Kebijakan penjualan & pembelian

PT. INDAH BAJAC KEBIJAKAN PENJUALAN &

PEMBELIAN

Tgl berlaku : 02 Mei 2011

Revisi : 0

No. Dok. KBJ/IB/001 Hal. : 1 Page 1 6/9/2015SUPERVISOR Page 1 6/9/2015 - 1 -

Dari : 10 - 1 - - 1 -

TERBITKAN DAN SYAHKAN OLEH DIREKSI

DIREKSI

( Ir. Andana Rubahyan S.H, Msc )


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 2 - - 2 -

KEBIJAKAN PENJUALAN

Credit Limit ( Batasan Kredit ) 1. Pemberian Credit Limit Per Customer

a. Kewenangan Pemberian Credit Limit maksimal oleh Sales Supervisor adalah sebesar Rp. 10.000.000 dengan persetujuan Finance Supervisor.

b. Kewenangan Pemberian Credit Limit maksimal oleh Branch Manager adalah sebesar Rp. 50.000.000 dengan persetujuan Finance supervisor.

c. Kewenangan Pemberian Credit Limit maksimal oleh General Manager adalah sebesar Rp. 150.000.000 dengan persetujuan Finance supervisor.

2. Syarat-syarat pemberian Kredit kepada Customer

a. Status tempat usaha dan atau tempat tinggal milik sendiri b. Alamat tempat tinggal jelas c. Status Pengelolaan usaha Jelas ( penanggungjawab Usaha ) d. Status Usaha / Perusahaan jelas(toko,UD,CV,PT, Koperasi dll

) e. Umur Usaha minimal 2 tahun f. Hasil Trade Checking minimal 3 nara sumber Bagus.

3. Menaikkan Credit Limit Per Customer Menaikan kredit limit dengan persetujuan pejabat sesuai kewenangannya & atas persetujuan Finance dengan tembusan kepada pejabat setingkat diatasnya.

4. Menurunkan Credit Limit Per Customer Menurunkan kredit limit dengan persetujuan pejabat sesuai kewenangannya & atas persetujuan Finance dengan tembusan kepada pejabat setingkat diatasnya.

5. Penghapusan Credit Limit Per Customer

Harus dengan persetujuan pejabat setingkat diatasnya dan telah disetujui Finance.


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 3 - - 3 -

6. Kredit limit Portofoli Cabang diajukan oleh GM dan

disetujui Direksi

Sales Order ( SO ) 1. Penerbitan SO

a. Setiap transaksi penjualan harus diterbitkan Formulir Sales Order.

b. Penerbitan SO harus ditandtangani oleh MR dan pejabat berwenang.

c. Tanggal pengiriman pada SO tidak boleh lebih dari 15 hari sejak tanggal penerbitan SO

2. Penerimaan SO ; SO dapat diterima / disyahkan / diproses apabila telah ditandatangani customer , ditandatangani salesman yang bersangkutan dan pejabat satu tingkat diatasnya serta telah masuk dalam daftar pelanggan.

3. Pembatalan SO

a. Kalaluarsa SO ; Batas waktu SO untuk dapat tidak dapat layani berumur maksimal lebih dari 15 Hari sejak tanggal SO diterbitkan.

Untuk SO yang belum terkirim seluruhnya ; Kadaluarsa karena ketentuan intern ; maka diterbitkan SO

baru secara intern dengan konfirmasi ulang ke Customer. Kadaluarsa karena Pengunduran pengiriman oleh

Customer ; maka diterbitkan SO baru dengan kondisi penjualan yang baru.

Untuk SO terkirim sebagian ; SO yang terkirim sebagian karena intern batas kadaluarsa

maksimal 30 hari ( sejak tanggal SO diterbitkan ) atas sisa SO yang belum terkirim, dengan konfirmasi ulang kepada Customer.


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 4 - - 4 -

SO yang terkirim sebagian karena permintaan Customer, maka sisa SO di statuskan sebagai pembatalan dari Customer.

b. Pembatalan dari Customer ; pembatalan SO oleh customer

harus ada konfirmasi pembatalan dari customer dan disetujui oleh pejabat setingkat diatasnya.

c. Pembatalan dari Sales Force ; Pembatalan SO oleh sales force harus disetujui oleh Branch manager.

4. Perubahan SO ; Perubahan SO harus dengan persetujuan Branch

Manager. Invoice / Faktur Penjualan. Penerbitan Invoice adalah dengan system satu SO ( Sales Order ) – Multi Invoice

TOP ( Term Of Payment ) 1. Term Of Payment dibagi menjadi 3 kondisi ;

a. Tunai : Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan pada saat penyerahan barang.

b. 14 Hari : Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan 14 hari dari tanggal penyerahan barang .

c. 30 Hari : Adalah pembayaran LUNAS yang dilakukan 30 hari dari tanggal penyerahan barang .

