Phần mềm quản lý tàu du lịch MEMO

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ITCS CONSULTANT AND SOLUTION CO., LTD

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀU DU LỊCH

MEMO – CRUISE SOFTWARE

Hà Nội - 2013

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Địa chỉ : P819 CT1A ĐTM Định Công – Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại : (04) 3 640 2489 Hotline : 0913 597 479 Website : www.itcs.vn Email : [email protected]

Trang 2 / 21

A. PHẦN MỀM MEMO - CRUISE

1. Giới thiệu chung a. Phần mềm MEMO - CRUISE là phần mềm đóng gói có bản quyền được phát triển trên những công cụ

lập trình mới nhất của hãng Microsoft. Chúng tôi tin tưởng quý khách hàng sẽ hài lòng với những tiện ích, sự kinh tế và thuận lợi mà phần mềm mang lại. Chế độ hiển thị Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh. Thao tác nhanh chóng, chuyên nghiệp, tạo sự thuận lợi tối đa cho người dùng. Giao diện đồng nhất, thẩm mỹ, khoa học. Không ngừng khai thác và áp dụng thành tựu phát triển của công nghệ thông tin. Hệ thống báo cáo đầy đủ, linh động, hỗ trợ kết xuất dữ liệu sang nhiều định dạng khác nhau. Không ngừng bổ sung tính năng mới, cập nhật hoàn toàn miễn phí cho khách hàng. Phần mềm MEMO - CRUISE là phần mềm mở, dễ dàng mở rộng, bổ sung tính năng mới theo yêu

cầu quản lý của khách hàng. b. Công cụ phát triển : Visual Studio.NET, Crystal Report, Microsoft SQL Server, Unicode Font. c. Chế độ bảo hành : miễn phí 01 năm trên toàn quốc.

2. Lợi ích của khách hàng a. Tối ưu quy trình, giảm thời gian và chi phí quản lý, chi phí nguồn nhân lực. b. Quản lý tài chính chặt chẽ, chính xác c. Quản lý nhân sự chặt chẽ

Kiểm tra chéo thao tác giữa các nhân viên. Lưu giữ lịch sử thao tác của nhân viên. Giám sát hoạt động, giao dịch của nhân viên mọi lúc, mọi nơi

3. Sơ đồ kết nối phần mềm

B. CÁC ĐỊA ĐIỂM TÁC NGHIỆP


Trang 3 / 21

1. Trên Tàu du lịch : Cài đặt 03 phần mềm : phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý nhà hàng – điểm bán hàng, phần mềm quản lý kế toán.

Phần mềm quản lý khách hàng : quản lý thông tin chi tiết khách lẻ, khách đoàn, tài khoản giao dịch của khách

Phần mềm quản lý nhà hàng – điểm bán hàng : quản lý dịch vụ sử dụng phát sinh tại nhà hàng – điểm bán hàng của khách du lịch trên tàu. Số tiền hóa đơn sẽ tự động chuyển vào tài khoản của khách trên phần mềm quản lý khách hàng. Quản lý định lượng món ăn.

Phần mềm kế toán : quản lý kho, công nợ của khách, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất, quản lý xuất nhập tồn, định lượng.

2. Trên Trung tâm quản trị và tập trung dữ liệu được đặt trên bờ : Cài đặt 02 phần mềm : phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý kế toán.

Phần mềm quản lý khách hàng : quản lý thông tin chi tiết khách lẻ, khách đoàn, tài khoản giao dịch của khách trên toàn bộ hệ thống tàu du lịch trước khi tàu xuất bến và sau khi tàu cập bến.

Phần mềm kế toán : quản lý kho, công nợ của khách, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất, quản lý xuất nhập tồn toàn hệ thống.

C. CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG (TRÊN BỜ) & PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀU DU LỊCH

1. Phân hệ Quản trị hệ thống : Quản lý hệ thống người dùng : cập nhật, thêm, xóa người dùng. Quản lý hệ thống nhóm người dùng : cập nhật, thêm, xóa nhóm người dùng. Phân quyền người dùng : chi tiết đến từng chức năng, báo cáo có trong phần mềm.

