BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah suatu sarana dalam berkomunikasi

yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis

oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang

disampaikan melalui surat dapat berbentuk

pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan

atau laporan. Meskipun teknologi komunikasi

berkembang sangat pesat, peranan surat belum dapat

digantikan. Surat masih memegang peranan penting

sebagai sarana penghubung antara dua pihak atau

lebih dalam satu kelompok organisasi baik

pemerintah maupun swasta. Selain sebagai sarana

penghubung atau komunikasi, surat juga memiliki berbagai

fungsi seperti sebagai alat untuk menyampaikan

pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan,

sebagai alat bukti tertulis (hitam di atas kertas),

terkait masalah hukum, sebagai alat untuk mengingat

dalam konsep pengarsipan, digunakan sebagai bukti

historis/bukti sejarah, sebagai pedoman kerja (surat

keputusan).

Sebagai salah lembaga, Lembaga Pengembangan

Teknologi Informasi dan Komunikasi (LPTIK) Universitas

Bengkulu yang kegiatannya tidak terlepas dengan kegiatan

1

surat menyurat sebagai sarana komunikasi dengan pihak

internal dan eksternal organisasi/lembaga/perusahaan,

system pengarsipan surat sangat dibutuhkan sebagai

kegiatan pendukung bagi lancarnya kegiatan maupun system

dalam lembaga itu sendiri. Sistem pengarsipan yang

digunakan di dalam LPTIK sendiri saat ini masih

dikerjakan secara manual dengan menggunakan buku arsip

surat keluar-masuk, yang mana dengan cara seperti itu

masih memberikan masalah kepada bagian pengarsipan yang

sulit untuk mengolah dan mencari data surat dengan

mengecek satu persatu buku arsip surat.

Penulis selaku mahasiswa yang mengambil mata kuliah

Kerja Praktek program studi Teknik Informatika Universitas

Bengkulu merasa perlu untuk mencoba untuk mempermudah

dalam pengarsipan surat dengan menggunakan program arsip

surat yang terkomputerisasi, dimana data-data surat mudah

untuk dicari dan mudah dalam pengolahan data surat masuk

maupun surat keluar. Dari uraian di atas, penulis

mengangkat judul laporan Kerja Praktek ini yaitu

“Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat (SIASAT)”.

1.2 Rumusan Masalah

Mengacu pada latar belakang masalah yang telah

diuraikan sebelumnya, maka rumusan masalahnya adalah

bagaimana membuat sistem informasi yang mampu menatata

dan mengarsip surat-surat masuk-keluar secara sederhana

dan terkomputerisasi .

2

1.3 Batasan Masalah

Dalam hal ini, untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam penulisan, penulis membatasi masalah yang dibahas antara lain :

1.Sistem Informasi yang di butuhkan oleh pihak LTPIK ialah

sistem database surat masuk dan surat keluar

2.Sistem informasi dibuat dalam bentuk aplikasi desktop

3.Sumber data diperoleh dari Lembaga Pengembangan

Teknologi Informasi Dan Komunikasi(LPTIK) Universitas

Bengkulu

1.4 Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai pembuatan Aplikasi Sistem Informasi Arsip Surat ini antara lain :

1.Membantu bagian tata usaha LPTIK UNIB dalam mengolah dan

menyusun data-data surat masuk maupun surat keluar

2.Mempermudah pekerjaan bagian tata usaha dalam pencarian

data-data surat baik itu data surat baru maupun data

surat lama.

1.5 Manfaat

Manfaat dari Aplikasi Sistem Informasi Arsip

Surat(SIASAT) ini adalah memberikan kemudahan dalam

penatausahaan dan pengarsipan surat-surat yang ada di

Lingkungan LPTIK Universitas Bengkulu.,dari manual ke

system yang sudah terkomputerisasi. 3

1.6 Metode Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan dalam Kerja

Praktek ini terdiri dari dua macam, yaitu :

1. Studi Lapangan

a) Wawancara yaitu melakukan tanya jawab kepada

orang – orang yang berkaitan dengan sistem yang

diteliti dengan menanyakan masalah apa saja yang

sering terjadi dan sedang terjadi secara langsung

ataupun tidak langsung.

b) Observasi yaitu mendapatkan data secara langsung

dan pengamatan langsung terhadap sistem yang

sedang berjalan.

