OneNote bloknotas darbui kartu

OneNote bloknotas darbui kartu

OneNote bloknotas darbui kartu

OneNote Bloknotas darbui kartu

Vykdant profesionalių paslaugų (angl.

Professional Services“ projektus, tokius kaip:

konsultacijos, IT diegimas, dizaino darbai ir

pan. dažnai tenka dirbti su dideliu kiekiu

nestruktūrizuotos informacijos, kurią

pakankamai sunku kaupti ir struktūrizuoti

standartinėse duomenų bazėse.


OneNote bloknotai

nesprendžia visų

informacijos valdymo

problemų, tačiau

padeda struktūrizuotai

kaupti ir valdyti

informaciją.

Sekcija Sekcijų grupė

Puslapių grupė

Puslapis

Paieška

OneNote bloknoto struktūros parengimas


New Section

Nauja sekcija

Sukurkite naują sekciją ir

pavadinkite ją „Šablonai“

Sekcijos, panašiai

kaip sąsiuvinio

skirtukai padeda

organizuoti OneNote

informaciją.

Šiame pavyzdyje

sekcijos naudojamos

informacijos

grupavimui pagal

Klientą

Sekcijų organizavimas: Sekcijos

New Section

Nauja sekcija

Sukurkite daugiau sekcijų

kiekvienam klientui“


Dažniausiai dirbant

projektuose

kaupiama tokia

informacija:

• Bendra

informacija apie

klientą: kontaktai,

reikalavimai, pan.,

• Galimybės

informacija: apie

paslaugos

objektą, pan.

• Projekto etapų

informacija: pvz.

dizaino, spaudos

etapų, pan.

Puslapių organizavimas: Puslapiai

New Page

Naujas puslapis

Sekcijoje „Šablonai“

sukurkite struktūrą

informacijos apie

projektą kaupimui


Puslapius galima

organizuoti

hierarchinės

struktūros pagalba.

Sutraukiant ir

išskleidžiant puslapių

grupes, sumažinamas

informacijos kiekis

ekrane ir lengviau

dirbti su reikiama

informacija.

Puslapių struktūra

taip pat palengvina

komandinį darbą, nes

visi žino kur ir ko

ieškoti.

Puslapių organizavimas: Puslapių grupės

Make Subpage

Padaryti puslapio dalimi

bei

Promote Subpage

Padidinti puslapio dalį

Reguliuoja puslapio

įtraukimą ir leidžia

sugrupuoti į hierarchijąCollapse Subpages

Sutraukti puslapio dalis

Sutraukia žemesnės

hierarchijos puslapius


New Section Group –

Sukurkite naują sekcijų

grupę ir pavadinkite ją

„Archyvas“

Sekcijų grupės

padeda grupuoti

dokumento sekcijas ir

organizuoti OneNote

informaciją.

Puslapiai tarp sekcijų

grupių lengvai

stumdomi „drag &

drop” principu

Sekcijų organizavimas: Sekcijų grupės


Grįžti į pagrindinę sekcijų grupę

Naudojamas iš sekcijų grupės (pvz.: Archyvas) sugrįžti į pagrindines sekcijas

Sekcijų grupėje

„Archyvas“ gali

būti laikomos

neaktyvių Klientų

arba neaktyvių

projektų

informacija

(sekcijos)

Sekcijų organizavimas: Sekcijų grupės


Kai kurią informaciją

tikslinga organizuoti

lentelės struktūra,

pvz.:

kontaktų informacija,

kliento stiliaus

reikalavimų

informacija (spalvų

kodai) ir pan.

Lentelių įterpimas

Table

Lentelė

Sukurkite lentelę sekcijoje

„Šablonai“, puslapyje

„Kontaktai“


Sukurkite

informacijos įvedimo

šablonus, kuriuose

būtų patogu greitai

įrašyti reikalingą

informaciją

Lentelių šablonai

Įrašant informaciją į

paruoštus lentelių

šablonus, patogu naudoti

Žymes, kurios palengvina

informacijos paiešką


Tipines užduotis

galima susirašyti

„Užduočių“

puslapyje.

Joms priskirti „To Do

Tag“ (Užduoties

žymę).

Dirbant su užduočių

sąrašu – laiko

planavimui

naudojama

integracija Outlook

užduotimis

Lentelių šablonai

Lengva žymėti užduoties

atlikimo būklę ir matyti

susijusią informaciją

Outlook užduotyse


Kiekvienam puslapiui

galima pasirengti

šabloninę

informaciją, pvz.:

Atsakymą į kliento

užklausą,

Techninių užduočių

aprašymą projektų

partneriams ir pan.

Tekstų šablonai


Susikūrus šabloninę

sekciją su puslapių

struktūra ir

šabloniniais tekstais,

naujos sekcijos

(naujas Klientas) gali

būti kuriamos ją

kopijuojant ir

pervardinant.

Sekcijos kopijavimas

Spausti dešinį pelės

klavišą

Move or CopyPasirinkti į kurį OneNote

ir kurioje vietoje

kopijuojama sekcija

1.

2.

3.


Jei tam pačiam

Klientui vykdomas

kitas projektas /

galimybė, iš šablono

gali būti kopijuojama

tik puslapių grupė.

Puslapių grupė

suskleidžiama ir

kopijuojama žemiau.

Nukopijuota grupė

išlaiko visą pirminę

struktūrą

Puslapių grupės kopijavimas

Suskleisti

puslapių grupę


Kiekvieną OneNote

puslapį galima

paversti šablonu ir

naudoti kuriant kitus

puslapius jo

pagrindu.

