Información generalUna tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.

Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.

Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Un campo también se denomina normalmente una columna o un atributo.

Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un hecho.

1. Un registro

2. Un campo

3. Un valor de campo

Una base de datos puede contener muchas tablas, cada una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Propiedades de tabla y campoLas tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o su comportamiento.

Una tabla abierta en la vista Diseño.

1. Propiedades de tabla

2. Propiedades de campo

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista Diseño por medio del panelPropiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras propiedades de campo de la siguiente manera:

Establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.

El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

Debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

NOTA: Para crear un campo en Access, puede escribir datos en una columna nueva en la vista Hoja de datos. Cuando se crea un campo de esta forma, Access asigna automáticamente un tipo de datos al campo en función del valor especificado. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero, en caso de ser necesario, puede cambiar el tipo de datos si usa la cinta, que es parte del nuevo interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.

Ejemplos de detección automática de tipo de datos

La tabla siguiente muestra cómo funciona la detección automática de tipo de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con un tipo de datos de:

Diego Textohttp://www.contoso.com

Puede usar cualquier prefijo de protocolo de Internet válido. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo

1 Número, entero largo50.000 Número, entero largo50.000,99 Número, doble50000,389 Número, doble12/67

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha y hora

Domingo, 31 de diciembre de 2006 Fecha y hora10:50:23 Fecha y hora10:50 Fecha y hora17:50 Fecha y hora12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda

21,75 Número, doble123,00 % Número, doble3,46 E+03 Número, doble

Relaciones de tablaAunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos suelen almacenar datos sobre asuntos que están relacionados entre sí. Por ejemplo, puede que una base de datos contenga:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imágenes de cada artículo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Dado que almacena datos sobre diferentes temas en tablas independientes, necesita alguna manera de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente datos relacionados de esas tablas independientes. Para conectar los datos almacenados en tablas diferentes, cree relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en común.

Claves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo general en un campo, pero puede estar compuesta por más de un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal    Una tabla puede tener solamente una clave principal. Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificador, un número de serie o un

código, que sirve de clave principal. Por ejemplo, puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.

Clave externa    Una tabla puede tener una o más claves externas. Este tipo de clave contiene valores que se corresponden con los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de identificación de cliente que se corresponda con un registro de una tabla Clientes. El campo de identificador de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relación de una tabla. La relación de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal (identificador).

Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y luego se crea una relación entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, usa la relación para identificar con qué datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relación de tabla mostrada en la ventana Relaciones.

1. Una clave principal, que se reconoce por el icono de clave junto al nombre de campo.

2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave).

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia    Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla, existen menos posibilidades de ambigüedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solamente una vez en una tabla sobre clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

Eficacia    Registrar los datos en una sola ubicación implica el uso de menos espacio en disco. Además, las tablas de menor tamaño tienden a proporcionar datos más rápidamente que las de mayor tamaño. Por último, si no usa tablas diferentes para

asuntos diferentes, especificará valores nulos (ausencia de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estará desaprovechando el espacio y obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad    El diseño de una base de datos es más fácil de comprender si los asuntos está separados en tablas de manera apropiada.

SUGERENCIA: Planificar las tablas teniendo en cuenta las relaciones. Puede usar el Asistente para búsquedas para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente para búsquedas crea la relación por usted.

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Antes de empezarAntes de empezar a crear tablas en Microsoft Office Access 2007, hay algunas diferencias de versiones anteriores de Access que debería tener en cuenta.

Tabla y plantillas de campo han reemplazado al Asistente para tablas    En versiones anteriores de Access, usaba el Asistente para tablas para crear una tabla rápidamente al responder a algunas preguntas. En Office Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado por plantillas de tabla y de campo.

Crear hojas de datos    En Office Access 2007, puede crear y modificar tablas y campos mientras trabaja en la vista Hoja de datos.

Se muestra más información sobre estas características en la siguiente sección.

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Crear una nueva tablaUna simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

SUGERENCIA:  En Access 2010, puede usar los elementos de la aplicación para agregar rápidamente tablas, formularios e informes usados habitualmente a la base de datos. !

