Was ist neu in PAVONE Project Management 9?

Aktivitäten

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PAVONE Project Management

Was ist neu in Version 9? Was ist neu in Version 9?

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Schwerpunkte

Aktivitäten ManagementOut-Of-The-Box Workflows

ProjektantragRessourcengenehmigungPhasengenehmigung

Musterformulare / -berichte

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PAVONE ActivityManagerNeues Basismodul von PAVONE Project Management

PAVONE ActivityManager

PAVONE Direct


PAVONE Classic

Aktivitätenmanagement

Projektmanagement ohneMethodenhindernisse

AnspruchsvolleProjektplanung & -steuerung

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Viele Wünsche – Eine Lösung

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Möchten Sie

…unterschiedlichste Aufgaben und Arbeitspakete für Teams mit definiertem oder offenem Zeitraum vergeben und gegebenenfalls die geleisteten Aufwände erfassen lassen?

…eine zentrale Kommunikationsplattform dafür nutzen und bestehende Aufgabenlasten, Bearbeitungsstände und organisatorische/fachliche Zuordnungen erkennen?

…eine einfache & schnelle Lösung für die Aufgaben, die eine Planung in der professionellen Projektplanungs-Software PAVONE Project Management nicht rechtfertigen?

…Rückmeldungen der Mitarbeiter in einem zentralen Erfassungssystem, in dem auch weitere Tätigkeiten, Kosten etc. erfasst und ausgewertet werden können?

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Einfach + Übersichtlich + Schnell =PAVONE ActivityManager

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Integriertes GanttMit Möglichkeit zum Wechsel zur Projektplanung auf Knopfdruck

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Das Motto: 3 Klicks – Fertig!

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Nutzenaspekte

• Zentrales Management von AktivitätenAufwandserfassungDelegieren/AnnehmenWiederkehrende AktivitätenWiedervorlage

Dokumentenmanagement mit:Adhoc WorkflowMehrfachkategorisierungVerstichwortungVersionierungIndividuell einstellbarer ZugriffschutzGrafische Kategorisierung (optional)

Individuell einstellbaresDesignFunktionsumfang

Zeiterfassung (Wochen-/Monatsarbeitsblatt) (optional)

Wechselmöglichkeit zu PAVONE Project Management(neuer Lizenzschlüssel)

• Zentrales Management von AktivitätenAufwandserfassungDelegieren/AnnehmenWiederkehrende AktivitätenWiedervorlage

Dokumentenmanagement mit:Adhoc WorkflowMehrfachkategorisierungVerstichwortungVersionierungIndividuell einstellbarer ZugriffschutzGrafische Kategorisierung (optional)

Individuell einstellbaresDesignFunktionsumfang

Zeiterfassung (Wochen-/Monatsarbeitsblatt) (optional)

Wechselmöglichkeit zu PAVONE Project Management(neuer Lizenzschlüssel)

PAVONE ActivityManager bietet:

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Der Aktivitätenprozess

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Die AktivitätFokus auf Flexibilität und Schnelligkeit

Optional zuschaltbarer Funktionsumfangje nach individuellen Anforderungen

Der PAVONE ActivityManager …

ist pro Anwender anpassbar im Funktionsumfangreduziert die Eingaben auf ein Minimumerlaubt schnellstes Abarbeiten von Aktivitäten

Aktivitäten

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Wichtige Elemente der Ansichten

Einfache selbsterklärende Begriffe

Aussagekräftige Indikatoren informieren schnell und eindeutig(z. B. Mouse over Texte)

Aktivitäten

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Die Aktivität – Basisinformationen

Schnelle und einfache Statusmeldung (terminlich und fachlich)

Name erfassen – fertig!1 Klick = Erledigt1 Klick = nur ich kann die Aktivität lesen und bearbeiten

Datum (beginnt und ist fällig am)kann freibleiben

Ein oder mehrere Verantwortliche

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Die Aktivität – Aufwandserfassung

Erledigt-Datum (kann frei bleiben)

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Die Aktivität Aufwandserfassung für mehrere Verantwortliche

Sind mehrere Verantwortliche definiert, so kann jeder individuelle Aufwände/Zeiten erfassen

Übersichtliche tabellarische Darstellung

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Die Aktivität – Dokumentenmanagement

Aktivitäten

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Funktionsumfang einstellen- allgemeine Einstellungen -

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Ganzheitliche Intuitive ZeiterfassungTagesgeschäft – Aktivitäten – Projekte

Aktivitäten

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Übersicht behalten bei vielen Dokumenten- PAVONE StructureBuilder -

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Aktivitätenmanagement weitere Funktionen

Zuordnung von Aktivitäten zu einem Aktivitätenordner

Wiedervorlagedatum pro Aktivität

Zugriffschutz individuell oder per Default setzbar

Starten von Adhoc Workflows (z. B. Genehmigung)

Verstichwortung & Klassifizierung

Farbliche Zuordnung von Aktivitätstypen

Annehmen/Ablehnen von delegierten Aktivitäten

Ablage von Dokumenten beliebigen Typs (Meetingprotokolle, Präsentationen, Videos, etc.)

