One day training Work Load Analysis in Indonesia Hospital

[email protected] [email protected] +62816851015

PT. Freemind Management ConsultingSevilla CH.23 BSD City, Tangerang Ph. +62 21 33995465 Fax. +62 21 29012962

Villa Tangerang Regency I NB12/9 ph: +62 21 [email protected]

WLA WWLA WORKORK LLOADOAD AANALYSISNALYSIS TTRAININGRAININGRS PRS PREMIEREREMIERE TTASKASK FFORCEORCE

hp

Highlight

hp

Highlight

[email protected] +62816851015

BIMA HERMASTHO

Manufacturing & Human Performance Improvement TechnologistCEO PT. Freemind Management Consulting – A Business Performance Improvement Consulting

More than 800 HR & Manufacturing Professionals has been certified by PT. Freemind Management Consulting

Professional Experiences:

Founder Indonesian Balanced Scorecard School (http://www.bsc-indonesia.com) & Indonesian Six Sigma School (http://www.sixsigma-indonesian.com) - both are free online course in Balanced Scorecard and Six Sigma.

Founder Indonesian Human Capital Institute, a free online HRM course (http://www.sdm-indonesia.net) Guest Lecturer : Department of Management – FE UI, LM-FE UI, Master of Management UI, ITB, ITS, UNDIP.

Master of Psychology - UNIKA Soegijapranata. Professional experiences: various positions from Management Trainee, HR Manager, TPM Training Manager, OD

Senior Manager, Human Capital & OD Director in local and global companies (PT. Teleperformance Indonesia, PT. Multi Bintang Indonesia Tbk, PT. Coats Indonesia, PT. Polysindo Eka Perkasa – Asia Pacific Fibre, etc)

Active & registered member: SHRM (American Society for HRM), ASTD (American Society for Training and Development), ASQ (American Society for Quality) & ISSP (International Six Sigma Professional Society)

Bachelor Degree (ITB), Master & Doctorate Degree in “Strategic HRM & Total Quality Management” – UNDIP Certified Balanced Scorecard Professional Certified Lean Management Professional Certified Global Professional in HRM Certified Six Sigma Black Belt Certified Kaizen Pprofessional TPM (Total Productive Management) Trainer Certified Mediator on ADR (Alternative Dispute Resolution)

[email protected] +62 8122862849

AUDITORAUDITOR

[email protected] [email protected] +62816851015

FACILITATORHARIS HAMONANGAN SIDAURUK

VP PT. Freemind Management Consulting – Business Performance Improvement Consulting http://www.freemind-consulting.com

Professional experiences: various positions from Management Trainee, Production Manager, Training Manager, TPM Manager, HSE Manager (PT. United Can Company,Tbk. , PT. Multi Bintang Indonesia Tbk, (Heineken Group).

Active & registered member: PMSDM (Perhimpunan Management Sumber Daya Manusia Indonesia) on DIKLAT administrator, APO Asian Productivity Organization, P2K3 Indonesia, TPM Heineken Group, AK3 Umum Indonesia, PPR & PKR Indonesia

Certified on Certified Balanced Scorecard Professional

• Certified by GML Performance Consulting Certified CPHRM Certified CGRP & CP Certified APO Asian Productivity Organization Certified Kaizen Professional Certified TPM (Total Productive Management) by EFESO consulting Certified Training Management by APBL Certified ISO 9001, 22000, 14001 , OHSAS 18001, SMK3 Trainer Certified Lead Auditor ISO 9001, 22000, 14001, OHsAs 18001, SMK3 Certified PPR & PKR by BAPETEN Certified AK3 Umum , AK3 Kimia

[email protected]+62 816851015

http://www.bsc-indonesia.comhttp://www.sdm-indonesia.net

http://www.freemind-consulting.com

1-3


Tujuan Workshop

• Kelompok kerja (task force) mampu menghitung WKT (Waktu Kerja Tersedia) bagi tenaga pelayan kesehatan (tenaga kerja)

• Mampu mendefinisikan komponen-komponen beban kerja

• Mengembangkan standar pelayanan• Mengembangkan standar kegiatan

kelonggaran


• Menghitung beban kerja standar• Menghitung kebutuhan tenaga pelayan

kesehatan atau tenaga kerja (WLA)– Dengan menggunakan data beban kerja masing-

masing dan membandingkannya dengan keadaan pada saat ini

Tujuan Workshop (lanjutan)


Agenda


Perencanaan Tenaga

• Memenuhi tujuan dan rencana strategis organisasi melalui penempatan :– Orang yang tepat– Pada tempat yang tepat– Pada waktu yang tepat– Dengan ketrampilan dan pendidikan yang benar

dan profesional– Dalam kelompok dengan skill mix yang sesuai


WLA (Analisa Beban Kerja)

• Sebuah metoda• Berdasarkan kerja yang nyata yang dilakukan

oleh tenaga kesehatan (beban kerjanya)• Dapat diterapkankan pada semua kategori

tenaga:– Staf medis– Staf paramedis– Staf non medis


Mengapa WLA?

