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Si tratta della versione italiana di una mia presentazione sul tema dell'approccio corretto all'implementazione di nuovi metodi e strumenti all'interno di un'azienda con particolare riferimento all'introduzione di sistemi informatici gestionali. La presentazione originale (in polacco, link http://www.slideshare.net/fabriziorotunno9/organizacja-czy-improwizacja-fabrizio-rotunnosolint) è stata da me svolta a Varsavia il 05.09.2013 nell'ambito del convegno KSI sui Sistemi Informatici Integrati, presso l'Hotel Marriott Courtyard.
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Organizzazione o improvvisazione ?-1
Come preparare l’azienda all’implementazione del sistema gestionale
Organizzazione o improvvisazione ?
Varsavia, Hotel Marriot Courtyard, GigaCon KSI, 05.09.2013
Fabrizio Rotunno- 2013
BENVENUTI !
Fabrizio Rotunno- 2013
Da più di 17 anni mi occupo di gestione di aziende polacche a profilo produttivo e commerciale.Elemento chiave del mio successo professionale sono: metodi di lavoro orientati ai risultati, team di lavoro coesi, programmi di produzione ambiziosi ma reali, marketing indirizzato alla soddisfazione del cliente.I miei strumenti: innovazione, professionalità, negoziazione, sistemi di gestione basati su Lean Manufacturing, Six-Sigma e Total Quality Management, forniture just-in-time.
[email protected]@solint.pl
SOLINT-ENIAC Sp. z o.o. ul.Wojkowicka 14a 41-150 CZELADŹ
Fabrizio Rotunno
Specialista di Ingegneria e Gestione dei
processi industriali
Oltre 20 anni di presenza sul mercato polacco
[email protected] società si occupa delle tecnologie di elaborazione dei dati, offrendo ai clienti il proprio pacchetto software per la gestione dell'azienda nonché i servizi consistenti in: consulenze per la scelta del sistema informativo, consulenze di preparazione al lavoro strutturato con il sistema informativo integrato, implementazione dei sistemi informativi per la gestione aziendale, personalizzazione dei prodotti implementati secondo le indicazioni del cliente, progettazione e installazione degli impianti di reteconsulenze nell'ambito della scelta e dell'acquisto dell'hardware informatico, servizio di outsourcing –elaborazione dei dati del cliente sui nostri server
Organizzazione o improvvisazione ? -2
Organizzazione o improvvisazione ? -3
Di cosa parleremo ?
Fabrizio Rotunno- 2013
Obiettivo di questa presentazione è indicare una prospettiva di sviluppo aziendale
con particolare attenzione all’importanza della analisi preliminare dello stato di
partenza dell’organizzazione e degli interventi necessari al raggiungimento
dell’obiettivo di miglioramento continuo dell’azienda.
Quali sono gli errori principali che si compiono nella preparazione di un piano
di sviluppo ? E a che conseguenze può portare questo approccio ? Ritenere che
l’implementazione di un sistema IT risolva tutti i problemi aziendali: questo approccio
può portare addirittura ad un loro peggioramento.
Cosa garantisce la riuscita di un piano di sviluppo aziendale ?
- l’analisi e la consapevolezza dello stato di partenza
- obiettivi chiari e sufficienti mezzi per realizzarli
- la valutazione del flusso attuale di informazioni e degli strumenti di trasformazione
la consapevolezza delle difettosità nel funzionamento organizzativo e le loro cause
- la proposta di soluzioni alle suddette difettosità
Chi dovrebbe svolgere queste analisi?
- una ditta esterna specializzata
Organizzazione o improvvisazione ? -4
Di cosa parleremo ?
Fabrizio Rotunno- 2013
Un azienda che intenda competere con successo sul mercato deve disporre di una mission e di una vision del proprio sviluppo unita ad una struttura organizzativa efficiente.
- Alla soddisfazione delle necessità del cliente, nel rispetto delle
aspettative delle altre parti interessate
- Alla prospettiva che l’azienda deve considerare come la più
importante, cioè quella del cliente (dove per cliente intendiamo non
solo quello esterno ma anche quello interno all’azienda stessa)
A cosa si riferisce la mission aziendale ?
Allo stesso tempo, se l’azienda vuole operare sul mercato, deve porsi l’obiettivo del proprio sviluppo, rimanendo flessibile per potersi adeguare ad un mondo in continuo cambiamento.
