SOFTWARE PARA DIGITACIÓN NICOLÁS GÓMEZ DÁVILA

10-03 J.M

LAURA TATIANA VALENCIA RIAÑO

2017

SOLANGIE BUSTOS

QUE ES SOFTWARE PARA DIGITAR? • Es el desarrollo de la competencia en el

manejo del teclado es requisito indispensable para responder adecuadamente a los retos, oportunidades y problemas de la era del conocimiento. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de asegurar que los estudiantes adquieran idoneidad en la utilización del Teclado, tanto para digitar información como para interactuar efectivamente con el software del computador. Ellos deben aprender a digitar mecánicamente con el teclado, utilizando todos los dedos, sin mirarlo y con velocidad adecuada, para que puedan dedicar más tiempo a pensar, producir ideas y adquirir conocimientos.

PARA QUE SIRVE EL SOFTWARE PARA DIGITAR?Contamos con SCAV 3.0 Es un software de gestión documental que le permite digitalizar sus documentos, almacenar archivos electrónicos y controlar sus procesos mediante flujos de trabajo. También contamos con AIRE 4.0 Es la versión en la nube, funciona en cualquier dispositivo conectado a Internet (laptop, Tablet, Smartphone, etc.). Versiones para servidores propios y servidores de terceros (SaaS).

QUE TIPOS O MARCAS HAY DE SOFTWARE PARA DIGITAR?

• El término digitalización se puede asociar de una manera clara, la forma como una imagen (texto, fotos, formas, sonido , movimiento...), se pueden convertir en un idioma comprensible para los computadores.• En general las señales exteriores

que hacen posible la identificación en su estado natural, se transforman en código binario (0’s y 1’s) que mediante la utilización de programas se pueden transformar de acuerdo a los requerimientos.

CARACTERÍSTICAS DE SOFTWARE PARA DIGITALIZAR?-Interfaz intuitiva y amigable• Kofax Express utiliza la misma interfaz que las aplicaciones de Microsoft Office 2007, con una barra de menú en

la parte superior de la pantalla desde la que se puede acceder fácilmente a los comandos y funciones más utilizados. Los usuarios del escáner pueden seguir con su trabajo y utilizar las numerosas características de Kofax Express con un simple clic del ratón. Esto permite familiarizarse con la solución más rápidamente y aumentar todavía más la productividad.

-Redigitalización Point-and-Click• Cuando se digitaliza una página con una esquina doblada, o con una nota de post-it pegada o se han colocado

inadvertidamente dos páginas, no queda más remedio que volver a digitalizar. En estos casos, la opción de "Re digitalización Point-and-Click" hace que el proceso sea lo menos engorroso posible al insertar el documento re digitalizado en la posición correcta del lote, sin necesidad de tener que volver a digitalizar todo el lote.

• La más alta calidad de imagen• La innovadora tecnología SmoothView™ le permite manipular fácilmente varias imágenes de documentos.

Encuentre, sustituya, reúna, amplíe, divida, rote, intercambie, ordene y coloque imágenes de documentos de formas que no podría ni imaginar si tuviera que trabajar con una montaña de papel. Además, gracias a Kofax VRS, incluido en la aplicación, sus imágenes tendrán mejor aspecto que los originales en papel, sin ninguna preparación previa a la digitalización ni tener que andar regulando y probando los controles del escáner. Entre otras

.-Separación flexible de documentos• Kofax Express puede separar grupos de documentos automáticamente, eliminando la necesidad

de digitalizar los documentos uno por uno. Simplemente coloque los documentos que desea digitalizar en la bandeja de alimentación hasta el límite de su capacidad y Kofax Express dividirá automáticamente el lote en grupos de documentos independientes en función de los códigos de barras, los códigos de lotes o las páginas en blanco insertadas. Kofax Express le permite procesar documentos más rápido que nunca antes, ya que mantiene su escáner funcionando ininterrumpidamente y le libera de la tarea de realizar las separaciones.

-OCR zonal• Kofax Express extrae automáticamente los datos de campo de indexación de los documentos.

Los usuarios pueden enseñar a Kofax Express a localizar en un documento la información de indexación clave y Kofax Express recordará automáticamente esa ubicación y extraerá los datos de los documentos futuros. Esto permite reducir el tiempo que se tarda en procesar los documentos y facilita muchísimo la tarea de indexación a los usuarios.

-Consultas de la base de datos• Gracias a esta función, el valor introducido en un campo de indexación dispara una búsqueda en

la base de datos para completar automáticamente el resto de los campos. Esto permite agilizar la tarea de indexación y mejorar la precisión.

