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Jornada de Organización de Eventos
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Producción y Planificación de
EventosLic. Mabel Alejandra Lebrero
EVENTO: ACONTECIMIENTO PLANIFICADO
PROTAGONISTAS
CONVOCANTES CONVOCADOS
ACCIONES
ESPACIO TIEMPO
El Objetivo guía al Evento
El Evento es un acontecimiento planificado y “construido especialmente” para el logro del Objetivo.• Promueve acciones tendientes a su cumplimiento desde lo“vivencial –participativo”
Hay tantos eventos como objetivos a cumplir
¿Qué aporta el evento como herramienta de concreción de
objetivos?•Es un acontecimiento planificado y construido especialmente para su logro.
•Reúne a un grupo de personas definido, con características e intereses comunes (segmento)
•Favorece el sentido de pertenencia a un grupo.
•Permite la retroalimentación.
Hay tantos eventos como objetivos a cumplir
OBJETIVOS
OBJETIVOS
EVENTOS
EVENTOS
Dar a conocer un producto en el mercado
Lanzamiento de productos
Family Day Afianzar lazos con la empresa
El Evento es un hecho comunicativo
En un Evento la elección del espacio y el tiempo está estrechamente vinculado al logro de objetivos.
La temporalidad-espacialidad debe ser compartida por convocantes y convocados para efectivizar la “reunión” a la que alude el evento.
Eventos Sociales
Son acontecimientos vivenciales, emocionales y privados
Constituyen UN RELATO BREVE DE UN SUCESO IMPORTANTE DE NUESTRAS VIDAS, con una historia que contar y protagonistas primarios y secundarios.
Eventos Empresarios
Son herramientas de marketing directo para el cumplimiento de objetivos corporativos o institucionales
•Apuntan a un segmento cautivo
•Permiten la retroalimentación, corrección y medición de receptividad y reacciones a lo propuesto
Eventos Culturales
• Los eventos culturales constituyen manifestaciones de los pueblos, son presencias públicas de reconocimiento cultural y comunicación entre sus integrantes.
• Estos eventos conforman elementos concretos de la cultura que promueven la identidad social.
Los Eventos Culturales son:
• Manifestaciones de una Cultura y Sub cultura.• Involucran al individuo como “sujeto social”• Una expresión simbólica y social de una
comunidad concreta. • Un acontecimiento “vivencial” producido y
reconocido por el sujeto en un grupo participante, que se comunica, interactúa y se retroalimenta.
• Un reencuentro del hombre con sus raíces y una reafirmación de sus ritos y creencias.
Además, acentúan la cultura que representan y favorecen su trascendencia.
Clasificación General de Eventos
• Por tamaño: Chico – mediano – grande – megaevento
• Por zona de locación y alcance: Local o municipal –provincial - regional – nacional – internacional
• Por finalidad: Recreativo – formativo–integrativo
• Por acceso: Público–privado
• Por valor de ingreso:
Gratuito – arancelado
• Por su complejidad: Simple - complejo
• Por el espacio utilizado: Abierto – cerrado – mixto
• Por su financiamiento: Financiado por tercero - autogestionado
• Por su presencia en el mercado: Nuevo – en crecimiento – institucionalizado
• Por área: Social – comercial – cultural – turístico – religioso- deportivo…
• Institucionalizados o nuevos
Bodas, quince años/salir bien de una operación…
• Sociales o mixtossociales-religiosos: bautismo,
boda, Bart y Bat mitzva. sociales-culturales: carnavales,
Halloween, entre otros. sociales-institucionales: fiesta de
graduación, poner en marcha un proyecto, conseguir un ascenso laboral, obtener un premio, etc.
• Por edadInfantiles/adultos …
• Por ámbito de festejoEn el hogar/ predios y salones…• De fecha única de festejo o
fechas múltiplesQuince años, nacimiento/taller,
jornada, fiesta temática • De causa definida o no tan
definidaBoda, lanzamiento de
producto/reuniones familiares• Formales o informalesBodas /despedidas de soltero• Celebrativos o no
celebrativosAniversarios, festivales/responsos, conmemoraciones,
funerales, recordatorios.