PLAYGROUND GLOBALIZZATO
Organizzazione o improvvisazione ? -5
CRISI MONDIALE: una catastrofe oppure un’occasione per il CAMBIAMENTO ?
Fabrizio Rotunno- 2013
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Trend dello stato dell’economia mondialeDifferenze nel livello produttivo su scala quinquennale(%)
(prezzi e cambio $ fissi, anni 2007-2011. Fonte:Global Insight 2012)
Paesi UE
BRICS (Brasile, Russia, India, Cina, Corea del Sud)
COME PORSI RISPETTO A QUESTI CAMBIAMENTI ?
Organizzazione o improvvisazione ? -6Fabrizio Rotunno- 2013
Magari basta IMPROVVISARE (una reazione immediata sulla base dell’organizzazione attuale)
RISORSE UMANE
RISORSE MATERIALI
METODI e STRUMENTI
RISULTATI
vision mission strategia
Neppure i metodi e gli
strumenti migliori, da soli,
risolvono il problema di
gestire i cambiamenti, se
non costruiamo un sistema
composto di risorse umane
e materiali e non ne
usufruiamo in maniera
opportuna.
In assenza di questo,
l’effetto potrebbe essere
addirittura l’accelerazione
del processo di
autodistruzione della
nostra struttura.
UN’ESPERIENZA PERSONALE –GLI STRUMENTI «SOGGETTI ALL’IMPROVVISAZIONE»
Organizzazione o improvvisazione ? -7Fabrizio Rotunno- 2013
ZASOBY MAT.
RISULTATI
ZASOBY LUDZKIE
La ditta «X» è fornitore di 10
componenti elettronici assemblati per
un proprio cliente.
Il cliente comunica che prevede un
rump-up di produzione del 100% in
un anno, con conseguente aumento
del numero di articoli (10 50).
Per prepararsi alla salita produttiva
richiesta, la ditta X acquista dei
macchinari aggiuntivi.
Purtroppo però la fornitura di
componenti di produzione è
organizzata a cadenza mensile e le
giacenze di magazzino non
soddisfano la richiesta produttiva
(anche perché i componenti sono
diversi per ciascuna linea di
prodotto).
GLI STRUMENTI «SOGGETTI ALL’IMPROVVISAZIONE»
Organizzazione o improvvisazione ? -8Fabrizio Rotunno- 2013
RISORSE MATERIALI
RISULTATI
RISORSE UMANE
La ditta «X» decide quindi di
comprare un sistema MRP.
L’implementazione del sistema MRP
avviene con la formazione di due soli
operatori (uno della logistica e uno
dell’amministrazione). Il sistema
blocca i movimenti se le esistenze di
magazzino sono nulle.
Nella ditta non è prevista la figura
dell’ispettore di processo..
In ditta arriva una fornitura di 1000
pz. del componente „a” con
l’indicazione errata in etichetta
(„b”) e sotto questo codice il
componente viene registrato a
sistema.
GLI STRUMENTI «SOGGETTI ALL’IMPROVVISAZIONE»
Organizzazione o improvvisazione ? -9Fabrizio Rotunno- 2013
RISULTATI
ZASOBY MATERIALNE
ZASOBY LUDZKIE
Sulla linea di produzione sono
richiesti 100 pz del componente „a”.
Il magazziniere non trova il materiale
(infatti in etichetta risulta come „b”).
A sistema l’esistenza di magazzino
del componente C è nulla.
Il Capoturno di produzione, per
evitare il fermo linea,
„spontaneamente” verifica
personalmente se magari con
l’etichetta „b” non siano stati imballati
dei componenti „a”…
… e naturalmente è proprio così!
Cosa pensa l’operatore di
produzione?: …- meglio non fidarsi
dell’ MRP ! Non è ancora meglio
tenersi tutti i componenti a
disposizione in produzione e gestirli
a vista ? …..
GLI STRUMENTI «SOGGETTI ALL’IMPROVVISAZIONE»
Organizzazione o improvvisazione ? -10Fabrizio Rotunno- 2013
RISULTATI
RISORSE UMANE
RISORSE MATERIALI
Il sistema non può registrare l’utilizzo
di 100 componenti „a” (l’esistenza
risulta nulla…).
Per far sì che possano essere
registrati i documenti di trasporto, la
Logistica corregge manualmente e
spontaneamente lo stato di
magazzino del componente „a”.
