ISO 19011 Internal Audit Workshop ver 01

مميزي داخلي سيستمهاي مديريت براساس

ISO 19011استاندارد تهيه و ارائه رضا سيف الهي

1389مرداد ماه

هدف

آموزش اصول مميزی، مديريت برنامه ھای مميزی، اجرای �مميزيھای سيستمھای مديريت کيفيت و محيط زيست و

راھنمائی در مورد شرايط احراز مميزين

2

:استانداردھای مرجع�

�ISO 9000:2000, Quality Management Systems- Fundamentals and Vocabulary

�ISO 14050:2002, Environmental Management - Vocabulary

Internal Audit Ver00

تعاريف و مفاهيم

مميزي�

فرآيند سيستماتيك، مستقل و مستند براي گردآوري شواهد مميزي و �ارزيابي هدفمند آن براي اينكه تا چه اندازه معيار مميزي برآورده شده

.است

معيار مميزي معيار مميزي �

مجموعه خط مشي ها، روشهاي اجرائي و نيازمنديها�

شواهد مميزي�

سوابق، واقعيتها و ساير اطالعات كه مرتبط با معيار مميزي بوده و قابل �

تصديق است

3Internal Audit Ver00


يافته هاي مميزي�

نتايج ارزيابي شواهد مميزي گردآوري شدهد در برابر معيار مميزي �

استنتاج مميزي �

برآمد مميزي، كه توسط تيم مميزي بعد از در نظر گرفتن اهداف � برآمد مميزي، كه توسط تيم مميزي بعد از در نظر گرفتن اهداف �مميزي و تمامي يافته هاي مميزي

مشتري مميزي�

سازمان يا شخصي كه درخواست يك مميزي را دارد �



مميزي شونده�

سازماني كه مميزي مي شود �

مميز �

فرد داراي شايستگي كه مميزي را انجام مي دهد� فرد داراي شايستگي كه مميزي را انجام مي دهد�

تيم مميزي�

يك يا چند مميز كه يك مميزي را انجام مي دهند و در صورت نياز با

كارشناسان فني حمايت مي شوند



كارشناس فني�

شخصي كه دانش يا تجربه مشخصي را به تيم مميزي ارائه مي كند �

برنامه مميزي �

مجموعه يك يا چند مميزي كه در يك محدوده زماني، كه با برنامه � مجموعه يك يا چند مميزي كه در يك محدوده زماني، كه با برنامه �ريزي شده به سمت يك هدف مشخص هدايت مي شود

طرح مميزي�

شرح فعاليتها و ترتيبات براي يك مميزي�



دامنه مميزي �

وسعت و مرزهاي مميزي�

شايستگي�

مشخصه هاي فردي نشان داده شده و توانائي هاي نشان داده شده براي � مشخصه هاي فردي نشان داده شده و توانائي هاي نشان داده شده براي �به كارگيري دانسته ها و مهارتها


مفاهيم و اصطالحات مربوط به مميزي

Auditمميزي

Auditeeمميزي شونده

Audit Programبرنامه مميزي

Audit Client

متقاضي مميزي

Audit Finding

يافته مميزيAudit Scope

دامنه مميزي

Audit Plan

طرح مميزي

8

Audit Evidence

شواهد مميزي

Audit Conclusion

استنتاج مميزي

Audit Teamتيم مميزي

Auditorمميز

Technical Expertكارشناس فني

Audit Criteriaمعيارهاي مميزي

Competenceشايستگي



)Correction(اصالح�

.اقدامي كه براي از بين بردن يك عدم انطباق تشخيص داده شده انجام مي شود

)Corrective Action(اقدام اصالحي�

يك عدم انطباق يا ساير شرايط نا مطلوب )ريشه(اقدامي كه براي از بين بردن علت

9

يك عدم انطباق يا ساير شرايط نا مطلوب )ريشه(اقدامي كه براي از بين بردن علت .تشخيص داده شده انجام مي شود

)Observation(مشاهدات�

اشكاالت يا عوامل بالقوه براي بوجود آمدن عدم انطباق كه در حين مميزي شواهدي .دال بر ايجاد عدم انطباق بدست نيامده و نيازمند بررسي بيشتر است

)Audit program(برنامه مميزي�

مجموعه يك يا چند مميزي در يك چارچوب زماني خاص كه براي منظور خاصي تهيه .شده است



)Non Conformity(عدم انطباق�

.عدم بر آورده سازي يك الزام يا خواسته

معموال براي نشان دادن درجه اهميت انها در حين مميزي از درجه بندي زير :استفاده مي شود

)Major-N.C(عدم انطباق اصلي -1

:عدم انطباق عمده در سيستم كيفيت يا اجراي آن شامل

10

:عدم انطباق عمده در سيستم كيفيت يا اجراي آن شامل

آنچه روي كيفيت محصول اثر جدي بگذارد�.فقدان هر يك از مستندات مطرح شده در استاندارد�

عدم اجراي كامل يكي از الزامات سيستم يا استاندارد�تعدد عدم انطباقهاي كوچك در يكي از الزامات سيستم يا استاندارد�)Minor-N.C(عدم انطباق جزئي - 2

عدم انطباق جزيي در سيستم كيفيت كه به تنهايي روي كيفيت محصول اثر .جدي ندارد و عموما لغزش منفرد در اجراي سيستم يا مستندات ان است


مميزي مفاهيم و اصطالحات مربوط به

:ياد آوريها

) Management Systems( وقتي نظام هاي مديريت �

كيفيت و زيست محيطي به طور توام مميزي شوند از آن به

.نام ميبرند)Combined audit(عنوان مميزي مركب

11

.نام ميبرند)(عنوان مميزي مركب

وقتي دو يا چند مميزي كننده باهمكاري يكديگر به مميزي يك�

,منفرد به صورت مشترك مي پردازند) auditee(مميزي شونده

.مي نامند) Joint audit(آنرا مميزي مشترك


اصول مميزي

.شود مي بندي شاخصه اصول از تعدادي بر تكيه با مميزي براي مطمئن و اثربخش ابزاري به را مميزي اصول اين

