Knowledge Management

Barış İştipliler 13 08 2898

Gamze Saba 13 08 2866

Sezin Kaya 13 09 332

21.05.2013

Bilgi Yönetimi Nedir?

• Bilgi yönetimi, rekabetçiliği artırmak için bilgiyiyaratma, bulma, elde etme ve harekete geçirmeyeyönelik stratejiler ve süreçler bütünü

• Organizasyonlardaki bilgileri sistemli bir şekildetoplayan, depolayan ve kullanılmasını sağlayan biryöntemdir denilebilir.

• Barutçugil(2002) bilgi yönetimi bir disiplin olarak tarifetmek ve bilgi yönetimi ile organizasyonel amaçlarındaha iyi bir şekilde elde edilebilmesi için bireylere,takımlara ve bütün organizasyona bilginin kolektif vesistematik olarak yaratılması, paylaşılması veuygulanması için olanaklar sağlandığını belirtmektedir.

21.05.2013

Bilgi Hiyerarşisi (D-I-K-W) (vebb)

• Bilgiyi kullanarak değer ve fark yaratmak

• Doğru, gerçeklendirilmiş, çerçevesi belirlenmiş

• İşe yarar düzenlenmiş veriler

• İstatistikler, infografikler

Bilgelik

Bilgi

Enformasyon

Veri

Bilginin Oluşum Süreci21.05.2013

Bilgi Varlıkları

PatentlerTelif HaklarıTicari MarkalarDökümanlar

• Çalışma Çözümleri• Web of Relationships• Uygulama Toplulukları• Tecrübe• Uzmanlık ve teorik bilgi• Database

Kodlanmış Bilgi Varlıkları (Yasal olarak sahip olunan)21.05.2013

Bilgi Yönetimi Fonksiyonları

– Örgütsel Yaratıcılığı Yönetmek

– Yeniliği Teşvik Etmek

– Motivasyonu sağlamak

– İletişimi güçlendirmek

– Örgütsel iklimi iyileştirmek

21.05.2013

Bilgi Türleri ve Bilgi Dönüşümü

• 1966’da Polanyi insan bilgisini iki kategoriyeayırmaktadır. Bunlar örtülü (tacit) bilgi ve açık(explicit) bilgi olarak adlandırılmıştır.

• Açık bilgi, kodlanmış, iletilebilir bilgiyi temsiletmektedir.

• Örtülü bilgi ise kişisel, biçimlendirilmesi, ifadeedilmesi ve iletilmesi güç bir bilgi türüdür.

• Örtülü ve açık bilgi birbirini tamamlamaktadırve etkileşim içindedirler.

21.05.2013

Bilgi Dönüşümünün 4 Modu

Socialization Externalization

Internalization Combination

Tacitknowledge(Örtülü Bilgi)

ExplicitKnowledge(Açık Bilgi)

Tacit knowledge Explicit knowledge (Örtülü Bilgi) (Açık Bilgi)

To

From

(Nonaka ve Takeuchi, 1995)Kaynak: Knowledge-Creating Company, p. 62.

1 + 1

3

(Sosyalleşme) (Dışsallaşma)

(İçselleşme) (Birleştirme)

21.05.2013

Socialization (Sosyalleşme): Örtülü Bilgi=>Örtülü Bilgi

• Örtülü olan bilginin örtülü biçimde paylaşılmasıdır.

• Bir, tecrübe paylaşım sürecidir.

ÖRN:Gözlem, taklit ve çalışma süreçlerini içeren, çırak ile ustanın ilişkisi

Externalization (Dışsallaşma) : Örtülü Bilgi => Açık Bilgi

• Örtülü bilginin açık kavramlara çevrilmesi olarak açıklanabilir

• Diyalog ve karşılıklı tepkiler önemli rol oynar.

ÖRN: Bir kimsenin örtülü bilgisini kelimeler, şekiller, modeller ve daha önce kullanılmış kalıplar kullanarak, açık bilgi biçiminde ifade etmesi

Internalization (İçselleşme) : Açık Bilgi => Örtülü Bilgi

• Açık bilginin örtülü bilgiye çevrilmesi işlemidir.

