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Aula 12 da disciplina Organização, Métodos e Sistemas ministrada pelo Professor Euller Barros na Universidade de Brasília - UnB. Conteúdo: + Processos - Níveis de Desempenho de Rummler - Nível de Processo - Mapeamento de Processos - Identificação de Oportunidades de Melhoria e Pontos Fracos - Redesenho de Processos
Citation preview
ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E SISTEMAS – 01/2013
AULA 12
Professor Euller Barros
REVISÃO – AULA 11
• Diagrama de Escopo e Interface
• Visões Gráficas de Processos – Fluxograma
• BPMN – Business Process Modeling Notation
Prof
esso
r Eul
ler B
arro
s
Diagrama de Escopo e Interface de Processos
O Diagrama de Escopo de Interface de Processos – DEIP tem por objetivo mapear e apresentar a
sequência atual das atividades de cada processo bem como a relação destes processos com seus clientes,
fornecedores, reguladores e agentes de suporte, além dos recursos tecnológicos utilizado.
3
Diagrama de Escopo e Interface de Processos
Pro
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POLÍTICAS, PADRÕES, REGRAS E EVENTOS
REGULAÇÃO S
AÍDAS
ENTRADAS
SUPORTE
RECURSOS HUMANOS, FERRAMENTAS, EQUIPAMENTOS, SISTEMAS,INSTALAÇÕES
O QUE INICIA O TRABALHO?
O QUE RESULTA, O QUE É ENTREGUE
(PRODUTOS)
FONTE
FONTE
FO
NTE
DES
TIN
O
Processo Processo Processo
Fluxograma
“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)
• Outras nomenclaturas:• Flow-chart• Carta de fluxo de processo• Gráfico de sequência• Gráfico de Processamento
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Fluxograma – Objetivos
• Principais objetivos:
• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos
administrativos;
• Facilitar a leitura e o entendimento;
• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;
• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e
não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Fluxograma - Símbolos
Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”
Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”
Símbolo para Início/FimTambém usado como Conector
Símbolo para sequência do fluxo de trabalho
Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”
Fluxograma - Símbolos
• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:
• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área
Exemplo
Relatório de Custos
AGENDA – AULA 12
• Mapeamento de Processos
• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão
Ferramentas x Nível de Desempenho
Prof
esso
r Eul
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arro
s
11
FERRAMENTANÍVEL
ORGANIZAÇÃO
PROCESSO
TRABALHO
Cadeia de Valor
MP1 MP2 MP3
P1 P2 P3
Diagrama de Escopo e Interface
Suporte
RegulaçãoEn
trad
as
Saíd
as
P2
B1 B2 B3
Fluxograma - PGP
‘
A B CT1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
POP......................
POP......................
MP: MacroprocessoP: ProcessoB: Bloco de TarefasT: Tarefas
B1
B2
B3
Presidência
Diretoria de Vendas
Diretoria FInanceira
Diretoria de Produção
Gerência de Qualidade
Organograma
Mapeamento - Priorização
• Definição do Objetivo do mapeamento
• Seleção dos Macroprocessos prioritários
• Seleção dos Processo Prioritários
• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos• Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos
Mapeamento de Processos
• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.
• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.
• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.
• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo.
Fonte: IADI – Business Process School
Mapeamento de Processos
• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um deles.
• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize os eventuais problemas:1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das
entrevistas individuais2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser
utilizados3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira
no levantamento a visão deles 5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável
pelo processoFonte: IADI – Business Process School
Análise e Diagnóstico de Processos
• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.
• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o
processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.
• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não
agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School
Softwares para Mapeamento
• Bizagi• Aplicativo gratuito (freeware)• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa
• Microsoft Office - Power Point• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos
• ARIS• Aplicativo pago• Mapeamento e simulação de processos
• Microsoft Visio• Aplicativo pago • Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout
AGENDA – AULA 12
• Mapeamento de Processos
• Padronização• Manuais Administrativos • Formulários• Procedimentos Operacionais Padrão
O&M – Funções
• Desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
• Desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
• Desenho, racionalização e normatização de formulários;
• Normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.
Fonte: A EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO E DA CARREIRA DE O&M NO BRASIL (1985-1997) Miguel P. Caldas, 1998
Padronização
Padronização é busca pela unificação dos meios (processos, atividades, tarefas) para
garantir o alcance dos resultados.
• Tipos de Ferramentas utilizadas: • Manuais Administrativos• Formulários• Procedimento Operacional Padrão
Manuais Administrativos
• Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. (OLIVEIRA,2007)
• Manuais são documentos elaborados dentro de uma empresa com a finalidade de uniformizar os procedimentos, sendo um ótimo instrumento de racionalização de métodos e aperfeiçoamento do sistema de comunicações, favorecendo assim a integração dos diversos subsistemas organizacionais. (CURY, 2005)
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Manuais Administrativos
• Tipos de Manuais:
• Manual de organização/Manual de funções
• Manual de normas e procedimentos
• Manual de políticas e diretrizes
• Manual de Instruções Especializadas
• Manual do Empregado
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Manuais Administrativos
• Manual da Organização: Visa enfatizar e caracterizar os aspectos formais das relações entre os diferentes departamentos – ou unidades organizacionais – da empresa, bem como estabelecer e definir os deveres e as responsabilidades correlacionados a cada uma das unidades organizacionais da empresa. Contém: Organograma, Níveis hierárquicos, Funcionograma etc.
• Manual de normas e procedimentos: Tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas. Contém: Normas, Fluxogramas e Formulários
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Formulários
• “O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações.” (OLIVEIRA, 2007)
• “Documento padronizado com uma finalidade específica, possuindo características e campos apropriados para preenchimento com as informações necessárias para um fluxo de trabalho” (CURY, 2005)
• São utilizados como apoio para sistemas e processos administrativos devido a sua clareza e conteúdo.
• Padronização das comunicações – Garante que as informações coletadas/transmitidas estejam completas e no formato adequeado.
Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
Formulários - Exemplo
Procedimento Operacional Padrão
“POP é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma atividade, ou seja, é um
roteiro padronizado para realizar uma atividade.”
• Só se padroniza o que é necessário padronizar;
• Devem ser listados os passos críticos da atividade/tarefa
• Disponha os passos críticos de forma pictórica, para facilitar o
entendimento e o treinamento.
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
Procedimento Operacional Padrão
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
Procedimento Operacional Padrão
Fonte: FALCONI, Vicente. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Nova Lima: INDG Tecs, 2004
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