P erto de 90% das no-tas fiscais recebidas dos fornecedores pelo D’avó são emitidas ele-tronicamente, o que re-presenta um arsenal de pelo menos 10 mil no-tas por mês que preci-

sam ser conferidas e armazenadas pela rede, dona de nove su-permercados, cinco farmácias e três postos de combustível em São Paulo. Esse trabalho complicado e importantíssimo ficou bem mais fácil depois de a empresa implantar o sistema Trust ­Files, desenvolvido pela Invoiceware, para gerenciar a opera-ção. “A ferramenta emite, recebe, armazena e valida as informa-ções das notas fiscais eletrônicas. Também trabalha integrada ao sistema ERP do cliente”, explica Alberto Freitas, diretor-ge-ral da Invoiceware. Na prática, significa que, em vez de deslo-car profissionais para receber as notas e digitar as informações – processo manual que é um convite a erros –, tudo vai dire-to para o sistema após a nota ser recebida de forma totalmen-te eletrônica, o que torna o processo mais ágil e transparente.

Esses benefícios foram logo percebidos no D’avó. Willian Ro-cha, diretor de tecnologia, conta que antes de utilizar o softwa-re, cada loja da rede contava com dois profissionais com amplos conhecimentos de tributos para verificar se as informações fis-

A rede paulista D’avó descobriu

como receber, emitir, armazenar

e consultar 10 mil notas

fiscais eletrônicas mensais sem

cometer erros, com menos gastos

e mais rapidez

Notamil

TexTo Fernando SalleSfernando.salles@sm.com.br

tecNologia

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cais de cada entrega chegavam den-tro dos critérios corretos. Hoje, essa equipe mais preparada – cujos salá-rios são mais altos – está centraliza-da na matriz. O trabalho nas unida-des ficou por conta de equipes me-nores e com perfil mais operacional, dispensando conhecimentos tribu-tários. Quando uma entrega chega do fornecedor, o pessoal de recebi-mento passa a representação gráfi-ca da nota eletrônica (o Danfe) no es-caner e aciona um chamado interno, via computador, solicitando libera-ção da central. Pelo próprio sistema é feita a checagem para saber se já existe um arquivo eletrônico daque-la nota e também se o fornecedor es-tá em situação regular. Se tudo esti-ver “ok”, o recebimento é liberado.

o D’avó também emite notas fiscais eletrônicas sempre que vai transferir um produto para outra lo-ja, processo que se tornou mais sim-ples e barato. “Antes imprimíamos quatro vias de cada nota. Hoje só mandamos uma cópia impressa, o Danfe”, afirma o diretor. Isso porque o que realmente vale, a verdadeira nota, é o arquivo eletrônico que fica armazenado, conhecido como XML. Com o sistema de gestão, foi possí-vel até aposentar as antigas impres-soras matriciais, pelas quais a rede pagava R$ 150 por mês de outsour-cing (terceirização do equipamen-to). Caso tivesse mantido o esquema antigo, seria preciso ter duas dessas impressoras em cada loja. Ou seja, a mudança gerou economia de R$ 32,4 mil ao ano. “Passamos a utilizar im-pressoras laser comuns, sob acordo de pagar apenas pelo que consumi-mos”, conta Willian Rocha. Com a redução nas impressões, as despe-sas caíram bastante.

Desenvolvido pela Invoiceware, o TrustFiles faz o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, auxiliando as empresas nos processos de emissão, recebimento, armazenamento, validação das notas dos fornecedores, além de validação das notas eletrônicas com as Secretarias de Fazenda e integração dos dados ao ERP. A implementação demora entre 15 e 45 dias, dependendo da equipe e dos softwares do cliente. O servidor da Invoiceware arquiva os documentos, que podem ser facilmente consultados.

Solução já foi implantada em mais de 800 empresas de todos os portes e ramos de atuação

eNteNDa o sistema

“Ainda há empresas que arquivam as cópias impressas de todas as no-ta eletrônicas, mas isso é um equí-voco”, lembra Alberto Freitas, da Invoiceware. Ele ressalta que, para efeito de fiscalização, a nota impres-sa não tem valor. Com a ferramenta da Invoiceware, todos os arquivos ficam guardados em um datacenter seguro. A qualquer momento uma nota pode ser encontrada a partir de consultas por CNPJ, nome do emitente, períodos, etc.

A implantação dura entre 15 e 45 dias, dependendo da compatibili-dade de softwares e da disponibili-dade das equipes envolvidas. Já os ganhos em agilidade, redução de custos e organização permanecem por mais tempo. Para o D’avó, usar a tecnologia disponível no mercado garante eficiência, menor desgaste e maior competitividade.

neSta reportageM você viu:

cOmO FuncIOnA O SISTEmA DE gEREncIAmEnTO DE nOTAS FIScAIS

O quE ElE gARAnTE O ExEmPlO DA REDE D’Avó

vaNtageNs Para o suPermercaDo Fim da digitação manual dos dados, o que gerava erros no sistema

Facilidade para identificar fornecedores com divergências constantes entre pedido e entrega

Agilidade na conferência de notas fiscais no recebimento e na emissão para transferência entre lojas

Economia com impressão de papel e manutenção das impressoras

Centralização da equipe de controle fiscal

Rapidez na consulta de notas fiscais

Nota fiscaltecNologia

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