTABLE DEPENDENCIA: DEPARATMENTO DE CONTABILIDAD ASUNTO: INTRODUCCION NOMBRE DEL MANUAL: ELABORADO POR: JUNTA DIRECTIVA Nº MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO CONTABLE

DEPENDENCIA: DEPARATMENTO DE CONTABILIDAD

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ASUNTO: INTRODUCCION

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01 1

INTRODUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a

Venezolana de Alimentos la Casa en el registro económico financiero de los Fondos provenientes del Estado

así como los procedentes de Ingresos Propios.

Es importante señalar, que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y

Procedimientos podrán optimizarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual permitirá

la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la gestión

administrativa.

En tal sentido, este Manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la

operatividad de los procesos contables, que permitan apoyar a la Gerencia de Administración y Finanzas en

los principios de racionalidad económica a fin de garantizar el máximo aprovechamiento de estos recursos.

NOMBRE DEL MANUAL : ELABORADO POR : JUNTA DIRECTIVA Nº MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE CONTANILIDAD

DPTO. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

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Y PROCEDIMIENTO CONTABLE


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ASUNTO: MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS

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01 2

MISION: Registrar contablemente los compromisos por adquisiciones de bienes y servicios y todas las operaciones

derivadas de las actividades de Producción, Comercialización y Administración de la empresa, en

concordancia con el ordenamiento jurídico vigente y dentro de los plazos correspondientes, para la emisión

de informes y estados financieros que permitan tener una visión acertada sobre la situación de la

organización y el resultado de sus operaciones, para la adecuada toma de decisiones.

VISION: Constituirse en el corto plazo, en herramienta útil para los procesos administrativos de control y planificación,

coadyuvante de la toma de decisiones adecuadas para la consecución del objeto material de la organización.

OBJETIVOS

Corresponderá al Departamento de Contabilidad coordinar la información contable y determinar los efectos

económicos financieros de venezolana de Alimentos La Casa S.A., a los fines de reflejar los resultados de su

gestión y situación patrimonial.



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ASUNTO: FUNCIONES

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FUNCIONES

• Realizar sistemáticamente el registro contable de las operaciones económicas y financieras de

venezolana de Alimentos La Casa S.A.

• Proveer de forma oportuna y confiable la información financiera y patrimonial necesaria para la toma

de decisiones, por parte de los responsables de la gestión de Venezolana de Alimentos La Casa S.A.

• Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias.

• Preparar información de los resultados de la Ejecución Financiera mensual y trimestral para ser

suministrada a la Corporación Casa.

• Presentar los resultados del año fiscal al Ministerio de Finanzas (Oficina Nacional de Contabilidad

Pública), según requerimientos para la formación de la Cuenta General de Hacienda.

• Proveer la información requerida por los (las) Auditores (as) Externos (as) e Internos (as).

• Participar en la elaboración del Plan Operativo Anual y del Presupuesto de su departamento.

• Supervisar al personal adscrito a su departamento.

• Salvaguardar los bienes, muebles y equipos a su cargo y administrar racionalmente los recursos

asignados a su departamento.

• Las demás funciones que le atribuyan las Leyes y Reglamentos.



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ASUNTO: NORMAS GENERALES

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NORMAS GENERALES:

1. Todas las operaciones de venezolana de Alimentos La Casa S.A. deberán ser registradas de acuerdo a

los principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de la República y

los principios de contabilidad generalmente aceptados y la presentación de los Estados Financieros

hacerse basada en los mismos.

2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con las disposiciones

previstas por las leyes venezolanas y sus reglamentos.

3. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros

• Balance General

• Estado de Ingresos y Egresos

• Estado de Cambio en la Posición Financiera

• Estado de Cuentas de Patrimonio

4. Reportes de Análisis:

• Balance de Comprobación

• Mayor Analítico

• Diario General

• Auxiliar por Cuentas



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5. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y anualmente. Excepto a solicitud de las autoridades.

6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el objeto de

establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la información contenida en los estados de cuenta.

7. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en los Estados

Financieros los saldos reales de las cuentas. 8. Será de absoluta obligatoriedad que el Departamento de Contabilidad preste todo tipo de ayuda

técnica y administrativa a las Gerencias, Departamentos y Plantas, de forma tal que se garantice el mejor desempeño de las funciones de registro, procesamiento de información y el manejo contable general.

9. El envío de la información y cierres mensuales por las Gerencias, Departamentos y Plantas deberá

hacerse de forma controlada y estas deberán remitir la documentación al Departamento de Contabilidad los días lunes (hábiles) de cada semana, a fin de garantizar que el proceso de registro, verificación, ajustes y consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos días hábiles luego de su recepción.

10. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta según el balance

de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los diferentes rubros que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas explicativas a dichos estados.



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11. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de acuerdo a la

presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las reclasificaciones efectuadas tales

como sobregiros, etc.

12. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices e indicadores

financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.

13. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por la Oficina Nacional

de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la información del sector público en un Plan Único

de Cuenta que funge de esencia al Sistema Integrado de Información Contable Presupuestario de

Administración Financiera del Sector Público (SICOP).

14. El Plan Único de Cuentas esta integrado por siete (7) grupos de cuentas:

1.00.00.00.00 ACTIVOS

2.00.00.00.00 PASIVOS

3.00.00.00.00 RECURSOS

4.00.00.00.00 EGRESOS

5.00.00.00.00 RESULTADOS

6.00.00.00.00 PATRIMONIO

7.00.00.00.00 CUENTAS DE ORDEN



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15. Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregación identificados por

códigos numéricos de ocho posiciones, y por la clasificación, denominación y descripción de las

respectivas cuentas.

16. Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada tanto física como a nivel de

sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta que sea requerida por algún ente

externo como interno.



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ASUNTO: BASES LEGAL

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BASE LEGAL:

� Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

� Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial Nro. 37.606 de fecha 09 de enero de 2003.

� Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal.

Gaceta Oficial Nro. 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

� Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Extraordinaria Nro. 5637 de fecha 07 de abril de 2003.

� Código de Comercio, con la reforma parcial del Código de Comercio de fecha 26 de junio de 1955.

� Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Publico, sobre el sistema Presupuestario de fecha 18 de diciembre de 2001

� Reglamento Nro. 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público sobre el

Sistema de Tesorería de fecha 22 de Marzo de 2002.

� Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de Contabilidad Publica.

� Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos Gaceta Oficial Nro. 2.818 Extraordinaria de 1 de

Julio de 1981

� Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado.

� Providencia Administrativa mediante la cual se designan a los Contribuyentes Especiales como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado.

� Providencia Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes formales del

Impuesto al Valor Agregado. NOMBRE DEL MANUAL : ELABORADO POR : JUNTA DIRECTIVA Nº MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE CONTANILIDAD


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ASUNTO: GLOSARIO DE TERMINOS

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GLOSARIO DE TERMINOS: Activos : Conjunto de bienes y derechos, dinero y créditos contra terceros de que dispone una persona,

una entidad lucrativa o no lucrativa, par realizar su proceso productivo o de servicios.

Activos fijos: Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de

una empresa.

Administración: A.adj. Relativo a la administración. Acto administrativo (DER.), cualquier acto de los

órganos del estado en ejercicio de funciones administrativas sujetas al derecho público.

Amortizaciones: Empleamos este nombre para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo

intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.

Balance general: Es el estado financiero que muestra la situación financiera en que se encuentra la

empresa en una fecha determinada mediante la descripción de los conceptos de activo, pasivo y de capital

contable, identificados y valuados. Precisamente, a la fecha a que corresponde el balance.

Conciliación bancaria: Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos,

de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta

Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en

los libros de la Empresa.



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ASUNTO: INVENTARIOS,MERCANCÍAS,PRODUCTOS TERMINADOS

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01 10

Inventario: Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar

con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período

económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

Inventario de mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Inventario de productos terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas

manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de productos en proceso de fabricación: Lo integran todos aquellos bienes

adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de

manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación,

aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de materias primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los

productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de suministros de fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos,

pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.)



