SAP Contabilidad

SAP R/3

FIGestión Financiera

Contabilidad

General

Mandante

Sociedad

División

Unidades Organizativas en FI

Unidades Organizativas en FI

Mandante 100

Mandante 200

Mandante 400

Sociedad

0040Sociedad 0042

Sociedad 0041

División 1

División 2

Unidades Organizativas

Mandante El mandante constituye el nivel superior de la

jerarquía del Sistema R/3.

Cada mandante constituye una unidad independiente

con registros maestros, tablas y datos propios.

Para acceder al sistema, el usuario debe introducir

una clave de mandante y disponer de un registro

maestro de usuario en este mandante.


Sociedad (con fines externos) Una Sociedad representa una entidad financiera de

balance/jurídica independiente.

Los balances y las cuentas de explotación exigidos por la ley

se pueden crear en el nivel de sociedad. La sociedad es la

estructura mínima necesaria en el módulo FI del Sistema R/3.

En una empresa internacional, las operaciones comerciales

están repartidas en varios países. Dado que la mayoría de

gobiernos y autoridades fiscales exigen el registro de todas las

empresas como entidad jurídica, normalmente se crea una

sociedad por país.


Componentes de una sociedad•Definición de la sociedad

Clave de sociedad (4 caracteres)

Nombre de la empresa

Población

País

Moneda

Idioma

Dirección

•Parámetros globales

Plan de cuentas

Ejercicio

Valores propuestos de la sociedad

Unidades Organizativas - Sociedad

• Dirección: se necesita para la correspondencia y se indica en los

informes.

• Moneda:Se especifica una moneda para cada sociedad.

Las cuentas se gestionan en esta moneda.

El resto de monedas se consideran monedas extranjeras.

El sistema convierte los importes contabilizados en una moneda

extranjera en la moneda de la sociedad.

La moneda especificada para una sociedad se denomina

moneda local en el Sistema R/3.

• País:La clave de país indica el país de la sociedad.

• El resto de países se consideran extranjeros.

• Clave de idioma: Debe indicarse una para que el sistema cree los

textos automáticamente en el idioma correcto, por ejemplo al

extender los cheques.

Unidades OrganizativasDivisión

Las divisiones son áreas independientes de

una organización que se pueden utilizar para

todas las sociedades.

Constituyen unidades de balance que pueden

crear sus propios cierres con fines internos.

La utilización de divisiones dependerá de

cada Empresa.

En este caso las divisiones serán indicadores

de cada una de las sedes.


División

Para la definición de una división sólo debe introducirse una

clave alfanumérica de cuatro posiciones y una descripción breve.

Estructuras de Contabilización

Principio de Variantes

El principio de la variante consta de tres pasos:

1. Definición de la variante

2. Especificación de valores para la variante

3. Asignación de la variante a Objetos R/3

Este principio se utiliza para

Status campo

Períodos contables

Ejercicio


01

02

03

04

05

0607

08

09

10

11

12

Ejercicio

El ejercicio se puede definir como:

Independiente del año:

la cantidad de períodos y sus fechas

de comienzo y fin son iguales cada

año.

Dependiente del año:

Los períodos pueden diferir de un

año a otro.

13 14 15 16

../../../../../WINDOWS/TEMPORARY INTERNET FILES/CONTENT.IE5/4HAZ8X2N/J0212053%5b1%5d.WMF


• Para que las operaciones se puedan asignar a distintos

períodos, debe definirse un ejercicio con períodos

contables.El ejercicio se define como una variante que se

asigna a la sociedad.

• La variante de ejercicio comprende la definición de períodos

contables y períodos especiales. Los períodos especiales se

utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos

determinados sino al proceso empresarial de cierre del

ejercicio. En total, se pueden utilizar hasta 16 períodos.

• El sistema deriva el período contable de la fecha de

contabilización. Si la fecha de contabilización pertenece al

último período contable normal, la operación también se puede

contabilizar en uno de los períodos especiales.


Ejercicio

Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas

en el sistema y se pueden utilizar como modelos.

Nota: En la variante de ejercicio no se especifica si un período

está abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En

la variante de ejercicio sólo están definidos el número de

períodos y las fechas de inicio y de fin de los períodos

individuales.