• Varolan açık bilgi (Paylaşılmış modeller ve teknik bilgi) kullanılarak öğrenmek.

ÖRN: Bir dökümanı takip ederek, herhangi bir aracı tamir etmek

Combination (Birleştirme): Açık Bilgi => Açık Bilgi

• Konseptleri, bir bilgi sistemine dönüştürme sürecidir.

• Mevcut bilgi ve enformasyonun tekrar düzenlenmesi olarak tanımlanabilir.

ÖRN: Belgelerle saklanmış iki adet toplantı kaydının, birleştirilerek paylaşılması

21.05.2013

KM Teknolojileri•Groupware (Grup Yazılımları)

•Veri Depolama ve Madenciliği Sistemleri

•Uzman Sistemler

•Kurumsal Kaynak Yazılımları

•Intranetler

•Elektronik Performans Destek Sistemleri

•CBT, WBT

•Problem/Çözüm Veridepoları

21.05.2013

Bilgi Yönetim Sistemleri

NEDEN BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİNE (BYS) İHTİYAÇ DUYULUR ?

• Bilgi yönetiminin organizasyon için amacı; bireysel ve toplu halde bulunan bilgi

birikiminin en etkili şekilde kullanımını sağlamaktır.

BYS YAPILANDIRMASI

• İhtiyaçların belirlenmesi

• Bilgi kaynaklarının belirlenmesi

• Bilgi ile ilgili kaynakların toplanması, oluşturulması veya ortadan kaldırılması

• Bilgi alma, uygulama, paylaşım

• Bilgi depolama

21.05.2013

Bilgi Yönetim Sistemleri

3. BYS SÜRECİ

-Bilgi keşfi ve algılama

-Bilgi organizasyonu ve değerlendirme

-Bilgi paylaşımı

-Bilginin yeniden kullanımı

-Bilginin yaratılması

-Bilgi edinimi

4. BYS STRATEJİLERİ

-Organizasyon yapıları

-Örgüt kültürü

-Bilgi saklama

-Öz yeterlilikler

-Dış bilgi ağı

21.05.2013

Bilgi Yönetim Sistemleri

KM TOOLS ( IT BASED )

-Groupware sistemleri

-Veri depolama, veri madenciliği

-Karar destek sistemleri

-İçerik yönetim sistemleri

-Doküman yönetim sistemleri

-Yapay zeka araçları

-Simulasyon araçları

-Semantik ağlar

KM RESOURCES (NON-IT BASED)

-Cross-functional proje ekipleri

-KM eğitim-öğretim

-Hikaye anlatma

-Mentorluk ( Akıl Hocalığı)

21.05.2013

Bilgi Yönetim SistemleriSistemin kurulum süreci iki aşamadan oluşur.

1 - Teknik proğramlama ve know-how ilişkisini tasarlama

2 – Örgütsel know-how ilişkisine dayalı bilgi birikimi akım kanalları oluşturma

Bunları yaparken;

-Yetersiz destek ( yönetimsel/teknik)

-Firmanın ihtiyaçlarını tam olarak anlayamama

-Her bir sistemin ; işlevlerini ve sınırlarını iyi tanımlayamama

-Örgütsel kabul eksikliği (uygun örgüt kültürü eksikliği)

-Örgütsel uyum eksikliği

-Yetersiz kalite önlemleri

-Bilgi dinamikleri ve transferi doğasında zorluk; anlayıl eksikliği (Örtük Bilgi )

-Ayrı bir bütçe eksikliği

21.05.2013

• Günde 1 milyon varilin üzerinde madeni yağ pompalıyor

• 18000 çalışan

• 150 ülke

• John Old

• Texaco’s knowledge guru

21.05.2013

Commerce Bank knowledge management system kullanarak yılda ortalama

1 milyon $ kazandığını soylüyor

21.05.2013

Richard Van Dyke Toronto kökenli hukuk şirketi; bu sistemi kullanmanın

beklediklerinden çok daha fazla esneklik kazandırdığını söylüyor.

