Implementación Oracle EBS

Córdoba 29/08/2006

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Agenda

• Presentación Vitopel.• Situación Vitopel antes de un ERP integrado.Mapa aplicaciones. • Plan de Sistemas 2004/2007.• Selección ERP optimo . • Enfoque , Alcance y Cronograma de la implementacion Oracle EBS. • Factores críticos de éxito.• Lecciones aprendidas .

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Vitopel

• Mayor fabricante de BOPP de America Latina (130.000 tn/año) • Facturación anual : 330 millones u$s. (estimado 2006)• Tres plantas de producción

• Planta Villa del Totoral. (Córdoba). Argentina• Planta Maua. (Sao Pablo). Brasil. • Planta Votoramtim (Sao Pablo ) Brasil

• Dos oficinas comerciales :• Oficina Comercial Pellegrini (Capital ).• Oficina Comercial Itaim (Sao Pablo)

• Dotación Total :1000 Personas

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Que es el Bopp (polipropileno biorientado)

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Dirección General

Gerencia de Calidad

GteLogística

abastecimiento

GteCompras

La empresa tradicional. Organigrama

GteOperaciones

GteAdministración

y finanzas

GteMk y ventas

JefeCompras

Comprador

Jefe Depósito

Administradormaterial

productivo

Jefe Operación

Supervisor

Jefe administrativo

Administrativo

Supervisor ventas

Vendedor

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La empresa tradicional

Efecto “Anton Pirulero”

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Dirección General

Gerencia de Calidad

Logísticaabastecimiento

Compras

El concepto de proceso

ClienteProveedor Flujo productos

Flujo información

Log Ind.Operaciones

Administracióny finanzas

Mk y ventas

El poder del Pensamiento por

procesos

Analogía a los sistemas

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Situación Vitopel antes de un ERP integrado

• Diferentes sistemas de gestión integradas en AR y en BR• Procesamiento descentralizado, con diferentes plataformas• Soluciones especificas en AR y en BR para procesos iguales o similares• Dos estructuras organizativas de sistemas, no integradas• Diferentes fuentes de datos para la consolidación de información necesaria

para la gestión del Negocio• Políticas y Procedimientos diferentes en AR y en BR.• Procesos manuales y poca integración de sistemas. • Software instalados poco aprovechados . ( ej pag web)

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Mapa de aplicaciones Vitopel : Operación diaria

Argentina Maua

Hace 2 años

Oracle

ERP

Corte

Oracle

Oracle

Produccion

Produccion

Produccion

Oracle

Bejerman/datasul

EBFF

Gestión Abastecimiento

Compras

Abastecimiento

Inventarios

Importaciones

Magnus

Magnus / Excel

Magnus

Excel

SIM

SIM / Excel

SIM /Excel

Excel Excel/COMEX

/ Excel

SAP

SAP

Produccion

Planificacion

Programacion

Gestión pedidos

Control de calidad

Produccion

Tiempos no prod.

Balance de masa

Reportes

Mantenimiento

Control documentos

Excel

Excel

IMPM

Spac

IMPM

IMPM

Excel

Excel/IMPM

Excel

Excel

Excel/Manual

SIM/Manual

Spac

SIM

SIM

Excel

Excel/SIM

Excel / Mantec

ManualNotes

/ Excel

/ Excel

Sistema pedidos

Sistema calidad

Plataforma manuf

Plataforma manuf

/ Excel

/ Excel

Gestion deocumentos

SAP

Comercial

Transporte

Expedicion

Facturación

Pedidos

CRM

Exportaciones

MagnusSIM

JDE WS

Excel /Manual Excel /Manual

Magnus

MagnusSIM

Manual Manual

Excel /Manual Excel /Manual

SAP

SAP

SAP

SAP

/ Excel

Excel/COMEX

RRHHSueldos

Capacitacion

Bejerman Magnus

Soft RRHH Excel /Manual

Folha

Elancer/ People soft

Costos Excel /Manual Magnus

Administracióny Finanzas

Administracion/finanz

Presupuesto

Valorización

JDE WS

Excel /Manual

Excel /Manual

Magnus

Magnus

Excel /Manual

SAP

SAP

SAP

SAP

HOY Vitopel consolidado

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Conceptos generales que direccionaron el Plan de Sistemas

• Procesamiento centralizado con estándares de mercado (según Best Practice)• Integración, en un solo ERP de clase mundial, de las soluciones de Ar y Br.• Una sola organización de Sistemas, integrada y fortalecida en los puntos de mayor valor agregado para el Negocio.• Políticas y Procedimientos únicos • Soluciones a medida con integración con el ERP de Vitopel. • Consolidación de información, desde una única fuente de datos, que permita la gestión integral del Negocio.• Optimización de los costos operativos del área de sistemas. • Optimización de las inversiones en IT con valor agregado al Negocio• Búsqueda constante del valor agregado de la IT para Vitopel