Ejercicio

Año Natural vs. Año Desplazado

01

02

03

04

05

0607

08

09

10

11

12 01

02

03

04

05

0607

08

09

10

11

12

ene

feb

mar

abr

may

junjul

ago

sep

oct

nov

dic sep

Oct

nov



Monedas (cambiar a Documentos)

Indicadores de Moneda

Pesos Dólares

Tipos de cotizaciónCotización histórica

Tipo de cambio vendedor

Tipo de cambio comprador

Cotización media

Tipo de cambio en determinadas fechas clave

ARS USD

Monedas, tipos de cotización y de cambio

A cada moneda utilizada debe asignarse una clave de moneda.

La mayoría de monedas ya vienen definidas en el Sistema R/3 de SAP.

Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.

Para cada par de monedas se pueden almacenar varios tipos de cambio que se diferencian por el tipo de cotización.

Los distintos tipos de cambio pueden utilizarse con distintos fines, como por ejemplo para la valoración , la conversión, la planificación, etc.

Monedas – factores de conversión

La relación entre las monedas debe determinarse para cada tipo de cotización y para cada par de monedas mediante factores de conversión.

USD 1

CLP 736

Actualizar los tipos de cambio es una tarea diaria si se quiere mantener la información bien actualizada.


Datos MaestrosCuentas de Mayor

Plan de cuentas

Grupos de cuentas

Cuentas Asociadas

Cuentas de Deudor/AcreedorClases de Actualización

Grupos de cuentas

Rangos de números

Relaciones entre cuentas de terceros

Datos Maestro de Banco


Datos Maestros - Plan de cuentas

Llamamos así a los datos que no se modifican por un largo

espacio de tiempo y a los que otros datos hacen referencia

frecuentemente.

En la Gestión Financiera son:

Cuentas de Mayor

Contabilidad Auxiliar

Maestros de Bancos


Plan de Cuentas

Pasos a seguir para la definición de un Plan de

Cuentas

Definir un Plan de Cuentas

Definir las propiedades del Plan de Cuentas

Asignar sociedades al Plan de Cuentas

0040 0090 CAUS


Definición de un Plan de Cuentas

Clave

Descripción

Idioma de Actualización

Longitud del número de cuenta de mayor

Integración en CO

Plan de Cuentas del grupo

Indicador de bloqueo


Plan de Cuentas

El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas.

A cada cuenta de mayor se puede asignar un número de cuenta del grupo.Este número de cuenta se utiliza para la gestión de informes multisociedades cuando las sociedades utilizan diversos planes de cuentas.

La longitud del número de cuenta de mayor puede ser de entre 1 y 10 posiciones.

A cada sociedad debe asignarse un plan de cuentas. Un plan de cuentas se puede asignar a varias sociedades (principio de variantes).


El plan de cuentas contiene información básica de las cuentas. La información de

una cuenta se registra en un segmento del plan de cuentas.

Contiene la siguiente información:

Número de cuenta

Denominación de la cuenta (como texto breve y explicativo)

Campos de control (véase los gráficos siguientes)

Campos de consolidación

Puede traducir el plan de cuentas a otros idiomas para visualizar la denominación

de la cuenta en el idioma de acceso al sistema adecuado al visualizar datos

maestros y contabilización. Si el plan de cuentas no se ha traducido al idioma

de acceso al sistema apropiado, la denominación de la cuenta aparece en el

idioma de actualización.

Estructuras de contabilización

El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la

sociedad en cuestión. Con esta información se controla el registro de documentos

de contabilización y la gestión de datos de contabilidad

Plan de Cuentas

Segmento de

Sociedad 0040

100010

Segmento de

Sociedad 0041

Segmento

de Sociedad

Segmento

de

Sociedad

100020 100030

La sociedad

no utiliza la

cuenta 100020

Segmento

de

Sociedad


Cuentas – Segmento de Sociedad

• El segmento de sociedad puede ser diferente para la misma cuenta

de mayor dependiendo de las necesidades de la sociedad.

• El usuario define la información relevante para cada sociedad:

Mon.

Impuesto

Cuenta asociada

Visualizar partidas individuales

Clave clasificación

Grupo status-campo

Banco propio


Tipos de Cuentas

En el segmento del plan de cuentas debe indicarse si la cuenta es:

Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en el cierre:

En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta.

En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de

remanente y la cuenta de beneficios se fija en cero. La cuenta a la que se

transfiere el saldo se asigna a una clave (p. ej., X). Esta clave se indica en el

campo "Tipo de cuentas de beneficios" en el segmento del plan de cuentas.

BALANCE RESULTADO


Grupos de cuentas para Cuentas de Mayor


El status de campo

Cada campo tiene una de las propiedades siguientes:

–Suprimir

–Visualizar

–Entrada Obligatoria

–Entrada Opcional


Cuentas asociadas


Las cuentas asociadas son cuentas de mayor asignadas a registros maestros de interlocutor comercial para registrar todas las operaciones en la contabilidad auxiliar.

