¿Qué deben hacer las empresas y los autónomos para cumplir la LOPD?

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INTRODUCCIONCon el fin de facilitar un poco la comprensión de

esas exigencias de la LOPD hemos preparado un resumen de las mismas y las hemos clasificado en 4 grupos.Definición y Declaración de los ficherosInformación y consentimiento del interesadoImplantación de las medidas de seguridadRevisiones y auditorías periódicas

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DEFINICION Y DECLARACION DE LOS FICHEROS

Los datos personales que tratan las empresas forman los ficheros.

Hay que analizar los datos personales que trata la empresa, definir los ficheros y declararlos a la Agencia de Protección de Datos.

ERROR COMUN: Existe en el mercado una creencia bastante extendida a ciertos niveles, de que con declarar a la Agencia de Protección de Datos un par de ficheros ya cumples la LOPD. Nada más lejos de la realidad.  Efectivamente hay que declarar los ficheros, pero hay otras muchas exigencias más importantes que hay que cumplir como iremos viendo.

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INFORMACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL INTERESADO

Se trata de poner en práctica dentro de la empresa todas las exigencias de la ley referidas a la obligación de Informar en la recogida de datos, Obtener el Consentimiento del afectado para tratar

sus datos personales y para cederlos, Tener firmados los contratos de protección de datos

con empresas externas…Este es grupo de exigencias es de vital importancia.

No hacer las cosas bien aquí puede dar lugar a reclamaciones y denuncias de los interesados.

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IMPLANTACION DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD

Estamos hablando de la Ley de Protección de Datos Personales, y como el mismo nombre indica hay que proteger los datos.

Para ello todas las empresas deben implantar una serie de medidas tanto técnicas como organizativas que eviten:la alteración, la pérdida, y el acceso no autorizado de esos datos personales.

Todas esas medidas y procedimientos se deben recoger en el DOCUMENTO DE SEGURIDAD, que todas las empresas deben tener obligatoriamente.

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REVISIONES Y AUDITORIAS PERIODICAS

La ley obliga a realizar una serie de controles periódicos en el tiempo, como son

La realización de una auditoría de medidas de seguridad cada 2 años,

El registro de todas las incidencias que se produzcan relacionadas con los datos personales,

El registro de las entradas y salidas de datos personales.

Es lo que podemos llamar el mantenimiento LOPD. Es la asignatura olvidada por muchísimas empresas, entre

otras cosas porque es muy difícil llevar este mantenimiento si no se dispone de una aplicación adecuada para ello.

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RECOMENDACIÓN FINAL

Como se puede ver el tema tiene su complejidad. Las empresas deben darse cuenta que para cumplir la LOPD no es válido cumplir unos cuantos requisitos y no cumplir otros.

Si en un momento dado la empresa tiene una inspección de la Agencia de protección de Datos, ésta detecta incumplimientos va a aplicar las sanciones correspondientes a esos incumplimientos.

Nuestra recomendación a las empresas que quieran cumplir al 100% la LOPD se resume en estos dos puntos:

Contratar los servicios de un consultor LOPD externo, que domine el tema, y que ayude a su impresa a implantar los procedimientos necesarios. Es un proceso bastante rápido y no cuesta mucho dinero.

Utilizar un software de gestión LOPD que le va a ayudar a documentar y cumplir todos los puntos que hemos comentado en el video

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