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La Negociación en las Compras y Relaciones con los Proveedores

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Concepto de la negociación (I) Negociar, en Compras, es:

Comunicarse con un posible o actual proveedor para persuadirle de las ventajas que tiene para él nuestra propuesta.

a. "COMUNICARSE" significa entrar en relación de ideas o de intereses con una o varias personas: Para que se establezca una relación se precisa la voluntad para “conectar”. Ello supone que o bien existe una predisposición hacia la conexión o habrá

que ayudar a que se produzca creando una atmósfera propicia al diálogo y al entendimiento:

Es perjudicial tener a la gente esperando una vez se ha establecido una cita. Es conveniente que el lugar sea agradable, sin ruidos molestos, con temperatura

confortable y con ambiente alegre y relajado. Es bueno interesarse por su salud, por sus problemas e inquietudes, por su

empresa, por su situación personal, etc.

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Concepto de la negociación (II)b. "PERSUADIR" es tratar de conseguir, con argumentos, que alguien

reconozca una afirmación o una declaración como verdadera: A veces creemos que por tener la razón nos la van a dar, pero el oponente

puede pensar que las cosas son de otra manera. La argumentación tiene que estar dirigida a demostrar fehacientemente que

son como expresamos: Para ello es preciso dejar que el interlocutor pueda expresar sus propios

argumentos, para poder rebatirlos adecuadamente. No es correcto decirle que está equivocado o mal informado, sino insinuar que su

información tal vez no sea completa, o que no esté rigurosamente al día. Se trata de convencer, no de imponer u obligar. En una negociación habrá que hacer concesiones:

Y una concesión por una parte exige otra por parte del contrario. En una negociación de Compras no debe haber vencedor ni vencido:

Ambos deben sentirse satisfechos de haber conseguido llegar a acuerdos beneficiosos para las dos empresas.

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Concepto de la negociación (III)c. Persuadirle "DE LAS VENTAJAS QUE TIENE PARA ÉL" nuestra

propuesta:

Debemos evitar argumentar sobre las ventajas que tiene para nosotros.

El proceso de persuasión consiste en:

1. Mostrar lo que se quiere.

2. Considerarlo como posible.

3. Conseguir que sea deseable para nuestro oponente.

Su apetencia aumentará si lo ve como un beneficio inmediato para él o para su empresa.

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Necesidad de negociar (I)a. No siempre se requiere la negociación en las compras:

Muchas veces el uso de petición de ofertas competitivas satisface las necesidades del comprador:

Sin embargo, en algunos casos la complejidad de la compra obliga a su negociación.

Cada vez que hay un gran riesgo implicado (tecnológico, proveedor exclusivo, altos costes, etc.), debe utilizarse la negociación.

a. La negociación es necesaria:

1. Cuando el precio es importante.

2. Cuando las ofertas recibidas no satisfacen plenamente las aspiraciones del comprador. Puede ser necesario negociar:

Acuerdos sobre costes / Plan y necesidades de entrega / Niveles de calidad de productos y servicios / Planes de mejora continua / Soporte y asistencia tecnológica / Volúmenes a contratar / Necesidades de embalaje / Responsabilidades sobre daños / Términos de pago / Plan de pagos anticipados / Forma y responsabilidad del transporte / Garantías / Capacidad comprometida por el comprador / Plazos de las órdenes de entrega / Penalizaciones / Duración y renovación de los contratos / Propiedad y protección de la información facilitada / Propiedad intelectual de las realizaciones conjuntas / Temas relacionados con el desarrollo de estrechas relaciones / Etc.

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Necesidad de negociar (II)c. Motivos especiales para tener que negociar:

Alto importe del contrato: Negociar especiales salvaguardas que le aseguren que el proveedor reconoce la

importancia de cumplir con las prestaciones exigidas.

Complejas necesidades técnicas tal vez aún no desarrolladas: Desear que el proveedor intervenga en el diseño, sobre todo en nuevos productos.

Inversiones en instalaciones o equipos a realizar por el proveedor: A veces se compra el uso de instalaciones, más que el artículo que producen y pueden

surgir temas relacionados con la forma y condiciones de pago de las inversiones.

Relaciones de colaboración o de “partenariado”: Son acuerdos a largo plazo con cláusulas de renovación o de rescisión según el

proveedor alcance o no los objetivos acordados.

Prestaciones de alto valor añadido por el proveedor: Muchos proveedores vienen a ser algo más que simples suministradores de artículos y

aportan más valor con diseño, pruebas, JIT, etc. Estas nuevas actividades requerirán negociaciones para compensar sus esfuerzos y para delimitar sus responsabilidades.