Cualquier contabilización en cuentas de contabilidad auxiliar actualiza automáticamente los saldos de las cuentas asociadas asignadas. De este modo, el libro mayor siempre está actualizado.

Una cuenta de mayor se define como cuenta asociada al introducir la clase de cuenta asociada en el campo "Cuenta asociada p.clase cuenta”.

D para deudores

K para acreedores

A Activo fijo


Cuentas de Mayor - Visualizar Partidas Individuales

El campo "Visualización de partidas individuales" es un campo

de control del segmento de la sociedad de una cuenta.

Al contabilizar documentos en las cuentas sin "visualización de

partidas individuales" sólo se actualizan las cifras de movimientos

(sumatoria de las contabilizaciones de todas las partidas

individualesen el Debe y/o en el Haber). Cuando un usuario desee

consultar esta cuenta online, sólo podrá visualizar el saldo.


Cuentas de Mayor - Gestión de Partidas abiertas


Las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas se marcan como

abiertas o compensadas.

Para las cuentas con gestión de partidas abiertas debe estar activada la

visualización de partidas individuales.

La gestión de partidas abiertas en cuentas de mayor es necesaria cuando deba

verificar las contrapartidas de las operaciones. Las partidas abiertas y

compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar

rápidamente qué operaciones falta compensar.

Sólo podrá activar y desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo

de la cuenta sea cero.

Estructuras de Organización

La moneda de la cuenta puede ser:

la moneda local o

una moneda extranjera.

En la versión estándar, la moneda local se propone como moneda de la cuenta

cuando se crea una cuenta de mayor.

Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar

importes en la cuenta en cualquier moneda. Después se convierte a la

moneda local en la partida individual.

Esto ocurre independientemente de si la visualización de las partidas

individuales se ha activado o no.


Si en el registro maestro de datos está marcada la casilla de selección

"Saldos sólo en moneda local", sólo se gestionan cifras de movimientos

para los importes convertidos a moneda local.

Este campo debe estar marcado para las cuentas de compensación en las

que desee compensar partidas sencillamente asignando las partidas con el

mismo importe en moneda local entre sí. De este modo, no tienen lugar

posibles contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio.

El campo debe estar marcado para cuentas de compensación de

descuentos y cuentas de compensación para la entrada de mercancías y la

recepción de facturas.

El campo no debe marcarse para las cuentas asociadas para deudores

y acreedores.

El campo suele marcarse para cuentas de balance que no se gestionan en

monedas extranjeras y sin gestión de partidas abiertas.



Plan de Cuentas del Grupo


Plan de Cuentas de País


En vez de un plan de cuentas del grupo también se pueden utilizar planes de

cuentas del país. Si bien todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas

operativo, las sociedades que necesitan un plan de cuentas especial para la

gestión de informes externa tienen la siguiente posibilidad:

Asignar un plan de cuentas del país.

Introducir el número del plan de cuentas del país

(número de cuenta alternativo) en cada segmento de la

sociedad. Cada número del plan de cuentas del país sólo

se puede utilizar una vez.

Nota: Debido a que todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas para

sus contabilizaciones, en este caso es posible realizar el Controlling

multisociedades.

Desventaja: Los responsables que están familiarizados con sus planes de

cuentas del país deberán familiarizarse con el plan de cuentas operativo

Documentos Contables

SAP AG

Procesos empresariales integrados

Contabilidad

Documentocontable

TRTR

FIFI

COCO

Procesos empresarialesProcesos empresariales

GestiónGestión


El Sistema R/3 registra al menos un documento para cada operación

empresarial. Cada documento recibe un número de documento único.

El Sistema R/3 puede asignar los números de documento

(=asignación interna) o el usuario puede asignar el número de documento

cuando lo introduzca (=asignación externa).

Una operación empresarial puede generar más de un documento en el

Sistema R/3. Cuando se recibe mercancía de un proveedor, se crea un

documento de material para registrar los detalles importantes para el

inventario. Se crea un documento contable para hacer un seguimiento

financiero de la información relevante, como cuentas de mayor e importes.

•De las numerosas operaciones empresariales que se realizan a través del

Sistema R/3, y para las que se generan documentos, no para todas se

genera un documento contable porque no todas tienen un impacto

financiero. Un ejemplo de esto sería una órden de compra/pedido.


