Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski

Excellence inSoftware Engineering

Miniq 11 – 18 июля 2013

Антон Золотарев

Андрей Артишевский

Time Management: успевай больше, волнуйся меньше!

Confidential

Excellence in Software Engineering

Андрей

ATG-PROD SE Manager

Антон

ATG-PROD QA Manager

Confidential

Познакомимся

Excellence in Software Engineering Confidential 3

Пример 1 - Правда, знакомо? :)


Пример 2 - Рабоче-задачный


Вы всегда все хранили в уме…


Все ровно, гладко, задачи идут одна за одной…


И тут – повышение / второй проект / внепроектная активность / обучение…


И задач все больше, больше, больше…


«Слушай, тут есть срочная тема, надо скорее сделать, бросай все!»



Section: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще разSection: Упражнение 2 – повторим упражнение 1 еще раз

Section: Основы TM – управление по целямSection: Основы TM – управление по целям

Section: Упражнение 1 – запланируй свой деньSection: Упражнение 1 – запланируй свой день

Section: ВведениеSection: Введение


Section: ИнструментыSection: Инструменты

Section: Техники - продолжениеSection: Техники - продолжение

Section: Борьба с поглотителями времениSection: Борьба с поглотителями времени

Section: ТехникиSection: Техники


Section: Упражнение 3 – Самостоятельная работаSection: Упражнение 3 – Самостоятельная работа

Section: НапутствиеSection: Напутствие

Section: Практики от Антона и АндреяSection: Практики от Антона и Андрея

Section: ЛитератураSection: Литература


Ладно, полетели!







1. Забываешь о митингах или сроках выполнения тасков?

2. Теряешь письма или не отвечаешь вовремя?

3. Не успеваешь делать таски вовремя или …

4. Никак не можешь заставить себя за них взяться?

5. Постоянно отвлекаешься?

6. Частенько в состоянии стресса от обилия задач?

7. Постоянно не хватает времени на что-то еще?

8. Продуктивность далека от нормальной?

8 «ДА!»??? Тогда мы идем к вам!

АЗ: А мне нужен тайм менеджмент?


АЗ: Что такое ТМ

• Увеличивает эффективность

• Снижает трудозатраты

• Оптимизирует процесс работы

• Снижает стресс

Управление временем


АЗ: Что такое ТМ

Набор техник, инструментов и методов, помогающий сделать больше (и просто –

сделать) за то же время

Если работы физически больше, чем времени на ее выполнение – ТМ не

сработает


АЗ: Основной принцип

Пробуем –> выбираем –> подсаживаемся








Section: Основы TМ – управление по целямSection: Основы TМ – управление по целям




Хочешь чего-то?


Поставь цель!И работай, работай, работай!


АЗ: Процесс достижения цели

Ставим цель Делим цель на задачи

Приоритезируем задачи

Выстраиваем цепочку

задач

Делегируем часть задач

Планируем выполнение

задач


АЗ: Ставим цель

• S (pecific) – конкретная

• M (easurable) – измеримая

• A (ttainable) – достижимая

• R (elevant) – востребованная

• T (imed) – в конкретных временных рамках


АЗ: Пример цели

Найти время и пойти на английский язык

С помощью как минимум 2-х инструментов ТМ к 1-му сентября высвободить 3 часа в

неделю на английский


АЗ: Делим цель на задачи

ЦельЗадача 1

Задача 2

Задача 2.1

Задача 2.2

Задача 3

Задача 3.1

Задача 3.1.1


АЗ: Приоритезируем задачи


АЗ: Например…

• Срочно и важно (не допускать!)

– Эскалация от Заказчика

– Забытый репорт о качестве билда

– Незаполненный тайм репорт 30 числа

• Несрочно и важно (делать!)

– Выстраивание отношений

– Оптимизация процессов

– Оценка и планирование работ

• Срочно и неважно (делегировать!)

– Ответы на вопросы других команд

– Аппрув отпусков

• Несрочно и неважно (забивать!)

– Просмотр SINов и писем из NoWork

– Пожиратели времени


АЗ: Делегируем задач

• Виды:

– Делегирование полномочий

– Делегирование ответственности

• Направления:

– Вниз

– В сторону

– Вверх


АЗ: Выстраиваем цепочки задач

Задача 1

Задача 2

Задача 3

Задача 2

Задача 1

Задача 3

Задача 4

Задача 5


АЗ: Планируем выполнение задач

• На месяц – настройся!

– Цели

– Проекты

• На неделю – сфокусируйся!

– Средние по длительности задачи (1-3 дня)

– Подцели

• На день – действуй!

– Оперативные задачи

– Кратковременные задачи (<1 дня)

– Просьбы, ответы и т.п.