Puede crear una tabla al crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente o importar o establecer un vínculo a una tabla de otro origen de datos (como un libro de Microsoft Office Excel, un documento de Microsoft Office Word, un archivo de texto, un servicio web u otra base de datos). Cuando crea una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

¿Qué quiere hacer?Crear una tabla en una nueva base de datosCrear una tabla en una base de datos existenteUsar una plantilla de tabla para crear una tablaImportar o vincular para crear una tabla

Usar un sitio de SharePoint para crear una tablaEstablecer la clave principal de una tablaEstablecer las propiedades de una tabla

Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

3. Para ir a una ubicación diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

4. Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

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Usar una plantilla de tabla para crear una tablaEn versiones anteriores de Access, usaba el Asistente para tablas para crear rápidamente una tabla desde tablas y campos de muestra. En Office Access 2007, use plantillas de tablas y plantillas de campo en su lugar.

Una plantilla de tabla es una tabla vacía que pueda empezar a usar tal cual o modificar para adaptarla a sus necesidades. Office Access 2007 se suministra con las siguientes plantillas de tabla, diseñadas para ser compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre:

Contactos    Una tabla para administrar información de contacto empresarial, que incluye direcciones de correo electrónico, direcciones URL de páginas web y datos adjuntos, como un contrato de servicio y una foto.

Tareas    Una tabla para realizar el seguimiento de tareas, que incluye un campo para datos adjuntos.

Problemas    Una tabla para realizar el seguimiento de problemas, que incluye un campo para datos adjuntos y un campo

Memo solo para anexar que conserva un historial de valores de campo antiguos.

Eventos    Una tabla para gestionar eventos, que incluye un campo Memo de texto enriquecido y un campo para datos adjuntos.

Activos    Una tabla para administrar activos empresariales, que incluye dos campos de moneda para que pueda realizar un seguimiento de la depreciación de activos.

Después de crear una tabla con una plantilla de tabla, puede que desee agregar campos a través de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un campo predefinido que puede agregar a cualquier tabla en la vista Hoja de datos. Para más información sobre cómo usar una plantilla de campo, vea la sección Agregar un campo mediante una plantilla de campo, más adelante en este artículo.

Crear una tabla mediante una plantilla de tabla

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y luego seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.

Se inserta una tabla nueva, en función de la plantilla de tabla que elija.

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Importar o vincular para crear una tablaPuede importar o vincular los datos almacenados en otra ubicación para crear una tabla. Estos datos pueden estar en una hoja de cálculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook, etc.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible

conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

NOTA: No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel. Para más información sobre cómo establecer vínculos a Access desde Excel, busque en la Ayuda de Excel o vea los vínculos de la sección Vea también.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles.

1. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

SUGERENCIA: También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la pestañaCrear.

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Usar un sitio de SharePoint para crear una tablaPuede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, también puede crear una lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas en Office Access 2007 incluyen Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear una tabla y luego haga clic enAbrir.

3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

4. Siga uno de estos procedimientos:o Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

i. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

ii. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

iii. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

iv. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

Crear una nueva lista personalizada

a. Haga clic en Personalizado.

b. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

c. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

d. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic enSiguiente.

Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo.

Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego haga clic en Siguiente.

Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

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Establecer la clave principal de una tablaA menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la base. Access también comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una.

Determinar los campos que se van a usar como una clave principalA veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, puede que tenga números de id. existentes para los empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de información de los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es único en combinación con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe tener las siguientes características:

Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.

El campo o la combinación de campos no puede estar vacío ni ser Null, siempre hay un valor.

Los valores no cambian.

Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumérico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres características de la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o

cambiar.2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic

en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Quitar la clave principal1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic

en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo.

4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA: Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree un campo para la clave principal. Si hace clic en Sí, Access crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

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Establecer las propiedades de una tablaAdemás de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic

en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de tabla.

4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que

desea establecer y especifique una configuración para la propiedad.

Propiedades de tabla disponibles

Utilice esta propiedad de tabla

Para

Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

NOTA: Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

Para más información, vea la sección Vea también.

Hoja secundaria de datos expandida

Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

Alto de hoja secundaria de datos

Siga uno de estos procedimientos:

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.

Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

Descripción Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.

Vista predeterminada Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la

Utilice esta propiedad de tabla

Para

vista predeterminada al abrir la tabla.

Regla de validación Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.