2. Phân hệ Sales : Quản lý đăng ký của khách lẻ : thêm, cập nhật, hủy, khôi phục đăng ký khách lẻ ... Quản lý đăng ký của khách đoàn : thêm, cập nhật, hủy, khôi phục đăng ký khách đoàn ... Quản lý khả năng cung ứng cabin. Quản lý hồ sơ khách quen

3. Phân hệ Lễ tân : Quản lý thông tin khách đoàn, khách lẻ, special billing, dùng chung cabin (share cabin), chuyển khách

vào đoàn, chuyển khách ra khỏi đoàn, ghi chú, tin nhắn, người đi kèm ... CheckIn, CheckOut, hủy CheckIn, hủy CheckOut khách Quản lý tài khoản của khách : cập nhật giao dịch vào tài khoản của khách, chuyển giao dịch giữa các tài

khoản khách hàng, in hóa đơn thanh toán cho khách.


Trang 4 / 21

4. Phân hệ Thu ngân : Quản lý tài khoản của khách : cập nhật giao dịch vào tài khoản của khách, chuyển giao dịch giữa các tài

khoản khách hàng, in hóa đơn thanh toán cho khách. Quy đổi ngoại tệ Đóng ngày.

5. Phân hệ Đại lý du lịch : Quản lý thông tin đại lý du lịch, chính sách hoa hồng Công nợ phải trả cho các đại lý du lịch, công ty lữ hành Các mẫu báo cáo liên quan.

6. Phân hệ Báo cáo thống kê : Báo cáo thông tin khách hàng có trong hồ sơ lịch sử : 08 mẫu báo cáo Báo cáo khách đến : 07 mẫu báo cáo Báo cáo khách đi : 07 mẫu báo cáo Báo cáo bộ phận nhà buồng : 12 mẫu báo cáo Báo cáo thống kê theo quốc tịch, nguồn cung : 04 mẫu Báo cáo dự báo : 07 mẫu báo cáo Báo cáo khác : 07 mẫu bao gồm báo cáo ngày sinh, tin nhắn, khách HU, FOC, VIP , tỷ giá ngoại tệ, kế

hoạch doanh thu... Báo cáo bộ phận thu ngân : 11 mẫu báo cáo Báo cáo khách phòng : 16 mẫu báo cáo Báo cáo đăng ký – bộ phận Sales Marketing : 12 mẫu báo cáo Báo cáo kiểm toán đêm – đóng ngày : 13 mẫu báo cáo Báo cáo giao dịch, dịch vụ khách sử dụng : 30 mẫu báo cáo Báo cáo bộ phận quản trị : 07 mẫu báo cáo Báo cáo tổng hợp số liệu chuỗi tàu du lịch liền kề : 07 mẫu báo cáo Báo cáo thống kê - tổng hợp theo tàu : 05 mẫu báo cáo Báo cáo động : 10 mẫu báo cáo

7. Phân hệ Buồng phòng : Cập nhật trạng thái cabin : sạch hay bẩn, có khách hay không có khách, hỏng hay đang sửa chữa. Lập lịch sửa 1 cabin hoặc nhiều cabin trong tương lai. Quản lý tin nhắn, trang thiết bị, tình trạng trang thiết bị trong cabin, yêu cầu sửa chữa bảo dưỡng trang

thiết bị trong cabin. Quản lý đồ thất lạc Kiểm tra chéo thông tin với bộ phận lễ tân

8. Phân hệ Cấu hình hệ thống : Quản lý danh mục hệ thống : quốc tịch, mục đích, tôn giáo, ngoại ngữ, loại hợp đồng, nhóm giao dịch,

sở thích, hình thức thanh toán, nhóm giao dịch, ghi chú, đại lý du lịch .... Danh mục thuế, phí dịch vụ, giảm giá Danh mục loại cabin, cabin, giá , gói dịch vụ, dịch vụ, tham số hệ thống.

