OlehDestiana Kumala, S.Kom.MM

Fungsi IF adalah salah satu fungsi dalam kategori Logical atau logika. Kegunaan fungsi IF yaitu untuk memanggil suatu nilai jika suatu kondisi yang kita tentukan bernilai TRUE atau benar dan memanggil suatu nilai yang lain jika kondisi yang kita tentukan bernilai FALSE atau salah.Contoh sederhana dalam kehidupan sehari-hari, misalnya, jika cuaca hujan, kita perlu payung, dan jika kondisi cuaca tidak hujan maka kita tidak perlu payung. Cuaca disebut sebagai kondisi, sedangkan perlu dan tidak perlu payung disebut sebagai nilai atau keputusan yang akan diambil tergantung apakah kondisi cuaca hujan tersebut benar atau salah.

RUMUS=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)Perlu diingat bahwa penulisan rumus IF urutannya selalu logical_test, value_if_true, dan value_if_false di mana value_if_true harus berada sebelum value_if_false dan tidak boleh terbalik.CONTOH=IF(5<3,TRUE,FALSE)Jika kita tulis formula tersebut ke dalam sembarang cell, akan menghasilkan nilai FALSE karena pernyataan 5 < 3 bernilai salah. Jika kita tulis formulanya menjadi =IF(5<3,FALSE,TRUE), maka akan menghasilkan nilai TRUE padahal pernyataan 5 < 3 bernilai salah atau FALSE. Inilah alasan mengapa urutan menulis formula IF harus benar.Jika kita menulis formula IF tanpa diikuti value, maka akan menghasilkan salah satu dari nilai 1 jika TRUE, dan 0 jika FALSE. Misalnya, jika kita menulis rumus =IF(5<3,,) maka akan menghasilkan nilai 0 karena pernyataan tersebut salah.

IF Yang SerbagunaFungsi IF merupakan fungsi yang banyak dipakai karena dalam pekerjaan banyak sekali kondisi yang sesuai dengan fungsi ini. Sebagai contoh, sebuah perusahaan memberikan bonus kepada tenaga penjualan atau sales jika berhasil menjual produk dengan nilai tertentu dengan bonus sekian persen, maka kondisi seperti ini cocok menggunakan fungsi IF.Salah satu kegunaan IF adalah bisa digunakan dalam satu fungsi yang memiliki banyak kondisi atau yang disebut dengan IF bersarang atau nested IF. Pada Excel, kita bisa menggunakan 64 fungsi IF sekaligus. Penggunaan IF bersarang ini misalnya mengubah nilai dalam bentuk angka kedalam huruf misalnya A, B, C, D, dan E yang biasanya dipakai di bidang akademik, sangat cocok buat kamu yang berprofesi sebagai guru atau dosen

Maka rumusnya (pada C4) adalah sbb:=IF(B3>89;”A”;IF(B3>79;”B”;IF(B3>69;”C”;IF(B3>59;”D”;”E”))))Dan hasilnya adalah sebagai berikut.

Menggunakan Fungsi VLOOKUP

Fungsi VLOOKUP adalah bagian dari fungsi LOOKUP, bersama dengan HLOOKUP. Fungsi dari VLOOKUP adalah untuk mencari suatu nilai yang sama pada kolom pertama suatu tabel, kemudian memanggil nilai di kolom yang lain dari tabel tersebut.Jadi, untuk bisa menggunakan fungsi VLOOKUP kita harus punya nilai yang sama sebagai acuan. Sebagai contoh, seorang staf akuntansi ditugaskan oleh manager untuk membuat rekonsiliasi pajak, yaitu membandingkan bukti lapor pajak yang dibuat oleh staf pajak dengan pencatatan transaksi di buku besar. Untuk keperluan ini, kita membutuhkan nilai yang sama misalnya nomor faktur pajak.RUMUS=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

PENJELASANlookup_value. Nilai yang digunakan untuk melookup. Nilai ini harus ada di tabel yang akan kita lookup, dalam kasus ini misalnya nomor faktur pajak.table_array. Tabel yang akan kita lookup, misalnya buku besar penjualan. Pastikan nilai yang sama dengan dengan lookup_value menjadi kolom pertama.col_index_num. Nomor urut kolom yang akan kita ambil nilainya sesuai dengan jumlah kolom yang ada di tabel. Jika kita isi dengan nilai >1 menghasilkan ERROR #VALUE!, sedangkan jika kita isi dengan angka yang lebih besar dari jumlah kolom dalam tabel menghasilkan error #REFF!.range_lookup. Isi dengan FALSE jika kita ingin hasil yang exact atau pasti. Isi dengan TRUE jika kita ingin hasil approximate atau yang mendekati. Agar rumus kita jadi lebih singkat, ganti dengan nilai 0 untuk FALSE dan 1 untuk TRUE. (Ingat FALSE=0, TRUE=1)

http://i2.wp.com/jagoexcel.com/wp-content/uploads/2015/03/std-vlookup.png

KESALAHAN YANG SERING TERJADI SAAT MENGGUNAKAN VLOOKUP

Range tabel tidak dibuat mutlak (tidak pakai simbol $), misalnya A1:E20, seharusnya $A$1:$E$20.Kategori nilai yang digunakan untuk melookup tidak sama (misalnya yang satu kategorinya number sedangkan yang lain text)TIPS & TRIKUntuk mempermudah dan menghindari kesalahan dalam menggunakan fungsi VLOOKUP, berilah nama untuk cell atau table yang akan kita VLOOKUP dengan fungsi Define Name ada di Menu/Formula/Define Name/). Misalnya kita namai lookup_value yang berupa nomor faktur kita namai dengan no_faktur dan table_array kita namai dengan penjualan.

Memberi Nama Tabel dengan Define Name

Sehingga rumus VLOOKUP di atas bisa menjadi lebih singkat dan mudah diingat serta memiliki resiko kesalahan yang lebih sedikit sbb:=VLOOKUP(no_faktur,lapor_pajak,2,0) pada kolom Versi Lapor Pajak atau=VLOOKUP(no_faktur,buku_penjualan,3,0) pada kolom Versi Buku Besar.

Rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja

Beberapa pekerjaan atau departemen tertentu, sangat memerlukan data yang berkaitan dengan umur atau pun usia kerja seseorang. Misalnya bagian HRD yang memerlukan usia kerja seseorang untuk menghitung THR/bonus, pensiun ataupun keperluan lain. Selain itu, ada juga bagian administrasi klinik atau rumah sakit yang memerlukan informasi umur seorang pasien.Pada tulisan ini, kami akan membahas bagaimana menghitung umur atau usia kerja dengan Excel dengan format “YY Tahun, MM Bulan, DD Hari”. Jadi output yang dihasilkan misalnya “29 Tahun, 3 Bulan, 24 Hari”. Pada tulisan ini juga akan dibahas alternatif lain untuk menghitung tujuan ini.

Fungsi DATEDIFKonsep utama untuk menghitung umur atau usia kerja

dengan Excel adalah membandingkan dua buah tanggal, yaitu antara tanggal lahir atau tanggal hari pertama kerja dengan tanggal sekarang. Fungsi atau rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja yaitu DATEDIF (baca: date dif) jumlah tahun, bulan dan hari antara dua tanggal adalah dengan menggunakan DATEDIF().Syntax:DATEDIF(start_date,end_date,unit)Keterangan:start_date yaitu tanggal awal dalam hal ini adalah Tanggal Lahir atau Tanggal Hari Pertama Kerjaend_date yaitu tanggal akhir dalam hal ini adalah tanggal sekarang yang bisa kita ganti dengan TODAY() atau NOW()unit yaitu tipe unit informasi yang dibutuhkan apakah dalam tahun (Y), bulan (M), hari (D), bulan pada tahun yang sama (YM), atau hari pada bulan yang sama (MD).

Dalam contoh ini, tanggal lahir atau tanggal hari pertama kerja bisa dibuat konstan atau tetap, sedangkan Tanggal Sekarang atau Tanggal Hari Pertama Kerja bisa dibuat relatif dengan fungsi TODAY() atau NOW(). Unit yang digunakan untuk tujuan ini adalah Y Tahun YM Bulan dan MD Hari.

Rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja pada cell C6 adalah sebagai berikut:=+DATEDIF(B6,NOW(),”Y”)&” Tahun, “&DATEDIF(B6,NOW(),”YM”)&” Bulan, “&DATEDIF(B6,NOW(),”MD”)&” Hari”

Alternatif lain rumus Excel untuk menghitung umurSelain menggunakan DATEDIF(), alternative rumus

Excel yang digunakan untuk menghitung umur atau usia kerja yaitu dengan mengurangkan tanggal sekarang dengan tanggal lahir atau tanggal pertama kerja dengan rumus NOW()-tanggal_lahir atau NOW()-tanggal_join. Output dari rumus ini menghasilkan sebuah tanggal yang merupakan usia orang tersebut dikurangi sebulan dari tahun 0.Sebagai contoh, jika kita mengurangkan tanggal hari ini (22-Mar-2016) dengan tanggal lahir seseorang bernama James Sunarto yang lahir pada 18-Aug-1986, maka akan menghasilkan tanggal 4-Aug-1929. Tanggal tersebut menunjukkan usia James Sunarto (dibaca dari belakang) yaitu 29 Tahun, 7 Bulan, 4 Hari.Rumus Excel untuk menghitung umur atau usia kerja dengan metode ini pada cell D6 adalah sebagai berikut:=+TEXT(NOW()-B6,”yy “)&” Tahun, “&TEXT(NOW()-B6,”mm “)&” Bulan, “&TEXT(NOW()-B6,”dd “)&” Hari “

Meskipun secara sekilas sepertinya menghasilkan output seperti yang kita inginkan, dengan metode ini kita terlebih dahulu harus memodifikasi rumusnya dengan mengurangi sebulan. Kesulitannya, jumlah bulan bervariasi dari 28, 29, 30 dan 31 sehingga rumusnya akan menjadi lebih panjang dan rumit. Padahal, Excel sudah menyediakan fungsi DATEDIF yang jauh lebih efisien.

Menggunakan Fungsi Find

Salah satu keunggulan Excel yang saya sukai adalah kemampuannya mengolah berbagai tipe data. Selain data dalam bentuk number atau angka, Excel juga sangat powerful untuk mengelola data dalam bentuk teks, seperti contoh kasus berikut ini.Salah satu tantangan (pertanyaan) yang masuk ke inbox Excel Corner adalah seperti berikut. Seorang staf PPIC (Production Planning & Inventory Control) ingin membuat tabel Mesin dan Spare part yang dipakai. Jika kita mengisi Nomor Mesin di kolom B, maka akan muncul keterangan “OK” di kolom Nomor Mesin sesuai dengan baris Nomor Spare part (lihat gambar di bawah).

Jika kita harus menuliskan keterangan “OK” secara manual, pekerjaan tersebut menjadi sangat tidak efisien. Bagaimana caranya agar keterangan “OK” muncul begitu kita menulis Nomor Mesin? Caranya adalah dengan membuat formula yang bisa menemukan text yang berisi Nomor Mesin, misalnya “MC 01”, “MC 06”, “MC 24”, dll. Salah satu fungsi yang cocok untuk menemukan text adalah Fungsi Find.RUMUS=FIND(find_text,within_text,start_num)PENJELASANfind_text yaitu teks yang ingin kamu temukan.within_text yaitu teks (yang sama dengan atau lebih panjang) di mana teks yang ingin kamu temukan berada.start_num yaitu karakter spesisifik di mana untuk memulai pencarian teksCONTOH=FIND(“a”,A2,5)

Formula tersebut akan menghasilkan value 10, yaitu letak huruf “a” yang dimulai dari karakter ke-5. Huruf “a” di posisi ke-4 tidak terbaca karena pencarian dimulai dari karakter ke-5. Perlu diingat bahwa fungsi FIND ini bersifat Case Sensitive, yaitu sensitif dengan format besar kecilnya huruf di mana “a” tidak sama dengan “A”.

Pada kasus Nomor Mesin dan Sparepart di atas, cara kerjanya adalah sebagai berikut.Pertama, kita akan menggunakan fungsi FIND dengan awal pencarian karakter ke-1 untuk mencari Nomor Mesin di kolom B3 sampai B22. Jika ada teks yang sama dengan Nomor Mesin di row 2, misalnya “MC 01”, tidak peduli letak “MC 01” berada di mana atau dipisahkan oleh apa, maka akan menghasilkan value berupa angka yang merupakan posisi ke-X dari teks “MC 01”. Jika tidak ada karakter yang dicari, akan menghasilkan error #VALUE! Pada cell C3, formulanya adalah =FIND(C2,B3)Kedua, kita akan memunculkan keterangan “OK” jika teks yang kita temukan ada di cell pencarian. Jika teks yang kita cari tidak ada, maka akan menghasilkan error #VALUE sebagai hasil dari fungsi FIND. Pada C3, fungsinya akan menjadi bersarang =IF(FIND(C2,B3),”OK”)

Ketiga, kita harus menghilangkan error #VALUE! dengan rumus IFERROR sehingga formulanya menjadi =IFERROR(IF(FIND(C2,B3),”OK”),””). Untuk menghilangkan error, kita gunakan “” sebagai value_if_error yang berarti tidak ada value apa pun jika formula menghasilkan value error.Dan jadilah laporan staf PPIC tersebut seperti ini, dimana jika kita menulis Nomor Mesin di kolom B3 sampai B22, akan menghasilkan keterangan “OK” di kolom Nomor Mesin.