Microsoft Office & Open Office Integration

Serienaktivitäten

Alternatives User Interface(Corporate Design)

…

Aktivitäten

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PAVONE ActivityManager Die richtige Entscheidung

Aktivitäten

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Übrigens: Den PAVONE ActivityManagergibt es auch für die Java EE Plattform!

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Keyfacts – PAVONE ActivityManager

Zentrales Management von Aktivitäten

Einfache und schnelle Nutzung

Anpassbares Design und Funktionsumfang

Integriertes Dokumentenmanagement mit Adhoc Workflow

Aufwandserfassung, Wiedervorlage, Serienaktivitäten

Automatischer und individueller Zugriffschutz

Erweiterbar auf PAVONE Project Management (durch Wechsel des Lizenzschlüssels)

PAVONE TimeTracking (Zeit- und Aufwandserfassung)

PAVONE StructureBuilder (Dokumentenstrukturierung)

Optionaler Austausch mit persönlichen Aufgaben aus der Mail-Datenbank und PAVONE CRM

Flexible automatische Archivierung

Aktivitäten

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Übersicht Formulare und Berichte

Aktivitäten

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DetailsÜbersicht Formulare und Berichte

Projektskizze

Formulierung einer Projektidee mit Ausgangssituation, Zielen, Schnittstellen zu anderen Projekten, möglichen Risiken, voraussichtlichem Budget, Personal- und Sachmittelaufwand.

Projektantrag

Formaler Antrag mit Genehmigungs-Workflow, Einbeziehung aller verantwortlicher Bereiche und detaillierte Kostenaufteilung.

Projektauftrag

Vergabe einer eindeutigen Projekt-ID, -kategorie und -bezeichnung, Bestimmung Projektmanager und -team, genaue Bestimmung der Projektziele, -termine und -budget

Kick-Off Meeting

Meeting-Standformular mit IBM Lotus Sametime Integrationsmöglichkeit. Festlegung des Termins und Teilnehmer, Ablage der Agenda und des Protokolls.

Stakeholder-analyse

Auflistung aller Projektbeteiligten und möglichen Interessierten mit genauer Bestimmung der vermuteten und tatsächlichen Interessen, der Einflussmöglichkeiten, Gegenmaßnahmen und einer optionalen Betroffenheitsanalyse.

Aktivitäten

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Checkliste Zieldefinition

Beschreibung aller projektrelevanter Aufgaben zur Projektdurchführung mit Auflistung des (der) Verantwortlichen, aktuellem Status und visueller Ampeldarstellung.

Projektstatus-bericht Meilensteine

Auflistung aller Meilensteine mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. (Vorschau der wichtigsten Daten in dem IBM Lotus Notes Dokument)

Projektstatus-bericht - Phasen

Auflistung aller Phasen der ersten Gliederungsebene mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen. (Vorschau der wichtigsten Daten in dem IBM Lotus Notes Dokument)

Offene Vorgänge

Auflistung aller noch nicht beendeter Vorgänge mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen.

Abgeschlos-sene Vorgänge

Auflistung aller beendeter Vorgänge mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend und Zusammenfassung der wichtigsten Projektkennzahlen.

Aktivitäten

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Phasen-abnahme oder Phasenbericht

Formaler Genehmigungs-Workflow zur Abnahme einer Projektphase. Alternativ: Auflistung aller Phasen der ersten Gliederungsebene mit Terminen (Basis, Soll, Ist) sowie deren grafischer Darstellung mit Trend.

Ressourcen-antrag

Formaler Antrag mit Genehmigungs-Workflow, um eine bestimmte Person (Sache) für einen bestimmt Zeitraum einem Projekt zuweisen zu können.

Budget-übersicht

Detaillierte Auflistung aller Kosten (Basis, Soll, Ist) pro Vorgang mit der Möglichkeit zusätzlich Kostenstelle, Abrechnungsart, Rechnungsstellung und Rechnungsdatum festzulegen.

