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Erfahren Sie hier welchen Nutzen Projektportfolio-Management für Ihr Unternehmen haben kann und wie es in Ihrer Organisation eingeführt werden kann.
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PROJEKTPORTFOLIO-MANAGEMENT
Projektportfolio-Management – PPM / Hintergrund, Nutzen, Lösungsansätze
1Projektportfolio-Management
www.gotscharek-company.comProjektportfolio-Management 2
Inhalt.
Trends und Herausforderungen
Projektportfolio Management im Kontext des Geschäftserfolgs
Hintergrund zu Projektportfolio Management – Was genau ist PPM?
Warum ist das Thema wichtig?
Projektportfolio-Management – Benefits
Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
Relevante Standards und Rahmenwerke
Anhang
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Trends und Herausforderungen
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Trends & Herausforderungen.Dynamische und komplexe Herausforderungen mit PPM meistern.
Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Strategie
Investition in die richtigen Themen
Terminierung schwacher Projekte
An den richtigen Projekten arbeiten
Vermeidung von Projekt-Redundanzen
Optimale Ressourcenallokation
Steigerung der Einspareffekte
Dynamisches Umfeld Märkte Knappe Ressourcen Komplexe Projektlandschaften
Kürzere Lebenszyklen Hochdynamische Umfelder Fusion, Übernahme, etc.
Kürzere Reaktionszeiten
Bedarfe Markt & Kunden Richtige Leistungen zum
richtigen Zeitpunkt Kundenerwartung bzgl.
attraktiver Preise
Sinkende Budgets Knappe Mitarbeiter-
kapazitäten
Inhaltliche Interdependenzen Gemeinsame personelle &
finanzielle Ressourcen Risiken Unzureichende Transparenz
Erfordernis für hocheffiziente Organisation/Abläufe und KostensenkungOptimale Planung und Steuerung des gesamten Projektportfolios
Unternehmensstrategie rasch und flexibel umsetzen
ProjektPortfolio
Management
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Projektportfolio-Management im Kontext des Geschäftserfolgs.Ergebnisse der Multiprojekt-Management Studie 2007 der TU Berlin.
Quelle: MPM-Studie 2007; Technische Universität BerlinBefragt wurden 132 Unternehmen. Die Größe des Projektportfolioslag bei über der Hälfte der Befragten zwischen 20 und 200 Projekten
Nur 12% führen die richtige Anzahl von Projekten durch
Nur 19% brechen unnötige Projekte konsequent ab
Nur 23% verteilen die Ressourcen strategiekonform
32 % beklagen Doppelarbeiten
Aber…
45% der befragen Entscheider sehen einen starken Einfluss des Portfolio-Managements auf den Geschäftserfolg
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Hintergrund zum Projektportfolio Management - PPM
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Hintergrund zu Projektportfolio-Management – Was genau ist PPM?Projektportfolio-Management als strategisches Instrument.
A Portfolio is a collection of projects or programs and other work that are grouped together to facilitate effective management of work to meet strategic business objectives.
The projects or programs of the Portfolio may not necessarily be interdependent or directly related.
These components of a portfolio are quantifiable; that is, they can be measured, ranked, and prioritized.
Quelle: The Standard for Portfolio Management, 2nd Edition, PMI
Projektportfolio Management ist die balancierte Ausrichtung, Planung und Steuerung von Programmen/Projekten in einem Portfolio auf die Unternehmens-, Bereichsstrategie und den operativen Erfordernissen eines Unternehmens.
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Projektportfolio-Management im Kontext.Portfolios selektieren die „Richtigen“ Programme und Projekte.
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Warum ist das Thema wichtig? Jede Organisation hat ein Portfolio.
Jede Organisation hat ein Portfolio, vielen ist dies jedoch nicht
bewusst und viele managen ihr Portfolio äußerst schlecht.
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Benefits
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Projektportfolio-Management – Benefits (1/2).Erzielbare Nutzeneffekte durch Projektportfolio-Management.
Nach einer Untersuchung der IDC – www.idc.com – in 2008 wurden 13 große Unternehmen unter anderem der Branchen Telekommunikation,Finanzen, Versichrung, Forschung und Entwicklung, Gesundheitswesen zu ihren Erfahrungen bzgl. der Einführung von PPM-Lösungen befragt.
Erhöhung der Anzahl gemanagter Projekte um 25%
Kostenreduktion je Projekt um 37%
Verringerung redundanter Projekte um 78%
Erhöhung der IT Personalproduktivität um 14%
Verringerung der Anzahl gescheiterter Projekte um 59%
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Projektportfolio-Management – Benefits (2/2).Nutzen von Projektportfolio-Management.
Optimierte Abstimmung der Projekte mit der Bereichs-, Geschäfts-, Konzernstrategie
Investition in die richtigen Themen
Terminierung schwacher Projekte
An den richtigen Projekten arbeiten
Vermeidung von Projekt-Redundanzen
Optimale Ressourcenallokation
Steigerung der Einspareffekte
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Kernbestandteile des Projektportfolio-Managements
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Projektportfolio-Management – KernbestandteileProzesse, Methoden und Tools bilden die Basis für ein effektives PPM.