VENTAJAS SOFTWARE PARA DIGITALIZAR-Mejora del acceso• La principal ventaja de los documentos digitalizados frente a los formatos originales anteriores, es la facilidad y el aumento de

accesos de los usuarios. Los documentos digitalizados pueden ser vistos por más gente, un mayor número de veces y con menos esfuerzo. Puesto que al hacer una copia de un documento para su distribución en línea, este documento pasa a estar disponible a personas de todo el mundo sin la limitación física que supone un documento original, de esta forma los usuarios ya no tienen que invertir tiempo y dinero en desplazamientos a las instalaciones para ver el documento.

• Otro de los beneficios es la capacidad que tiene un sistema de gestión documental en compartir los documentos digitalizados, donde más de un usuario puede acceder a los mismos documentos e información simultáneamente, frente a los documentos originales que no ofrecen esta capacidad.

-Mejor conservación• La digitalización es beneficiosa también en otras áreas, una de ellas es la preservación de la información contenida dentro del material

de archivo.• En muchos casos, el elemento original está en tal estado de deterioro que no es práctico mantenerlo para su archivo, y es complicado

de dejar a los usuarios que trabajen con el documento por el riesgo que supone a nivel de conservación. En estos casos, la digitalización puede ser usada para crear copias de los originales que se pueden acceder por los usuarios, mientras que los originales permanecen intactos separados del público.

-La disminución de los requisitos de espacio de almacenamiento• Otro de los beneficios en los que la digitalización ayuda a los archivos documentales, es a través de la reducción del espacio de

almacenamiento necesario, especialmente cuando se trata de un gran número de elementos.• Como los documentos digitalizados no ocupan espacio al estar incluidos en el sistema de gestión documental, instalado dentro de un

“disco duro”, un objetivo de los proyectos de digitalización puede ser la disminución en el tamaño físico de un archivo de documentos, esto es más evidente cuando dentro del proyecto de digitalización se ejecuta un servicio de destrucción de documentos en papel.

DESVENTAJAS SOFTWARE PARA DIGITALIZAR• Así como puede deteriorarse el papel del documento, en el caso de tesis, material empastado y sobre todo libros, el

paso por el escáner, debido a la presión que debe ejercer el usuario sobre el vidrio en donde la luz copia el contenido del documento, el lomo del libro puede verse afectado, deformándose, e incluso comprometiéndose la fijación de algunas de las hojas que conforman la publicación.

-Daños de documentos• Uno de los principales riesgos que se corren a momento de digitalizar un original es que este último sufra deterioro en

su integridad, sobre todo cuando se trata de obras o documentos bastante antiguos.

-Daño físicos al libroAsí como puede deteriorarse el papel del documento, en el caso de tesis, material empastado y sobre todo libros, el paso por el escáner, debido a la presión que debe ejercer el usuario sobre el vidrio en donde la luz copia el contenido del documento, el lomo del libro puede verse afectado, deformándose, e incluso comprometiéndose la fijación de algunas de las hojas que conforman la publicación.

-Corrupción del archivoigualmente, aun cuando se tiene la noción de que la digitalización se convierte en una opción ideal, al ofrecer una plataforma que no va deteriorándose con el paso del tiempo, esto no hace que los documentos digitales se encuentren exentos de daños o corrupciones, las cuales pueden ser producidas por un virus o un mal manejo de archivos, y que pueden llevar a la pérdida total del contenido o a la imposibilidad de abrir el archivo, impidiendo que los usuarios puedan acceder al documento. De esta forma, aun cuando es una plataforma mucho más dinámica y que ocupa menos espacio, no es del todo cierto que los documentos digitales sean infalibles.

COSTOS REALES DE EL SOFTWARE PARA DIGITALIZAR• .- El más sencillo y a efectos méramente teóricos: 1.000€ del escáner + 2×1.500€ del digitalizador = 4.000€

(no creo que este dato sirva para mucho).• 2.- El más complicado. Pondré el precio de los escáneres como si se utilizaran para este proyecto entendiendo

que para este volumen puede resultar más económico comprarlos que encargar el trabajo a una empresa externa.

• Escáneres: DIN A0 – 13.500€, DIN A3 – 1.500€ y DIN A4 – 1.000€ x 2 = 17.000€• Software de gestión documental. ArchivaTech para 20 usuarios: 7.000€• Servidor dedicado + Oracle: 1.000€• Digitalización: 13 meses x 10 personas x 1.500€ = 195.000€• Total: 220.000€• 3.- Un caso intermedio, similar al anterior pero sin perder tanto tiempo en la digitalización de cada

expediente. Considerando el mismo coste para los equipos y la mitad de tiempo de digitalización: 122.000€• Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le dirías: ¿Qué

tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un Ferrari descapotable que un Skoda familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!