كه است مديريت كنترل و ها مشي خط از پشتيباني .كند مي تامين سازمان عملكرد بهبود براي الزم اطالعات

12

.كند مي تامين سازمان عملكرد بهبود براي الزم اطالعات كافي و متناسب گيري نتيجه نياز پيش اصول اين از پيروي

و مستقل بطور مميزين شود مي باعث و است مميزي از .بگيرند مشابه شرايط در را مشابهي نتايج جداگانه

:از عبارتند اصول اين


اصول مميزي

Ethical)اخالقي رفتار )الف Conduct)

بودن اي حرفه بنيان

براي آزادانه قضاوت و بودن، محرمانه يكپارچگي، اعتماد،

13

براي آزادانه قضاوت و بودن، محرمانه يكپارچگي، اعتماد،

.است ضروري مميزي


اصول مميزي

(Fair Presentation)جوانمردانه /ارائه عادالنه) ب

.دقيق و واقعي گزارش به بودن متعهد

مميزي؛ گزارشات و مميزي نتيجه مميزي، هاي يافته

14

مميزي؛ گزارشات و مميزي نتيجه مميزي، هاي يافته جدي موانع .كند منعكس دقيق و واقعي را مميزي فعاليتهاي

عقيده اختالف كه مواردي و آمده پيش مميزي حين در كه گزارش را باشد شوندگان مميزي و مميزين بين نشده حل

.كندInternal Audit Ver00

اصول مميزي

Due Professional)به كارگيري دقت حرفه اي ) ج

Care)

.مميزي در قضاوت و دقت كاربرد

15

به دقت دهند مي انجام كه كاري اهميت تناسب به مميزين آنها به ذينفع گروههاي و مميزي مشتريان و دهند مي خرج

.است مهمي عامل الزم شايستگي داشتن .كنند مي اعتماد


اصول مميزي

ساير اصول مربوط به مميزي كه در برگيرنده استقالل و سيستماتيك بودن

:است

(Independence)استقالل ) د

مميزي نتيجه بودن هدفمند و مميزي بودن طرف بي پايه

16

مميزي نتيجه بودن هدفمند و مميزي بودن طرف بي پايه .است

تعصب از و هستند مستقل مميزي مورد فعاليت از مميزين با مميزي حين در مميزين .ندارند منافع تضاد و دور به

شوند مطمئن تا كرده دنبال را مميزي اهداف هدفمند ذهني.است مميزي شواهد مبناي بر مميزي نتايج و ها يافته كه Internal Audit Ver00

اصول مميزي

(Evidence-based approach)رويكرد بر پايه شواهد ) ه

تكثير قابل و مطمئن نتايج به دستيابي براي مستدل روش .مميزي سيستماتيك فرآيند يك در

از هايي نمونه مبناي بر .است تصديق قابل مميزي شواهد

17

از هايي نمونه مبناي بر .است تصديق قابل مميزي شواهد مشخص منابع از مشخص زمان در كه است اطالعات .است شده برداشته


اصول مميزي

مي بندي شاخصه اصول از تعدادي بر تكيه با مميزي

و اثربخش ابزاري به را مميزي اصول اين .شود

كنترل و ها مشي خط از پشتيباني براي مطمئن

عملكرد بهبود براي الزم اطالعات كه است مديريت

18

عملكرد بهبود براي الزم اطالعات كه است مديريت

نياز پيش اصول اين از پيروي .كند مي تامين سازمان

باعث و است مميزي از كافي و متناسب گيري نتيجه

نتايج جداگانه و مستقل بطور مميزين شود مي

.بگيرند مشابه شرايط در را مشابهي


آشنايي بامميزي سيستم مديريت كيفيت-2بخش ISO 9001مبتني بر

در مميزي يك سيستم مديريت كيفيت مميزان به دنبال اثبات �انطباق با ترتيبات برنامه ريزي شده و همچنين اثر بخشي سيستم

در صورت .مديريت كيفيت طراحي شده و جاري در سازمان هستندپيدا شدن عدم انطباق بايدبر خطاي سيستم تمركز كرد و از فرصت

برخورد با خطا كار از طريق .هاي بهبود در همه ابعاد آن استفاده نمود

19

برخورد با خطا كار از طريق .هاي بهبود در همه ابعاد آن استفاده نمود.جريمه يا هر شكل ديگر آن با فلسفه مميزي مغايرت دارد

با توجه به توضيحات فوق جايگاه مميزي در چرخه PDCA كجاست؟


انواع مميزي- بخش سه

:به طور كلي سه نوع مميزي وجود دارد�

مميزي داخليمميزي شخص اول-1مميزي مشتريمميزي شخص دوم-2مميزي صدور گواهينامه يا ثبت سيستممميزي شخص ثالث-3

20

مميزي صدور گواهينامه يا ثبت سيستممميزي شخص ثالث-3

مميزي داخليمميزي شخص اول

:مفهوم

فرايند ها و روش هاي اجرايي و ساير ,مميزي كه سازمان از سيستم .مستندات خود به عمل مي آورد



:اهداف

:اطمينان از

تطابق سيستم مديريت كيفيت با ترتيبات برنامه ريزي شده نياز منديها ي اين �استاندارد بين المللي و نيازمنديهاي سيستم مديريت كيفيت منتشر شده توسط

سازمان

21

سازماناثر بخشي اجرا و نگهداري سيستم مديريت كيفيت�فراهم آوردن فرصت هايي براي بهبود و توسعه سيستم مديريت كيفيت�

مميزي داخلي مكانيزمي است براي پايش كيفيت و نظارت دايم مديريت بر سيستم مديريت كيفيت

:نيازمندي

. مي باشد ISO 9001:2000مميزي داخلي يكي از نياز منديهاي استاندارد

)استاندارد 8-2- 2بند (



مميزي مشتريمميزي شخص دوم�:مفهوم

.مميزي كه سازمان از عرضه كنندگان يا مشتري از سازمان به عمل مي آورد

22

عرضه كننده مشتريمحصولمحصول

عرضه كنندهمشتريمميزيمميزي

سازمان

سازمان


انواع مميزي- بخش سه:اهداف�

اطمينان مشتري از عملكرد مناسب سازمان�

اطمينان سازمان از عملكرد مناسب عرضه كننده�

انتخاب مناسب عرضه كننده در راستاي بهبود سيستم مديريت �كيفيت عرضه كننده

23

انتخاب مناسب عرضه كننده در راستاي بهبود سيستم مديريت كيفيت عرضه كننده

كمك به سازمان در راستاي بهبود سيستم مديريت كيفيت خود�

ايجاد ارتباطات سودمند متقابل بين مشتري و سازمان و سازمان و �.عرضه كننده


مميزي ثبت وصدور گواهينامهمميزي شخص ثالث�:مفهوم

,مميزي به وسيله يك سازمان كه از لحاظ تجاري و قراردادي مستقل از سازمان .عرضه كننده و مشتري مي باشد

به طور كلي مميزي كه به وسيله موسسه گواهي دهنده براي يك استاندارد سيستم


-.

24

به طور كلي مميزي كه به وسيله موسسه گواهي دهنده براي يك استاندارد سيستم .كيفيت انجام مي شود

:اهداف

مشخص كردن اينكه سيستم كيفيت يك سازمان در انطباق بايك استاندارد ويژه �مدون شده و به اجرا در آمده است

كمك به يك سازمان در راستاي بهبود سيستم كيفيت�ثبت سيستم و دريافت گواهينامه�بر آورده شدن نيازمنديهاي قانوني و مقرراتي�اطمينان خاطر مشتريان�

-.


استانداردهاي مميزي-بخش چهار

استاندارد مميزي كيفيت كه از آن استفاده �:مي گردد

25

:مي گردد

مميزي سيستم : ISO 19011:2002ايزو -يا مديريت زيست هاي مديريت كيفيت و.محيطي به صورت توام


مراحل مميزي -بخش پنج : انواع مميزي ها به كار ميرود مراحل زير براي تمام�

)planning(طرح ريزي - الف

)preparation(آماده سازي - ب

)Performance(اجراي مميزي در محل- پ

26

)(اجراي مميزي در محل- پ

– Reporting & follow(گزارش دهي و پيگيري - ت up(

:به عبارت ديگر

بر نامه ريزي و آماده سازي صحيح از اجراي نا مناسب .مميزي پيشگيري مي نمايد


مراحل مميزي -بخش پنج )Planning(طرح ريزي - الف

جدول طرح ريزي مميزي براي انواع مميزي -1مميزي هاي فوق العاده-2

)Preparation(آماده سازي -ب

به دست آوردن خالصه اي از اهداف و دامنه شمول مميزي. 1

27

)(آماده سازي -ب

به دست آوردن خالصه اي از اهداف و دامنه شمول مميزي. 1 تعيين تيم مميزي. 2 هماهنگي تيم مميزي. 3 مطالعه فرايند ها و مدارك مورد نياز با توجه به دامنه شمول مميزي. 4 گزارش دهي منتج از مطالعه فرايند ها و مدارك. 5 تهيه چك ليست مميزي. 6 تهيه برنامه زماني دقيق مميزي و اعالم به مميزي شونده. 7


مراحل مميزي -بخش پنج

)Audit performance(اجراي مميزي در محل -پ

جلسه افتتاحيه. 1 اهداف مميزي. 2 هدايت مميزي. 3 باز نگري مميزي . 4 جلسه اختتاميه. 5