Texto de validación Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

Filtrar Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.

Ordenar por Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

Hoja secundaria de datos

Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

Vincular campos secundarios

Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.

Vincular campos principales

Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.

Filtrar al cargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

Ordenar por al cargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por(estableciendo su valor en Sí) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

SUGERENCIA: Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedadRegla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en   junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

6. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

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Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tablaCada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es más fácil combinar los datos más adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A continuación, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fácilmente. Si tiene previsto crear un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo. Para más información sobre el diseño de una base de datos y la creación de campos, vea los vínculos en la sección Vea también.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

¿Qué quiere hacer?Agregar un campo mediante la entrada de datos

Agregar un campo mediante una plantilla de campoAgregar un campo desde una tabla existenteEstablecer las propiedades de campoEstablecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datosAbrir una tabla en la vista Hoja de datosCambiar el nombre de un campoCambiar el tipo de datos de un campoCambiar el formato de un campoEstablecer otras propiedades de campoEstablecer propiedades de campo en la vista DiseñoAbrir una tabla en la vista DiseñoCambiar el tipo de datos de un campoEstablecer otras propiedades de campo

Agregar un campo mediante la entrada de datosCuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante

la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

1. Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA: Para más información sobre cómo crear una tabla, vea la sección Crear una tabla.

2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

3. Escriba los datos en el nuevo campo.

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Agregar un campo mediante una plantilla de campoA veces es más fácil elegir desde una lista de campos predefinida que se ajuste a sus necesidades que crear manualmente un campo. Puede usar el panel de tareas Plantillas de campo para elegir de una lista de plantillas de campo. Una

plantilla de campo es un conjunto de características y propiedades predefinido que describe un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos de campo, una configuración para la propiedad Formato y otras propiedades de campo.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.

2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

3. Seleccione uno o más campos en el panel Plantillas de campo y luego arrástrelos hasta la tabla donde desea insertar la nueva columna.

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Agregar un campo desde una tabla existenteSi su base de datos ya contiene tablas, puede agregar un campo de una de esas tablas a la nueva tabla mediante el panel Lista de campos. El panel Lista de campos enumera todas las demás tablas de la base de datos, agrupadas en dos categorías: Campos disponibles en las tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. Si la tabla a la que va a agregar un campo está

en relaciones con otras tablas, los campos de tablas relacionadas se muestran primero en el panel Lista de campos.

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos con la que desee trabajar.

3. En el Panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.

La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

1. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a una tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

2. Seleccione el campo que desee y arrástrelo a la tabla en la que desea insertar la nueva columna.

3. Siga las instrucciones del Asistente para búsquedas.

Después de completar el asistente, el campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA: Cuando se agrega un campo de una tabla no relacionada y se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla que ha abierto.

En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre el Asistente para búsquedas.

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Establecer las propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

Especificar valores predeterminados para un campo

Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datosSi trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho

en la tabla que quiera abrir.2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando se agrega un campo especificando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna un nombre genérico al campo automáticamente y del siguiente modo: asigna el nombre Campo1 al primer campo nuevo, Campo2 al segundo campo nuevo y así sucesivamente. El nombre de un campo se usa de manera predeterminada como su etiqueta en todas las ubicaciones en las que dicho campo se muestra (por ejemplo, en el encabezado de columna de una hoja de datos). Cambiar el nombre de los campos a fórmulas más descriptivas facilita su uso al ver o modificar registros.

1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.

3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campoCuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.

El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo, puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memo.

Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo, supongamos que tiene números de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un nuevo campo en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los números de salas son etiquetas y no fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el procedimiento que se indica continuación.

1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de

datos, seleccione el tipo de datos que desee.

Tipos de datos disponibles

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Usar para texto o números que no se usan en los cálculos (por ejemplo, el id. de un producto). Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (más de 255 caracteres de longitud) o texto que usa formato de texto enriquecido.

Usar para texto de más de 255 caracteres de longitud o para texto que usa formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos que usan formato de texto, como,

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

por ejemplo, negrita o cursiva, son buenos ejemplos de dónde usar un campo Memo.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Usar para almacenar números que se usan en los cálculos, excepto para valores monetarios (use el tipo de datos Moneda para valores monetarios).