9. Phân hệ Bảo mật hệ thống : Mã hóa mật khẩu đăng nhập của người dùng. Mã hóa mật khẩu kết nối với các phần mềm kết nối khác. Tự động sao lưu dữ liệu hệ thống theo lịch được người dùng lập trước

10. Phân hệ Kết nối phần mềm : Kết nối với phần mềm kế toán, các điểm bán hàng ...

11. Phân hệ Tiện ích khác : Tiện ích chuyển dữ liệu đăng ký của khách từ file Excel vào hệ thống. Liên kết tới tiện ích tìm đường trên Google Map


Trang 5 / 21

Liên kết tới phần mềm hỗ trợ người sử dụng từ xa (TeamViewer) Tiện ích giúp khách phòng có thể kiểm tra tài khoản thanh toán của mình trong thời gian lưu trú tại

khách sạn. Hỗ trợ người dùng thay đổi thông tin hiển thị trên màn hình chức năng Tiện ích hỗ trợ người dùng tự tạo sơ đồ mặt bằng hiển thị phòng khách sạn bằng thao tác kéo thả

12. Phân hệ Tập trung dữ liệu : Quản lý tập trung thông tin khách phòng, doanh thu tàu. Chủ đầu tư, người quản lý có thể giám sát,

quản lý thông tin của từng tàu trong chuỗi hoặc cả chuỗi hệ thống tàu của mình mọi lúc, mọi nơi (không sử dụng phần mềm TeamViewer, LogMeIn, Remote Desktop ...)

13. Phân hệ Đồng bộ số liệu giữa trung tâm và tàu du lịch : Đồng bộ dữ liệu khách hàng từ trung tâm trên bờ xuống cơ sở dữ liệu trên tàu du lịch Đồng bộ dữ liệu khách hàng và tài khoản của khách hàng từ cơ sở dữ liệu trên tàu du lịch lên trung tâm

dữ liệu trên bờ

14. Một số màn hình chức năng

Tích hợp các phần mềm trong giải pháp trên một màn hình chung

Màn hình chính


Trang 6 / 21

Tiện ích thao tác trực tiếp trên màn hình chính

Màn hình chức năng đăng ký


Trang 7 / 21

Màn hình chức năng buồng phòng

Room Plan


Trang 8 / 21

Màn hình thu ngân

Màn hình chức năng đóng ngày


Trang 9 / 21

Màn hình hiển thị sơ đồ phòng

Màn hình hiển thị khả năng cung ứng phòng


Trang 10 / 21

Phân cấp báo cáo theo nhóm người dùng


Trang 11 / 21

D. CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÀ HÀNG


2. Phân hệ Cấu hình hệ thống : Quản lý danh mục : thực đơn, bàn ăn, nguyên vật liệu, kho, công thức định lượng, tỷ giá ngoại tệ theo

ngày ... Cấu hình chế độ hiển thị, màu sắc hiển thị ... Quản lý chính sách thuế, phí dịch vụ, giảm giá, cách thức giảm giá cho khách hàng linh hoạt với 3

phương thức : giảm giá theo món, theo nhóm món hoặc giảm giá trên cả hóa đơn.

3. Phân hệ Đăng ký trước : Đặt trước 1 hoặc nhiều bàn ăn cho khách lẻ hoặc khách đoàn. Kiểm tra khả năng cung ứng bàn (số lượng bàn trống, một bàn cụ thể đã có khách đặt trước hay chưa ?)

chi tiết từng giờ trong ngày.

4. Phân hệ Quản lý hóa đơn - khách hàng : Quản lý thông tin khách hàng : khách quen, thẻ VIP, hợp đồng ... Quản lý hóa đơn : tạo mới hóa đơn với đầy đủ tiêu chí thông tin quản lý, kiểm tra trạng thái bàn trống /

bận , thêm món, trả món, chuyển món giữa các bàn, tách, gộp hóa đơn, đóng hóa đơn dễ dàng. Phần mềm có cơ chế lưu lịch sử thao tác của người dùng. In món ăn khách đặt xuống máy in bếp, đồ uống khách đặt xuống máy in bar. Tự động cảnh báo cho

người dùng khi khách tự đặt món Quản lý ca làm việc của thu ngân viên.