21.05.2013

Örnek Vaka: Siemens AG

Faaliyet Alanı: Elektronik ve MühendislikMerkez: Munich, AlmanyaÇalışan Sayısı: 417.000

Yillik Satış :77,051 (MILYON US$ )Piyasa Değeri: 66,236 (MILYON US$)

1997’de KM süreci başlamadan önceki durum:

• Bilgi yönetim insiyatifi dağınıktı ve münferit olarak yürütülmekteydi.

• Piyasada büyümekte olan rekabetin baskısı, şirketi daha fazla dinamikleşmeye ve uzmanlaşmaya itiyordu.

21.05.2013

Stratejiler

• Bir bilgi şirketi olmak

• Bilgi üretimi ve paylaşımını genişletmek

• Bilgi güvenliği ve risk yönetiminde uzmanlaşmak

• İzole edilmiş(bireysel) bilgi yönetimi çözümlerinden kaçınmak

• Görünür ve yapısal bir bilgi yönetim sistemi ve bilgi kaynağı oluşturmak

• Takım çalışanlarının mobilizasyonunu sağlamak

21.05.2013

Hamleler• TOP+• Communities of Practice (CoPs)• NewsBoard• ShareNet

• Yeni roller ve pozisyonlar: Knowledge Management Office(KMO)Knowledge Management Board(KMB)Knowledge Management Council(KMC)

21.05.2013

Sonuçlar

• Müşteri odaklı ürün ve çözümler

• CoP ROI => 1/15

• Piyasa Değerinde Yükselme

• ShareNet in kullanımı sayesinde 122 milyon$ satış artışı

• “Most Admired Knowledge Enterprise”

(MAKE) (Teleos, Avrupa Çapında)

• USA, International Benchmark on KM: Siemens selected 1999-2002 as Best

21.05.2013

Örnek Vaka: British Petrol

Faaliyet Alanı: Enerji, KimyasalMerkez: Londra, İngiltereÇalışan Sayısı: 108,000 (100 ülke)

Yillik Satış :178,721 (MILYON US$ )Piyasa Değeri: 91,390 (MILYON US$)

Durum:

• BP 1990larda oldukça başarılı birleşme ve satın almalarla gücünü arttırdı.

• Günümüzde alternatif ve yenilenebilir enerji dışında özellikle solar enerjiye odaklanan BP gelişmeye devam ediyor.

• Kurumsal markalarının vurguladığı BP karakter birleşenleri, ilerici, yeşil, yenilikçi ve performans

21.05.2013

Stratejiler

1990ların ortasında BP coğrafi olarak birbirinden uzakmesafedeki sanal takımları teknoloji sayesinde bir arayagetirerek bilgi paylaşım stratejisi üzerinde yoğunlaştı.

• Sanal takımları kullanarak performans artışında radikal değişim sağlamak

• Organizasyon içerisindeki bilgi birikimi paylaşımını güçlendirmek

• İş süreçlerine bilgi birikimi paylaşımını adapte edebilmek

BP için, stratejilerin başarıyla uygulanması için bilgibirikimi paylaşımı ve işbirliği örgütte stratejik zorunlulukkonumundaki anahtardır.

21.05.2013

Hamleler• Projects Excellence,

• Operations Excellence (OE) Operations Value Process

• Common Operating Environment (COE) SQL

Yöneticiden teknik elemana kadar 1000 adet topluluk, 33000 izleyici

‘eClips’ : aktif tartışma platformu (%94 geri dönüş)

MS Outlook ve Web

“Most activities or tasks are not one time events whether it’s servingfuel at a service station or drilling a well -we do the same thingsrepeatedly. every time we do something again, we should do it better than the last” – Sir John Browne, BP CEO