2. Studi Pustaka

Penulis melakukan penelitian dengan cara

mengumpulkan data dari sumber-sumber seperti buku-

buku teks, bacaan-bacaan, bahan-bahan perkuliahan

serta materi-materi lainnya yang berhubungan masalah

yang ditinjau dalam penyusunan laporan ini.

1.7 Tempat dan Waktu Kerja Praktek

Berikut tempat dan waktu kerja praktek di Lembaga

Pengembagan Teknologi Informasi Dan Komunikasi

Universitas Bengkulu :

Tempat : Gedung LPTIK Universitas BengkuluAlamat : Jl.Wr Supratman Kandang Limun,

Bengkulu, 38371Mulai : 1 Maret 2014

4

Akhir : 30 April 2014Lama KP : ± 2 Bulan

1.8 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah memahami penulisan laporan kerjapraktek ini, maka sistematika penulisan yang digunakanadalah sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Bab I menjelaskan mengenai latar belakang masalah,rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerjapraktek, manfaat kerja praktek, dan metodepenulisan yang digunakan, tempat dan waktupengumpulan data dan sistematika penulisan.

BAB II. GAMBARAN UMUM INSTANSI

Bab II menjelaskan mengenai gambaran umum instansitempat kerja praktek dilaksanakan. Pada bab initerdapat struktur organisasi instansi, visi danmisi, dan bisnis proses kerja yang ada di instansitersebut.

BAB III. LANDASAN TEORI

Bab III menjelaskan secara singkat mengenailandasan-landasan teori mengenai sistem informasi,konsep perancangan database, SQL, software-software yang digunakan, dan lain-lain yangberhubungan dengan perangkat lunak yang akandibuat.

BAB IV.ANALISA DAN PERANCANGAN

5

Bab IV menjelaskan bagaimana cara menganalisissistem yang akan dibuat kemudian merancangnya.

BAB V. HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab V menjelaskan secara terperinci mengenai hasildari perangkat lunak yang sudah dibuat danmencocokkan dengan rumusan masalah dan batasanmasalah yang sudah dibuat pada BAB I.

BAB VI.KESIMPULAN DAN SARAN

Bab VI berisi tentang kesimpulan dan saran dariimplementasi yang telah dilakukan.

BAB IIGAMBARAN UMUM

6

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN

KOMUNIKASI (LPTIK) UNIVERSITAS BENGKULU

Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan

Komunikasi(LPTIK) Universitas Bengkulu adalah lembaga

yang baru diresmikan di awal tahun 2014 ini, yang mana

sebelum menjadi LPTIK, lembaga ini adalah Badan

Teknologi Informasi dan Komunikasi yang merupakan

pengembangan UPT Pusat Komputer Universitas Bengkulu.

Perubahan Badan menjadi Lembaga ini didasari pada

Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan No 63 Tahun

2013 tentang Organisasi dan tata kerja Universitas

Bengkulu.

Untuk Struktur Organisasi yang sebelumnya digunakan

di Badan Teknologi Informasi dan Komunikasi (BATIK)

ialah :

1. Sekretaris Batik

2. Kepala Divisi ( Kepala Divisi SIM, Jaringan dan TI,

Pendidikan dan Pelatihan, dan Bagian Admnistrasi dan

Umum)

3. Staf Administrasi

4. Teknisi

5. Asisten

Struktur Organisasi pada lembaga ini terdiri atas,

Kepala LPTIK yang bertanggung jawab dan berkoordinasi

7

langsung kepada Pimpinan Universitas Bengkulu dan

membawahi langsung serta berkoordinasi kepada Sekretaris,

Kepala Divisi, Staf Administrasi, dan Teknisi. Divisi

LPTIK terbagi menjadi 4(empat) divisi, yaitu Divisi

Jaringan dan Teknologi Informasi, Divisi Sistem Informasi

Manajemen, Divisi Pendidikan dan Pelatihan, dan Divisi

Administrasi dan Layanan Umum.