Parengiamas

puslapio tekstas,

rinktis INSERT-Page

Templates-Page

Templates.

Save Current Page as

a Template

Puslapių šablonai

Save Current Page as a

Template

Įrašyti dabartinį puslapį

kaip šabloną

Išsaugoti esamą puslapį

šablonų sąraše

1.

2.

Išsaugotų šablonų

sąrašas


Žymes galima

priskirti teksto eilutei

ar visai pastraipai. Jos

ne tik akcentuoja

svarbiausią

informaciją, bet ir

naudojamos

informacijos

paieškoje

konkrečiame

OneNote bloknote ar

visuose bloknotuose.

Žymės

Galima naudoti esamas

Žymes arba jas keisti ar

susikurti naujas Žymes

pagal poreikį, pvz.:

„Paskambinti klientui“

arba projekto fazes

„dizainas“, „spauda“ ir

pan.


Tags Summary

(Žymių suvestinės)

rodinyje pateikiamos

visos surastos Žymės.

Paspaudus Žymės

nuorodą –

parodomas OneNote

tekstas su šia Žyme.

Paiešką galima

vykdyti pagal

bloknotą, sekciją,

puslapį ir kt.

parametrus.

Žymės

Find Tags

Rasti žymes

Leidžia vykdyti paiešką

pagal žymes

Group Tags by

Grupuoti žymes pagal

Surastos žymės grupuojamos

pagal:

• Žymės pavadinimą

• Sekciją

• Pavadinimą

• Datą

• Pastabos tekstą

Galima ieškoti tik tų

Užduoties žymių, kurios

nepažymėtos kaip

„Atliktos“

Ieškoti šiame bloknote,

šioje sekcijoje, šioje

sekcijų grupėje ir t.t.

OneNote Projektų valdymui

Laiško tekstas

parengiamas

naudojantis puslapio

šablonu.

Paredagavus laiško

tekstą rinktis Email

page (El. pašto

puslapis) ir OneNote

puslapis bus

perkopijuotas į

Outlook žinutę.

El. laiškas iš OneNote

1.

2.


OneNote gali būti

kaupiama svarbi

informacija, susijusi

su susirašinėjimu el.

paštu.

Laiškas iš Outlook

perkeliamas į

OneNote spaudžiant

OneNote mygtuką

Outlook programoje

ir pasirenkant norimą

vietą OneNote

bloknote.

El. laiškas iš OneNote

2.

1.


El. laiškas perkeltas į

Komunikacijos su

klientu puslapių

grupę, puslapis

„Atsakymas į

Užklausą“.

Galima laišką perkelti

ir kaip atskirą

OneNote puslapį.

El. laiškas iš Outlook į OneNote


Persikėlus svarbų

laišką į OneNote

galima užsirašyti

savo pastabas,

suplanuoti sekančius

žingsnius ir pan.

Pvz.: galima sukurti

užduotį „Parengti

pasiūlymą“ ir sukurti

Outlook užduotį.

Outlook užduotyje

bus išsaugota

nuorodą į OneNote

puslapį lengvai

prieigai.

Užduotys iš OneNote į Outlook


Puslapyje galima

įterpti įvairią

informaciją apie

Klientą ar Projektą:

• Spausdinį,

• Dokumentą,

• Excel lentelę,

• Ekrano vaizdą,

• Paveikslėlius,

nuotraukas,

• Skanuotus

dokumentus,

• Nuorodas,

• Video, audio

įrašus ir pan.

Įterpimas OneNote puslapyje


Reikiamos

informacijos paieškai

galima naudotis

ieškant vėliausių

redagavimų:

šiandienos,

paskutinių 7 dienų,

paskutinių 3 mėnesių

surūšiuoti puslapius

pagal datą

Vėliausių redagavimų paieška


Bendrinimui

OneNote bloknotas

turi būti patalpintas

OneDrive arba

Sharepoint svetainę

(Office 365)

OneNote bloknoto bendrinimas


Patalpinus OneNote

bloknotą OneDrive

arba Sharepoint

svetainėje – galima

pakviesti kolegas ar

išorinius partnerius

bendram darbui

(reikalinga Microsoft

paskyra prisijungimui).

Taip pat galima

bendrinti

nereikalaujant

prisijungimo

informacijos (vieša

prieiga).

OneNote bloknoto bendrinimas


Turintys prieigą

kolegos ar išoriniai

parneriai gali realiame

laike kartu redaguoti

OneNote sekcijas,

puslapius ar tą patį

puslapį.

Kito vartotojo

redakcijos matomos

pažymėtame tekste su

inicialais. Privedus pelę

prie pažymėto teksto

matoma kas ir kada

paskutinį kartą

redagavo tekstą.

Taip pat galima

naudotis paieškos

pagal autorių mygtuku.

Komandinis darbas su OneNote bloknotu

1.

2.


OneNote

padeda

organizuoti

informaciją:

Šablonų naudojimas

pasikartojančiai

informacijai

Žymių naudojimas

svarbiai informacijai

Integracija su

Outlook žinutėmis

Integracija su

Outlook užduotimis

Integracija su

Outlook susitikimais

Plačios turinio

įterpimo galimybės

Komandinio darbo

galimybės

Autorystės ir

redagavimo

informacija

Galinga paieška tarp

bloknotų / sekcijų /

puslapių

Lengva prieiga

mobiliuose

įrenginiuose

Pastabų susiejimo

galimybės

Business

OneNote bloknotas darbui kartu