Errores Comunes en la Gestión de Proyectos y Cómo Evitarlos

Por: Lic. Marlen Haayen – MBA, PMP. Socia Fundadora ITDC

Errores Comunes

GestiónOrganización

EjecutanteComunicación Alcance

Tiempo Recurso Riesgos

Errores de Gestión

•Elija un Gestor de Proyectos cuya experiencia, conocimiento y habilidad esté acorde con los requisitos del proyecto.

•Seleccione a un gestor de proyectos que combine los conocimientos técnicos y de gestión con el liderazgo, la negociación y comunicación fluída y honesta.

• En lugar de vigilar al equipo del proyecto, infórmeles desde el inicio el procedimiento de actualización, progreso del proyecto y que espera de ellos; cree un ambiente de confianza en todo momento.

•Identifique entre los interesados claves, su nivel de poder e influya de manera positiva en ellos para el logro de los objetivos del proyecto. Obtenga el respaldo de alguien a nivel superior e involúcrelo personalmente en el proyecto.

Seleccionar al PM con Inmediatez o Conocimientos

escasos en Gestión de Proyectos

Carencia de Habilidades Blandas

Uso de Microgestión

Falta de Conocimiento de

los Poderes

Errores ¿Cómo evitarlos?

Errores de la Alta Dirección

•Sensibilice a la organización con la cultura de proyectos, empodere al Gerente de Proyectos y logre el compromiso a todo nivel. No realice acciones que le quiten autoridad al Gerente de Proyectos.

•Establezca un Portafolio de Proyectos enfocados al logro de Objetivos Estratégicos y aplique un Método de Priorización de Proyectos para evitar varios proyectos abiertos al mismo tiempo.

• Evalúe periódicamente el comportamiento del proyecto y lo que está por venir, busque mejores formas de hacer el trabajo futuro. Escuche sugerencias a lo largo del camino y no se aferre estrictamente al plan inicial.

•Desarrolle el EDT/WBS en forma conjunta con el equipo. El PM deberá detectar el problema, su impacto, buscar posibles soluciones y alertar al cliente interno (y externo) si es necesario.

Errores ¿Cómo evitarlos?

Escaso Apoyo de la Organización

Ejecutante

Falta de Ejecución de Múltiple Proyectos

Falta de Flexibilidad

Objetivos Difusos

Errores en la Comunicación

•Gánese la confianza de los integrantes del equipo y cree sentido de pertenencia, para que informen cada vez que ven un posible problema venir. Fomente actividades de integración y escuche empáticamente. Elija un día y hora para reunirse cada semana que se adecue al equipo y aférrese a él, prográmelas con anticipación, para que todos se mantengan en la misma sintonía. Si empieza una nueva fase, informe a los nuevos integrantes.

•Establezca un formato de informe consensuado con los receptores… Elija el software de gestión de proyectos con lo que todos los miembros del equipo se sientan cómodos de usar, capacítelos en su uso y establezca el procedimiento de seguimiento de los proyectos.

Errores ¿Cómo evitarlos?

Retroalimentación a Todo el Equipo

No se informan adecuadamente los

avances

Errores en el Alcance

•Obtenga un profundo conocimiento del alcance del proyecto desarrollar el EDT/WBS con el equipo de proyecto. Divulgar desde el inicio el Procedimiento de Gestión de Cambios y la Configuración que deberán seguir todos los integrantes de Equipo del Proyecto.

•Cuando surja un posible cambio, siga el procedimiento establecido para asegurar los detalles pertinentes del cambio –posibles alternativas de solución, cuánto va a costar, por qué es necesario, su impacto al proyecto, niveles de autorización- antes de su aprobación.

Errores ¿Cómo evitarlos?

Cambios Frecuentes

Gestión Inadecuada para Aprobación y

Seguimiento de Cambios

Errores de Tiempo

•Utilice herramientas tecnológicas que permitan ver claramente las sobrecarga de trabajo y disponibilidad de recursos. Planificar el trabajo de los recursos a un 80% de capacidad, para contar con tiempo extra de contingencia en el proyecto. El 20% de contingencia deberá ser manejado exclusivamente por el Gerente de Proyectos. Después de finalizada una etapa, analice las causas de las variaciones en tiempo y haga los ajustes para planes de proyectos similares para el futuro.

•Incluya a los integrantes del equipo que realizarán las actividades, en las estimaciones iniciales, porque ellos son los que hacen el trabajo. Al equipo realizar las estimaciones, se obtendrá mayor entendimiento del trabajo a realizar, se fortalecerá el sentimiento de pertenencia y compromiso hacia el proyecto.

Errores ¿Cómo evitarlos?

Optimismo en las Estimaciones

No involucrar al equipo de proyecto en las estimaciones

iniciales

Errores de Tiempo

•Defina con anticipación el perfil de las personas que requiere el proyecto. Es importante que las personas posean habilidades de liderazgo, trabajo en equipo, comunicación y toma de decisiones; profundo conocimiento del negocio, la cultura de la organización y los procesos relacionados.

•Sensibilice a los integrantes del equipo en la importancia del proyecto y en los beneficios que recibirá tanto la organización como cada uno de los integrantes del equipo. Logre que sientan orgullo por formar parte del equipo y ejecuten las actividades de acuerdo a las fechas planeadas. En algunos casos, dependiendo de la envergadura del proyecto, cree una oficina propia del proyecto, para separar a las personas de la operativa normal del proyecto.

Errores ¿Cómo evitarlos?

No se involucró a la gente adecuada

Prioridad del proyecto vs operación

Errores de Riesgo

•Elabore un procedimiento de gestión de riesgos. Revise cada paquete de trabajo al inicio y analice los posibles problemas que se puedan presentar a futuro con sus impactos. Cada semana, al iniciar la reunión de revisión de avance del proyecto, revise los riesgos identificados al inicio y nuevos posibles problemas, impactos y soluciones, y anticípese, planee como responderá.

•Establezca Planes de Contingencia con fechas de entrega, ante cualquier situación que pueda detener el avance durante la fase final de Puesta en Producción y Cierre del Proyecto, y que pueda resolverse durante el período de garantía o post-producción.

Errores ¿Cómo evitarlos?

No se identificaron los riesgos

adecuadamente

Falta de Planes de Contingencia por

fallas o situaciones que puedan detener el cierre del proyecto

Conclusiones

Los errores y los problemas en los proyectos son inevitables. Es importante que cuente con una herramienta que le permita identificar la raíz del problema, busque alternativas de solución en equipo, analice sus ventajas y desventajas, seleccione la más conveniente y ejecute de manera proactiva su solución. No asuma, busque ayuda en su equipo y con los expertos.

Recuerde que el proyecto es el Jefe y todos debemos trabajar en función de él y para él, para el logro de los objetivos del proyecto.

Errar es de humanos, lo importante es apegarnos lo más posible al plan para evitar desviaciones y aprender de los errores. Documente las lecciones aprendidas y compártalas con su equipo y con el resto de la organización para aprendan de su experiencia.

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