Ma, naturalmente, non corregge lo
stato di magazzino del componente
„b” …
… almeno fino a quando il componente
„b” non è richiesto in produzione.
Ancora un’altra azione spontanea...
.. fino a che non si perde
completamente il controllo sulle
forniture al cliente.
UN’OCCASIONE PER CAMBIARE
Organizzazione o improvvisazione ? -11
CRISI MONDIALE: catastrofe/fortuna o occasione per il CAMBIAMENTO ?
Fabrizio Rotunno- 2013
CRISI MONDIALE: un’occasione per il CAMBIAMENTO
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Trend dello stato dell’economia mondialeDifferenze nel livello produttivo su scala quinquennale(%)
(prezzi e cambio $ fissi, anni 2007-2011. Fonte:Global Insight 2012)
Paesi UE
BRICS (Brasile, Russia, India, Cina, Corea del Sud)
CONSAPEVOLEZZA DELLA NECESSITA’ DI CAMBIAMENTO
Organizzazione o improvvisazione ? -12Fabrizio Rotunno- 2013
- MA SIAMO IN GRADO DI PREVEDERE I PROSSIMI CAMBIAMENTI ?
- E SIAMO PRONTI A GESTIRE QUESTI CAMBIAMENTI ?
-ABBIAMO FISSATO UN NUOVO OBIETTIVO?
-SAPPIAMO CHE MEZZO UTILIZZARE PER RAGGIUNGERLO ?
- CONOSCIAMO LE ASPETTATIVE DI QUELLI CHE COINVOLGEREMO E CHE CI AIUTERANNO A RAGGIUNGERE L’OBIETTIVO PREFISSO ?
- SIAMO CONSAPEVOLI DEL TEMPO CHE IMPIEGHEREMO A RAGGIUNGERLO ?
- ABBIAMO DEI PUNTI DI RIFERIMENTO CHE CI FACCIANO CAPIRE SE CI TENIAMO SUL CAMMINO PREVISTO ?
ORGANIZZAZIONE E STRATEGIA
Organizzazione o improvvisazione ? -13Fabrizio Rotunno- 2013
- QUAL E’ LA NOSTRA SITUAZIONE PRIMA DI PARTIRE ?
- DOVE, CON CHE MEZZO E CON CHI VOGLIAMO RAGGIUNGERE LA META ?
- QUANDO ARRIVEREMO AL TRAGUARDO?
- OGNI SUCCESSIVO GIRO NEL NOSTRO PERCORSO DI CRESCITA CI PERMETTE DI AUMENTARE LE NOSTRE CONOSCENZE E LE NOSTRE ESPERIENZE, PERMETTENDOCI DI PREVEDERE ED EVITARE OPERAZIONI SUPERFLUE ED ERRATE
UN’ANALISI OBIETTIVA
Organizzazione o improvvisazione ? -14
LA CRESCITA ORGANIZZATIVA RICHIEDE L’AIUTO DI CONSULENTI ESPERTI
Fabrizio Rotunno- 2013
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ORGANIZZAZIONE: d’accordo, ma da dove cominciare ?
Organizzazione o improvvisazione ? -15Fabrizio Rotunno- 2013
proprietàmanager
team leadercapoturno
Da cosa iniziare?
addettoPROCESSO DI MIGLIORAMENTO CONTINUO
APPROCCIO SINTROPICO: PDCA
Organizzazione o improvvisazione ? -16Fabrizio Rotunno- 2013
- Pianifichiamo quali, con che mezzi, con chi
e entro quando vogliamo ottenere dei
risultati
-mettiamo in pratica quanto pianificato
-verifichiamo i risultati ottenuti
-formalizziamo i metodi che ci hanno
portato a questi risultati
Entropia è una misura del livello di disordine di un sistema ed indica il verso a cui
tendono i processi spontanei. Si tratta di un fenomeno NATURALE.
