INSTRUCTIVO PARA EL CORRECTO LLENADO DE LA

“FICHA TÉCNICA DE ACTIVIDAD DE EMERGENCIA” (Directiva Nº 001-2008-EF/68.01, aprobada con RM Nº 029-2008-EF/15)

El Ministerio de Economía y Finanzas, de acuerdo a la publicación de la Directiva Nº 001-2008-EF/68.01, aprobada con RM Nº 029-2008-EF/15, en su Artículo 7, Competencias Institucionales, numeral 7.1 el Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), Inciso c, Establece la “Ficha Técnica de Actividad de Emergencia”, por lo que el presente Instructivo forma parte del formato de Ficha Técnica de Actividad de Emergencia, el mismo que será aprobado mediante Resolución Jefatural.

El presente documento tiene por objeto facilitar y agilizar la formulación de la “Ficha Técnica de Actividad de Emergencia”, permitiendo una adecuada orientación a las entidades competentes para el planeamiento de acciones a ejecutar.

La fuente de financiamiento que atenderá las fichas técnicas será a través de la Reserva de Contingencia, establecida en la Cuarta Disposición Final de la Ley de Equilibrio Financiero del Presupuesto del Sector Público para el 2008, Ley Nº 29144.

INDICACIONES COMPLEMENTARIAS

La ficha técnica de actividad de emergencia, atenderá entre otras las siguientes acciones:

• La adquisición de insumos para la ejecución de acciones de emergencia.• Para las acciones de Atención a la población ante la ocurrencia de algún

desastre, una vez culminada la ejecución de la actividad, se deberá alcanzar obligatoriamente al INDECI, el Padrón de Beneficiarios que contenga el nombre, DNI, dirección, apoyo entregado, firmas de conformidad, padrón de deberá ser remitido por el Titular del Pliego.

• Las acciones de atención a la población recuperando la capacidad productiva de las zonas afectadas por desastres, una vez culminada la ejecución de la actividad, se deberá alcanzar obligatoriamente al INDECI, el Padrón de Beneficiarios que contenga el nombre, DNI, dirección, apoyo entregado, firmas de conformidad, padrón de deberá ser remitido por el Titular del Pliego.

Para los casos de formulación de Fichas Técnicas de Actividad de Emergencia donde el evento ha afectado la infraestructura pública o se ha perdido la capacidad productiva de la población, se deberá adjuntar el Informe de Evaluación de Daños y Cuadro de Necesidades según el Anexo Nº 01 que forma parte del presente.

Para los casos de formulación de Fichas Técnicas de Actividad de Emergencia ante la existencia de un peligro inminente, se deberá adjuntar también el Reporte Preliminar de Estimación del Riesgo según el Anexo Nº 02, transcurridos 10 días calendario de presentado el reporte preliminar, con sus propios recursos deberá alcanzar obligatoriamente al INDECI el Informe de Estimación de Riesgo según el Anexo Nº 2 A del presente, de lo contrario se paralizará el tramite de atención.

En el caso que existiera modificaciones a la ficha técnica aprobada, antes del inicio de la ejecución, se deberá solicitar al INDECI la autorización correspondiente para el cambio, indicando mediante Informe Técnico, firmado por la máxima autoridad de la Unidad Ejecutora, las razones que motivan el cambio.

Finalmente, se debe indicar que la presente Ficha Técnica deberá ser firmada y sellada por los funcionarios que se señalan en el numeral VII, en todas sus páginas.

La documentación que se remita al INDECI será en original debidamente visada y firmada.

I.- REQUISITOS PARA LA PRESENTACION DE FICHAS TECNICAS DE ACTIVIDAD DE EMERGENCIA:

A. Debe existir nexo de causalidad directa entre el desastre ocurrido o peligro inminente existente con la propuesta de intervención

B. La ocurrencia del peligro inminente o el desastre debe corresponder al año 2008.C. Cuando el Evento (desastre) ya ocurrió se debe elaborar el Informe de Evaluación

de Daños y Análisis de Necesidades – EDAN, o cuando se ha detectado la existencia de un Peligro Inminente se debe elaborar el Reporte Preliminar de Estimación del Riesgo – REPER, el cual reemplaza por 10 días al Informe de Estimación del Riesgo, para lo cual se debe coordinar con el Comité Regional de Defensa Civil para su elaboración.

D. El evento debe estar registrado en el Sistema Nacional de Información de Prevención y Atención de Desastres - SINPAD (sea peligro inminente o emergencia),

E. Para el caso de peligro inminente, se debe adjuntar el informe de la institución técnica y/o científica competente que lo declare explícitamente.

F. Adjuntar el documento de la Unidad Ejecutora por el cual demuestra no contar con recursos presupuestales suficientes para la atención de la emergencia, este documento debe ser firmado por el máximo titular de la Unidad Ejecutora.

G. La solicitud de atención debe presentarse dentro de los 15 días de ocurrido el evento, y para el caso de la existencia del peligro inminente se debe presentar una vez detectado este.

H. En caso de Gobiernos Locales (Distritales o Provinciales), deberán gestionar sus requerimientos a través del Gobierno Regional.