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ASUNTO: INVERSIONES CORTO PLAZO, LARGO PLAZO

PERMANENTES

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01 11

Inversiones a corto plazo: Denominadas también transitorias o temporales, son las realizadas con

carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácil convertibilidad en efectivo.

Inversiones a largo plazo: Las inversiones en títulos valores u otros bienes, hipotecas, terrenos,

edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, adquiridas con la intención de no desprenderse de ellas en

un plazo no menor a un año o por tiempo indefinido, deben considerarse como inversiones a largo plazo.

Inversiones temporales a largo plazo : Son las realizadas con la intención de que en un futuro

mayor a un año sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sin perjudicar la eficiencia de las

operaciones de la empresa. Estas suelen estar representadas por bonos o acciones de cualquier sociedad

incluyendo las que pudiéramos considerar como asociado, hipotecas terrenos y edificios.

Inversiones permanentes: Las inversiones que por su naturaleza e intención se han realizado como

requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de las operaciones presentes o futuras del ente

inversor

Norma : Ordenamiento imperativo de acción que persigue un fin determinado con la característica de ser

rígido en su aplicación. Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular acciones de los

distintos agentes económicos; se traduce en un enunciado técnico que a través de parámetros cuantitativos

y/o cualitativos sirve de guía para la acción. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones

para quienes no la observen.

Pasivo: son las aportaciones de los acreedores, deudas u obligaciones contraídas por nuestra empresa por

compras de mercancía u otros bienes y servicios.



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ASUNTO:PLANACION,PRESUPUESTO,PROCESO, RECURSO,

ADMINISTARTIVOS, SISTEMAS

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01 12

Planeación: Es un proceso administrativo que permite fijar políticas, objetivos, Procedimientos, para

ejecutar lo planeado.

Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos

financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se

aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Proceso administrativo: Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la

función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a través del

uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que cuenta y utiliza una

dependencia, entidad, u organización para alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de

su competencia.

Sistema: Conjunto de procesos o elementos interconectados e interdependientes que forman un todo

complejo.

Sistema administrativo contable: Es el sistema computarizado empleado por la Contraloría General

del Estado Vagas para agilizar los proceso administrativos, éste incluye diversos programas de

administración entre os cuales se cortejan los procesos de pago y cobro a proveedores, presupuesto,

conciliaciones bancarias y compras requeridas por la institución.



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ASUNTO: NORMAS ESPECIFICAS DE REGISTRO EN EL SISTEMA

CONTABLE DE EGRESOS, INGRESOS Y TRANSFERENCIAS BANCARIAS

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01 13

1. Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos que soporten

la operación.

2. Las Plantas, el Departamento de Finanzas y Administración, así como las secciones que las

componen deberán remitir la documentación que allá generado movimiento mercantil al

Departamento de Contabilidad de manera semanal y al culminar el mes, el resumen correspondiente,

para registrar contablemente las operaciones.

3. Las transacciones económicas financieras deben registrarse en el Sistema de Contabilidad a fin de

generar los comprobantes contables, dicho comprobante deberá ser ingresado indicando la siguiente

información:

3.1 Mes de la operación

3.2 Unidad Ejecutora

3.3 Número de comprobante

3.4 Tipos de Comprobantes

3.4.1 EG - Egresos

3.4.2 IG - Ingresos

3.4.3 AJ - Ajustes

3.4.4 TR Movimientos de N/D y N/C, Depósitos e intereses

3.4.5 CB – Cobranzas



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ASUNTO: ANALISTA CONTABLE

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01 14

4. Debe consultarse en el sistema de contabilidad el último comprobante generado, con el fin de registrar el

consecutivo que corresponde al transcribir un nuevo movimiento contable.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ANALISTA CONTABLE

1.1 Recibe la siguiente documentación de manera semanal y general al fin del mes anterior de:

1.2 Tesorería

- Boucher de Cheques junto con el Reporte “Relación de Cheques Emitidos y Anulados” y memorando

en el cual se relacionan la entrega de los cheques.