Document Nº 88675

Fecha: 05.06.199XSociedad: XXXXMoneda: $$$

Debe Haber

Acciones 1000000City Bank 800000Fuji Bank 200000

Total: 10000001000000

Cabecera

Partidasindividuales

Partidasindividuales


R

Clases de documento

Clase doc. Nombre Rango núm. Clases cuenta

AA Contabilidad AF 01 ADKMS

AF Contab. amortizaciones 03 AS

DR Factura deudor 18 ADMS

KR Factura acreedor 19 AKMS

SA Doc.cta.mayor (general) 20 DKS

SB Contab.cta.mayor (banco)20 DKS


La clase de documento especifica un rango de número para todos los

documentos que se encuentran dentro del rango.

La clase de documento identifica qué clases de cuenta se permitirán en un

documento en concreto. Existen 5 clases de cuenta diferentes en el Sistema R/3.

–D Deudor (Clientes)

–K Acreedores (Proveedores)

–S Cuenta de mayor

–A Activo fijo

–M Materiales


SAP AG

R

Contabilización de un documento: Claves de

contabilización La clave de contabilizacióntiene funcionesde control enlas partidas individuales.

Controla:1. La clase de cuenta (cliente,

proveedor, cuenta de mayor,material)válida parala partidaindividual

2. Si el importe contabilizado esun cargo o un abono

3. El status decampo de losdetalles adicionales

Detalles adicionales

División

Centro de coste

Texto

...

PK Partida individual 1

Cuenta

Importe

Indicador de impuestos

1 . S, D, K, A, M ?

2 . ¿Cargo o abono?

3 . ¿Status de

campo?

Nota: El status de campo determina la visualiz.en

pantalla para cada PI cuando se introduce un doc.


SAP AG

R

Contabilizar un documento

l Fechas y períodos

l Sociedad

l Moneda

l Clases de

documento

l Claves de

contabilización

l Importes

l Campos de

imputación

¿Cuáles son

los

requisitos?

¿Cuáles son

los

requisitos?

Anulación de Documentos

l Un documento sólose puede anular si:

El documento original contiene partidas individuales no

compensadas. Si el documento contiene partidas

compensadas, éstas deben anularse antes de que la anulación

del documento se lleve a cabo.

El documento original contiene sólo partidas individuales de

cliente, proveedor o de mayor.

El documento original se ha contabilizado en el sistema FI. Los

documentos que tienen origen en otros módulos deberían

corregirse en aquel nivel. Después, las modificaciones

realizadas serán traspasadas a FI.

Todos los valores especificados( por ejemplo, el centro de

coste) todavía son válidos.

l Si no se especifica una fechade contabilización para anularun documento, el sistema lo anula utilizandola fecha decontabilización del documento que vaa ser anulado.

l Se crea un númerode documento nuevo para el documentode anulación.


Modificación de documentos

l Los datos que afectan al sistema de contabilidad

( número de cuenta , importe , etc.) no se pueden

modificar bajo ninguna circunstancia . Un documento

de corrección o de anulación sería necesario para

corregir los errores en estos campos para mantener un

historial válido .

l Los documentos pueden modificarse utilizando el

número de documento original según las reglas de

modificación de documentos .

l Las reglas de modificación de documentos determinan

qué campos y en qué circunstancias los campos se

pueden modificar . Ejemplo: ¿ Pueden modificarse las

condiciones de pago o el texto después de que la

factura haya sido contabilizada ?


Otras Funcionalidades:

–Entrada ràpida de documentos

–Modelos de Imputacion

–Registros Preliminar


SAP AG

R

Condiciones de pago

l Las condiciones de pago se definen como clavesalfanuméricasde 4 caracteres

l El Sistema R/3 se entrega con claves de condicionesde pago típicas, sin embargo, las condiciones de pago

nuevas se pueden definir en la configuración.

l Cada condición de pago tiene hasta 3 combinaciones

posibles de fecha de vencimiento y capacidadde descuento.

Explicación del usuario:

14 días 3%, 30 días 2 %, 45 días netoExplicación del usuario:

14 días 3%, 30 días 2 %, 45 días netoZB01ZB01


Cuenta de Mayor Especial

Solicitud de anticipo

Anticipo

Solicitud de letra de cambio

Letra de cambio

Cheque/Letra de cambio

Regularización de valor individual

Garantías

Interés

Informes FI - GL

• Planificación de Balance

•Informes de Consultas

–Partidas individuales

–Informes

•Libros Legales

–Mayor / Balance / Diario /

Business

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