Liderlik Senior Leadership & mid-level leadership

Örgüt Kültürü Birey odaklı, etkileşim ve örgütsel öğrenme

21.05.2013

Örnek Vaka: World Bank

• Faaliyet Alanı : Uluslararası Kredi Ve Danışmalık Hizmetleri

• Merkez : Washington DC, USA

• Çalışan Sayısı : 10,000

DURUM

• Dünya Bankası gelişmekte olan ülkelerde yaşam yoksulluğun azaltılması ve kalitesinin iyileştirilmesi küresel misyonunu yerine daha iyi getirmek için eşsiz geliştirme deneyimi bilgi üzerine çizme ve müşterileri ile paylaşma kabiliyetini geliştirmek istedi.

• Birçok kuruluş gibi, Dünya Bankası da güçlü bir bilgi tabanına sahipti, ama belgelerde yer alan bilgilerin hacmi ile ve insan bilgi alım kapasitesi paralel değildi.

• Dünya Bankası güvenilir akım kaynakları sağlayarak, içeriğindeki kalitesini sağlamak istedi.

• Bilgi yönetimi hareketi başarılı bir dizi projeyi de beraberinde getirdi.

21.05.2013

STRATEJİLER

• Dünya Bankası kuruluş çapında çalışan etkinliğini ve verimliliğini artırmak için bilgi yönetimi kullanmayı hedeflemiştir.

• ilk odak Dünya Bankası çalışanlarına bilgi kolayca ulaşılabilir hale gelmesi.

• İkinci olarak; bilgi dağıtımının dış müşterilere ve iş ortaklarına genişletilmiş olması böylece sürdürülebilir kalkınma için bir takas odası olarak kendini tanımlayan, kendi sistemine dahil olacak.

• Belirlenen 4 yöntem: Bilgi, kişisel düşünme, tartışma ve bilgi sentezi

21.05.2013

HAMLELER

• Dünya Bankası Başlangıçta bilgileri paylaşmak ve bilgi birikimi sağlamak için "uygulama toplulukları" tespit etti.

• Her departman, bir uzman dizini yaratma , bilgi yöneticisi yardım ve operasyonel kadrosu ile elektronik bülten panoları kurma ile görevlendirildi.

• Özel bilgi yönetimi personeli şirket çapında entegre bilgi yönetimi çerçevesi ve sınıflandırma sisteminin geliştirilmesi ve kurulmasını denetledi

• Dünya Bankası ilk bilgi yönetimi pilot programı uygulayıcısı oldu.

21.05.2013

SONUÇLAR

• Geliştirilmiş operasyonel etkinlik

• Daha hızlı çevrim süresi

• Daha kaliteli müşteri hizmetleri

• Müşteriler, iş ortakları ve paydaşlarla

geliştirilmiş ilişkiler

• Daha fazla memnun çalışan

21.05.2013

TEKNOLOJİLER

• Corporate intranet and extranet

• Collaboration tools

• Lotus Notes

• Help desk

• Fax/Faxback

21.05.2013

Teşekkürler..

21.05.2013

Kaynakça

• http://www.siemens.com/innovation/en/publikationen/publications_pof/pof_spring_2004/knowledge_articles/knowledge_management.htm

• http://www.trainmor-knowmore.eu/0D19CA5E.en.aspx

• “Öğrenen Organizasyonlarda Bilgi Yönetimi ve e-öğrenme”, Erman Yükseltürk, Recep Çakır

• http://www.kmbestpractices.com

• DUFFY J.,(2001),“Managing İntellectual Capital”,Information Management Journal, Prairie Village, Apr.

• LANG C.J (2001)”Managerial Concerns In Knowledge Management” Journal of Knowledge Management V.S. Number.1.

• NONAKA I,(1999), “Bilgi Yaratan Şirket”, Bilgi Yönetimi, MESS Yayınları, İstanbul

• SARIHAN H, İ,(1998), Teknoloji Yönetimi, Desnet Yayınları, İstanbul.

• YOZGAT U,(1998), Yönetim Bilişimi Sistemleri, Beta Basım Yayımı, İstanbul.

21.05.2013