АЗ: Скриншоты разного уровня сотрудников








Вы всегда все хранили в уме…


Но вот познакомились с прекрасной девушкой…


И по старой доброй привычке запомнили день встречи…


Но прошел месяц, два, три… одиннадцать и скоро юбилей…


Хмммм, а в какой он день?


Паника-паника!


А всего-то и нужно было – записать


АЗ: Выгружаем все из головы

• Берем удобный инструмент

• Записываем всё:

– Цели и задачи

– Идеи

– Итоги встреч и решения

– Полезную информацию «на потом»

– И т.д.

Главное – голова не должна помнить то, над чем сейчас не работает!

Excellence in Software Engineering 45

АА: Митинги

• Agenda - отправляем заранее:

а) время митинга сокращается;

б) он становится более плодотворным;

• Follow-ups - пишем сразу (а не по памяти):

а) все забывается (причем не только вами!);

б) не надо потом тратить время на написание;

в) очень помогаем остальным участникам сэкономить время;


АА: Повторяющиеся задачи

• Примеры: weekly status meeting, daily stand-up, fill in time journal, заплатить за квартиру.

• Что с ними делать?

• Вбиваем в календарь как recurring events: не забываем и не отвлекаемся!

• Почему они делаются в одно время?

а) настраиваемся, привыкаем;

б) знаем, когда можно будет поднять те или иные вопросы, не отвлекая других людей в неудобное время (бегать каждый раз или собрать все вопросы и обсудить на митинге).


АА: Мерзкие задачи (I)

• Метод «лягушки» - «съедать» по одной в день!


АА: Мерзкие задачи (II) или «я не буду фиксать этот баг!»

Пример – домашка по «Introduction to management»

• можно выкинуть или делегировать;• можно сделать поскорее с утра (вариант: на выходных) и

забыть; // можно материться вслух! • можно заменить другими, менее противными – цель можно

достигнуть по-разному;

• а можно попробовать найти фан в них!

а) я пофиксаю этот баг любыми силами и пойду к менеджеру с вопросом о готовности к промоушену! // реальный пример из жизни с положительным развитием

б) я сделаю этот таск, ведь «тяжело в учении – легко в бою» // на будущее

• Стоит вбивать в календарь время под такие таски! Это гарантирует, что и такие таски будут делаться.


АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (I)


АА: Большие или «бюджетируемые» задачи (II)Примеры: провести semi-annual performance review, подготовить презентацию по Time Management в сжатые сроки

• Что делать с такими задачами и как находить на них время?

а) разбивать на подзадачи, ибо на огромные задачи никогда не найдется времени:// «проработать слайды 7-12 презентации – 1 час»

б) выделять отрезки времени в календаре на именно эту задачу:

// реально вбивать в календарь несколько таких подзадач и делать!


– Набить «жесткие» задачи (с ограничением по времени)

– Добавить гибкие задачи и части больших “бюджетируемых” задач

– Добавить время до-после жестких задач в качестве буферов на плавающую длительность задач и переключение

АА: Планируем день/неделю/месяц








• Проблема:

– Мы все хорошо запланировали, но почему-то постоянно не успеваем.

• Упражнение:

– На что мы прожигаем время?

– Как будем с этим бороться?

Борьба с поглотителями времени







АЗ: Поток


Что делать?



АА: «Помидорки»

1. Определяемся с таском;2. Ставим виртуальный таймер

на 25 минут;3. Работаем только над этим

таском все 25 минут;4. Отдыхаем 5 минут;5. Делаем один большой

перерыв после каждых 4 «помидорок».


АЗ: GTD







Что можно делать:

• посмотреть свое расписание (+ напоминалки, номер комнаты и т.д.!)

• оперативно добавить задачи или сделать пометки

• сфоткать схему, время работы заведения и т.д. // сэкономить время

• получить доступ к документам через cloud

АА: Смартфон - всегда под рукой


АЗ: Wunderlist/RTM/Doit.im - таск трекеры


• http://www.pomodoro.me/

• http://www.focusboosterapp.com/

• Pomodoro timer (Chrome extension)

АЗ: Pomodoro - помощник в технике

http://www.pomodoro.me/

http://www.pomodoro.me/

http://www.focusboosterapp.com/

http://www.focusboosterapp.com/


• Что будем хранить?

списки людей, пароли, какая-то интересная мысль, конфигурация для установки ATG, команды SQL для создания схем, список дел на будущее;

• Зачем?

Чтобы не забыть;

Чтобы выгрузить из головы;

Чтобы иметь доступ в любом месте (через cloud);

• Главная мысль:

хранение информации, используемой не один раз, позволяет здорово экономить время;

важно иметь возможность быстро найти нужную информацию. Если можете найти – можете пока не париться с систематизацией

АА: OneNote - хранение информации



• АА: Использование Outlook – это отдельная тема для длинного рассказа и повод почитать книжки.