28

باز نگري مميزي . 4 جلسه اختتاميه. 5

)Report & follow up(گزارش دهي و پيگيري -ت

تهيه گزارش مميزي. 1 اقدامات اصالحي. 2 پيگيري. 3 هاCARبستن.4



:audit planning )(طرح ريزي مميزي - الف

:در طرح ريزي هر نوع مميزي موارد زير بايد تعيين گردد

فواصل زماني و زمان بندي مميزي�

29

فواصل زماني و زمان بندي مميزي�

)شرايط مميزي(مسئوليت هاي مميزي �

معيار هاي مميزي�

دامنه شمول مميزي�

.طول زمان مميزي�



مميزي شخص ثالث مميزي شخص دوم مميزي شخص اول

از طريق توافق با درخواست كننده مميزي

با رعايت آيين نامه هاي شركت هاي

و UKAS, RABاعتباردهي مانند

غيره

بر اساس توافق بين عرضه كننده و مشتري بر حسب نيازهاي

قراردادي

بايد بر اساس وضعيت و اهميت - فعاليت ها تهيه گردد

بايد انعطاف پذيري در آن - وجود داشته باشد

فواصل زماني و زمان

بندي مميزي

حتما بايد يك مميز ارشد ثبت شده حضور -

داشته باشد

ساير اعضاي تيم مميزي توسط مميز ارشد -

مميزان ذيصالح باشند -

دانش فني الزم از حوزه مميزي - را دارا باشند

آموزش ديده باشند -

از فعاليت ھاي مورد مميزي مستقل باشند -

روش فني �زم از حوزه مميزي را دارا باشند -مسئوليتهاي مميزي

30

ساير اعضاي تيم مميزي توسط مميز ارشد -

.انتخاب ميگردد

دانش فني الزم از ضروريات صنعت مورد -

نظر بايد وجود داشته باشد

دانش فني الزم از حوزه مميزي - را دارا باشند

روش فني �زم از حوزه مميزي را دارا باشند -مسئوليتهاي مميزي

)شرايط مميزان(

استاندارد مورد نظر از جمله -

ISO9001:2000

قوانين و مقررات مرتبط به صنعت -مورد نظر

بر اساس قرارداد يا شرايط خود شامل همه يا بخشي از موارد ذكر شده در

مميزي شخص اول

فرايندها -: به طور مثال

دستورالعمل ها- روش هاي اجرايي -

فلو چارت ها -مشخصات فني -

استانداردها-اهداف و برنامه ها -

ساير موارد - ماتريس مسئوليتها -

معيارهاي مميزي

توسط در خواست كننده مميزي محصول ,فرايند(مشخص مي گردد

آدرس سايت و نام ,شامل خدمات)سازمان

معموال فعاليت هايي كه مستقيما بر كيفيت كاال يا خدمات تاثير مي گذارند

كه در قرارداد مشخص مي گردد

مجموعه فرايند هاي سازمان مرتبط به محصوالت

مجموعه بخش هاي سازمان با توجه به محل سايت سازمان

دامنه شمول مميزي

اين موضوع به ابعاد سازمان و ساير شرايط كه در هر مميزي

ممكن است متفاوت باشد بستگي دارد

اين موضوع وابسته به ابعاد - سازمان است

طول زمان مميزي جهت كم - شدن هزينه ها حداالمكان كم

باشد طول زمان مميزيInternal Audit Ver00


طرح ريزي مميزي - الف)خارج از برنامه(مميزي هاي فوق العاده -

:مميزي هاي فوق العاده در شرايط زير مي تواند طرح ريزي گردد

هنگام بروز يك نقص جدي يا رفع يك اشكال عمده جهت اطمينان از -اجراي موثر اقدامات اصالحي يا پيشگيرانه

31

هنگام بروز يك نقص جدي يا رفع يك اشكال عمده جهت اطمينان از -اجراي موثر اقدامات اصالحي يا پيشگيرانه

پس از تدوين و اجراي يك فرايند يا روش اجرايي جهت اطمينان از -اجراي موثر آن

تمرين مميزي براي مميزاني كه مطابق برنامه دوره هاي مميزي داخلي يا -سر مميزي را طي كرده اند

وجود اشكاالت متعدد در يك بند استاندارد يا يك بخش بخصوص كه -لزوم كوتاه تر كردن دوره هاي مميزي را به دنبال دارد

.ساير موارد به تشخيص نماينده مديريت يا شوراي باز نگري مديريت -Internal Audit Ver00


: audit preparation)(آماده سازي مميزي -ب

با (به دست آوردن خالصه اي از اهداف و دامنه شمول مميزي -�1):مراجعه جدول مرحله طرح ريزي مميزي

:مالحظات

در مميزي شخص اول بايد به اين نكته كه مميزي از نوع برنامه ريزي يا

32

:مالحظات

در مميزي شخص اول بايد به اين نكته كه مميزي از نوع برنامه ريزي يا �.فوق العاده است توجه نمود

در مميزي شخص دوم بايد به قرارداد بين عرضه كننده و سازمان يا �سازمان و مشتري مراجعه كرد

در مميزي شخص سوم بايد به اين نكته كه مميزي از نوع مميزي ثبت و �.صدور گواهينامه يا بازبيني دوره اي است توجه نمود

:توجه

براي آشنايي مميزان شخص دوم و شخص ثالث مناسب است كه يك .بازديد اوليه از سازمان به عمل آيد


مراحل مميزي -بخش پنجاعتبار و اعتماد به فرايند مميزي بستگي به شايستگي اشخاصي دارد كه مميزي را به اجرا مي

.آورند

:اين شايستگي ها عبارتند از

دانش و مهارت هاي كيفيتي

دانش و مها رت هاي عمومي

33

تجربه مميزي آموزش مميزي تجربه كاري تحصيالت

ويژگي هاي شخصي



تعيين تيم مميزي -�2:مسئوليت هاي مميزي

گانه مميزي 5مسئوليت ها و اختيارات در تمام مراحل ,بايد كليه وظايف�: مشخص گردد ولي به طور كلي مالحظات زير بايد مد نظر قرار گيرد

34

در هر تيم مميزي حتما بايد يك سر پرست مميزي وجود داشته باشد : 1مالحظه يك هدايت كننده (lead or senior auditor )در مميزي هاي شخص ثالث يك مميز ارشد : 2مالحظه

.وجود دارد (Technical Expert)يك متخصص فني (Team leader)مميزي

البته همه مسئوليت ها را يك مميز ميتواند به عهده بگيرد در ,در صورت نياز .صورتيكه صالحيت الزم براي هر سه نوع مسئوليت را دارا باشد



در مميزي هاي داخلي معموال هدايت كلي جريان : 3مالحظه و انتخاب تيم هاي . مميزي بعهده نماينده مديريت مي باشد

مميزي و تعيين سر پرست براي هر تيم مميزي را نيز او عهده . دار است

35

مميزي و تعيين سر پرست براي هر تيم مميزي را نيز او عهده . دار است

گاهي اوقات نماينده مديريت مي تواند يكي از افراد با سا بقه Team)در امر مميزي را نيز بعنوان هدايت كننده مميزي

Leader) بر گزيند.



