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¿Que es un procedimiento?Se conoce como procedimiento administrativo a uno de los ejes fundamentales del Derecho Administrativo; gracias a él los ciudadanos de una determinada comunidad tienen la seguridad de que los trámites administrativos desarrollados frente a un organismo público se realizarán de forma rigurosa en base a las leyes pactadas por dicha comunidad, y no de forma aleatoria. Consiste en una serie de pasos que permitirán que los ciudadanos puedan sentirse al amparo de la ley de su país y ante cualquier duda puedan reclamar al organismo del Estado.

Es decir que un procedimiento administrativo implica el desarrollo formal de las acciones que se requieren para concretar la intervención administrativa necesaria para la realización de un determinado objetivo. Su propósito es la concreción de un acto de carácter administrativo.

- ¿Qué es una norma?

Se define norma a la regla o un conjunto de estas, una ley, una pauta o un principio que se impone, se adopta y se debe seguir para realizar correctamente una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el comportamiento de los individuos.

Tipos de normas:Normas jurídicas: son las normas contenidas en reglamentos u ordenamientos, su violación es un acto ilícito y conlleva sanciones de tipo pecuniario o administrativa.

Normas sociales: es un amplio grupo de normas socialmente reconocidas, como la moda, la tradición, los usos y costumbres, etc. Su incumplimiento no implica una sanción institucionalizada, aunque sí algún tipo de recriminación o reproche social. En las últimas décadas existe la tendencia a conceptualizar estos comportamientos como diversos en vez de como desviados de forma adjetiva, tal como el comportamiento informal.

¿Que es un manual?Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Claro esta el manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que e.º l trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:

Tratamiento de No Conformidades pos no idea. Auditoría Interna. Sistema de Mejora. Control de la documentación.

¿Cuál es la necesidad de los manuales en las empresas?

Los manuales en la empresa tienen la finalidad de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Una de las estrategias para el desarrollo de una Organización, lo constituye la documentación de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad de contar con un programa de revisión (Auditoría Administrativa) constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa, que permita descubrir, evaluar y corregir desviaciones de los planes originales. Es asimismo importante contar dentro de la empresa con un área especializada (staff) en el estudio de sistemas de la organización o, en su caso, utilizar los servicios de Consultaría externa.

¿Cuál es la estructura de los manuales?

Contenido: en esta sección incluye enunciación de la codificación y Enunciación de la nominación de cada norma y la Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.

Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.

Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.

Alcance de los procedimientos: contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser Empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.

Instrucciones: deberá contener la Estructura (cuál es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual), codificación (se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados), actualización y los criterios de cumplimiento.

Normas de procedimientos.

Glosario.

Índice Temático: en el que los temas se presentan ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo general, el índice temático se ubica como última sección del manual.

Índice de referencias cruzadas

Verificación y asesoramiento

Indicación de fechas

Numeración de páginas

Formato

¿Por qué los manuales son un instrumento de comunicación en las

empresas?

Los manuales administrativos constituyen medios valiosos para la comunicación, fueron concebidos dentro del campo de la administración para registrar y trasmitir, sin distorsiones, la información referente a la organización y funcionamiento de la empresa, así como las unidades administrativas que lo constituyen.

La necesidad de contar con manuales administrativos se ha hecho imperativo no solo por un ordenamiento, o por la moda, si no debido al creciente volumen de las operaciones, incremento de personal, a la adaptación de técnicas modernas y la complejidad misma de las estructuras administrativas. Todo ello hace imprescindible el uso de instrumentos administrativos que faciliten la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de objetivos y el desarrollo de las funciones de la empresa así como para proporcionar la información que requieren los administradores en el cumplimiento de sus obligaciones y deberes principales.En esencia los manuales representan un medio de comunicación para señalar las decisiones administrativas, que tiene como propósito señalar en forma ordenada y sistemática la información.

Gracias por suatencion…