• Berguna untuk menghitung kebutuhan saat ini dan masa mendatang

• Bermanfaat untuk membandingkan SDM kesehatan antar RS

• Dapat melihat apa nakes bekerja sudah sesuai dengan profesinya atau tidak

• Dapat mengidentifikasi seberapa besar beban kerja SDM kesehatan RS


Implementing WLAThree groups are needed to implement a WLA study:• Steering Committee

– Approves implementation strategy, work plan and budget– Monitors and supervises implementation– Considers WLA results for management action

• Technical Task Force– Implements approved WLA strategy and plan – Applies WLA method and analyses findings

• Expert working group(s)– Provides expert knowledge for key steps of WLA method


METHODOLOGYMETHODOLOGYSTEP 1

DETERMINES PRIORITIES FOR

WISN APPLICATION

STEP 2ESTIMATE AVAILABLE

WORKING TIME

STEP 3DEFINE WORKLOAD

COMPONENTS

STEP 4SET ACTIVITIES

STANDARD

STEP 5 STEP 5 ESTABLISH STANDARD

WORKLOADS

STEP 6 STEP 6 CALCULATE

ALLOWANCE FACTORS

STEP 7 DETERMINES WLA

BASED-STAFF REQUIREMENTS,

ANALYSE AND INTERPRET RESULTS



1. Menentukan area WLA

• Seleksi penggunaan WLA– Kategori SDM kesehatan– Jenis fasilitas kesehatan

• Contoh• Perawat• Bidan dll


2. Memperkirakan Waktu Kerja Tersedia (WKT)

• Hitung jumlah hari kerja setahun• Perkirakan jumlah libur umum, cuti tahunan

dan ketidak hadiran dalam setahun• Kurangkan hari kerja setahun dengan jumlah

hari tidak masuk kerja• Contoh :• Ada 260 hari kerja setahun• Seorang perawat tidak masuk 36 hari kerja

jadi hari kerjanya adalah 220 hari setahun


3. Menentukan komponen pekerjaan

• Menentukan kegiatan pokok per kategori SDM Kes

• Contoh :– Perawat mempunyai kegiatan pokok:

• rawat inap• Rawat jalan


4. Menyusun Kegiatan Standar

• Standard Kegiatan– Waktu yang diperlukan seorang anggota kategori

tenaga tertentu yang terdidik dan terlatih dengan baik serta memiliki motivasi yag baik unuk melaksanakan kegiatan sesuai standar profesi dan keadaan di tempat kerja


Ada 2 jenis Standar kegiatan

– Standar Pelayanan– Standar Kelonggaran

• Menggunakan perhitungan yang berbeda dalam menghitung kebutuhan SDM kesehatan


Standar Pelayanan

• Untuk kegiatan yang dilaporkan dalam kegiatan pelayanan setahun (tersedia catatan statistik tahunan)– Contoh

• Rawat inap• Rawat jalan

• Dinyatakan dalam unit waktu atau jumlah pekerjaan– Contoh

• 15 menit per pasien• 30 pasien per hari


Standar Kelonggaran

• Untuk kegiatan yang tidak dilaporkan dalam kegiatan pelayanan setahun (tidak dilakukan pencatatan statistik tahunan secara teratur)

• Contoh:– Pencatatan dan pelaporan– Menghadiri pertemuan– Mengkuti pelatihan– Menyiapkan pelatihan

• Dinyatakan dalam % waku kerja atau waktu kerja nyata• Contoh:

– 10% waktu kerja– Satu jam perhari


5. Menghitung Standar Beban Kerja

• Standar Beban Kerja– Banyaknya kerja (dalam satu kegiatan pelayanan

utama) yang dapat dilakukan oleh seorang tenaga kerja kesehatan (SDM Kes) dalam setahun

• Contoh:– Pelayanan persalinan (bidan) sebanyak 168 x

setahun


• Jika kegiatan dalam unit waktu:– std BK = WKT setahun dibagi unit waktu untuk

kegiatan tertentu– 20 menit per pasien

• Jika kegiatan dalam kecepatan kerja– Std BK = WKT setahun dikali kecepatan kerja– 3 pasien per jam

5. Menghitung Standar Beban Kerja (lanjutan)


6.Menghitung Faktor-faktor Kelonggaran

• Ada 2 cara menghitung faktor kelonggaran:• Faktor Kelonggaran Kategori (dilaksanakan

oleh semua kategori tenaga kesehatan)– Contoh : semua perawat di unit tertentu

• Faktor Kelonggaran Individu (dilaksanakan oleh sejumlah kategori tenaga khusus)– Contoh : hanya perawat kepala


7. MenghitungKebutuhan SDMKes

• Pelayanan kesehatan setahun (jumlah statistik masing-masing kegiatan) dibagi dengan standar BK (untuk masing-masing kegiatan tersebut)

• Jumlahkan semua kebutuhan SDM kesehatan pada semua kegiatan

• Perhitungan Faktor Kelonggaran Kategori (formula)

• Jumlahkan dengan Faktor Kelonggaran Individu (dalam keseluruhan waktu)


Penggunaan hasil WLA

• Ada 2 jenis perbandingan:• Perbedaan antara jumlah nyata dan

kebutuhan SDM Kes --- akan nampak kurang atau lebih SDM Kes

• Ratio antara kenyataan dan kebutuhan SDM Kes:– WLA ratio = 1 cukup SDM Kes– WLA ratio < 1 tidak cukup SDM Kes– WLA ratio > 1 lebih dari kebutuhan


Contoh Kebutuhan SDM Kes (pegawai tertentu) pada sebuah Unit Kegiatan


Q/ATHANK YOU