2. Alat pembayaran. a. Uang Tunai b. Cheque / Giro ; di bukukan sebagai pembayaran lunas apabila

dana sudah efektif / cair di bank. c. Transfer / KU ; di bukukan sebagai pembayaran lunas apabila

dana sudah efektif / cair di bank. 3. TOP lebih dari 30 hari harus mendapat persetujuan General Manager

atau Direksi.


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 5 - - 5 -

Overdue ( Lewat waktu Pembayaran ) 1. Batas maksimal Overdue untuk Tunai adalah 3 (tiga) hari sejak

tanggal jatuh tempo pembayaran. 2. Batas maksimal Overdue untuk 14 hari adalah 5 (lima) hari sejak

tanggal jatuh tempo pembayaran. 3. Batas maksimal Overdue untuk 30 hari adalah 7(tujuh) hari sejak

tanggal jatuh tempo pembayaran.

KEBIJAKAN PURCHASING PRODUK NON GROUP

1. Sourcing ( Sumber Perolehan Produk ) a. Local Sourcing ; Proses pengadaan barang yang dilakukan oleh

cabang setempat untuk kebutuhan cabang yang bersangkutan. b. Central Sourcing ; Proses pengadaan barang yang dilakukan

oleh salah satu cabang yang ditunjuk oleh KPO, atau kantor pusat untuk kebutuhan / kepentingan cabang – cabang lain dan melalui proses penetapan / penunjukan supplier oleh kantor pusat.

c. Pembelian melalui Cabang Lain ; Proses pengadaan barang yang dilakukan oleh cabang setempat atas pesanan cabang lain.

Kebijakan Penetapan Supplier ; a. Jenis Supplier ;

- Importir - Principal / Pabrikan - Distributor - Sub Distributor / StarOutlet - Grosir

b. Kelancaran Pasokan Barang ; c. TOP d. Credit Limit ; Supplier yang relative dapat memberikan Plafond

Credit yang menguntungkan di masa yang akan datang. e. Return ; Atas sourcing yang mengakibatkan kondisi bad stock

atau product yang tidak marketable, Supplier


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 6 - - 6 -

bertanggungjawab untuk dapat menerima / memperhitungkan kembali.

f. Minimal Pembelian ; Supplier bersedia memberikan kondisi harga kompetitif dengan quantity meningkat secara bertahap.

g. PKP/NON PKP ; Supplier bersedia memberikan harga jual dengan kondisi Non PKP.

2. Ketetapan Central Sourcing

a. Biaya ekspedisi dan biaya – biaya yang melekat sampai dengan barang diterima dicabang pemesan, menjadi beban biaya cabang pemesan / cabang penerima.

b. Target quantity cabang ditentukan oleh KPO c. Cabang yang ditunjuk sebagai Central Sourcing tidak boleh

melakukan MarkUp harga / mengambil margin.

3. Ketetapan pembelian melalui cabang lain. a. Biaya ekspedisi dan biaya – biaya yang melekat sampai dengan

barang diterima dicabang pemesan, menjadi beban biaya cabang pemesan / cabang penerima.

b. Cabang pelaksana pembelian tidak boleh melakukan MarkUp harga / mengambil margin.

4. PO ( Purchase Order )

a. Penerbitan ; - Setiap transaksi pembelian harus diterbitkan Order Purpose

List ( OPL ) yang ditandatangani oleh Head Departmen ( Dep Sales – Sales SPV, Dep WHS – Finance SPV, Dep Purchasing – Branch Manager ).

- OPL dapat diproses lebih lanjut setelah mendapat persetujuan ( ditantangani ) oleh Purchasing Spv & Branch Manager.

- Penerbitan PO harus berdasarkan OPL yang telah disyahkan. b. Pengesyahan ;

- PO syah apabila sudah ditandatangani oleh Purchasing SPV, Finance Spv dan Branch Manager.

c. Pembatalan ;


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 7 - - 7 -

- Kadaluarsa PO ; adalah 7 hari sejak tanggal delivery yang tercantum dalam PO.

- Untuk PO yang belum terkirim sebagian ; Atas sisa barang yang belum terkirim diberlakukan sebagai pembatalan PO sebagian.

- Pembatalan PO secara Intern harus mendapat persetujuan Branch Manager dan dikonfirmasikan ke Supplier dengan menerbitkan Surat Pembatalan PO.

d. Perubahan ; - Seluruh perubahan PO harus mendapat persetujuan Branch

Manager dan dikonfirmasikan ke Supplier dengan menerbitkan Surat Revisi PO.

e. Alamat Pengiriman ; adalah alamat kantor / cabang setempat, untuk Produk non Group.

