View
34
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
40
In een serie van vier artikelen besteedt Facto aandacht aan het onderwerp Lean en FM. Deze maand deel 2, over de vijf Lean-principes.
DOOR BRIGITTE DE HAAN-KETELAARS EN PEGGY CECILIA SPONG
Bij Lean Facility Ma-
nagement worden de
menselijke capacitei-
ten binnen een orga-
nisatie op een slimme
manier ingezet om
zoveel mogelijk waarde te creëren voor de klant.
De succesvolle inzet van Lean leidt tot een efficiën-
tere organisatie met een constante kwaliteit tegen
gelijkblijvende of lagere kosten. Kleine verbeterin-
gen brengen verlichting in de dagelijkse werk-
zaamheden. Na een tijdje merken organisaties dat
het niveau en de complexiteit van de verbeteringen
toeneemt. Medewerkers raken vertrouwd met con-
tinu verbeteren en durven steeds meer en steeds
complexere zaken op te pakken. Bij een bottom-up
aanpak van Lean verbeteringen zijn de eerste suc-
cessen dan ook al snel te zien.
Lean voor Facility Management (deel 2)
VIJF LEAN- PRINCIPES VOOR FM
LEAN
41
>>
5 LEAN-PRINCIPES Lean management bestaat uit een aantal eenvou-
dige principes die iedereen kan begrijpen, zie af-
beelding 1.
Principe 1. Identificeer waardeIn Lean wordt waarde altijd gedefinieerd vanuit
het standpunt van de klant. De klant is degene, en
de enige, die de waarde van de output van een pro-
ces bepaalt. Er zijn drie criteria waaraan een acti-
viteit moet voldoen wil het van toegevoegde waar-
de zijn. Klanten moeten bereid zijn voor een
activiteit te betalen. Daarnaast moet de activiteit
het product of de dienst op een of andere manier
transformeren en de activiteit moet voor de eerste
keer correct worden uitgevoerd.
Lean is niet het doel, maar slechts een middel om
de klant beter te bedienen. Bijvoorbeeld: veel keu-
ze bieden in de dienstverlening is niet per se van
toegevoegde waarde. Het kan zelfs tot keuzestress
leiden bij de klant. Het gevolg is een dienstenaan-
bod dat de klant niet herkent. Een helder produc-
ten- en dienstenoverzicht in lijn met de behoefte
van de klant draagt bij aan de toegevoegde waarde.
Principe 2. Bepaal de waardestroomEen organisatie moet de waardestroom van pro-
cessen in kaart brengen en verspillingen binnen
deze processen elimineren. Daarbij is het van be-
lang te herkennen welke activiteiten direct waarde
toevoegen voor de klant. Maar ook de activiteiten
te herkennen die geen directe waarde toevoegen
maar wel noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering.
Alles wat niet van toegevoegde waarde is in een
proces, noemen we verspillingen en kan geëlimi-
neerd worden. Bijvoorbeeld tussenpersonen die
een taak alleen maar doorzetten naar een andere
collega of afdeling, transformeren een activiteit
niet en zijn niet van toegevoegde waarde.
Principe 3. Creëer flowDe organisatie moet een ononderbroken doorstro-
ming (flow) van het product of de dienst creëren.
Dit wil niets anders zeggen dan ervoor zorgen dat
er nergens voorraden of wachttijden ontstaan. Het
proces is zo georganiseerd dat producten constant
in beweging blijven en nergens liggen te wachten,
maar voortdurend een waardetoevoegende bewer-
king ondergaan. Bijvoorbeeld bij fluctuaties in
aanbod zal de flexibiliteit in de organisatie ver-
groot moeten worden door medewerkers multi-
inzetbaar te maken of een flexibele schil van re-
sources te creëren.
Principe 4. Creëer pullDe organisatie moet overproductie voorkomen.