Organizzazione o improvvisazione ? -17Fabrizio Rotunno- 2013
TEAM DI PROGETTO
Jan Kowalski
Prezes Zarządu
Józef Kozakiewicz
Dyrektor Produkcji
Halina Pawlak
Kierownik produkcji
Anna Kargól
Kierownik zmiany
Barbara Nowak
Kierownik zmiany
Karolina Pawłoska
Dyrektor Logistyki
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Mariusz Ostrowski
Dyrektor Jakości
Justyna Wasilewska
Dyrektor Techniczny
Mikołaj Maćkowski
Technik
Florian Kowalski
Inspektor JakościFlorian Kowalski
Inspektor Jakości
Danuta Stęczkowska
Kierownik zakupów
Barbara Nowak
Kierownik zmiany
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Mariusz Ostrowski
Dyrektor Jakości
Justyna Wasilewska
Dyrektor Techniczny
Danuta Stęczkowska
Kierownik zakupów
Partendo dal nostro organigramma, individuiamo le persone che formeranno il team di progetto…
Organizzazione o improvvisazione ? -18Fabrizio Rotunno- 2013
TEAM DI PROGETTO
Barbara Nowak
Kierownik zmiany
Marcin Bałasz
Operator Logistyki
Mariusz Ostrowski
Dyrektor Jakości
Justyna Wasilewska
Dyrektor Techniczny
Danuta Stęczkowska
Kierownik zakupów
… e scegliamo il LEADER/COORDINATORE di questo team.
vision mission strategia
IL LEADER COME CATALIZZATORE DEI PROCESSI
Organizzazione o improvvisazione ? -19Fabrizio Rotunno- 2013
Chi guida il team verso i risultati ?
Leader
Senza di noi… niente RISULTATI…
Sono RESPONSABILE
Sono AUTOREVOLE ma non AUTORITARIO
Ho voglia di CRESCERE PROFESSIONALMENTE
Sono COMUNICATIVO
vision mission strategia
GLI STRUMENTI DI GESTIONE
Organizzazione o improvvisazione ? -20
un METODO, un TEAM, un LEADER: e adesso troviamo degli STRUMENTI COMUNI
- Abbiamo bisogno di un linguaggio virtuale di comunicazione da condividere- questo lo può garantire un SISTEMA IT
- A patto che sia l’intero Team a sceglierlo
- In maniera che il Team stesso si identifichi con il Sistema IT (elemento psicologico)
Fabrizio Rotunno- 2013
COLLABORAZIONE CON DITTE ESTERNE
Organizzazione o improvvisazione ? -21Fabrizio Rotunno- 2013
I Leader richiedono di essere PREPARATI ed OPPORTUNAMENTE GUIDATI.
I Leader HANNO BISOGNO DI QUALCUNO CHE LI SUPERVISIONI, dato che sono presi dall’attività operativa giornaliera e dalle dinamiche interpersonali presenti in azienda
IL PROCESSO DI CRESCITA RICHIEDE un COORDINAMENTO tra i vari enti/funzioni aziendali
LA CRESCITA ORGANIZZATIVA RICHIEDE L’AIUTO DI CONSULENTI ESPERTI
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Attività operative
vision mission strategia
GRAZIE PER L’ATTENZIONE!
Organizzazione o improvvisazione ? -22Fabrizio Rotunno- 2013
…RESTO A DISPOSIZIONE PER DOMANDE.
Da più di 17 anni mi occupo di gestione di aziende polacche a profilo produttivo e commerciale.Elemento chiave del mio successo professionale sono: metodi di lavoro orientati ai risultati, team di lavoro coesi, programmi di produzione ambiziosi ma reali, marketing indirizzato alla soddisfazione del cliente.I miei strumenti: innovazione, professionalità, negoziazione, sistemi di gestione basati su Lean Manufacturing, Six-Sigma e Total Quality Management, forniture just-in-time.
[email protected]@solint.pl
SOLINT-ENIAC Sp. z o.o. ul.Wojkowicka 14a 41-150 CZELADŹ
Fabrizio Rotunno
Specialista di Ingegneria e Gestione dei
processi industriali
Oltre 20 anni di presenza sul mercato polacco
[email protected] società si occupa delle tecnologie di elaborazione dei dati, offrendo ai clienti il proprio pacchetto software per la gestione dell'azienda nonché i servizi consistenti in: consulenze per la scelta del sistema informativo, consulenze di preparazione al lavoro strutturato con il sistema informativo integrato, implementazione dei sistemi informativi per la gestione aziendale, personalizzazione dei prodotti implementati secondo le indicazioni del cliente, progettazione e installazione degli impianti di reteconsulenze nell'ambito della scelta e dell'acquisto dell'hardware informatico, servizio di outsourcing –elaborazione dei dati del cliente sui nostri server