5. Phân hệ Bảo mật hệ thống : Mã hóa mật khẩu đăng nhập của người dùng. Mã hóa mật khẩu kết nối với các phần mềm kết nối khác. Tự động sao lưu dữ liệu hệ thống theo lịch được người dùng lập trước.

6. Phân hệ Báo cáo thống kê : Các báo cáo thống kê đăng ký trước của khách ... Các báo cáo thống kê theo hóa đơn : hóa đơn đang mở, đã đóng, đã chuyển lễ tân, đã hủy, thống kê theo

quốc tịch, in lại hóa đơn. Các báo cáo công nợ. Các báo cáo doanh thu : theo số hóa đơn, theo thu ngân viên, theo nhóm khách hàng, theo nhóm món. Các báo cáo theo phương thức thanh toán : theo số hóa đơn, theo thu ngân viên, theo nhóm khách hàng,

theo nhóm món. Các báo cáo lịch sử thao tác trên hóa đơn. Các mẫu báo cáo khác : báo cáo tỷ giá ngoại tệ, ngày sinh khách hàng, hợp đồng, thẻ VIP, tiền tip, báo

cáo thống kê doanh thu theo 24 mốc giờ trong ngày.


Trang 12 / 21

Các mẫu báo cáo động.

7. Phân hệ Kết nối lễ tân : Tự động chuyển tiền hóa đơn nhà hàng của khách tại phòng vào tài khoản tương ứng của khách trên

phần mềm lễ tân. Dễ dàng tra cứu những thông tin cơ bản của khách phòng từ phần mềm lễ tân.

8. Phân hệ Kết nối kế toán : Tự động chuyển tiền hóa đơn nhà hàng của khách sang phần mềm kế toán.

9. Phân hệ Định lượng - Kho : Định lượng, tính toán nguyên vật liệu sử dụng. Tự nhập trừ kho nguyên vật liệu, quản lý xuất nhập tồn kho.

10. Phân hệ Đặt món tại bàn : Hỗ trợ khách hàng tự đặt món tại bàn thông qua màn hình cảm ứng (Touch Screen). Tự động chuyển yêu cầu đặt món của khách đến màn hình hóa đơn của thu ngân viên. Người dùng có thể điều chỉnh giao diện màn hình đặt món, số lượng món ăn hiển thị, số dòng, số cột

hiển thị. Phân hệ "Đặt món tại bàn" chỉ có trong phiên bản nhà hàng cao cấp.

11. Phân hệ Quản lý tập trung chuỗi nhà hàng : Quản lý dữ liệu của chuỗi nhà hàng. Chủ đầu tư, nhà quản lý có thể kiểm tra, theo dõi tình hình của từng nhà hàng hoặc chuỗi nhà hàng mọi

lúc, mọi nơi thông qua giao diện phần mềm ứng dụng của công ty ITCS.

12. Một số màn hình chức năng

Màn hình chính

Màn hình cập nhật món ăn trên hóa đơn


Trang 13 / 21

Màn hình cập nhật thông tin khách hàng


Trang 14 / 21

Màn hình cập nhật menu món ăn, nhóm món

Màn hình lập công thức định lượng cho món ăn


Trang 15 / 21

Màn hình tính toán định lượng


Trang 16 / 21

Hóa đơn thanh toán của khách : mẫu hóa đơn chưa bao gồm logo biểu tượng, thông tin của nhà hàng. Nhân viên lập trình công ty sẽ tiến hành bổ sung những thông tin nêu trên vào hóa đơn thanh toán trong quá trình triển khai dựa trên thông tin khách hàng cung cấp.

Màn hình phần mềm hỗ trợ khách hàng đặt món tại bàn thông qua màn hình cảm ứng (Touchsreen)

Quản lý bàn theo sơ đồ


Trang 17 / 21

E. CÁC CHỨC NĂNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN


2. Phân hệ Cấu hình hệ thống : Quản lý danh mục : tài khoản, đối tượng, khoản mục, vụ việc, nguồn lực, tài sản, công cụ dụng cụ, kho,

định mức vật tư ... Quản lý số dư đầu kỳ tài khoản, tài sản, công cụ dụng cụ

3. Phân hệ Kế toán tiền mặt – tiền gửi : Quản lý hệ thống phiếu : Quản lý phiếu thu tiền mặt, chi tiền mặt Giấy báo nợ, giấy báo có Phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu thanh toán hóa đơn ...