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BATIK Universitas

Bengkulu, sebelum menjadi Lembaga Pengembangan Teknologi

Informasi dan Komunikasi (LPTIK)

Untuk kelancaran pelaksanaan tugas dari LPTIK, maka

dirumuskan suatu prosedur operasional standar atau tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing Kepala dan Teknisi.8

Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi

(LPTIK) Universitas Bengkulu berkedudukan di bawah

Rektor dan bertanggung jawab kepada Rektor.

9

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

3.1.1 Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur

yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang

berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai

suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau

variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling

tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi

ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara

umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem

yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai

tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang

lebih besar.

Berikut ini beberapa pengertian system menurut para

ahli:

1. Pengertian Sistem Menurut Jogianto (2005: 2)

mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari

10

elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. sistem ini menggambarkan

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata

adalah suatu objek nyata, seperti tempat, benda,

dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

2. Pengertian menurut John Mc Manaman (dalam Sutikno,

M. Sobry. 2004 : 45), sistem adalah sebuah struktur

konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang

saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu

kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang

diinginkan secara efektif dan efesien.

3.1.2 Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam

tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini

sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu

sistem yang kurang mendapatkan informasi akan

menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir.

Robert N. Anthony dan John Dearden yang dikutip

oleh Jogiyanto (2005 : 7) menyebutkan keadaan dari

sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya

dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi

sistem akan menghindari proses entropy yang disebut

dengan negatif entropy atau negentropy

3.1.3 Sistem Informasi

11

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi

(information system) atau disebut juga dengan

processing systems atau information processing

systems atau information-generating systems. Sistem

informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan K.

Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto( 2005 : 11)

“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukankebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukungoperasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategidari suatu organisasi dan menyediakan pihak luartertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”

Sistem informasi memiliki komponen-komponen

yang terdapat di dalamnya yaitu terdiri dari blok

masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi,

blok basis data, blok kendali.

3.2 Model Perancangan Database

3.2.1 Database

Menurut Jogiyanto (1989 : 13) Database adalah

kumpulan dari beberapa data yang saling berhubungan

satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras

komputer dan digunakan oleh perangkat lunak untuk

memanipulasinya. Database dapat juga diartikan

kumpulan file-file yang mempunyai kaitan satu dengan

yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk

menginformasikan data-data operasional pada satu

perusahaan pada batasan tertentu.

12

Database merupakan salah satu komponen yang penting

pada sistem karena berfungsi sebagai basis

penyedia informasi bagi para pemakainya.

Penerapan database pada sistem disebut dengan

database sistem. Database sistem merupakan suatu

sistem yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang

saling berhubungan satu dengan yang lainnya.

3.2.2 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan diagram yang

menggambarkan hubungan antara entitas dan tidak

menggambarkan proses suatu sistem. ERD digunakan

untuk memasukkan suatu struktur data dan hubungan

antar data. Pada dasarnya, ERD menggambarkan tiga

buah simbol dan ditambahkan suatu garis penghubung

sehingga struktur tersebut dapat dibaca dan

dimengerti. Ketiga simbol tersebut meliputi : Alat

bantu yang dipergunakan dalam perancangan

berorientasi objek berbasiskan UML adalah sebagai

berikut :

1. Entity adalah obyek yang dapat didefinisikan dalam

lingkungan pemakai seperti manajerial,

pegawai, dan lain – lain. Entity dapat

digambarkan dengan simbol empat persegi panjang.

Gambar 3.1 Simbol Entity Relationship Diagram13

2. Atribut adalah item data yang menjadi bagian dari

suatu entitas dan mendeskripsikan karakteristik

dari entitas tersebut. Misal Entitas pelanggan

mempunyai item kode pelanggan, nama, alamat dll.

Atribut disimbolkan dengan bentuk ellips sebagai

berikut :

Gambar 3.2 Simbol Atribut

3. Hubungan adalah entitas tidak dapat berdiri

sendiri. Biasanya entitas akan berhubungan dengan

yang lain sehingga terjadi relationship antar

entitas. Hal ini memungkinkan untuk terjadinya

perputaran informasi dalam perusahaan.