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MODELO DE APLICACIONESMODELO DE APLICACIONES

Plan Estratégico de Sistemas 2004 / 2007

INFORMACION INFORMACION PARA LA PARA LA

DIRECCIÓNDIRECCIÓN Sistema de Información Ejecutiva

PNVReporte MensualEstadistica de VentasServicio al cliente

Soluciones Soluciones especificasespecificas

Sistemas Transaccionales

ERPERP DatosDatosExternosExternos

OPERACIONOPERACIONDIARIADIARIA

SistemasSistemasLEGACYLEGACY IN

FR

AE

ST

RU

CT

UR

A T

EC

NO

LO

GIC

AIN

FR

AE

ST

RU

CT

UR

A T

EC

NO

LO

GIC

A

INFORMACIÓN INFORMACIÓN PARA LA PARA LA TOMA DE TOMA DE

DECISIONESDECISIONES

Indicadores industriales

OrdenesInventarioCapacidad

Sistemas de Información específicos por proceso Sistemas de planeamiento

SistemasSistemasNo ERPNo ERP DW

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Selección ERP Optimo Vitopel

• Requisitos a cumplir. • Desarrollar o comprar?• Integración.• Escalablilidad• World Class. ( Las mejores practicas incorporadas)• Tecnología• Flexibilidad. • Costo.• Seguridad en la implementación. • Funcionalidad

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Selección ERP Optimo Vitopel

• Contexto del mercado Mundial de Software. • SAP • Oracle • People soft / JDE.

• Resultado : Oracle •Ventajas :

• Funcionalidad semejante. • Ambos clase mundial. • Diferencia de costos. • Flexibilidad. • Base de datos integrada y la mejor del mercado.

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Gestión del Proyecto y el Cambio

Workshops de validación(Ubicaciones + auditoria externa e interna)

El proyecto será estructurado en cuatro fases.

Alcance• Todos los procesos• Las dos plantas y

CD.

Alcance• Todos los procesos• Específico para todas

las Plantas y CD´s

Alcance• Todos los procesos• Genérico para las

Plantas y CD´s

Diseño Detallado y

Piloto

Diseño Conceptual

Relevamiento Roll-Outs

Workshops de Validación(Ubicaciones relevadas)

Workshops de validación(Ubicaciones + auditoria externa e interna)

Revisión de

Procesos

Análisis de Vulnerabi-

lidad

Alcance• Todos los procesos

Enfoque de implementación

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Alcance

• Alcance• Fase 1: Arg + Bra

•Contabilidad• Finanzas. • Inventario.• Costo St. • Administración Ventas.

•Incluye estadística de ventas)• Transporte. • Compras. • Mantenimiento. ( TPM)• IMPM Arg.• RRHH • Intranet• Corte• Comercio Exterior ( impo y expo)

• Fase 2:

• Gestión de Presupuesto.• Registro de reclamos comerciales ( CRM).• Planificación de producción• Correo ( Colaboratión Suite) • Control de calidad. • Control de producción.• Costos reales. • Portal.

• Fase 3:

• APS.• Proyectos. • Balance scorecard.• Pay Roll

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Plan de Implementación Oracle EBS Vitopel

2004 2005 2006

En

e 20

04

feb

200

4m

ar-

04a

br-0

4m

ay

200

4ju

n-0

4ju

l-0

4a

go-0

4se

t-0

4o

ct 2

004

nov

-04

dic

20

04

En

e 20

05

feb

200

5m

ar-

05a

br-0

5m

ay

200

5ju

n-0

5ju

l-0

5a

go-0

5se

t-0

5o

ct 2

005

nov

-05

dic

20

05

En

e 20

06

feb

200

6m

ar-

06a

br-0

6m

ay

200

6

Relevamiento inicial

Definicion de modeloImplementacion Argentina

Post produccion Argentina

Definicion de modelo Maua

Implementacion MauaPost produccion MauaDefinicion modelo EBFFImplementacion EBFFPost produccion EBFF

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Cronograma do Projeto EBFF – Roll Out

Diseños Detallados – Gaps / Aprobación de Diseños

Estimación y Aprobación de Customs para CRP2

Construcción de Customs

Definición de Datos Migración

Desarrollo de Scripts de Extrac. de Datos y Migración

Parametrización CRP2

Prueba de Circuitos y Customs

Prueba de Migración para CRP2

Prueba Integral CRP2

Parametrización (“VITO”)

Capacitación

Cargas iniciais en VITO

Soporte Salida Producción / Primer Cierre

Help Desk

Atividades 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 6 13 20 27 3 10 17 24 1 8 15 22 29 5

DIC ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUN

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Factores críticos de Éxito

Compromiso de la gerencia y la dirección.