Clasificación de Eventos Sociales
Clasificación de Eventos Empresarios• Internos o externosComidas de trabajo, visita a la
empresa / Jornadas de puertas abiertas, lanzamientos de productos, viajes de incentivo
• De trabajo o esparcimientoJornadas de capacitación,
jornadas de tormenta de ideas/aniversarios de empresa, family day
• Individuales o colectivosVisita a la empresa, desayuno de
trabajo/exposiciones.
•Presenciales o virtualesVisita a la empresa, lanzamiento de productos/ Ruedas de negocio, exposiciones virtuales
•De fines corporativos o corporativos-turísticosDesayuno de trabajo/ viajes de incentivo, visita de ejecutivos extranjeros a la empresa.
• Eventos de corta, mediana o larga duración.
• Eventos en la empresa y fuera de esta, en lugares contratados.
• Eventos de baja, mediana o alta inversión y costo.
• Eventos de baja o alta importancia, en cuanto a los objetivos que persigue y el interés por los resultados a obtener.
• Eventos de fecha obligada, por ejemplo, un aniversario de empresa, o de fecha alternativa.
Clasificación de Eventos Culturales
• Por áreaReligiosos/ Culturales/
deportivos/ temáticos
• Por quien convoca y financia
Solicitados por una entidad/ Autogestionados
• Por su grado de convocatoria
Popular/ Privado o particular
• Por su referencia culturalTradicional/ Trasgresor
• Por quien convoca y financia
Solicitados por una entidad/ Autogestionados
• Por su interésLocal/ Nacional/ Internacional
PROTAGONISTAS DEL EVENTO
CONVOCANTESEE Cliente: EmpresaES Cliente: Homenajeado
CONVOCADOSEE Asistentes: Público interno y/o ExternoES: Asistentes: familiares, amigos, conocidos
EJE VINCULANTE
OBJETIVO DE LA CONVOCATORIA
OBJETIVO DE LA ASISTENCIA
CONVOCANTES: son planificadas por la Organización del evento. Pueden tener alteraciones en tiempos y metodologías de acuerdo al mejor cumplimiento del objetivo, en el trabajo de campo.
CONVOCADOS: son articuladas y guiadas por la planificación pero pueden sufrir alteraciones ya que su puesta en marcha depende de la voluntad de adaptación de los asistentes.
Acciones y Protagonistas
El Organizador Profesional de Eventos
Organizador Mediador o tercerizador•Intermedia entre Clientes y Proveedores, priorizando al proveedor.•Se limita a ofrecer servicios parciales•Es prescindible
Organizador Profesional•Intermedia entre Clientes y Proveedores, priorizando al cliente.•Ofrece servicios integrales•Es imprescindible
CLIENTE ORGANIZADOR PROVEEDORES
Desarrolla tareas individuales y en equipo •Investiga
•Genera ideas•Planifica•Ejecuta
Combina experiencia y formación
Lidera y coordina grupos de trabajo
Un Organizador profesional debe:• Tener capacidad de negociación, ya que
deberá consensuar con clientes, proveedores e integrantes de su equipo.
• Conocer los derechos y obligaciones que le competen para el desarrollo de su actividad profesional.
• Ser un líder capaz de descubrir capacidades en sus colaboradores, potenciarlas y encauzarlas hacia el objetivo.
• Ser capaz de anteponer las necesidades del cliente a las propias.
El Mercado de Eventos
OFERTA ORGANIZACIONDEL
EVENTO(Servicio)
DEMANDA
ORGANIZADOR
PROVEEDORESINTEGRAL/PARCIAL
GENERAL/ESPECIALIZADA
CONSUMIDOR
DESTINATARIO
CONTRIBUYENTE
Oferta Integral
CLIENTE ORGANIZADOR PROVEEDORES
Oferta Parcial
CLIENTE
ORGANIZADOR
PROVEEDORES
CLIENTE
DIRECTIVO
ORGANIZADOR
EQUIPO FIJO
EQUIPO VARIABLE
¿Qué servicios puede ofrecer un Organizador de Eventos?