I. Debe remitirse al INDECI, conjuntamente con la ficha técnica, el documento firmado por el máximo titular de la unidad ejecutora, donde certifica que la Unidad Ejecutora tiene la capacidad técnica y administrativa para la ejecución de la ficha técnica de actividad de emergencia.

J. Se debe remitir al INDECI, conjuntamente con la ficha técnica, el documento con el cual comunica al Órgano de Control Institucional de la Entidad Pública, el envío de la ficha técnica de actividad de emergencia para su conocimiento.

INFORMACIÓN QUE DEBE CONTENER LA FICHA TÉCNICA

FICHA TÉCNICA DE ACTIVIDAD POR EMERGENCIA Nº… Este número será asignado en forma correlativa por el Gobierno Regional y/o Gobierno Local, entidad responsable de su formulación.

La ficha ha sido dividida en ocho (08) numerales los cuales se detallan a continuación.

I. DENOMINACIÓN DE LA ACTIVIDAD:En este cuadro se colocará el nombre de la actividad a ejecutar, asignado por la entidad responsable de formular la ficha técnica de actividad de emergencia. El nombre debe ser breve y brindar información acerca de la acción a tomarse debido a la existencia del peligro inminente, emergencia o rehabilitación. Se recomienda la siguiente denominación, la Recuperación del Servicio, la Infraestructura donde se intervendrá, el Evento y fecha de la Ocurrencia.

[Recuperación del servicio] [Infraestructura] [Localización] [Evento y fecha de ocurrencia]

(Ejm. Recuperación de la Transitabilidad de la Carretera Mamahuaje – Huacrachuco en el distrito Huacrachuco, afectado por lluvias fuertes ocurrida el 16 de enero del 2008; Recuperación de la conducción de agua del Canal de Riego Cañete del distrito de San Vicente de Paúl afectada por lluvias fuertes, ocasionando el deslizamiento de lodo y tierra ocurrida el 20 de enero del 2008.

II. UNIDAD EJECUTORASe entiende por Unidad Ejecutora a cualquier órgano o dependencia de las Entidades y Empresas del Sector Público No Financiero de los tres niveles de gobierno, con capacidad legal para ejecutar proyectos denominados actividades de emergencia de acuerdo a la normatividad presupuestal vigente. Por lo que se debe indicar el nombre de la Unidad Ejecutora Presupuestal y su código asignado por la Dirección Nacional de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

III. UBICACIÓNEn estos recuadros se colocará el departamento, provincia, distrito y localidad donde se ubica la actividad que se ejecutará. En el caso de canales o carreteras se indicará los distritos o provincias en los cuales está ubicado el daño. En los casos que se atienda a varios distritos y/o localidades se especificaran todos, de tal forma que quede claramente establecido los lugares que se atenderán.

IV. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO O INFRAESTRUCTURA PÚBLICA ANTES Y DESPUES DE LA OCURRENCIA DEL EVENTO:

4.1.- DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO O INFRAESTRUCTURA PÚBLICA ANTES DE LA OCURRENCIA DEL EVENTOEn caso de peligro inminente, se deberá indicar cuales son las características físicas y operativas (dimensiones, material de la que esta construido, etc.) de la infraestructura pública en peligro, o del servicio que se puede ver afectado, así como la población en riesgo.

En caso de la ocurrencia de un desastre o una emergencia, se indicarán cuales eran las características (dimensiones, material de la que estaba construido, etc.) de la infraestructura pública antes del evento o del servicio, así como la población beneficiaria.

4.2.- DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Y DAÑO• Se debe indicar el día y mes de ocurrencia del evento, así como el número de

registro con el cual se ingreso en el aplicativo informático del SINPAD.

Se indicará el nombre del evento ocurrido o por ocurrir (peligro inminente) causante de la interrupción del servicio o daño a la infraestructura pública; de que forma se presentó o presentará (características) y la fecha o probable fecha de ocurrencia.

• Se deberá consignar la población directamente afectada o expuesta.

V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES A REALIZAR (se debe cuantificar las metas propuestas, de lo contrario se devolverá la ficha para su reformulación)

En este numeral se deberá indicar en forma cuantitativa cuales serán las metas a alcanzar para rehabilitar los servicios e infraestructura pública afectada ó para reducir el impacto que pueda ocasionar el peligro inminente.

5.1.- DESCRIBIR EL NEXO DE CAUSALIDAD DIRECTASe deberá señalar claramente el nexo de causalidad directa entre el evento o desastre ocurrido o existente con la propuesta de intervención planteada en la ficha técnica.

VI. PRESUPUESTO Y PROGRAMACIÓN DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR

Se debe anexar a la ficha técnica el documento donde se demuestra que efectuada las modificaciones presupuestarias no se cuenta con recursos para la atención de la actividad por emergencia que se plantea, el mismo que deberá estar firmado por el Titular del Pliego.