Trabajo en Equipo.

Visión del cambio como una oportunidad y no como un riesgo. Comunicación

Capacitación

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Lecciones Aprendidas

Importancia de la Capacitación. (usuarios y analistas) Importancia de la Comunicación al resto de la organización. Importancia de una visión exterior a la empresa. Nunca dejar un punto en suspenso ( Modulo de Mantenimiento ) Trabajar en la “venta interna”,en todos los frentes, especialmente en los usuarios. Politica de terrorismo individual Bajar el perfil

Ejecución plan de corte Tecnología: Comunicaciones , back up , performance, balanzas, etc Mesa de ayuda/Soporte post implementación.. Migración , calidad de datos migrados Performance

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Gracias!!!!

Preguntas?

dtravaglino@vitopel.com

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RRHH

• Definición de funciones :• Full Time. • Part Time.• Receptor de tareas.

• Comunicación :• Individual • Organizacional.• Avance.

• Premio por objetivos cumplidos.• Trabajo en Equipo. • Capacitación bajo la metodología de Train the Trainers.• Kick off .

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Plan de Implementación

Total proyecto Implementacion ERPSistema de

programacion corte8%

Puesta en marcha (kiff off -Sala, etc)

1%Personal adicional

4%

Consultoria36%

Hardware y Software4%

Mantenimiento de licencia

1%

Licencias5%

Auditoria y Seguridad (PWC)

5%

Premios4%

Imprevistos 13%

Viaticos18%

Capacitaciòn1%

Licencias

Mantenimiento delicenciaHardware y Software

Consultoria

Viaticos

Capacitaciòn

Imprevistos

Premios

Auditoria ySeguridad (PWC)Personal adicional

Sistema deprogramacion corteTeleconferencia

Puesta en marcha(kiff off -Sala, etc)

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Riesgos

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

riesgo

Resistencia al cambio

Limitaciones del sistema

Falta compromiso deEjecutivos

Falta de Sponsor

Espectativas no realistas

Falta de un equipointerfuncional

Equipo y habilidadesinadecuadas

Falta de involucramiento delpersonal

Alcance limitado del proyecto

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Situación propuesta:

Unificación de Servidores : Totoral, Pelegrini, Maua, e Itaim. Terminal Server. Proyecto Portal. Motor base datos Oracle. Pagina Web. Correo : Notes o mensajeria unificada ?. Unificación de políticas de Help Desk.

Mapa de aplicaciones:Tecnología

TecnologiaTecnologia

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Organización

Plan Estratégico de Sistemas 2003 / 2005

Gerencia de Sistemas

Jefe de Tecnología y comunicaciones

Analista de proyectos.

IT Argentina

Analista funcional ERP- Administrativo

Analista FuncionalBrasil

Analista funcional Sistema de Producción

Analista funcional Comercial

IT. Brasil

Help Desk Maua e Itaim

Help Desk TotoralPelegrini

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"Esperamos que los problemas salgan a partir de esta semana y en todo mayo.

Recién podemos cerrar el post implementación después del cierre de mayo."

A reforzar:

Compromiso en situaciones de conflicto.

La salida atiende solo los GAP mínimos . El resto se sigue trabajando.

Si hay algún problema, se tiene que solucionar en equipo : Usuario/Consultor/

Analista/Usuario clave.

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Fin

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Help Desk ( Vitopel do Brasil)

Soporte Segundo nivel (Usuarios llave)

Soporte ProveedoresIMPM- Oracle

Temas funcionais de complexidade

Medeia ou Baixa) Resolve o problema

e informa a resolução do problema ao

primeiro nível.(

Último nível de suporte ( temas técnicos ou de

complexidade alta). Resolve o problema e

informa a resolução do problema ao primeiro nível.

Usuário

Detecta o problema.

comunica-se com o analista

Soporte primer nivel ( Analistas V do Br)

Analisa o problema e o classifica. De ser necessário recorre ao segundo nível ou ao grupo de suporte Oracle. Informa a

resolução do problema ao usuário

Administração.................M. Goya Produção.........................C. RodriguezComercial/suprimentos...Marco Manutenção/RH.............. Vivian

DBA Oracle( Vitopel)

Canaliza os problemas técnicos, tecnológicos e de segurança.

Soporte Segundo nivel

(Analistas corporativo)

Telefone plantao Brasil................91353689Telefone plantao Argentina.......*57-03525-15643604.