Doe wat door de klant wordt gevraagd en precies
op tijd. Dit heet pull en vraagt te denken vanuit
klantperspectief in plaats vanuit productiesche-
ma’s of teambezetting. Pull staat voor vraagge-
stuurd werken. De facilitaire organisatie moet
flexibel zijn en snel en soepel kunnen inspelen op
de steeds veranderende omgeving en vraag van de
klant. De facilitair medewerkers moeten openstaan
voor verandering. Met de geschetste stappen kan
dit gestructureerd worden opgepakt.
Principe 5. Streef naar perfectieDe organisatie moet een continue verbetercultuur
creëren. In een continu veranderende wereld ver-
anderen de wensen van de klanten mee. Daarop
moet de organisatie blijven anticiperen.
Afbeelding 1. Lean management bestaat uit 5 eenvoudige principes die
iedereen kan begrijpen.
> Lean is het minimaliseren van verspillingen en het maximali-seren van klantwaarde.
> Lean gaat niet over het inzetten van tools, maar is een manier van werken, ver-beteren, denken en zijn.
> Lean vind je overal waar ruimte is voor verbetering.
LEAN
LEAN OF LEAN SIX SIGMA?Lean is een filosofie en vooral een manier van
werken waarbij alles en iedereen in de onderne-
ming zich richt op het creëren van waarde in alle
processen en het elimineren van verspillingen.
Door de klant centraal te stellen creëer je maxi-
male toegevoegde waarde voor de klant. Dit resul-
teert in hogere klanttevredenheid en meer be-
trokkenheid van de medewerkers.
Met Lean en Lean Kaizen events kun je vrijwel
direct aan de slag en pak je het laaghangend fruit
aan. De basisprincipes van Lean zijn redelijk een-
voudig te begrijpen en is daarom niet direct een
technisch hoogstandje.
Lean Six Sigma voegt de principes van Lean en
Six Sigma samen. Lean Six Sigma is in de basis
gelijk aan Lean maar kent daarbovenop statisti-
sche methodieken en is gebaseerd op data en fei-
ten. Six Sigma is een manier om variatie in de
processen die de prestaties en de winsten het
meest beïnvloeden te ontdekken en te beheersen.
Hiervoor is meer en specifieke training nodig
voordat je ermee aan de slag kunt gaan.
RESPECT VOOR MENSEN Naast de vijf basisprincipes is respect voor men-
sen fundamenteel voor het slagen van Lean-
verbeteracties. Lean organisaties zijn lerende or-
ganisaties. Verbeteringen worden beloond. Lean is
iets dat iedereen kan begrijpen, iedereen kan doen
en waar iedereen van kan profiteren. Alles wat je
in een Lean organisatie doet, is uiteindelijk ge-
richt op het zo effectief mogelijk bedienen van de
klant. Het start met het weten wat de klant wil.
DENKEN IN MOGELIJKHEDENDenken in mogelijkheden is cruciaal om een or-
ganisatie te ontwikkelen naar een organisatie van
continu verbeteren. Dit lijkt simpel, maar is tegen
de natuur van de meeste mensen in. Mensen
staan niet te springen om te veranderen en hou-
den liever vast aan datgene wat ze al jaren doen.
Continu verbeteren is niet te bereiken zonder de
bestaande normen ter discussie te stellen en in
mogelijkheden te denken. <<
Bij elk van de vijf Lean-principes horen tools die
helpen de Lean-principes te bereiken. In het volgen-
de artikel (in Facto van december a.s.) komen de
Lean toolbox en visual management aan de orde.
Lean tree: met basis Lean is snel een verbetering te realiseren.
Brigitte de Haan-Ketelaars MBA, FM-professional en Peggy Cecilia Spong BSc, Lean Six Sigma Black Belt. Beide zijn trainers Lean Basic for FM bij Lean Facility Management uit Eindhoven.
SERIE VAN 4 ARTIKELENDit is het tweede deel in een serie van 4 artikelen over Lean en FM.De volgende onder-werpen staan nog op het programma:
- Facto 12, decem-ber: ‘De Lean tool-box voor FM en vi-sual management’
- Facto 1/2, januari/februari 2015:‘De Lean cultuur en verandermanage-ment; elke dag Lean’
43