4. Phân hệ Kế toán vật tư – công cụ dụng cụ: Quản lý hệ thống phiếu : Phiếu đặt hàng hóa, vật tư


Trang 18 / 21

Phiếu nhập vật tư, nhập vật tư nhập khẩu, nhập vật tư bán trả lại Phiếu xuất vật tư, xuất nguyên vật liệu sản xuất Phiếu điều chuyển vật tư Hóa đơn bán vật tư

5. Phân hệ Kế toán hàng hóa – thành phẩm: Quản lý hệ thống phiếu : Phiếu đặt hàng hóa, vật tư Phiếu nhập hàng hóa, nhập hàng hóa nhập khẩu, nhập thành phẩm, nhập hàng hóa bán trả lại Phiếu xuất hàng hóa Phiếu điều chuyển hàng hóa Hóa đơn bán hàng hóa

6. Phân hệ Kế toán tài sản cố định: Đánh giá tăng, giảm, đánh giá lại tài sản Khấu hao tài sản cố định Phân bổ công cụ dụng cụ Quản lý : phiếu khấu hao tài sản cố định, phiếu phân bổ công cụ dụng cụ

7. Phân hệ Kế toán tổng hợp: Đánh số chứng từ ghi sổ, mã số lưu chuyển tiền tệ Mở, khóa sổ kế toán Phân bổ, kết chuyển tự động Tính giá thành sản phẩm Tổng hợp giá trung bình, FIFO

8. Phân hệ Báo cáo thống kê: Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán tài sản cố định Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán tiền mặt, tiền gửi Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán tổng hợp Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán công nợ Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán hàng hóa, thành phẩm Các mẫu báo cáo liên quan đến kế toán vật tư - công cụ dụng cụ Các mẫu báo cáo thuế Các mẫu báo cáo tài chính Các hình thức ghi sổ

9. Phân hệ Bảo mật hệ thống : Mã hóa mật khẩu đăng nhập của người dùng. Mã hóa mật khẩu kết nối với các phần mềm kết nối khác. Tự động sao lưu dữ liệu hệ thống theo lịch được người dùng lập trước

10. Phân hệ Kết nối phần mềm khách sạn : Tự động chuyển tiền cước phí cuộc gọi của khách tại phòng vào tài khoản tương ứng của khách trên

phần mềm lễ tân. Dễ dàng tra cứu những thông tin cơ bản của khách phòng từ phần mềm lễ tân.

11. Phân hệ Kết nối phần mềm nhà hàng : Tự động chuyển tiền cước phí cuộc gọi của khách tại phòng vào tài khoản tương ứng của khách trên

phần mềm lễ tân. Dễ dàng tra cứu những thông tin cơ bản của khách phòng từ phần mềm lễ tân

12. Phân hệ Kết nối phần mềm nhân sự : Tự động chuyển tiền cước phí cuộc gọi của khách tại phòng vào tài khoản tương ứng của khách trên

phần mềm lễ tân.


Trang 19 / 21

Dễ dàng tra cứu những thông tin cơ bản của khách phòng từ phần mềm lễ tân.

13. Một số màn hình chức năng phần mềm Màn hình chính

Màn hình tạo phiếu thu tiền mặt


Trang 20 / 21

Màn hình tạo phiếu nhập vật tư

Màn hình chức năng hóa đơn bán hàng

Màn hình chức năng cập nhật số dư tài sản đầu kỳ


Trang 21 / 21

F. LIÊN HỆ NGUYỄN QUANG HUY Director, Sales & Marketting

• Cell Phone : 0913 597 479 • Địa chỉ : P819 CT1A ĐTM Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội • Điện thoại : (04) 3 640 2489 • Email : [email protected] • Website : http://www.itcs.vn

Business

Phần mềm quản lý tàu du lịch MEMO