( o 00-21-54-9-3525-643604)

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Módulos Oracle

. RH - Resource Human => Recursos Humanos

. OM - Order Management => Administração de Pedidos

. AR - Account Recybles => Contas a Receber

. PO - Purchase Order => Compras

. Ecomex - Importação / Exportação => Localização Brasil

. RI - Recebimento Integrado => Localização Brasil

. Mastersaf - Obrigações Fiscais => Localização Brasil

. AP - Account Payable => Contas a Pagar

. CE - Cash Management => Caixa e Bancos

. FF - Fundo Fixo => Fundo Fixo

. OPM - Order Process Manufacturing => Itens Processo Produtivo

. INV - Inventory => Inventário Itens Não Produtivos

. EAM - Enterprise Assets Maintenence => Manutenção

. FA - Fixed Assets => Ativo Fixo

. GL - General Leadger => Contabilidade

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Plano de Atividades EBFFSemana Actividades Equipo Actividades Equipo

12-DIC-2005 Relevamiento y Detección de Gaps UC, ANA, CF

19-DIC-2005 Priorización de Gaps y Diseños Funcionales UC, ANA, CF, GP

26-DIC-2005 Diseños Funcionales CF, UC Definición Migración (Cargas Iniciales / Históricos) UC, ANA, GP

Aprobación Diseños Funcionales UC, ANA, GP

02-ENE-2006 Revisión Diseños Funcionales EDO,UC, CF, GP Aprobación Estimación Diseños Funcionales GP

Estimación de Diseños Funcionales EDO Armado Scripts Extracción Datos / Migración ANA

09-ENE-2006 Construcción Customs EDO, CF Armado Scripts Extracción Datos / Migración

Aprobación Estimación Diseños Funcionales GP ANA

16-ENE-2006 Construcción Customs EDO, CF Armado Scripts Extracción Datos / Migración ANA

23-ENE-2006 Construcción Customs EDO, CF Armado Scripts Extracción Datos / Migración

30-ENE-2006 Parametrización Entorno CRP2 UC, ANA, CF Construcción y Pruebas Customs EDO, CF

Prueba Scripts Extracción Datos / Migración ANA

06-FEB-2006 Parametrización Entorno CRP2 UC, ANA , CF Construcción y Pruebas Customs EDO, CF

Pruebas de Circuitos y Customs para CRP2 UC, ANA Prueba Scripts Extracción Datos / Migración ANA

13-FEB-2006 Pruebas de Circuitos y Customs para CRP2 UC, ANA Ejecución de Migración para CRP2 UC, ANA

20-FEB-2006 CRP2 (Circuitos, Customs + Migración) UC, ANA, CF Registración de Usuarios y Resp. en VITO DBA Vitopel

27-FEB-2006 CRP2 (Circuitos, Customs + Migración) UC, ANA, CF

06-MAR-2006 Capacitación Usuarios Finales UC, ANA, CF Prueba Cierre CRP2 UC GL/Costos

13-MAR-2006 Parametrización Entorno Productivo (VITO) UC, ANA Capacitación Usuarios Finales UC, UFV

20-MAR-2006 Parametrización Entorno Productivo (VITO) UC, ANA Capacitación Usuarios Finales UC, UFV

27-MAR-2006 Parametrización Entorno Productivo (VITO) UC, ANA Capacitación Usuarios Finales UC, UFV

Clonación Entorno Productivo (VITO) DBA Vitopel

03-ABR-2006 Capacitación Sobre Nuevo Entorno UC, UFV Prueba de Stress UC, ANA, DBA Vitopel

Analisis Performance DBA Oracle

10-ABR-2006 Capacitación Sobre Nuevo Entorno UC, UFV Ajuste Parametrización VITO UC, ANA

17-ABR-2006 Capacitación Sobre Nuevo Entorno UC, UFV Ajuste Parametrización VITO UC, ANA

24-ABR-2006 Capacitación Sobre Nuevo Entorno UC, UFV Ejecución de Cargas Iniciales VITO ANA

01-MAY-2006 SALIDA EN PRODUCCION Todo el Equipo Soporte Salida en Producción CF

…………… …………..

05-JUN-2006 1er. Cierre Todo el Equipo Soporte Primer Cierre CF

GP Gerentes Proyecto EBFF/Vitopel CF Consultor Funcional

UC Usuario Clave EBFF/Vitopel ANA Analistas EBFF/Vitopel

UFV Usuarios Finales/Validadores EDO Equipo Desarrollo

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Modulos Oracle Implementados

. RH - Recursos Humanos

. OM - Administração de Pedidos . Comercial

. AR - Contas a Receber

. PO - Compras

. Ecomex - Importação / Exportação

. RI - Recebimento Integrado

. Mastersaf - Obrigações Fiscais

. AP - Account Payable

. CE - Cash Management

. FF - Fundo Fixo

. FA - Fixed Assets

. GL - General Leadger Contabilidade

. OPM - Order Process Manufacturing

. INV - Inventário .

. EAM - Manutenção.

. IMPM Produccion

. Xtrim Programación de corte.

Comentarios generales• Migración• Performance• Operación• Capacitación.• Soporte