1.3 Cobranza:

- Facturas con Planillas de Depósitos bancarios por concepto de cobranza y memorando en el cual se

relacionan.

- Cuadro detallado de los cruces por conceptos de alianzas comerciales.

1.4 Finanzas:

- Documentación de las colocaciones financieras efectuadas y oficio en el cual se relacionan.

- Reporte emitido por el banco emisor, de las transferencias realizadas y recibidas con sus soportes.

- Cortes de Cuenta semanal y el Estado de Cuenta los primeros cinco días siguientes del mes anterior

- Notas de Debito y Crédito realizadas.



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01 15

1.5 Impuesto: - Planillas de Impuestos cancelados y memorando en el cual se relacionan.

1.6 Facturación: - Facturas emitidas por concepto de ventas, desagregado por plantas y sede.

1.7 Cuentas por Pagar: - Facturas recibidas por concepto de compras y/o servicios recibidos, desagregado por plantas y

sede. 1.8 Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el memorando y relación. 1.9 Desglosa las documentaciones recibidas de acuerdo a su naturaleza. 1.10 Registra las diferentes operaciones en los comprobantes contables a través del sistema Saint.

(Contabilidad). 1.11 Imprime los comprobantes contables realizados. 1.12 Anexa según sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable. 1.13 Entrega el Comprobante y anexos al Jefe de Departamento.

JEFE DE DEPARTAMENTO:

1.14 Recibe, revisa y coloca su media firma autógrafa en el Comprobante Contable y lo entrega

al Analista Contable para su archivo y resguardo temporal que será por dos meses, los cuales

transcurrido ese tiempo lo entregara a la sección de archivo para su custodia y resguardo

permanente.



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ASUNTO: NORMAS ESPECÍFICAS CONCILIACIONES BANCARIAS.

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01 16

Normas específicas

• Debe verificarse que se haya realizado en el sistema contable el proceso de posteo de comprobantes

y se hayan generado los comprobantes y asientos del mes a conciliar.

• Debe solicitarse al Departamento de Finanzas, a partir del quinto día hábil siguiente del mes

terminado, los Estados de Cuenta bancarias de las cuentas a favor de la empresa.

• Mensualmente debe realizarse la conciliación de todas las cuentas bancarias aperturadas por la

Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa.

• Debe notificarse al Departamento de Finanzas aquellos cargos indebidos para su correspondiente

análisis y reverso.

2. PROCEDIMIENTO CONCILIACIONES BANCARIAS

ANALISTA CONTABLE

2.1 Recibe la siguiente documentación de: 2.2 Tesorería: Relación de Cheques Emitidos y Anulados del mes anterior a conciliar. 2.3 Finanzas: Estados de Cuentas Bancarias de las cuentas aperturadas a favor de Venezolana de

Alimentos La Casa S.A. del mes anterior a conciliar.



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01 17

2.4 Genera el mayor analítico contable de la cuenta de banco, en caso de que la información no esté posteada, o auxiliar bancario.

2.5 Identifica a través del cotejo entre los reportes auxiliar de banco o mayor analítico contable de la

cuenta banco y estado de cuenta, si existen discrepancias; si las mismas corresponden a documentos no

registrados se relacionan de acuerdo al tipo de documento, en el caso de tratarse de un error en el registro se

ubica el o los comprobantes contables a fin de realizar los ajustes correspondientes.

2.6 Determina los cheques no cobrados y genera la relación de cheques en transito. 2.7 De acuerdo a la verificación realizada anteriormente genera la siguiente información:

5.1 Relación de cheques en tránsito

5.2 Relación de notas de débito no contabilizadas

5.3 Relación de notas de crédito no contabilizadas

5.4 Relación de depósitos no contabilizados

5.5 Relación de ajustes

5.6 Relación de Cargos indebidos.

2.8 Imprime , firma como elaborada las conciliaciones, anexa las relaciones generadas y las entrega al

Jefe de Departamento.