هماهنگي تيم مميزي -�3

در اين مرحله مي بايست هماهنگي هاي الزم قبل از مميزي انجام :اين موارد به طور كلي شامل موارد زير ميشود. پذيرد

36

:اين موارد به طور كلي شامل موارد زير ميشود. پذيرد

انتظارات از مميزي و تشريح كامل دامنه شمول مميزي�

تشريح نكات مهم از جمله قوانين و مقررات مرتبط به سازمان مميزي �شونده

تقسيم كار�

هرگونه هماهنگي الزم قبل از مميزي�



در اين جلسه بسيار اهميت دارد كه به دو نكته زير توجه شود و :مسئوليت و نحوه بر خورد تشريح گردد

اختيار و روش اجرايي براي شروع نكردن مميزي در موارد -1مثال در ابتداي كار بدليل عدم ايمني و ) (aborting audit(خاص

37

مثال در ابتداي كار بدليل عدم ايمني و ) (aborting audit(خاص )غيره

اختيار و روش اجرايي براي خاتمه دادن به مميزي در موارد خاص-2 )stopping Audit) ( مثال به دليل داشتن عدم انطباق هاي كلي در).بسياري از موارد در ابتداي كار



مطالعه فرايند هاو مدارك مورد نياز با توجه به دامنه شمول مميزي - �4

:مالحظات

در اين مرحله مي بايستي كليه فرايند هاو مدارك مورد نياز در دسترس مميزان �مدارك ميبايستي آخرين ويرايش . قرار داده شود و مورد ارزيابي قرار گيرد

به اين مرحله اصطالحا بازنگري . جاري در سازمان باشد

38

به اين مرحله اصطالحا بازنگري . جاري در سازمان باشداين . مي گويند Desk studyيا ) Documentation Review(مدارك

:مدارك مي تواند شامل موارد زير شود



خط مشي كيفيت�اهداف و برنامه ريزي كيفيت�نظامنامه كيفيت�نقشه فرايندها/ فلوچارت�

39

نقشه فرايندها/ فلوچارت�مشخصات فني/استانداردها�داده ها و اطالعات مرتبط به مميزي شونده/شاخص هاي عملياتي�ماتريس مسئوليت ها�...دستورالعملهاو/طرح هاي كيفيت روشهاي اجرايي�

:توجه

هنگام مطالعه مستندات الزم است به گزارش مميزي هاي قبلي نيز جهت .پيگيري رجوع شود



: 1توجه �

محدود به مواردي است كه در desk studyدر مميزي شخص دوم .قرارداد ذكر شده است

40

.قرارداد ذكر شده است

:2توجه �

شامل مواردي است كه در desk studyدر مميزي شخص سوم مكتوب كردن ISO 9001:2000استاندارد مورد نظر به طور مثال

.آن اعالم شده است



تهيه چك ليست مميزي - �5

:تعريف

مجموعه سواالت مربوط به هريك ازبندهاي استانداردموردنظر ISO 9001:2000 يا مدارك مرتبط به سازمان مي باشد كه به منظور

41

مجموعه سواالت مربوط به هريك ازبندهاي استانداردموردنظر ISO 9001:2000 يا مدارك مرتبط به سازمان مي باشد كه به منظور

يادآوري پشتيباني و ثبت سوابق مميزي توسط مميزان تدوين مي گرددو در .حين مميزي به همراه آنان قرار دارد


مراحل مميزي -بخش پنجنوع مميزي

نوع چك ليست

مميزي شخص مميزي شخص دوممميزي شخص اولسوم

مراجع تهيه چك ليست

بر اساس معيارهاي - مميزي شخص اول

بر اساس معيارهاي - مميزي شخص دوم

بر اساس الزامات - استاندارد مورد نظر

42

مميزي شخص اول ليستشامل فرايند ها يا

روشهاي اجرايي وساير مدارك

مميزي شخص دوم شامل موارد درج شده

در قرارداد

استاندارد مورد نظر ISOاز جمله

9001:2000



:هدف و مزاياي تهيه چك ليست

حفظ آهنگ و تداوم مميزي�يادآوري شخصي و آماده سازي راهنما براي مميزي�

اطمينان نسبت به پوشش دادن كليه هدفهاي مميزي در هر

43

يادآوري شخصي و آماده سازي راهنما براي مميزياطمينان نسبت به پوشش دادن كليه هدفهاي مميزي در هر �

بخش به طور كاملحفظ سوابق براي مراجعات بعدي�كاهش استرس و فشار كار�

: 1توجه

.چك ليست ها توسط مميزان هر حوزه تهيه مي شود



:مالحظات براي تهيه چك ليست

براي (پرسشها از مستندات مربوطه يا فرايند مربوطه استخراج شوند�)مميزي شخص ثالث از بند هاي استاندارد مورد نظر استخراج گردند

44

)مميزي شخص ثالث از بند هاي استاندارد مورد نظر استخراج گردند

موضوع بررسي به وضوح در پرسشها بيان گردد�

كليه سواالت واضح و شفاف باشند�

مميز هنگام تهيه پرسشها خود را مخاطب قرار دهد�

مبتني بر چك ليست هاي قبلي باشد�



) :ادامه(مالحظات براي تهيه چك ليست

در پرسش ها شواهد عيني مورد نظر مورد اشاره واقع شوند�

توسط يك مرجع ذيصالح مورد باز نگري و تاييد قرار گيرد�

ترتيب سواالت به گونه اي باشد كه روندمنطقي و مناسبي را به مميزي اعمال

45

ترتيب سواالت به گونه اي باشد كه روندمنطقي و مناسبي را به مميزي اعمال �نمايد

پرسشها كليه دامنه مميزي را پوشش دهند�

:1توجه

. در مميزي هاي داخلي مرجع ذيصالح نماينده مديريت ميباشد

.جزييات يا پيچيدگي يك چك ليست بستگي به تجربه مميزان دارد



:سواالت را مي توان به دو صورت تنظيم كرد

Closed-end question سواالت با انتهاي بسته - الف

Open-end question سواالت با انتهاي باز - ب

براي . سواالت با انتهاي بسته سواالتي هستند كه پاسخ آن بله يا خير است�:مثال

46

براي . سواالت با انتهاي بسته سواالتي هستند كه پاسخ آن بله يا خير است:مثال

آيا خط مشي كيفيت به اطالع كاركنان رسيده است؟�آيا نظامنامه كيفيت توزيع شده است؟�آيا فرايندهاي اصلي شناسايي شده اند؟�آيا معيار هاي پذيرش تعيين شده اند؟�آيا مميزي داراي برنامه زماني مي با شد؟�آيا اقدامات اصالحي به موقع به انجام ميرسد؟�آيا از فنون آماري استفاده مي شود؟�


مراحل مميزي -بخش پنجسواالتي مشابه فوق به صورت بلي يا خير پاسخ داده مي شودو نمي

.تواند اطالعات زيادي را در اختيار مميز قرار دهد

قرار >>انتهاي باز <<سواالت با ,در مقابل اين نوع سواالت :براي مثال.دارد

چگونه فرايند هاي اصلي شناسايي شده اند؟و در چه مدرك يا مداركي �درج شده اند؟

47

درج شده اند؟چگونه از درك خط مشي كيفيت توسط كاركنان اطمينان حاصل مي �

شود؟چه مواردي در روشهاي اجرايي گنجانده شده است؟�معيارهاي پذيرش بر مبناي چه نكاتي تعيين شده اند؟ و چگونه از تامين �

آنها اطمينان حاصل مي شود؟چه نوع اطالعاتي با مشتريان مبادله مي شود؟�برنامه مميزي چگونه تنظيم مي شود؟و چگونه به اطالع مميز و مميزي �

شونده رسانده مي شود؟Internal Audit Ver00ارزيابي ادواري تامين كنندگان چگونه صورت مي گيرد؟�


موجب مي شود تا مميزي شونده توضيحاتي ارايه ,سواالت با انتهاي باز نمايد و مميز با گوش فرا دادن به آنها از فعاليت هاي جاري و تسلط مميزي

شونده بر اين فعاليت ها آگاه شده و مي تواند ارزيابي خود را با دقت .بيشتر و بر پايه يافته هاي مميزي انجام دهد

ارزيابي ادواري تامين <<براي مثال هنگامي كه سوال مي شود

48

ارزيابي ادواري تامين <<براي مثال هنگامي كه سوال مي شود چگونه صورت مي گيرد؟و مميزي شونده در اين مورد >>كنندگان

مميز مي تواند درك كند كه مفهوم و علت ارزيابي تامين ,توضيح مي دهدبراي اين ارزيابي معيار هايي تعيين شده است ,كنندگان درك شده است

ما بين اين معيارها از نظر اهميت تاثير گذاري بر كيفيت اولويت بندي بلكه عملكرد ,و به يك ارزيابي اكتفا نمي شود ,صورت گرفته است

تامين كنندگان به صورت مستمر يا ادواري تحت كنترل قرار دارد و در .واقع آنچه كه استاندارد الزام كرده است تامين مي شود



,بايستي از كلمات چرا >>انتهاي باز <<درهنگام تهيه سواالت با توصيه بر اين . براي چه و چگونه به دفعات استفاده كرد,چه هنگام,كجا

تجربه و مهارت الزم در هنگام ,است كه مميزان با آموزش و كسب دانشمميزي در واقع . تهيه سؤاالت بيشتر از اين نوع سؤاالت بهره بگيرند

.نوعي فرآيند است و تسلط در آن پاياني ندارد

معيار مميزي و ,دامنه ,به هر صورت مميزان همواره بايستي هدف

49

.نوعي فرآيند است و تسلط در آن پاياني ندارد

معيار مميزي و ,دامنه ,به هر صورت مميزان همواره بايستي هدف همچنين نحوه ارزيابي يافته هاي مميزي و گزارش دهي نتايج را بد قت

.مد نظر داشته باشند

موارد فوق براي مميزي از هر نوع سيستم مديريت از جمله مديريت مديريت زيست محيطي مديريت بهداشت و ايمني شغلي كاربرد ,كيفيت

.دارد



مثال از تهيه يك چك ليست

فرايند مورد مميزي

شواهد عينيOKCAROBSNAنيازمندي سواالترديف

50

نيازمندي سواالترديفاستاندارد

OKCAROBSNAشواهد عيني


كارگاه آموزشي�

تهيه چك ليست�



و اعالم به مميزي شونده)Itinerary(تهيه برنامه زماني دقيق مميزي-6:در برنامه مميزي موارد زير بايد مشخص گردد

فرايند هاي مميزي و در صورت وجود رو ش اجرايي مكتوب اعالم نام و كد �روش اجرايي

52

روش اجرايي:بندهايي كه مورد مميزي واقع ميشوند�

مكان مميزي/زمان بندي مميزي/ساعت مميزي/تاريخ مميزي�اسامي گروههاي مميزي به همراه سرپرستان مربوطه�اعالم نوع مميزي�

درمميزي داخلي اعالم اينكه مميزي از نوع برنامه ريزي شده است يا فوق ( )العاده


مراحل مميزي -بخش پنج:مالحظات

از مميزي شونده جهت اطمينان از مناسب بودن تاريخ و ساعات تعيين شده �اعالم نظر كنيد

در زمان بندي انعطاف پذيري داشته باشيد�

دقيقه حاشيه اطمينان براي شروع و خاتمه هر مرحله از كار در نظر 30تا �

53

دقيقه حاشيه اطمينان براي شروع و خاتمه هر مرحله از كار در نظر 30تا �بگيريد

.تعداد افراد در زمان مميزي حد اقل باشد�



)برنامه زمانبندي مميزي (�

54

)برنامه زمانبندي مميزي (



)Audit Performance(اجراي مميزي در محل -پ

Opening meeting) :(جلسه افتتاحيه -1

جلسه افتتاحيه اولين قدم در فرايند اجراي مميزي در محل است كه در .مميزي هاي شخص ثالث و شخص دوم به كار گرفته مي شود