5. Level Otorisasi

a. Pembelian Tunai Per PO - Branch manager s/d Rp. 5.000.000 per PO dengan

persetujuan Finance Spv - General Manager s/d Rp. 15.000.000 per PO dengan

persetujuan Finance Manager. - Diatas Rp. 15.000.000,- harus mendapat persetujuan Direksi.

b. Pembelian Kredit Per PO - Branch manager s/d Rp. 25.000.000,- per PO dengan

persetujuan Finance Spv. - General Manager s/d Rp. 50.000.000,- per PO dengan

persetujuan Finance Manager. - Diatas Rp. 50.000.000,- harus mendapat persetujuan Direksi.

6. Metode dan dasar Perhitungan Harga Pokok Penjualan ( HPP / COGS ) Harga Perolehan = A Biaya Penjualan = B .+ HPP/COGS = C

B = 1.5% x A C = A + B

Harga Perolehan = Harga Franco Biaya Penjualan = Biaya Distribusi, Biaya Insentif & Biaya Adm-Umum. ( Diajukan Oleh Branch Manager dan Disetujui Oleh General Manager )


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 8 - - 8 -

7. Gross Margin Di Persyaratkan – Acuan dasar pada harga jual R1 ( Retail Utama ).

a. Pembelian Tunai : 25,0% b. Pembelian Kredit 7 hari : 25,0% c. Pembelian Kredit 14 hari : 22,5% d. Pembelian Kredit 30 hari : 20,0% e. Pembelian Kredit diatas 30 hari : 15,0%

Note ; Gross Margin = Harga Jual – HPP/COGS

8. Level Otorisasi Gross Margin

a. Branch Manager 5% dibawah ketentuan no 7 b. General Manager 7% dibawah ketentuan no 7 c. Lebih dari 7% dibawah ketetntuan no 7 harus mendapat

persetujuan Direksi.

9. Penetapan Produk Item a. Penetapan ideal Stock Level ditetapkan oleh Branch Manager

cabang setempat. Rumus Perhitungan ; “ IDEAL STOCK = ( Lead Time X Perputaran Per Hari ) + Buffer Stock “

b. Penambahan dan Penghapusan Item Produk harus mendapat persetujuan General Manager.

c. Pertimbangan Pemilihan item produk - Efectifitas Penjualan/Distribusi - Gross Margin. - Sales Value. - Peranan Produk. - Financial Benefit. - Jenis Outlet Terbanyak.

10. Pengadaan Over Stock Stategis

a. Over Stock Strategis ( OSS ) adalah Pengadaan stock barang diatas level stock Ideal dengan tujuan memperoleh keuntungan dari fluktuasi harga atau tujuan strategis lainnya.


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 9 - - 9 -

b. Kewenangan : OSS diajukan oleh Branch Manager atau General Manager dengan persetujuan Direksi.

11. Penetapan Harga Jual ;

a. Price System ; Prici List menggunakan system One Price. b. Draf Price list dibuat dan diajukan oleh Purchasing Spv. c. Price List dibuat oleh Branch Manager setempat dan

disyahkan General Manager. d. Otorisasi Pemberian Diskon

Level Otorisasi SPV BM GM

Gross Margin : 26% + 4% 10% 15% Gross Margin : 15% - 25% 2% 5% 10% Gross Margin : 5% - 14% 0% 3% 0%

12. Perubahana Harga / Price Changes ( Perubahan Harga Price List ) ; seluruh perubahan harga di ajukan oleh Branch Manager dan di setujui oleh General manager. Tujuan Menaikkan harga / Markup

Penyesuaian harga ; Menaikan Gross Margin ; Tujuan Menurunkan Harga / Markdown Penyesuaian Harga Memenangkan Persaingan Memacu penjualan Produk Mengurangi tingkat persediaan


PEMBELIAN


Revisi : 0


Dari : 10 - 10 - - 10 -

13. Barter Definisi ; transaksi perolehan barang dengan system pertukaran barang. Tujuan Barter ; Pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan Persyaratan Barter

a. Kondisi harga dan TOP barang barter harus proposional dengan kondisi barang perusahaan.

b. Barter dengan pembayaran sebagian oleh perusahaan diperbolehkan maksimum 10% dari nilai transaksi.

c. Barang yg dibarterkan dibukukan sebagai Penjualan ( Penjualan oleh Management).

Kewenangan ; seluruh transaksi Barter diajukan oleh purchasing / Branch Manager dengan persetujuan General Manager.

DRAF COGS NGAWUR BOSS !

DASAR !

Business

Kebijakan penjualan & pembelian