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ASUNTO: REGISTRO DE LOS INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA

E INVENTARIO DE PRODUCTOS

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01 18

JEFE DE DEPARTAMENTO: 2.9 Recibe, revisa y coloca su firma autógrafa en la conciliación bancaria y las entrega al Analista

Contable para su archivo y resguardo temporal que será por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo

entregara a la sección de archivo para su custodia y resguardo permanente.

Normas Específicas:

• Sólo se registrará el movimiento contable siempre y cuando se tengan los documentos que soporten

la operación.

• Debe recibirse semanalmente hasta culminar el mes, del Departamento de Producción, movimiento

generado por concepto de transformación de la materia prima en producto terminado, desagregado

por materias primas y cantidades producidas por cada una de ellas.

• La información recibida por concepto de entrada de materia prima, deberá cotejarse con las compras

realizadas en el mes por dicho concepto.

• Debe notificarse al Departamento de Producción aquellos cargos indebidos para su correspondiente

análisis y reverso.



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ASUNTO: ANALISTA DE CONTABILIDAD DE COSTOS

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01 19

3. PROCEDIMIENTO: Registro de los Inventarios de Materia Prima e Inventario de Productos

Terminados en el Sistema Contable.

ANALISTA DE CONTABILIDAD DE COSTOS:

3.1 Recibe del Departamento de Producción memorando anexo los Inventarios de Materias Primas,

Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados.

3.2 Verifica que la documentación recibida corresponda con lo indicado en el memorando y relación y

le entrega un ejemplar sellado y firmado en señal de recibido.

3.3 Analiza los ingresos por concepto de materia prima con los reportes generados por el sistema

contable de las compras realizadas en el mes.

3.4 Determina y registra en el sistema contable los montos por concepto de Inventarios de Materias

Primas, Inventarios de Materiales de Insumos e Inventarios de Productos Terminados.

3.5 Imprime los comprobantes contables realizados.

3.6 Anexa según sea el caso fotocopia como soporte y los anexa al comprobante contable.

3.7 Entrega el Comprobante y anexos al Jefe de Departamento. JEFE DE DEPARTAMENTO:

3.8 Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su archivo y

resguardo temporal que será por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo entregara a la

sección de archivo para su custodia y resguardo permanente.



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ASUNTO: ANÁLISIS DE CUENTAS

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01 20

PROCEDIMIENTO: Análisis de Cuentas Normas especificas:

• Solamente se podrán realizar ajustes en el mes o año contable no cerrado.

• Los ajustes se realizarán por los siguientes motivos:

• Montos y fechas que no se corresponden con los datos contemplados en los soportes.

• Saldo que no se corresponde con la naturaleza de la cuenta.

• El auxiliar contable no se corresponde con la cuenta contable empleada para el registro, de acuerdo

a los soportes.

• El auxiliar contable no se corresponde con los soportes ni con la cuenta asociada.

• El auxiliar contable se corresponde con los soportes pero no con la cuenta asociada.

• Unidad Ejecutora que no se corresponden con los datos contemplados en los soportes.

• Cualquier otro motivo aceptado de acuerdo a los principios de contabilidad



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01 21

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: ANALISTA CONTABLE:

1. Realiza una revisión a las cuentas reflejadas en el balance general y estado de resultado a efecto de

establecer cuales serian las cuentas a ser analizadas.

2. Genera el mayor analítico contable de la cuenta a ser analizada a través del Sistema Saint, en

función del saldo y naturaleza. (Acreedor o deudor) a fin de conocer cuales son los comprobantes de

diario que conforman los movimientos de la cuenta.

3. Ubica los comprobantes de diario a fin de revisar los soportes correspondientes al asiento y proceder

a realizar el ajuste pertinente.

4. Entrega al Jefe del Departamento de Contabilidad todos los ajustes realizados para su revisión y

aprobación.