• В рамках данного miniq считаю нужным кратко пройтись по базовым вещам, которые значительно упрощают жизнь и экономят время.

AA: Outlook - введение


• Работайте с ним, не полагайтесь на память! Не стесняйтесь вбивать события через месяц, выставляя грамотно напоминалку.

• Используйте простые и логичные механизмы для управления митингами (вместо написания писем)! Например, Scheduling Assistant.

• Планируйте рабочие и личные задачи в одном месте.

AA: Outlook - календарь


• Активно пользуйтесь механизмом follow-up! Даже если используется другая программа для хранения тасков.

Сэкономите время, разбирая почту («это гляну потом»);

Не забудете ответить на важные письма;

Не потратите время на пересоздание таска по письмам;

Всегда быстро найдете интересующее письмо;

Сразу увидите, что надо сделать уже сегодня, а что подождет;

Увидите ваши таски на любом мобильном устройстве, подключенном к Exchange;

AA: Outlook – таск-лист


• Создайте отдельные папки для писем разного содержания, от разных отправителей/клиентов;

• Настройте автоматическую сортировку писем: читайте только самое важное сразу, остальное – в свободный момент;

• Отделите nowork от остальной рабочей почты – не будете тратить время на чтение подобной почты в условиях недостатка времени;

• Public Folders – не обязательно подписываться! Никакого СПАМа в нежелательное время, плюс не надо заниматься сортировкой.

AA: Outlook – сортировка почты


• Настройте автоматическую архивацию писем, не тратьте на это свое время!

• Важно: ВСЯ (!) почта должна быть доступна и через 5 лет. Позаботьтесь о том, чтобы была возможность найти важные письма в будущем.

• Неактуальную почту (например, со старых проектов) стоит скинуть в отдельные файлы-хранилища на диске.

AA: Outlook – архивация







• Что делать, когда резко навалили работы и возникли стресс, часто даже паника?

– Бросьте все, отвлекитесь, успокойтесь, попейте чаю - перезагрузитесь;

– Не пытайтесь прыгать от одной задачи к другой, отвечать впопыхах – не сделаете ни одной;

– По возможности отбросьте не самое срочное и делегируйте часть задач;

– Трезво оцените приоритеты задач (вариант – уточните приоритеты у руководителя и прочих заинтересованных лиц);

– Уточните, достаточно ли у вас данных для выполнения задач. Если нет – запросите их и переключитесь на другие задачи;

– Предоставьте ETA по всем выполнимым задачам в очереди;

– Начинайте делать задачи по одной (вспоминаем метод «помидорки»).

АА: Состояние стресса и перегрузки


• Ситуация: ящик точно полон, вас явно ждут разные люди для уточнения вопросов. Что делать, чтобы влиться быстро?

– Просмотрите почту заранее из дома – наметьте основные задачи на завтра;

– Позвоните товарищам, руководителю - уточните рабочую обстановку и выясните текущие приоритеты, подтвердите свое возвращение;

– По возможности оцените зависимости задач: запросите недостающую информацию заранее, отбросьте задачи, которые имеют неразрешенные зависимости;

– Постарайтесь приоритизировать свои задачи заранее, не тратя на это рабочее время;

– Вбейте в календарь время для самых важных встреч с людьми (митинги), работы с почтой, наиболее приоритетных задач.

– Придите на работу пораньше и …

АА: Возвращение из отпуска


• Планирование на день (Doit.im) и неделю (канбан доска)

• Работа по проектам

• «Входящие» через GTD

• Связка Outlook + OneNote

• «Лягушачьи лапки» с утра

АЗ: Как я обрабатываю все текущие задачи








• Общего рецепта не существует – ищите свои методы и инструменты;

• Никогда не будет все идеально – просто устраните то, что доступно;

• Не бойтесь отступать от правил!

• Усилия того стоят!

• Грамотный TM – предпосылка к промоушену

АА: Напутствие








АЗ: Фреймворк

Фреймворк

Инструменты

Методы

Процесс


• ДЗ - разработать свой фреймворк по ТМ, т.е. как вы будете дальше использовать ТМ.Подходы, инструменты – все.Проверять будет ваш RM.

• Статья на Хабре - что бы вы посоветовали тому горе-менеджеру?13 причин не быть управленцем

АА: Самостоятельная работа

https://pmcmsq.epam.com/eww/app/home







• Дэвид Аллен «Искусство продуктивности без стресса»

• Стивен Кови «7 навыков высокоэффективных людей»

• Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать?»

• Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю»

• Лео Бабаута «Нет прокрастинации»

АЗ: Что почитать?


Что имеем на выходе? :)


Q & A

Вопросы?

Business

Miniq 11: Time management by Anton Zolotarev & Andrei Artisheuski