55

.مميزي هاي شخص ثالث و شخص دوم به كار گرفته مي شود

:توجه

اگر چنين . در مميزي هاي داخلي جلسات افتتاحيه الزامي نمي باشد .جلسه اي بر گزار گردد ميزان اثر بخشي مميزي را افزايش ميدهد

:جلسات افتتاحيه معموال به داليل زير برگزار مي گردد

ايجاد ارتباطات مفيد بين مميزان و مميزي شوندگان و معرفي متقابل �ايجاد همكاري مفيد و موثر در طول مميزي�.تشريح جزييات مميزي و روش انجام مميزي�


بخش پنج- مراحل مميزي

:فهرست مواردي كه در جلسه افتتاحيه مطرح مي شود شامل موارد زير مي شود

)attendance list(مقدمه و معرفي متقابل اعضاي حاضر در جلسه�

اهداف مميزي بر اساس نوع استاندارد�)scope(دامنه شمول مميزي�

56

)scope(دامنه شمول مميزي�

desk studyبه گزارش مربو ط �

تشريح روش اجرايي مميزي و تاكيد بر نمونه �)method/sampling(برداري

تشريح انواع عدم انطباق ها و نحوه اولويت بندي �)nonconformance's/Classification(آنها

)Confidentiality(تضمين اينكه اطالعات محرمانه باقي مي ماند�



Time table /Itineraryتشريح چارچوب زماني مميزي وبرنامه مميزي �

مالحظات مربوط به بهداشت و ايمني مميزان�اتاق جلسه مميزان�)Guide escorts(تعيين همراهان مميزان�

)Closing meeting(اعالم كردن زمان جلسه پاياني�

57

)Closing meeting(اعالم كردن زمان جلسه پاياني�

تشريح ماهيت گزارشها و نحوه پيگيري آنها�.بازديد كلي از سايت ها�

:توجه

فهرست فوق معمولترين مواردي است كه در يك جلسه افتتاحيه مطرح مي شود ولي محدود به آن نيست و با توجه به شرايط مختلف مي تواند موضوعات

.ديگري نيز مطرح گردد



):Aims of The Audit(اهداف مميزي -�2

مميزي با اين اهداف بر گزار مي گردد تا اطمينان حاصل شود كه سيستم :كيفيت

وجود دارد و كامل است�به طور صحيح اجرا مي شود�

58

به طور صحيح اجرا مي شود�.اثر بخشي الزم را دارد�

براي نايل شدن به اهداف فوق الزم است اطالعاتي در موارد زير بدست :آوريم

پرسنل سازمان�فرايندها�مواد ,ابزار ها ,تجهيزات �.مستند سازي�



):Conducting The audit(هدايت مميزي -3

:ديدگاه مميزان بايد

(Positive)مثبت�)Constructive(سازنده �

.باشد (Professional)حرفه اي�

59

.باشد (Professional)حرفه اي�

:بنابر اين مميزان بايد سعي كنند

همكاري مميزي شوندگان را جلب كنند�.فضايي را براي وجود صداقت و راستگويي مميزي شوندگان ايجاد كنند�


مراحل مميزي -بخش پنجaudit evidence)(جمع آوري شواهد مميزي

براي جمع آوري . مميزان در حين مميزي بايد به گرد آوري شواهد بپردازند�شواهد مميزان بايد به چك ليست ها ي خود مراجعه نمايند و سوابق مربوطه را

.در آن ثبت نمايند

:شواهد مميزي شامل موارد زير مي شود

60

:شواهد مميزي شامل موارد زير مي شود

(Document & Record)مدارك و سوابق�

(Physical evidence)شواهد فيزيكي�

) (Environmental conditionشرايط محيطي�



:براي گرد آوري شواهد مميزي بايد موارد زير رعايت گردد

صبوري�جمع آوري (بررسي و تاييد صحت شواهد از جمله داده ها و اطالعات�

)شواهد عيني

61

)شواهد عيني

مقايسه داده ها و ارتباط آنها�بررسي فصل مشترك فرآيند ها و بخشها و در نظر گرفتن توالي امور�.رعايت برنامه زماني پيش بيني شده�

داده اي كه وجود يا : (object evidence)شواهد عيني: توجه شواهد عيني ممكن است از ميان .صحت چيزي را تاييد مي كند

.اندازه گيري آزمايش يا ساير ابزار ها بدست آيند ,مشاهده



مميزان بايد از تمام حواس خود در حين مميزي استفاده نمايند و پس ازبر قراري ارتباط اوليه .مناسب بر اساس شرايط و موقعيت مميزي شونده اقدام به اجراي مميزي نمايند

.بنابر اين مميزان ميتوانند از ابزار هاي زير براي مميزي استفاده نمايند

(Look)مشاهده كردن مؤثر (Listen)گوش دادن مؤثر (Ask)پرسيدن مؤثر

62

(Look)مشاهده كردن مؤثر (Listen)گوش دادن مؤثر (Ask)پرسيدن مؤثر

ژستها ,توجه به حاالت -سكوت و آرامش - زبان ساده كنترل و خونسردي متقابل نگاههاي شخصيت هاي- جمالت كوتاه ابراز اشتياق به گوش دادن حاضر در صحنه -پرسش هاي مستقيم