• Organización de eventos en sus variedades: integral – parcial, general – especializado
• Asesoría a: clientes, otros organizadores y proveedores en temáticas de su competencia
• Otros servicios comprometidos en el evento, en carácter de prestador o intermediario (servicios propios o de terceros)
Podemos pensar los eventos desde la Oferta y la Demanda
• Bautismos
• Jornadas de puertas abiertas
OFERTA
• Familias con hijos recién nacidos
• Empresas que desean dar a conocer al público externo las actividades que realizan
DEMANDA
• Personas de la Tercera edad
• Artistas
DEMANDA
• Encuentros recreativos
• Muestras de arte
OFERTA
Etapas de la Organización Integral
A considerar…
• La investigación nos permite poner los pies sobre la tierra y a la vez volar.
• Los pre-juicios y pre-conceptos sólo limitan la expresión de ideas. La idea es válida en tanto cumpla con el objetivo y sea ejecutable.
• La planificación es un ordenamiento y curso de acción pensado para el cumplimiento de objetivos. Es la administración de tiempos, recursos de capital, humanos y materiales.
La estructura de un Plan nos permite visualizar el ordenamiento de nuestras acciones
PLAN
Generación de la idea
La creatividad sólo se limita con la posibilidad de ejecución
Tenemos que ser capaces de crear, de innovar, de conocer las reglas y estructuras y aprender a
jugar con ellas.
El proceso creativo debe ser libre
Ser creativo implica indagar en el mundo de las representaciones y ver hasta dónde, alternando con ellas, se sigue remitiendo al mismo objeto o
concepto.
Alternativas de representación
Es un error considerar que existe una sola forma de representar las cosas.
Alternar implica conocer las estructuras, la convención y permitirnos jugar con ellas
Es imprescindible para el desarrollo de ideas alejar todo “pre concepto” o “pre juicio”
de nuestra mente.
Si pensamos bien, el evento tiene mucho de artístico y el arte es libre
Aun más, si pretendemos hacer eventos únicos e irrepetibles, es necesario innovar.
La idea final debe:
•Solucionar el caos inicial o problema.•Apuntar hacia el objetivo fijado.•Aportar algo novedoso, innovar.•Ser coherente (en el sentido) y cohesiva (en la manera de representarse)•Ser ejecutable, posible de realizar con los medios y recursos disponibles.•Ser motivadora para quienes la van a llevar a cabo.•Ser representativa de la filosofía de la empresa organizadora.•Cubrir una necesidad o deseo del cliente o contratante del evento.
La planificación es una necesidad cotidiana, incorporada socialmente
Para concretar objetivos debemos planificar.Cada tarea, que el sujeto social ejecuta, implica un
organigrama que contiene:
ACTIVIDADESTAREAS
RESPONSABLES
METODOLOGÍAS
TIEMPOS
RECURSOS
La Tarea es la unidad mínima del plan y
la acción concretaHay tareas CONSECUTIVAS
Preparar el café - Ubicarlo en la vajilla – Servirlo al comensal
Y tareas PARALELAS
Preparar el café
- Ubicarlo en la vajilla – Servirlo al comensal
Preparar las tostadas
La Ejecución del Evento
Las etapas son:• Reunión con el cliente para definir necesidades del evento.• Reunión con el equipo fijo para generar ideas y plasmarlas en la presentación.• Segunda reunión con el cliente para presentar la o las ideas.• Reunión con el equipo, previa aprobación de la idea, para avanzar en la investigación y planificación.• Selección de proveedores de productos y servicios.• Conformación del equipo de trabajo temporal.• Realización del presupuesto.• Realización de los contratos con los proveedores y cliente.• Acondicionamiento de espacios y servicios.• Ensayo de tareas parciales y generales para el evento.