5. Recibe y revisa el Comprobante Contable y lo entrega al Analista Contable para su archivo y

resguardo temporal que será por dos meses, los cuales transcurrido ese tiempo lo entregara a la

sección de archivo para su custodia y resguardo permanente.



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ASUNTO: GENERACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

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01 22

PROCEDIMIENTO: Generación de los Estados Financieros. Normas especificas: 1. Los Estados Financieros deberán ser emitidos trimestralmente y anualmente con corte de cierre al 31 de

Diciembre y con fecha de presentación a los entes externos interesados antes del 31 de Marzo del siguiente año. Excepto petición de las máximas autoridades del organismo.

2. Los Estados Financieros deberán contener los siguientes documentos:

• Balance General • Estado de Ingresos y Gastos • Estado de Flujo del Efectivo • Estado de Cuentas de Patrimonio. • Notas de los Estados Financieros. • Cualquier otra documentación vinculada a la generación de los Estados Financieros

3. Los Estados Financieros indicados en la norma anterior deben ser remitidos a las siguientes entidades

externas: • Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) - Copia • Oficina Nacional de Contabilidad Pública - Copia • Corporación Casa - Copia • Banco Central - Copia

• Ministerio para el poder popular para la alimentación - Copia 4. Los Estados Financieros deberán estar firmados y sellados por el Jefe(a) del Departamento de

Contabilidad, Gerente de Administración y Finanzas y Presidente del organismo.



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01 23

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

ANALISTA CONTABLE:

1. Ingresa al menú Reportes opción Estados Financieros del sistema de contabilidad (Saint) para

generar el Balance de Comprobación, Balance General y Estado de Resultados. Una vez que se

haya analizado las cuentas por parte del personal asignado a esta actividad.

2. Ordena y transcribe los montos de los Estados Financieros a los formatos, instructivos o

modelos establecidos para los Estados Financieros, por parte de los Órganos que rigen el organismo.

3. Imprime los Estados Financieros bajo los formatos, instructivos o modelos establecidos y los

remites al Jefe del Departamento de Contabilidad.


4. Revisa y verifica que la información esté registrada correctamente, de ser el caso, los firma y

sella y los remite al Gerente de Administración y Finanzas.

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS:

5. Recibe, revisa, firma y sella los Estados Financieros y los remite a la oficina del Presidente

del organismo.

6. Gira instrucciones a la secretaria adscrita a la Gerencia de Administración y Finanzas para la

emisión de los oficios para la distribución de los Estados Financieros y envió de los mismos a la

Oficina de la Presidencia del organismo.



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ASUNTO: GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

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01 24

SECRETARIA:

7. Genera los oficios para la entrega de los Estados Financieros y los envía anexo a los Estados

Financieros para su entrega.

PRESIDENCIA DEL ORGANISMO:

8. Recibe, firma, sella y envía a los destinatarios, los oficios para la entrega de los Estados

Financieros.

9. Recibe oficio con el sello de recibido por sus destinatarios y los archiva en la carpeta de oficios

externos enviados.

PROCEDIMIENTO: Archivo de la Documentación Contable.

Normas específicas

1. Toda la documentación recibida deberá ser archivada de acuerdo a los comprobantes de diario ingresados

en un mes.



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01 25

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

ANALISTA CONTABLE:

Cuando registra las operaciones imprime el comprobante de diario, archivando el generado con sus

respectivos soportes en carpeta lomo ancho identificado por el número de comprobante

1. Resguarda y custodia los comprobantes contables y sus soportes en carpetas lomo ancho por un lapso

de 02 meses, contados a partir de la fecha de emisión del comprobante de diario, para en el caso de

tener que realizar ajustes contables.

2. Transcurridos los dos meses envía las carpetas con relación a la Unidad de Archivo, con relación y

memorando de entrega.



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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO CONTABLE DEPENDENCIA: DEPARATMENTO DE CONTABILIDAD ASUNTO: INTRODUCCION NOMBRE DEL MANUAL: ELABORADO POR: JUNTA DIRECTIVA Nº MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO