Upload
eetu-uotinen
View
96
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
Tänään äänessä
5.10.2016
2
Juha Heinonenmyyntijohtaja
Kaj Seestemarkkinointijohtaja
Timo Mettalaasiakkuusjohtaja
Agenda
Mikä on tiedonohjaussuunnitelma Miten löydän tiedon nopeammin ja helpommin Kuinka metatiedotan ja hallinnoin sähköposteja Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja
5.10.2016
3
Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?
5.10.2016
5
”TOS eli tiedonohjaussuunnitelma on organisaation
asiakirjallisten tietojen käsittelyn, rekisteröinnin ja
säilyttämisen ohjeisto. Tiedonohjaussuunnitelman
laatimisen yhteydessä käydään läpi kaikki tehtävät ja
prosessit. Se sisältää organisaation kaikki kertyvät
asiakirjat ja tietoaineistot sekä niiden rekisteröintiin ja
käsittelyyn liittyvät järjestelmät ja menetelmät. Se on
siis osa organisaation asiakirjahallinnon ohjeistusta.”
Mikä on tiedonohjaussuunnitelma?
Onko tämä ”seksikästä” ja nykyaikaista? Pitääkö tästä välittää? Vaikuttaako tämä meidän toimintaamme? Ohjaako tekemistä? Kuka tämän tekee? Onko meillä jotain velvoitteita tämän suhteen? Paljonko tämä vaatii resursseja? Paljonko tämä vie aikaa? Mistä ja miten aloittaisimme…?
5.10.2016
6
Ajattelemisen aiheita
On melkoinen jumppa laittaa kaikki yrityksen pohjat intraan – niitä voitulla jopa yli tuhat erilaista. Mitä jos jokin muuttuu? Brändi-ilme, yhteystiedot jne. Ovatko pohjat tyhmiä, vai ovatko ne osa jotakin automatisoitua
prosessia? Mistä uusi ihminen tietää, mitä pohjaa pitää käyttää, mihin tieto pitää
tallentaa tai miten se tulee nimetä? Onko toimintaohjeen lukeminen tehokkaampi ja varmempi tapa kuin
automaattinen ohjaus?
5.10.2016
8
Ajattelemisen aiheita
Uusi omistaja ilmoittaa, että kaikki aineistot pitää olla käytössä lokakuun loppuun mennessä heidän ilmeellään. Mitä vaatimus aiheuttaisi Teidän organisaatiossanne? Miten varmistaisit, että vaatimus toteutuu 780 työntekijän osalta 4 eri
kielellä 10 eri maassa?
5.10.2016
9
Ajattelemisen aiheita - Compliance
Mitä on Compliance? Lakien, säädösten ja organisaation toimintaohjeiden noudattamista Compliancen merkitys kasvaa jatkuvasti, kun sääntely lisääntyy ja
sanktiot kovenevat Compliance-ajattelu lähtee aina ylimmästä johdosta Lain mukaan esimiehen tulee varmistaa, että alaiset pystyvät
noudattamaan lakeja, organisaation sääntöjä ja toimintatapoja Hyvä valvonta on myös hyvää johtamista Ohjeistus ei toimi – intrassa tai verkkolevyllä oleva ohje on usein sama,
kuin ei olisi ohjetta lainkaan Ihannetilanteessa Compliance toteutuu automaattisesti ja on jopa
helpoin tapa tehdä omat työnsä
5.10.2016
10
Ajattelemisen aiheita - Compliance
Miten Teidän Compliance-ohjelma on toteutettu, keitä siinä on mukana, kuka siitä vastaa?
Johtaja voi helposti olettaa, että ohjeistusta noudatetaan. Jos ei noudateta, niin johtaja on siitä kuitenkin vastuussa.
5.10.2016
11
Miksi compliance on tärkeää?
5.10.2016
12
Neljä hyvää syytä
Organisaation tapa toimia Helpoin tapa toimia
Ajan tuhlaaminen loppuu Muutokset voidaan jalkauttaa välittömästi
Asiakirjat ovat aina oikean näköisiä, oikealla sisällöllä, oikein nimettyinä, oikeaan paikkaan taltioituna ja helposti löydettävissä
Organisaation tahtotila on sisällytetty käyttäjän näkökulmasta helpoimpaan tekemiseen
Mikä tahansa asiakirjallinen prosessi voidaan tehdä vähintään 50 % nopeammin – ja aina oikein
Brändiuudistukset, fuusiot, yrityskaupat, uudet toimipisteet, sopimusehdot, hinnat, jne. voidaan jalkauttaa tekemiseen per heti. Kaikki on aina oikein – automaattisesti.
1 2
43
Minkä tahansa aineiston ohjattu luokittelu
Sähköpostiviestit, sähköpostien liitteet, mobiililaitteesta tuodut aineistot yms. on vaikea saada osaksi oikeaa asiakokonaisuutta oikeilla metatiedoilla.
Käyttäjä joutuu pahimmillaan tekemään kymmeniä valintoja monissa eri näkymissä, jotta asia on hoidettu.
Ihannemaailmassa esim. liitteenä tuleva tiedosto voidaan suoraan liittää osaksi oikeaa asiaa oikeilla metatiedoilla, säilytysajoilla, jakeluilla jne.
5.10.2016
14
Miksi hallinnoida sähköposteja?
5.10.2016
15
Neljä hyvää syytä
Tieto on organisaation hallussa Helpoin tapa toimia
ROI lasketaan minuuteissa Tiedonohjauksen ensimmäinen askel
Työhön liittyvät sähköpostiviestit liitteineen saadaan organisaation tahtotilan mukaisesti talteen ja helposti löydettäviksi
Käyttäjä kertoo vain, mitä tallennetaan. Paikka, siirrettävät metatiedot ja muu ”turha” kirjaaminen ja etsiminen jää pois
Jopa yksi tallennustapahtuma kuukaudessa riittää maksamaan ”investoinnin” takaisin
Sama organisaation tahdon mukainen toiminta voidaan helposti ulottaa kaiken dokumentaation hallintaan
21
3 4
Tallennuksen ohjaus Outlookista
Case-esimerkki Yhteistyökumppanilta on tullut 60 sähköpostiviestiä, jotka tulisi
liitetiedostoineen kohdentaa rakennusprojektille ja tallentaaliitetiedostot projektin SharePoint-kirjastoon metatietoineen.
Käyttäjä valitsee tallennuskohteeksi rakennusprojektindokumenttikirjaston. Kirjastoon on määritelty tarvittavat metatiedot jakäyttäjä täyttää/valitsee metatiedot. Sähköpostiviesteistä luetaanautomatisoidut metatiedot.
SharePointiin tallentuu käyttäjän valitsemat sähköpostiviestit ja/tailiitetiedostot metatietoineen.
5.10.2016
16
Millaisia asiakirjoja paperipohjaisissa prosesseissa voi olla?
5.10.2016
18
Esimerkiksi Erilaiset hakemukset Kirjanpidon dokumentit
(mm. matkalaskut, tositteet, laskut jne.)
Rahtikirjat Varastodokumentit
Toimialoja, joissa perinteisesti liikkuu vielä paljon paperia
Asunto- ja kiinteistöbisnes Rakennusala Isännöinti Autokauppa Laki ja asianajo Pankki ja vakuutus Logistiikka ja huolinta Maahantuonti
Kuinka tehostaa paperipohjaisia prosesseja?
1. Tunnistetaan tärkeimmät, hitaimmat ja eniten manuaalityötä aiheuttavat prosessit
2. Määritellään prosessi (jos tarvetta hioa / muuttaa)3. Määritellään Tarvittavat metatiedot Kohdejärjestelmät Rajapinnat Hyödynnettävä teknologia
4. Rakennetaan ympäristö5. Testataan / pilotoidaan6. Jalkautetaan
5.10.2016
19
Kehityspolku parempaan dokumentinhallintaan
5.10.2016
20
1.Sähköpostien hallinnointi
2. Dokumenttien
hallinta
3.Prosessien
tehostaminen
Ensimmäiset askeleettallennuksen ohjaamiseen
Helppo ja nopea Outlook – Sharepoint, yms.
Organisaation tahtotilan mukainentoiminta suoraan asiakirjallisiinprosesseihin
Taustajärjestelmiä hyödynnetään Helppo, vaikuttava – johtamisen
väline Compliance toteutuu käyttäjän
valinnoilla MS Office – Sharepoint, yms. Tieto kulkee asiakirjoissa
Organisaation tahtotilan mukainentoiminta on loppukäyttäjälle helpointapa tehdä omat prosessinsa.
Taustajärjestelmät häivytetäänkokonaan.
Kuljetetaan ydintietoa Helpoin tapa (Käyttäjä voi tehdä
asian vain oikein), moninkertaisestitehokkaampi ja johdon hallinnassa