Prozesse
Methoden
Tools
Project Portfolio
Management
Org. Strategy & Objectives
(IT) – DemandAssessment
(IT) – DemandPrioritization &
Selection
(IT)–Programm& Project
Management
ResourceManagement
(IT) –Governance
SCORING MODEL Evaluation
List of Criteria % Weight Low Mediu
m High Score Total
Business Case - Return on Invest 20 0 5 10 10 2Degree of strategic alignment 20 0 5 10 10 2Time needed 10 0 5 10 5 0,5External Support needed 10 0 5 10 5 0,5Probabality of Success 10 0 5 10 10 1Budget needed 5 0 5 10 0 0Time needed 5 0 5 10 5 0,25Availability of skilled staff 5 0 5 10 5 0,25Risks 10 0 5 10 5 0,5Legal/Regulatory obligation / Compliance 5 0 5 10 10 0,5
TOTAL WEIGHT = 100% TOTAL SCORE 7,5
Ideen, Projektvorschläge(Strategiekonform)
Auswahl & Verdichtung
Abstimmung & Koordinierung
GATE
Meilensteine
Anreize für erfolgr. Projektabschluss
z.B. Clarity, CA
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Kernbestandteil Prozesse (1/2). Überprüfung der Prozesse und Strategien in folgenden Bereichen.
Project Portfolio
Management
Org. Strategy & Objectives
DemandAssessment
DemandPrioritization &
Selection
Programm& Project
Management
ResourceManagement
Governance
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Kernbestandteil Prozesse(2/2).
Strategie /Ziel-
setzungen
Vorbereitung Planung Nutzenschöpfung
Werthaltige Programme & Projekte
Identifi-kation
Kategori-sierung
Umsetzung
Autori-sierung
Priori-sierung
Aus-balan-
cierung
Evalu-ierung Selektion Strategic
Change
Monitoring&
Steuerung
Per-formanceReview
Strategie & Zielsetzungen Projekte/Ideen-Inventar Balancierungs-Kriterien Rollen, Skills, Team
Identifikation von Projekten & Ideen
Kriterien für das Aus-balancieren festlegen Business (Strat. Ausricht.) Risiken Finanzen (ROI, NPV,…) Markt weitere
Rollen, Aufgaben, Skills &Verantwortlichkeiten Sponsor Portfolio Mgmnt. Team
Aktiv
itäte
nEr
gebn
isse
Zusammenstellung der Nutzenversprechen und Wertbeiträge je Projekt (Value Propositions) Bewertung jedes einzelnen Projekts Validierung und Auswahl der Projekte Einordnung der Projekte zu Kategorien Obligatorisch Businesskritisch Hohe, mittlere, niedrige Priorität Priorisierung auf Basis eines multikriteriellen
Ranking-Modells Ressourcenkapazitätsanalyse Planung und Allokation von BudgetsBudgetinduzierte Streichung von Projekten Ausbalancieren des Portfolios
Wertbeiträge, Business Cases Geklärte Ressourcenkapazitäten Projekt-Scores, Projekt-Rankings, Prior. Projekte Allokierte Budgets (Strategic Buckets)
Veränderungsmanagement
Autorisierung und Freigabe von Projekten
Ressourcenzu-weisung und Freigabe
Festlegung der Portfolio-Meilen-steine und desAktivitätenablaufs
KommunikationEntscheidungen
Genehm. Projekte Ressourcen sind
verfügbar Meilensteine
Performance Metriken Entwicklung der Nutzenschöpfung Portfolioveränderungen Portfolio-Status
Management und Steuerungder Ressourcen und Portfolioaktivitäten
Monatliches Review der Port-folio-Performance durch Port-foliomanager
Reporting der Portfolio-Performance anhand definierter Metriken an das Management
Berücksichtigung von operativenund strategischen Änderungen
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Kernbestandteil Methoden – Beispiel: Auswahl der Projekte.Anspruch und Praxiswirklichkeit.
Der Idealfall Die Praxis
?
GATE
Projektideen werdennicht identifiziert
Ideen, Projektvorschläge(Strategiekonform)
Auswahl & Verdichtung
Abstimmung & Koordinierung
GATE Meilensteine
Anreize für erfolgr. Projektabschluss
Auswahl-entscheidungennicht transparent
Offizielle Entscheidungs-wege werden verlassen
Abhängigkeiten & Synergienwerden nicht erkannt
Quelle: MPM-Studie 2005; Technische Universität Berlin
Projekte werden gestoppt,Ressourcen freigesetzt
U-BootProjekte
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Bedeutende Standards und Rahmenwerke im Kontext von PPM.
CoBIT - IT-Governance: u.a. IT-Riskmanagement, Demand-Management, etc.
Project Portfolio Management - The Standard for Portfolio Management, Global Standard, 2nd Edition, PMI
PMBoK (PMI), PRINCE2 (OCG) - Standards für das Programm-/Projektmanagement
OPM3 (PMI) - Assessment und Improvement der Reifegradeeiner Organisation bzgl. Programm-/Projekt- und Projektportfolio-Management
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Gotscharek & Company – Kontakt.
Wolfgang Gotscharek
Gotscharek & Company GmbH
Begonienweg 1
D-63456 Hanau
Tel. + 49 6181 66 27 90
Fax + 49 6181 66 27 44
E-mail: [email protected]
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