1, 2, 4 u 8 bytes o 16 bytes cuando se usan para un id. de replicación.

Fecha y hora Fechas y horas.

Usar para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye tanto un componente de fecha como un componente de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Usar para almacenar valores monetarios (moneda).

8 bytes.

Autonumeración Un valor numérico exclusivo que Access inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Usar para generar valores únicos que se pueden usar como clave principal. Tenga en cuenta que los valores de campos autonuméricos se pueden incrementar secuencialmente o por un valor especificado o se pueden asignar de forma aleatoria.

4 bytes o 16 bytes cuando se usan para un id. de replicación.

Sí/No Valores booleanos (sí/no).

Puede usar uno de tres formatos: Sí/No, Verdadero/Falso o Activar/Desactivar.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Usar para almacenar objetos OLE de otros programas de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.

Datos adjuntos Imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Este es el tipo de datos preferido para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo

Para archivos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para archivos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, según

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

binario. el grado en que el archivo adjunto se puede comprimir.

Hipervínculo Hipervínculos.

Usar para almacenar hipervínculos para proporcionar acceso de un solo clic a páginas web a través de direcciones URL (Localizador uniforme de recursos) o archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También puede vincular a objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para búsquedas

No es realmente un tipo de datos; en su lugar, inicia el Asistente para búsquedas.

Usar para iniciar el Asistente para búsquedas para que pueda crear un campo que usa un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Según la tabla o la consulta: el tamaño de la columna dependiente.

Según el valor: el tamaño del campo Texto usado para almacenar el valor.

NOTA: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

o Para optimizar el rendimiento, debe usar el Tamaño de campo más adecuado al crear un campo Texto o Número. Por ejemplo, si espera almacenar códigos postales de una longitud previsible, especifique esa longitud como el tamaño del campo. Puede especificar el tamaño del campo al establecer un valor en el cuadro de propiedades Tamaño del campo. Para más información, vea la sección Establecer otras propiedades de campo.

o Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del

tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica.

Cambiar el formato de un campoAdemás de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedadFormato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formatode un campo, haga lo siguiente:

1. En la cinta, haga clic en la pestaña Hoja de datos.2. En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos,

especifique el formato que desee.

NOTA: Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que

desea establecer la propiedad.2. En la pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo

de datos, seleccione las propiedades que desee.

Principio de sección

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Establecer propiedades de campo en la vista DiseñoPuede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En la vista Diseño, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y establezca otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseño1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho

en la tabla.2. En el menú contextual, haga clic en vista Diseño.

Cambiar el tipo de datos de un campo1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo

para el que quiere establecer el tipo de datos.2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la

lista.

Tipos de datos disponibles

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos

Usar para texto o números que no se usan en los cálculos (por ejemplo, el id. de un producto). Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

Hasta 255 caracteres.

Memo Caracteres alfanuméricos (más de 255 caracteres de longitud) o texto que usa formato

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

de texto enriquecido.

Usar para texto de más de 255 caracteres de longitud o para texto que usa formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos que usan formato de texto, como, por ejemplo, negrita o cursiva, son buenos ejemplos de dónde usar un campo Memo.

(2 bytes por carácter), de los que puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Usar para almacenar números que se usan en los cálculos, excepto para valores monetarios (use el tipo de datos Moneda para valores monetarios).

1, 2, 4 u 8 bytes o 16 bytes cuando se usan para un id. de replicación.

Fecha y hora Fechas y horas.

Usar para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado incluye tanto un componente de fecha como un componente de hora.

8 bytes.

Moneda Valores monetarios.

Usar para almacenar valores monetarios (moneda).

8 bytes.

Autonumeración Un valor numérico exclusivo que Access inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Usar para generar valores únicos que se pueden usar como clave principal. Tenga en cuenta que los valores de campos autonuméricos se pueden incrementar secuencialmente o por un valor especificado o se pueden asignar de forma aleatoria.

4 bytes o 16 bytes cuando se usan para un id. de replicación.

Sí/No Valores booleanos (sí/no).

Puede usar uno de tres formatos: Sí/No, Verdadero/Falso o Activar/Desactivar.

1 bit (8 bits = 1 byte).

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios.

Usar para almacenar objetos OLE de otros

Hasta 1 gigabyte.