Gambar 3.3 Simbol Hubungan

4. Link merupakan garis yang berfungsi untuk

menghubungkan ketiga simbol entitas, atribut serta

hubungan. Selain link juga berfungsi untuk

menunjukkan kemana arah arus sehingga diketahui

informasi yang diberikan oleh ERD tersebut.

Gambar 3.4 Simbol Link

14

Kardinalitas menunjukkan jumlah maksimum entitas

yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan

entitas yang lain. Macam-macam kardinalitas adalah:

Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A

hanya boleh berhubungan dengan satu anggota

entitas B, begitu pula sebaliknya.

Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas

A dapat berhubungan dengan lebih dari satu

anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.

Banyak ke banyak (many to many),Setiap entitas A

dapat berhubungan dengan banyak entitas himpunan

entitas B dan demikian pula sebaliknya.

3.3 Model Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum adalah suatu

tahap dimana di dalamnya terdapat identifikasi

komponen-komponen sistem informasi yang akan

dirancang secara rinci yang bertujuan untuk

memberikan gambaran kepada pengguna atau user

mengenai sistem yang baru. Sedangkan desain sistem

secara terinci dimaksudkan untuk pembuat program

komputer dan ahli teknik lainnya yang akan

mengimplementasikan sistem.

Analisis sistem adalah mempelajari suatu masalah

dan mempunyai tujuan utama untuk melakukan tindakan

(DeMarco, 1978). Analisis sistem merupakan proses

menentukan kebutuhan sistem - apa yang harus

15

dilakukan sistem untuk memenuhi kebutuhan klien,

bukanlah bagaimana sistem tersebut diimplementasikan.

Analisis sistem biasanya dimulai dengan meminta

dokumen (dari klien atau mungkin dari bagian

pemasaran) dan melakukan beberapa kali diskusi.

Persyaratan sistem termasuk operasi fungsional,

karakteristik operasi, realiability, availability, maintainability dan

performance. Persyaratan sistem juga termasuk

interface dengan perangkat lunak, lingkungan dari

perangkat lunak dan batasan perancangan aplikasi.

Didalam analisis sistem terdapat langkah-langkah

dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem yaitu

sebagai berikut :

1.Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah

a. Mengindentifikasikan penyebab masalah

b. Mengidentifikasikan titik keputusan

c. Mengidentifikasikan personil-personil

kunci

2.Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang

ada

a. Menentukan jenis penelitian

a. Merencanakan jadual penelitian

b. Mengatur jadual wawancara dan jadual

observasi

c. Mengatur jadual pengambilan sampel

d. Membuat penugasan penelitian

e. Membuat agenda wawancara

16

f. Mengumpulkan hasil penelitian

3.Analyze, yaitu Menganalis Sistem

a. Menganalisis kelemahan Sistem

b. Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai /

manajemen

4.Report, yaitu membuat laporan hasil analisis,

tujuan:

a. Pelaporan bahwa analisis telah selesai

dilakukan

b. Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa

yang telah ditemukan dan dianalisis oleh

analis sistem tetapi tidak sesuai

menurut manajemen

c. Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran

dari pihak manajemen

d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen

untuk melakukan tindakan selanjutnya.

(DeMarco, 1978)

3.3.1 Unified Modelling Language (UML)

UML terdiri atas banyak elemen-elemen grafis

yang digabungkan membentuk diagram. Tujuan

representasi elemen-elemen grafis ke dalam diagram

adalah untuk menyajikan beragam sudut pandang dari

sebuah sistem berdasarkan fungsi masing-masing

17

diagram tersebut. Kumpulan dari beragam sudut

pandang inilah yang kita sebut sebuah model.

Dengan menggunakan UML kita dapat membuat

model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak,

dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada

piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun,

serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun.

Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation

dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk

penulisan piranti lunak dalam bahasa - bahasa

berorientasi objek seperti C++, Java, C# atau

VB.NET. Walaupun demikian, UML tetap dapat

digunakan untuk modeling aplikasi prosedural dalam

VB atau C.(Sri, 2003)

Salah satu cara untuk mengorganisasikan UML

diagram adalah dengan menggunakan sudut pandang.

