Organización Convención

Introducción

I Convención Anual SociosONG Bizkaia

Idoia Mañes Esnaola

Proyecto Fin de MasterComunicación, Organización de Eventos y Protocolo

ESDEN

Introducción

I Convención Anual Socios ONG Bizkaia

Introducción

Este documento es la presentación correspondiente al Proyecto Fin de Máster elaborado para el Máster en Comunicación, Organización de Eventos y Protocolo de ESDEN.

El nombre de la ONG que se usó para el proyecto, así como el resto de marcas utilizadas han sido eliminadas por no contar con su consentimiento expreso.

El proyecto no llegó a llevarse a cabo.

Idoia Mañes

Introducción


Proyecto

Fundamentación

I Convención Anual de Socios ONG Bizkaia

Conocimiento interno de la entidad

Necesidad real de una nueva estrategia

Introducción

Crear sentimiento de pertenencia Convencer de ser la ONG adecuada

Fortalecer la imagen Fomentar la participación

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

ONG BizkaiaI Convención Anual de Socios/asAniversario Inmigración

Descripción

Objetivos

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Fecha

Lugar

Perfil público objetivo

Mediados de marzo Presentación Memoria Anual

Palacio de Congresos Euskalduna Sala A3

Hombre 40 años Residente en Bilbao, Uribealdea y Margen Izquierda

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Presupuesto

Presupuesto basado en el patrocinio de empresas colaboradoras de la entidad:

Total: 32.000 euros

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

D.A.FO.

Debilidades

Amenazas

Oportunidades

Fortalezas

Falta de experiencia

Escaso tiempo

Escasa implicación de Dirección

Conocimiento interno de ONG

Herramientas adecuadas

Ilusión y ganas

Posicionarse como Expertos

Reconocimiento de ONG

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Enfoque estratégico interno

Enfoque estratégico externo

Reto interno Sólida imagen de ONG Socios/as con antigüedad Elevado número de asistentes

Experiencia y credibilidad

Reconquistar a los/as socios/as antigüosConvencer a los/as nuevos/as socios/asFortalecer la imagen de la entidadRelacionar a los/as socios/asFomentar la participaciónRepercusión social

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Enfoque creativo

Ambiente cálido y cercano

Transparencia Participación

Aniversario inmigración

Sentimiento de orgullo

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Objetivos

Crear un sentimiento de orgullo y pertenencia Mejor percepción de la entidad

Medición de objetivos

Encuestas de satisfacción Número de asistentes y demanda Repercusión mediática

Descripción del evento

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Descripción del evento

Programa general

1. Llegada de invitados y reparto documentación2. Puzzle3. Danza boliviana4. Bienvenida5. Presentación de la jornada6. Vídeo resumen del año7. Presentación de la memoria anual8. Concurso “Conozco ONG”9. Presentación proyectos10. Almuerzo11. Concurso “Conozco ONG12. Mesa redonda13. Discurso “Personaje Famoso”14. Homenaje socio antiguo15. Agradecimientos y foto de familia

IntroducciónPlan de comunicación

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Comunicación interna

Objetivos Dar a conocer el evento Asistencia de 100 socios/as Sentimiento de pertenencia

Acciones Emails a trabajadores/as y voluntarios/as Cartas invitación Invitaciones y llamadas Dossier informativo Cartas de agradecimiento


2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Comunicación externa

Objetivos Fortalecer la imagen Apariciones positivas en MdC Atraer nuevos socios/as

Acciones Notas de prensa Publicidad en prensa

Publicidad en radio Banner en web patrocinadores

Contacto con ponentes e invitado Contacto con patrocinadores


2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Plan de medios

Cadena Ser

Radio Euskadi

Cadena Ser

Radio Euskadi

12 de marzo

El Correo

Deia

20 minutos

13 de marzo

855,66 €Presupuesto Total

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Categoría de patrocinio

Presupuesto solicitado

Patrocinador principal

Patrocinadores

Patrocinador principal 8.000 € + Gastos de envío Patrocinadores 8.000 €

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Prestaciones

Dossier informativo Acreditaciones Invitaciones Carteles y Plotters Gráficas en prensa Cuñas de radio Notas de prensa Cartas de agradecimiento Derecho de uso del logo de la Convención Reconocimiento como colaborador

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Tabla de tareas

Seguimiento

Tabla semanal para ONG Bizkaia

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Riesgos

Recibir archivos con antelación

Incompatibilidad archivos informáticos

Firma de contrato con detallesConflicto patrocinadores

Llamadas telefónicasEscasos asistentes

Indicarles menor tiempoExceso en intervenciones

Envío de taxiRetraso invitado honor

Sustituto o disculpasAusencia ponentes

No incluir en programaciónAusencia grupo danza

Tiempo de margenRetraso de invitados

Tiempo de margenRetrasos de imprenta

Revisión equiposFallos técnicos

Introducción

Medios materiales

Medios humanos Personal organización (8) Personal ONG (16) Profesionales(4)

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Logística

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Presupuesto

GASTOS

3% Imprevistos16% Gastos generales16% I.V.A.

Total 37027,3

Personal 8000

Profesionales 11304

Espacios 4651

Documentación 3437

Publicidad 856

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Presupuesto

INGRESOS

Total 37120

Patrocinio 8000

x4

16% I.V.A.

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Protocolos

Ponentes

Recordatorio dos días antes y envío de indicacionesRecibimiento en puerta de entrada y Sala VIP

1. Un miembro de inmigración de ONG2. Un representante del Observatorio Vasco de Inmigración3. Un representante de otra ONG4. Una persona inmigrantes beneficiada con las ayudas de ONG Bizkaia.

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Protocolos

Invitado de honor

Envío de taxi Recibimiento en puerta del Palacio Sala VIP

Bailarines bolivianos

Convocarles con varias horas de antelación Disponibilidad de vestuarios

Socio homenajeado

Mismo trato que el resto de socios/as En su defecto, un familiar En su ausencia, el siguiente socio/a más antiguo

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Protocolos

Asistentes no invitados

Comprobación en base de datosAcreditaciones en blanco

Idioma

En documentos: castellano y euskera En convención: castellano

Almuerzo

Restaurante JauregiaMesas redondas sin orden adjudicadoMinuta para cada comensal

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Post-evento

Medios de comunicación

Nota de prensa

Socios

Carta de agradecimiento, balance y fotos Buzón sugerencias

Patrocinadores

Carta de agradecimiento Dossier con balance y evaluación

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Post-evento

Palacio Euskalduna y Restaurante Jauregia

Carta de agradecimiento

Ponentes e invitado

Carta de agradecimiento

ONG Bizkaia

Evaluación final

Introducción

2. Dossier técnico

3. Patrocinio

4. Planificación

5. Ejecución

1. Definición


6. Finalización

Reunión interna

Reunión con cliente

Documentos Memoria interna Memoria Económica Memoria para Clliente Histórico

Introducción


Conclusiones

Reto para la empresa organizadora

Trabajo hacia los/as socios/as

Necesidad de la nueva estrategia

Oportunidad de tener una visión “real”

Agradecimientos

Ainhoa Resa

Gotzon González

Profesores

Business

Organización Convención