6.01 Costo, en Nuevos Soles:En este numeral se debe presentar el presupuesto que se necesitará para la ejecución de la actividad propuesta, considerando todas las acciones necesarias para alcanzar la meta, especificando el costo directo. Cuando se contemple combustible, se deberá adjuntar en el Anexo A la información que se detalla, incluyendo los rendimientos de la maquinaria considerada.Cuando se considere costo indirecto, se deberá llenar el Anexo B, especificando en detalle los rubros y sus montos considerados.

6.02 Programación del Proceso AdministrativoSe indicará en detalle la programación del proceso administrativo que realizará la unidad ejecutora antes de iniciar la ejecución de la ficha técnica.

6.03 Programación físico-financiera de la ejecución de la actividad:Se indicará la programación de ejecución (en porcentaje de avance) tanto física como financiera de la actividad propuesta. Asimismo, deberá señalar la semana en que liquidará física y financieramente la ficha técnica de actividad de emergencia y en que semana remitirá al INDECI la Ficha Técnica del Informe de Ejecución Final donde se deberá adjuntar la liquidación.

6.04 Plazo de Ejecución (en días calendario):Se indicará el plazo de ejecución en días, el cual no deberá exceder bajo ningún motivo los cinco meses, contados a partir de la transferencia financiera. Asimismo, finalizada la ejecución, el plazo máximo de envío del Informe Final de Ejecución deberá ser remitido en un plazo máximo de seis meses, igualmente contados a partir de la transferencia financiera.

6.05 Modalidad de Ejecución:Se debe seleccionar la modalidad de ejecución de la ficha técnica, para lo cual se deberá marcar con un aspa (X) lo que corresponda.

VII. RESPONSABLES DE LA IDENTIFICACIÓN DE LA ACTIVIDAD7.01 Funcionario que elaboró la Ficha Técnica.En este ítem se deberá consignar el nombre del funcionario que elaboró la ficha técnica, con quien se efectuarán directamente las coordinaciones a fin de absolver las observaciones que pudieran encontrarse o la reformulación de la ficha.

7.02 Funcionario público que se responsabiliza por la veracidad de la información contenida en la ficha técnica de actividad (Titular de la Unidad Ejecutora):Se debe consignar los datos del titular de la unidad ejecutora o su representante, nombrado con documento, el mismo que deberá estar adjunto a la ficha técnica.

VIII. CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA ZONA DE APLICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE EMERGENCIASe deberá presentar un croquis de la ubicación de la zona de ejecución de la ficha técnica de actividad por emergencia, resaltando las principales referencias físicas, de modo tal que sea de rápida ubicación para efectuar el Control y Seguimiento a la ejecución.

ANEXO A

Maquinaria y equipo requerido:Este ítem será llenado solo para el caso de solicitud de combustible y se consignará toda la maquinaria (características técnicas y rendimientos) necesaria para ejecutar la actividad propuesta y se deberá indicar detalladamente la cantidad de combustible y el monto total que representa y que se está solicitando.

ANEXO B

Costo Indirecto:Si en el Presupuesto de la ficha técnica se ha considerado Costo Indirecto, en este ítem se deberá detallar claramente los rubros y sus montos correspondientes, debiendo coincidir el monto final del Anexo B con el que se indique en el punto 6.01.

ANEXO C

Hoja de Metrados:Se refiere a la cantidad expresada en la unidad correspondiente (volumen, longitud, área, etc) de la acción / actividad a realizar en una zona determinada.

Costos Unitarios:Se debe alcanzar el analisis de los costos unitarios de la zona, en consideración a los rendimientos e insumos a utilizarse en la ejecución de la actividad de emergencia.

Lista de Insumos y Materiales:Se debe alcanzar la relación detallada, características y propiedades de los materiales e insumos que se requieran para la ejecución de la actividad de emergencia.

VIII. CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA ZONA DE APLICACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE EMERGENCIASe deberá presentar un croquis de la ubicación de la zona de ejecución de la ficha técnica de actividad por emergencia, resaltando las principales referencias físicas, de modo tal que sea de rápida ubicación para efectuar el Control y Seguimiento a la ejecución.

ANEXO A

Maquinaria y equipo requerido:Este ítem será llenado solo para el caso de solicitud de combustible y se consignará toda la maquinaria (características técnicas y rendimientos) necesaria para ejecutar la actividad propuesta y se deberá indicar detalladamente la cantidad de combustible y el monto total que representa y que se está solicitando.

ANEXO B

Costo Indirecto:Si en el Presupuesto de la ficha técnica se ha considerado Costo Indirecto, en este ítem se deberá detallar claramente los rubros y sus montos correspondientes, debiendo coincidir el monto final del Anexo B con el que se indique en el punto 6.01.

ANEXO C

Hoja de Metrados:Se refiere a la cantidad expresada en la unidad correspondiente (volumen, longitud, área, etc) de la acción / actividad a realizar en una zona determinada.

Costos Unitarios:Se debe alcanzar el analisis de los costos unitarios de la zona, en consideración a los rendimientos e insumos a utilizarse en la ejecución de la actividad de emergencia.

Lista de Insumos y Materiales:Se debe alcanzar la relación detallada, características y propiedades de los materiales e insumos que se requieran para la ejecución de la actividad de emergencia.