Tipo de datos Usar para almacenar Tamaño

programas de Microsoft Windows.

Datos adjuntos Imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Este es el tipo de datos preferido para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para archivos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para archivos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, según el grado en que el archivo adjunto se puede comprimir.

Hipervínculo Hipervínculos.

Usar para almacenar hipervínculos para proporcionar acceso de un solo clic a páginas web a través de direcciones URL (Localizador uniforme de recursos) o archivos mediante un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). También puede vincular a objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los que puede mostrar 65.535 caracteres en un control.

Asistente para búsquedas

No es realmente un tipo de datos; en su lugar, inicia el Asistente para búsquedas.

Usar para iniciar el Asistente para búsquedas para que pueda crear un campo que usa un cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla, consulta o lista de valores.

Según la tabla o la consulta: el tamaño de la columna dependiente.

Según el valor: el tamaño del campo Texto usado para almacenar el valor.

NOTA: El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

Sugerencias sobre tipos de datos

o Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

o Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o tipo de datos con mayor precisión al establecer un valor en el cuadro de propiedades Tamaño del campo.

Establecer otras propiedades de campo1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo

cuyas propiedades quiera establecer. Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.

NOTA: El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.

2. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad o presione F6 y luego use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

¿Qué propiedades de campo están disponibles?

NOTA: No todas las propiedades están disponibles para todos los campos. El tipo de datos de un campo determina qué propiedades tiene.

Propiedad de campo

Descripción

Tamaño de campo Establecer el tamaño máximo para los datos almacenados como tipo de datos Texto, Número o Autonumeración.

SUGERENCIA: Para un mejor rendimiento, especifique siempre el menor Tamaño del campo suficiente.

Formato Personalizar la forma en la que el campo aparece de manera predeterminada cuando se muestra o se imprime.

Posiciones decimales

Especificar el número de posiciones decimales para usar al mostrar los números.

Nuevos valores Especificar si un campo Autonumérico se incrementa o se le asigna un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro.

Propiedad de campo

Descripción

Máscara de entrada

Mostrar caracteres que ayudan a guiar la entrada de datos. Para más información sobre cómo crear y usar una máscara de entrada, vea la sección Vea también.

Leyenda Establecer el texto que se muestra de manera predeterminada en las etiquetas para los formularios, informes y consultas.

Valor predeterminado

Asignar automáticamente un valor predeterminado para un campo al agregar registros nuevos.

Regla de validación

Proporcionar una expresión que deba ser verdadera al agregar o cambiar el valor en este campo.

Texto de validación

Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor infrinja la expresión en la propiedadRegla de validación.

Obligatorio Requerir que los datos se introduzcan en un campo.

Permitir longitud cero

Permitir escribir (si se establece el valor de la propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo tipo Texto o Memo.

Indexado Acelerar el acceso a datos en este campo al crear y usar un índice.

Compresión Unicode

Comprimir texto almacenado en este campo cuando una pequeña cantidad de texto se almacena (< 4096 caracteres).

Modo IME Controlar la conversión de caracteres en una versión de Windows de Asia Oriental.

Modo de oraciones IME

Controlar la conversión de oraciones en una versión de Windows de Asia Oriental.

Etiquetas inteligentes

Adjuntar una etiqueta inteligente a este campo.

Solo anexar Realizar un seguimiento del historial de los valores de campo (mediante la configuración del valor de la propiedad en Sí).

Formato de texto Elegir el valor de la propiedad Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir formato enriquecido. Elegir el valor de la propiedad Texto sin formato para almacenar solo texto sin formato.

Alinear texto Especificar la alineación de texto predeterminada dentro de un control.

3. Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se muestre el cuadro Zoom.

SUGERENCIA: Si va a introducir una máscara de entrada o una expresión de validación y le gustaría obtener ayuda, haga clic en   junto al cuadro de propiedades para mostrar el generador apropiado.

4. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre los tipos de datos y las propiedades de campo.

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Guardar una tablaDespués de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseño. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede usar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos los espacios. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos.

SUGERENCIA: Debe decidirse por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y usarlo regularmente.

1. Haga clic en el botón Microsoft Office   y luego en Guardar o presione CTRL+G.

2. Si va a guardar la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y luego haga clic en Aceptar.