Sudut pandang adalah sekumpulan diagram yang

menjelaskan beberapa aspek yang sama dalam suatu

projek. Sudut pandang UML dibagi menjadi 3, yaitu

Static View, Dynamic View, dan Functional View. Secara

bersama, ketiga sudut pandang ini menyediakan

kelengkapan dari projek yang akan kita modelkan.

Beberapa literatur menyebutkan bahwa UML

menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain

menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram

yang digabung, misalnya diagram komunikasi,

18

diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung

menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-

model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya

yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu

antara lain:

a. use case diagram,

b. class diagram,

c. state chart diagram,

d. activity diagram,

e. sequence diagram,

f. collaboration diagram,

g. component diagram,

h. Object Diagram, dan

i. deployment diagram.

Dari kesembilan diagram tersebut, ada empat

diagram yang sering digunakan. Karena pada

dasarnya penggunaan UML tersebut digunakan sesuai

dengan kebutuhan masing - masing Berikut ini

adalah penjelasan dari keempat diagram yang

digunakan dalam pembangunan Sistem Informasi Arsip

Surat di Lembaga Pengembangan Teknologi Informasi

dan Komunikasi(LPTIK) Universitas Bengkulu.

1. Usecase diagram

Salah satu kontributor terhadap diagram

use case dalam UML adalah Ivar Jacobsen. Use

case menggambarkan external view dari sistem

19

yang akan kita buat modelnya. (Pooley, 2003)

mengatakan bahwa model use case dapat

dijabarkan dalam diagram use case, tetapi yang

perlu diingat, diagram tidak identik dengan

model karena model lebih luas dari diagram.

Komponen pembentuk diagram use case adalah:

(Pender, 2002)

a. Aktor (actor), menggambarkan pihak-pihak

yang berperan dalam sistem

b. Use case, aktivitas/sarana yang disiapkan

oleh bisnis/sistem.

c. Hubungan (Iink), aktor mana saja yang

terlibat dalam use case ini.

Use case diagram menggambarkan

fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah

sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang

diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.

Sebuah use case merepresentasikan sebuah

interaksi antara aktor dengan sistem.

Use case diagram dapat sangat membantu bila

kita sedang menyusun requirement sebuah sistem,

mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan

merancang test case untuk semua feature yang ada

pada sistem. Sebuah use case dapat meng-include

fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari

proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan

bahwa use case yang di-include akan dipanggil20

setiap kali use case yang meng-include dieksekusi

secara normal.

Sebuah use case dapat di-include oleh lebih

dari satu use case lain, sehingga duplikasi

fungsionalitas dapat dihindari dengan cara

menarik keluar fungsionalitas yang common.

Sebuah use case juga dapat meng-extend use case lain

dengan behaviour-nya sendiri. Sementara

hubungan generalisasi antar use case menunjukkan

bahwa use case yang satu merupakan spesialisasi

dari yang lain. (Baskoro, 2013 : 27).

2. Class diagram

Class adalah sebuah spesifikasi yang jika

diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan

merupakan inti dari pengembangan dan desain

berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan

(atribut/properti) suatu sistem, sekaligus

menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan

tersebut (metoda/fungsi).

Class diagram menggambarkan struktur dan

deskripsi class, package dan objek beserta hubungan

satu sama lain seperti containment, pewarisan,

asosiasi, dan lain-lain. Class memiliki tiga area

pokok yaitu :

a. Nama (dan stereotype)

b. Atribut21

c. Metoda

Atribut dan metoda memiliki salah satu dari

sifat berikut: (Pender, 2002)

1) Private, tidak dapat dipanggil dari luar class

yang bersangkutan

2) Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang

bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya

3) Public, dapat dipanggil oleh siapa saja

Class dapat merupakan implementasi dari sebuah

interface, yaitu class abstrak yang hanya memiliki

metoda. Interface tidak dapat langsung

diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan

dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian

interface mendukung resolusi metoda pada saat run-

time.

Hubungan antar class antara lain : (Baskoro, 2013 :

28).

a) Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class.

Umumnya menggambarkan class yang memiliki

atribut berupa class lain, atau class yang

harus mengetahui eksistensi lain. Panah

navigability menunjukkan arah query antar class.

b) Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan

bagian

c) Pewarisan, yaitu hubungan hierarki antar class.

Class dapat diturunkan dari class lain dan

mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya

22

dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga

ia disebut anak dari class yang diwarisinya.

Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.

d) Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan

(message) yang di- passing dari satu class

kepada class lain. Hubungan dinamis dapat

digambarkan dengan menggunakan sequence

diagram yang akan dijelaskan

kemudian.

3. Activity diagram

Activity diagrams menggambarkan berbagai alir

aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,

bagaimana masing-masing alir berawal, decision

yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka

berakhir. Activity diagram juga dapat

menggambarkan proses paralel yang mungkin

terjadi pada beberapa eksekusi.

Activity diagram merupakan state diagram khusus,

di mana sebagian besar state adalah action dan

sebagian besar transisi di-trigger oleh

selesainya state sebelumnya (internal processing).

Oleh karena itu activity diagram tidak

menggambarkan behaviour internal sebuah

sistem (dan interaksi antar subsistem) secara

eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-

23

proses dan jalur-jalur aktivitas dari level

atas secara umum.

Activity diagram dapat dibagi menjadi

beberapa object swimlane untuk menggambarkan

objek mana yang bertanggung jawab untuk

aktivitas tertentu.

4. Sequence diagram

Sequence diagram menggambarkan interaksi

antar objek di dalam dan di sekitar sistem

(termasuk pengguna, display, dan sebagainya)

berupa message yang digambarkan terhadap

waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi

vertikal (waktu) dan dimensi horizontal

(objek-objek yang terkait).

Sequence diagram biasa digunakan untuk

menggambarkan skenario atau rangkaian

langkah-langkah yang dilakukan sebagai

respons dari sebuah event untuk menghasilkan

output tertentu. Diawali dari apa yang men-

trigger aktivitas tersebut, proses dan

perubahan apa saja yang terjadi secara

internal dan output apa yang dihasilkan.

Masing-masing objek, termasuk aktor,

memiliki lifeline vertikal.

24

Message digambarkan sebagai garis berpanah

dari satu objek ke objek lainnya. Pada fase

desain berikutnya, message akan dipetakan

menjadi operasi/metoda dari class. Activation bar

menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses,

biasanya diawali dengan diterimanya sebuah

message. Untuk objek-objek yang memiliki

sifat khusus, standar UML mendefinisikan icon

khusus untuk objek boundary, controller dan

persistent entity. (Baskoro, 2013 : 29).

3.4 Pengembangan Sistem Dengan Metode Waterfall

Waterfall Model merupakan model klasik yang sederhana

dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap

tahap merupakan input bagi tahap berikutnya.

Model ini telah diperoleh dari proses rekayasa

lainnya dan menawarkan cara pembuatan rekayasa

perangkat lunak secara lebih nyata. Model ini

melibatkan tim SQA (Software Quantity Assurance) dengan

5 tahapan, dimana setiap tahapan selalu dilakukan

verifikasi atau testing. Tahapan model waterfall

meliputi :

g. Requirment

Dalam tahapan ini jasa, kendala dan

tujuandari konsultasi dengan pengguna sistem.

Kemudian semuanya dibuat dalam bentuk yang dapat25

dimengerti oleh user dan staf pengembang. Dengan

kata lain, dalam tahapn ini dilakukan analisa

kebutuhan, kemdian diverifikasi klien dan tim SQA.

h. Specification

Dokumentasi spesifikasi, kemudian diperiksa

oleh tim SQA. Selanjutnya jika disetujui oleh

klien, maka dokumen tersebut merupakan kontrak

kerja antara klien dan pengembang s0ftware.