Anforderung

Genaue Beschreibung einer Anforderung mit vielschichtiger Kategorisierungsmöglichkeit, Vergabe von einer laufenden Nummer, automatischer Erstellung einer ID und Übergabe aller Anforderungen in einen Anforderungskatalog in Microsoft Word.

Spezifikation

Genaue Beschreibung einer Spezifikation mit vielschichtiger Kategorisierungsmöglichkeit, Zuordnung zu einer oder mehrer Anforderung (-en), Vergabe von einer laufenden Nummer, automatischer Erstellung einer ID und Übergabe aller Spezifikationen in einen Spezifikationskatalog in Microsoft Word.

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Monatsbericht

Bewertung (intern/extern) der Projektsituation und –zielerreichung, der Mitarbeitersituation sowie Auflistung der wichtigsten Vorgänge und Aktivitäten. Erstellung einer Historie mit den wichtigsten Projektkennzahlen.

Meilenstein-trend-analyse

Historisierung (Speichern von beliebig vielen Beobachtungszeitpunkten) von Meilensteinen und Darstellung des Trends.

Terminver-zögerungen

Berechnung von Abweichungen des Soll-Anfangstermins zum Beobachtungszeitraum und detaillierte Darstellung mit Grafik aller wichtigen Vorgangsinformationen.

Portfolio-analyse

Zentrale Verwaltung eines beliebig zusammengestellten Portfolios mit grafischer Darstellung

Risiko-analyse

Zusammenführung aller relevanter erfasster und bewerteter Risiken auf Projekt- oder Vorgansebene mit Erstellung einer Pivot-Tabelle und grafischen Auswertung.

Aktivitäten

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Entscheidungs-vorlage

Beschreibung der Änderung mit Begründung und möglicher(n) Auswirkung (-en), ev. anfallenden Kosten und Auswahl verschiedener vorgegebener Entscheidungsmöglichkeiten.

Abschluss-bericht

Aufstellung der wichtigsten Projektkennzahlen, qualitative und quantitative Projektbewertung, Aufstellung Projekterfahrungen bzw. -rückschlüsse und abschließende Abnahme mit Ampelfunktion

Lesson Learned

detaillierter Bewertung der wichtigsten Projektkennzahlen (Aufwand, Kosten, Termine und Qualität) als Ergebnis eines Lesson Learned Meetings, Bewertung der Ziele, Definition der abgeleiteten Maßnahmen, Abschnitt für das Knowledge Management

Vorstands-bericht

Ampelfunktion für Gesamtstatus, Termin-, Aufwands und Kostenziele sowie detaillierten Maßnahmenplan.

Sammelordner Zusammenfassung beliebiger Berichte in einem Ordner mit Schnellzugrifffunktionalität.

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Automatisierte Berichte mit PAVONE OfficeGateway – Beispiel Anforderungskatalog


Microsoft OfficeVorlagen(vorformatiertes leeres Dokument)

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Musterformular- Projektskizze -

Umfangreiche Hilfetexte helfen beim Ausfüllen der Formulare

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Stakeholder-Diagramm

-1

1

3

5

7

9

11

0 2 4 6 8 10

Bedeutung Macht

Be

tro

ffe

nh

eit

Gerd Fröbe

Karl Dall

Olli Diedrich

Mario Barth

Klaus Luft

Hugo Egon Balder

Musterformular Stakeholder Diagramm

Vorschau auf Inhalte des Microsoft Excel Dokumentes

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Musterformular Projektstatusbericht - Projektphasen

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Sinnvolle Aufbereitung von Massendaten

Charts lassen sich auf Basis einer einfach zu konfigurierenden Datenbasis automatisch erstellen

Checkboxen zeigen und verbergen die exportierten Massendaten

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Integrierte & anpassbare Standard Workflows

Phasenabnahme Projektantrag Ressourcenantrag

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Projektantrag

Ein genehmigtes Projekt wird automatisch auf Basis einer Schablone angelegt!

(Workflow Runner aus dem IBM Lotus Notes Formular => zeigt aktuellen Zustand an)

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Ressourcenantrag


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Phasenabnahme


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PAVONE Solution Center: Erleben Sie unsere Lösungen live

http://www.pavone.de/SolutionCenter

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Vielen Dank für Ihr Interesse!

http://www.pavone.dehttp://www.pavone.dehttp://www.pavone.comhttp://www.pavone.com

E-mail: [email protected]: [email protected]

Tel.: +49 (0) 52 51 / 31 02-0Tel.: +49 (0) 52 51 / 31 02-0Fax: +49 (0) 52 51 / 31 02- 99Fax: +49 (0) 52 51 / 31 02- 99

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