CHECK LIST Datos del Cliente Tipo De Evento
Nombre y Apellido: Profesión: Contacto:
Evento: Tipo:
D.N.I: Fecha: Tel. Fijo: Horario: Tel. Móvil: Lugar: Dirección: Mail:
Asistentes:Características: Distribución:
Datos de los Convocantes: Detalles del evento:Edad: Estilo:
Ocupación: Gustos de Catering:
Actividades: Gustos de Música:Otras características: Tipo de espectáculo:
Gustos de ambientación:
Actividades:Solicitud Especial:
Clasificación de Proveedores• Por rubro: por producto o
servicio que ofertan. Arreglos florales.
• Por el tipo de evento al que asisten. Para bodas, para cumpleaños.
• Por el tamaño o envergadura de la empresa: pequeños, medianos, grandes.
• Por su trayectoria en el mercado: nuevo, en crecimiento, con trayectoria.
• Por zona de abastecimiento: local, regional, nacional, internacional.
• Por incumbencia en el rubro: general o especializado en un sub-rubro. Catering en general o comida china.
•Por precio y calidad: nivel bajo, medio, alto.•Por clientela: exclusivo para…, acceso general, solo mayoristas, para minoristas.•Por integridad del servicio: Integral (producto + asistencia + logística) parcial (solo producto o servicio)•Por sistema de cobro: efectivo, tarjeta, cheques, cuotas, facilidades.•Por adaptabilidad: adaptable, más o menos adaptable, inadaptable a solicitudes puntuales.
El Tiempo del evento
• El evento es un suceso en tiempo real.
• Su temporalidad está limitada entre un horario de inicio y otro de fin.
• En esa franja de tiempo deben desarrollarse gran cantidad de tareas, algunas consecutivas y otras paralelas.
El TIEMPO del evento
En la elección del tiempo del evento se considera:
• Proximidad con el motivo del evento• Estación del año conveniente• Favorecer la convocatoria
AÑO
MES
DÍA
HORA
DURACIÓN
El Cronograma del evento debe reflejar la forma en van sucediendo los acontecimientos
GENERAL DE SERVICIO
•Tiempos de cada actividad de la escena “visible y vivenciada” del evento•Momentos tradicionales•Climas•Estructura: inicio, desarrollo, desenlace y fin
•Estructura del cronograma general•Observaciones del organizador para cada área•Se complementa con la “Rutina de Operaciones” de cada profesional
Desarrollo del evento Desarrollo de tareas
El ESPACIO del evento
ZONA GEOGRAFICA SEDE
En la elección de la zona geográfica se evalúa que sea:•Referencia de los convocantes•Accesible para los convocados•Marco contextual del tema u objetivo de convocatoria del evento•Variada en alternativas culturales y turísticas, complementarias
El ESPACIO del evento
En la elección de la sede se evalúa que sea:
• Suficiente para albergar a los protagonistas del evento
• Funcional para la puesta en escena del evento• El marco arquitectónico adecuado para la
imagen del evento y su convocante
El espacio del evento es un “espacio construido”
Los protagonistas del eventoPara favorecer la vinculación afectiva:• Mencionar y “hacer presentes” a todos los invitados
durante el evento• Integrar a los participantes en actividades, previa
voluntad de los mismos.• Generar espacios que promuevan intercambio
Para favorecer la vinculación por compromiso o interés:
• Identificar temáticas y grados de interés• Cuando se trata de una asistencia por compromiso,
enfatizar en propuestas que despierten interés y voluntad de participación.