Selanjutnya merencanakan jadwal pengembangan

software. Jika disetujui oleh SQA, tahap desain

baru dilakukan.

i. Design

Proses design sistem membagi kebutuhan-

kebutuhan menjadi sistem perangkat lunak atau

perangkat keras. Proses tersebut menghasilkan

sebuah arsitektur keseluruhan. Desain perangkat

lunak termasuk menghasilkan fungsi sistem

perangkatlunak dalam bentuk yang mungkin

ditransformasi kedalam satu atau lebih program

yang dapat dijalankan. Tahapan ini telah

menentukan alur software hingga pada tahap

algoritma detail. Di akhir tahap ini, kembali

diperksa tim SQA.

26

j. Implementation

Selama tahap ini, desain perangkat lunak

disadari sebagai sebuah program lengkap atau unit

program. Desain yang telah disetujui, diubah

dalam bentuk kode-kode program. Tahap ini, kode-

kode program yang dihasilkan masih pada tahap

modul-modul. Diakhir tahap ini, tiap modul di

testing tanpa diintegrasikan.

k. Integration

Unit program diintegrasikan dandiuji menjadi

sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa

persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi.

Setelah uji coba, sistem disampaikan ke konsumen.

l. Operaton mode & retirement

Normalnya, ini adalah tahap yang terpanjang.

Sistem dipasang dan digunakan. Pemeliharaan

termasuk pembetulan kesalahan yang tidak ditemukan

pada langkah sebelumnya. Perbaikan inmplementasi

unit sistem dan peningkatan jasa sistem sebagai

kebutuhan baru ditemukan.

3.5 Netbeans

27

Netbeans merupakan sebuah aplikasi Integrated

Development Environment (IDE) yang berbasiskan Java dari

Sun Microsystems yang berjalan di atas swing. Swing

merupakan sebuah teknologi Java untuk pengembangan

aplikasi desktop yang dapat berjalan pada berbagai macam

platform seperti windows, linux, Mac OS X dan Solaris.

Sebuah IDE merupakan lingkup pemrograman yang di

integrasikan ke dalam suatu aplikasi perangkat lunak

yang menyediakan Graphic User Interface (GUI), suatu

kode editor atau text, suatu compiler dan suatu

debugger.

Netbeans juga digunakan oleh sang programmer untuk

menulis, meng-compile, mencari kesalahan dan menyebarkan

program netbeans yang ditulis dalam bahasa pemrograman

java namun selain itu dapat juga mendukung bahasa

pemrograman lainnya dan program ini pun bebas untuk

digunakan dan untuk membuat professional desktop,

enterprise, web, and mobile applications dengan Java

language, C/C++, dan bahkan dynamic languages seperti

PHP, JavaScript, Groovy, dan Ruby.

3.6 Mysql

MySQL adalah sebuah perangkat lunak system manajemen

basis data SQL (DBMS) yang multithread, dan multi-user.

MySQL adalah implementasi dari system manajemen

basisdata relasional (RDBMS). MySQL dibuah oleh TcX dan28

telah dipercaya mengelola system dengan 40 buah database

berisi 10.000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta

baris.

3.7 Arsip

Menurut Nur Hayatin, S.ST, (2010:4) Arsip merupakan

salah satu asset yang sangat berharga yang dimiliki oleh

institusi. Sebelum manusia mengenal komputer,

pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional

(Classical Archiving). Di Indonesia teknologi tersebut

masih minim diterapkan, yaitu dibidang-bidang yang

berhubungan dengan kearsipan masih sedikit yang

mengaplikasikan teknologi ini.

Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang

memiliki fungsi penting untuk menunjang proses kegiatan

administrasi dan manajemen sebuah institusi. Semua

kegiatan yang dilakukan oleh institusi tersebut, baik

itu berupa proposal, surat-menyurat maupun dokumen-

dokumen lain akan menjadi arsip. Informasi yang terekam

tersebut merupakan bukti dan juga memori bagi institusi

yang bersangkutan. Arsip akan terus bertambah seiring

berjalannya waktu serta semakin kompleksnya kegiatan dan

fungsi institusi. Oleh karena itu, arsip perlu ditata

dengan baik dengan komputerisasi untuk membangun

manajemen organisasi yang efektif, efisien, dan

produktif demi kemajuan institusi.

29