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Negociar antes de la firma de los contratos (I)a. Desarrollo de proveedores:

Si no encontramos ningún proveedor interesado en nuestra petición de oferta, deberemos plantearnos la posibilidad de lanzar o desarrollar a un proveedor determinado:

Tratando con él las condiciones en que esté dispuesto a aceptar nuestro pedido.

a. Monopolios o acuerdos entre proveedores: Si tropezamos con una confabulación o acuerdo previo entre ofertantes será preciso

trazar una estrategia tendente a: Destruir o debilitar tal acuerdo. / Intentar sacar el máximo provecho posible, a pesar

de los pactos entre ellos. / Obtener ventajas de plazos, stocks, calidad, plazo de pago, etc. que, a pesar de no obtener precios competitivos, nos permita abaratar el coste total.

a. Primeras compras de artículos nuevos: Generalmente de nuestro propio diseño. La posibilidad de que los ofertantes, sobre

todo si ha habido pocos, se hayan “curado en salud”, nos obligará tal vez a: Efectuar análisis profundos de sus ofertas. / Pedir desglose de sus estimaciones de

costes. / Negociar contratos con fórmulas de incentivos o con renegociación una vez iniciada la fabricación.

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Negociar antes de la firma de los contratos (II)d. Contratos a largo plazo:

Aunque no se trate de artículos nuevos, cualquier contrato a largo plazo exige un tratamiento especial de cara a garantizar los precios a lo largo del mismo:

Pactando fórmulas de revisión para evitar subidas arbitrarias, si no se puede mantener el precio fijo a lo largo de todo el suministro. / Negociando, siempre que sea posible, a la vista de los costes, planes de mejora continua para establecer reducciones de coste y reparto de los ahorros conseguidos.

d. Disconformidades con las ofertas recibidas: Cuando el número de ofertantes sea muy inferior al que pueda garantizar una prudente

competencia será preciso: Analizar las ofertas, a la luz de nuestros conocimientos de los costes probables, a fin

de averiguar si son los proveedores más adecuados para cumplir con nuestras aspiraciones de precio y prestaciones. / Puede ser necesario analizar con ellos sus costes. / O bien preparar un plan de búsqueda y desarrollo de nuevos proveedores.

Cuando ninguna de las ofertas recibidas, aunque sean muchas, satisfaga plenamente nuestras pretensiones de precio y prestaciones deberemos:

Averiguar cuáles son las causas que obligan al proveedor a no ajustarse a nuestros deseos. / Intentar remediarlas variando, si fuera preciso, nuestras especificaciones o aspiraciones.

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Negociar antes de la firma de los contratos (III)f. Pegas o aclaraciones de los ofertantes:

Es posible que alguno o todos los posibles proveedores no estén dispuestos a cumplir algunas de nuestras especificaciones y nos ofrezcan alternativas aparentemente mucho más ventajosas para nosotros:

Es conveniente escuchar sus sugerencias y analizar los pros y los contras. Tal vez será preciso convencerles de que sus pegas no tienen fundamento real, o

que son fruto de rutina y miedo a variar sus métodos o procedimientos de trabajo.

f. Discusión de cláusulas especiales: La solicitud de oferta a veces no contempla todos los aspectos que

posteriormente queramos introducir en los contratos, incluso algunos de ellos pueden surgir como consecuencia de las ofertas de los posibles proveedores, tales como:

Uso futuro y pago de utillajes y herramientas. / Embalajes y envases. / Stocks en casa del proveedor. / Límites en las cantidades parciales o frecuencia de las entregas. / Controles para garantizar la calidad u otras prestaciones. / Sanciones a aplicar en caso de incumplimiento. / Cláusulas de garantía de precio. / Etc.

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Negociar después de la firma de los contratos Petición de variaciones de cláusulas pactadas:

El comprador puede tener que variar alguna de las cláusulas pactadas. Las más frecuentes suelen ser las referentes a plazos y cantidades:

Por variaciones o desajustes en nuestros programas de fabricación o de entrega a los clientes. Puede tener que pactarse la anulación parcial o total del suministro de alguno de los

materiales o productos del contrato, o la sustitución por otros inicialmente no incluidos. En el caso extremo puede tener que rescindirse el contrato.

El proveedor puede querer modificar alguna cláusula sobre plazos o cantidades: Por dificultades en su fabricación o transporte. No es infrecuente querer variar el precio, debido a circunstancias no previstas de aumentos de

coste, por encarecimiento desmesurado, por ejemplo de sus materias primas.

Incumplimiento de disposiciones contractuales: Fallos en las entregas, en la calidad, en otras prestaciones, en los plazos de pago, etc.

pueden ocasionar no solamente la aplicación de las sanciones pactadas, sino: Conversaciones a fin de tomar medidas correctivas para la no repetición de los fallos

ocurridos. En el límite puede también ser necesaria la cancelación de los contratos, con la reclamación

de los daños y perjuicios ocasionados por el incumplidor.