Espacios funcionales…Para favorecer las negociaciones:• Armado estilo informal con livings• Islas de comida y bebida.• Espacios amplios de circulación• Iluminación generalizada• Sonido ambiental suave
Para favorecer la vinculación por grupos:• Armado con mesas o sectores de livings• Iluminación sectorizada y focalizada.• Servicio gastronómico servido en mesa• Armado de multi-espacios sensoriales
Las acciones del evento
FORMATIVAS RECREATIVAS
•Pedagógicas•Asimétricas•Informan y comprueban comprensión•Requieren metodologías explicativas•Se utiliza material didáctico complementario•Requieren concentración, interés
•Entretienen•Simétricas•Giran en torno al ocio-tiempo libre•Son voluntarias•Requieren interés
Planificación de Actividades
EVENTOOBJETIVO
TEMATICAASISTENTES
CLASIFICACIÓN por:
•Género•Edad•Habilidad motriz/Intelectual•Individual/Grupal•Física/Virtual•Asistida/Autoasistida•Área: deportes, artes, ciencias…
Para la creación de actividades:
• Definir el objetivo de la actividad.• Escribir la idea de la actividad y desarrollarla a través de una
descripción explicativa.• Elaborar la estructura de la actividad mencionando: tipo de
actividad, cantidad de participantes, desarrollo (pasos a seguir), elementos necesarios, objetivo o finalidad.
• Definir duración.• Señalar si requiere de un lugar en especial para su implementación.
Considerar:• La construcción de un espacio adecuado para cada actividad. • Equipamiento y materiales.• Animadores, conductores o recreólogos• Identificaciones y vestimenta
El “Valor” del servicio
Una cosa es el “precio” y otra el “valor”
Podemos dar “Valor” a nuestro servicio, por ser:
•Los primeros y más experimentados del sector
•Los únicos que nos dedicamos a eso
•Los más actualizados y creativos
•Los que asistimos a públicos masivos
•Los que atendemos sólo ese segmento…
Eventos a pedido y autogestionados
•Podemos obtener recursos para nuestro emprendimiento de eventos a pedido de un cliente (particular o empresa)
En tal caso nuestra tarea está orientada a la búsqueda del cliente y la llegada al mismo de nuestra propuesta de servicio.
Pensemos:
•Porqué nos contrata•Con qué regularidad•Cuánto•Qué beneficios esperan obtener del evento
Eventos a pedido y autogestionados
Podemos autogestionar eventos.
En esta instancia tendremos que procurar convocatoria y financiación.
Para desarrollar eventos autogestionados:
•Asociarse con posibles “beneficiarios” de estos eventos, para compartir tareas, gastos y ganancias.•Cubrir los costos del evento con dinero y canje de productos y servicios•Elaborar planes de comercialización ricos en propuestas alternativas.
En síntesis:
•El evento es un acontecimiento planificado; un hecho comunicativo, que permite la interacción, corrección y medición de resultados y una herramienta de marketing directo.
•El Objetivo guía la planificación del evento. Hay tantos eventos como objetivos a cumplir.
•Clasificar los eventos, a través de distintos parámetros, permite visualizar alcances y limitaciones de los mismos. También ordenar la posterior planificación.
•Los objetivos de quien convoca no tienen por qué coincidir con los de quien es convocado. Hay que buscar ejes compartidos.
•El Organizador Profesional de Eventos no es un simple intermediario entre proveedores y clientes sino un gestor de eventos: investiga, genera ideas, planifica y ejecuta.
•Podemos pensar los eventos desde la demanda e idear uno para cada objetivo social, empresarial o cultural a cubrir.
•Para organizar eventos es fundamental:
- Investigar: el mercado, al cliente, la temática del evento…
- Generar ideas: que apunten a la concreción de objetivos y sean ejecutables.
- Planificar: fijar objetivos y plazos de concreción y organizarse para administrar actividades que conllevan tareas, responsables, recursos, metodologías y tiempos. Discernir entre tareas previas, durante y post evento.
- Ejecutar: llevar la idea a la acción, controlar metodologías y tiempos.
•Recordemos que el evento es un suceso en tiempo real y una puesta en escena sincronizada..
•El Cronograma del evento debe ser operativo -para la organización- y funcional -para el público asistente.
•En la ejecución se trabaja en la idea global del evento sin alejarse nunca del objetivo a cumplir.
•Es fundamental profesionalizar la organización de eventos a partir de la incorporación de aspectos vinculados a distintas disciplinas, la investigación constante y la generación de propuestas creativas.
Producción y Planificación de
EventosLic. Mabel Alejandra Lebrero