توجه به شرايط محيطي - حذف عوامل حواس پرتي - ) Open-ended(پرسش هاي باز مراجعه به چك ليست ها - تمركز و تماس چشمي - متانت و ادب

مراجعه به مدارك و سوابق-


مراحل مميزي -بخش پنج:تكنيك هاي پرسيدن مؤثر

جمع آوري اطالعات كافي و شواهد الزم براي تصميم گيري ,هدف از پرسيدن :است بنابر اين براي پرسيدن مي توان از شش كلمه زير به خوبي استفاده كرد

(How)چگونه � (Where)كجا �

(When)چه وقت �

63

(When)چه وقت �

(What)چه �

(Why)چرا �(Who)چه كسي �

هفتمين كمك ) Please show me(به من نشان دهيد "از جمله لطفا "ضمنا .مميزين است



-Open)هم به آن اشاره شد سواالت بايد باز "همان طوركه قبال ended) به همين منظور به . باشد تا جواب آن به صورت بلي يا خير نباشد تا مكالمه پايان يابد

:مثال هاي زير توجه فرماييد

:سواالت درست

چگونه دستگاه تنظيم مي شود؟/ چگونه اين كار انجام ميشود �سوابق خريد در كجا بايگاني مي شوند؟/ سوابق كجا نگهداري مي شوند�چه وقت از ادامه توليد جلوگيري ميشود؟/ چه وقت اين كار انجام مي شود�

64

چه وقت از ادامه توليد جلوگيري ميشود؟/ چه وقت اين كار انجام مي شود�بعد از خاموش كردن دستگاه در موارد /بعد از انجام اين كار چه اتفاقي مي افتد�

اضطراري چه اتفاقي مي افتد؟استفاده مي نماييد؟ BSچرا از استاندارد / چرا به اين شكل عمل مي گردد�چه كسي اجازه تاييد و ترخيص محصول را بعهده / چه كسي اين كار را انجام ميدهد�

دارد؟چه عملياتي براي تصفيه آب انجام مي / به من نشان دهيد چه كاري انجام مي دهيد�

دهيد؟سوابق مربوط به ارزيابي عرضه كنندگان را به من نشان دهيد؟�



بهتر است در انتهاي هر مبحث سؤاالت بسته پرسيده شود تا ضمن : 1توجه.جمع آوري شواهد مناسب باعث توقف مكرر گفتگو نگردد

گفتگو را به ,با طرح سؤاالت مناسب در طول گفتگو و بر حسب نياز : 2توجهمسير دلخواه هدايت نماييد

65

مسير دلخواه هدايت نماييد

:سؤاالت اشتباه

آيا شما براي شغلي كه داريد آموزش هاي الزم را ديده ايد؟�آْيا شما از استانداردهاي كاري استفاده ميكنيد؟�من ديدم كه شما سوابق كارهاي خود رادر كمد مخصوص در اتاق خود �

اين طور نيست؟ ,نگهداري مي كنيد


مراحل مميزي -بخش پنج:كنترل مميزي -

در مميزي نبايدبه حواشي پرداخته شود�)تعيين تكليف نشود(نبايد كسي مميزي را هدايت كند�

مميز نبايد در ديدن سوابق مدارك و ساير موارد مورد نياز محدود شود�نبايد فرض و پيش فرض در تصميم گيري مميز تاثير گذار باشد�مميز بايد بر جواب مميزي شونده تكيه كند�مميز بايد به موقع كارها را انجام دهد�

66

مميز بايد به موقع كارها را انجام دهد� ,چك ليست داشته باشد ,مستندات را خوانده باشد(مميز بايد آمادگي كامل داشته باشد�

)مقررات خاص صنعت را خوانده باشد و ساير موارد بنا به مورد

به دست مميزي شونده بيفتد) تندي و كندي(مميز بايد اجازه ندهد روند حركت مميزي �تا حد امكان بايد صحبت كردن مميز كم شود تا مميزي شونده وقت كافي براي پاسخگويي

داشته باشدمميز بايد فضايي را ايجاد كند كه از برداشت هاي نا درست پيشگيري به عمل آيد�سؤاالت مميز بايد بجا و واضح باشد�مميز بايد امكان تشكر و قدر داني از مميزي شونده و تشويق او را فراهم آورد�.مميز بايد مودب و آرام باشد�



:كنترل مميزي

مميز بايد بسياري از رخداد هاي ممكن را در مميزي پيش بيني كند و خود را براي برخورد :با چنين رخداد هايي آماده اين رخداد ها مي تواند شامل موارد زير شود

با مميزي شونده پرخاشگر رو به رو شود�با مميزي شونده آرام و سر به زير رو به رو شود�با غيبت مميزي شونده در زمان مميزي رو به رو شود�

67

با غيبت مميزي شونده در زمان مميزي رو به رو شود�با مفقود شدن مستندات رو به رو شود�با نمونه هاي از پيش آماده شده رو به رو شود�.با تهديد رو به رو شود�

:سؤال

هنگام برخورد باچنين رخدادهايي شما به عنوان يك مميز چه تصميم مي گيريد؟



:جواب

در هنگام برخورد با چنين وضعيت هايي مميز بايد دوستانه

68

در هنگام برخورد با چنين وضعيت هايي مميز بايد دوستانه )Fairly(, حرفه اي)Professionally(, و قاطع(Decisively)

.و در ذهن خود اهداف و مقاصد مميزي را فراموش نكند. عمل كند


مراحل مميزي -بخش پنج:باز نگري مميزي -�4

:جلسه باز نگري

زماني كه مميزي خاتمه مي يابد يا براي مميزي هايي كه بيشتر از يك روز به طول مي انجامد در پايان يك روز كاري الزم است جلسه اي بين تيم مميزي

:ترتيب داده شودكه در اين جلسه موارد زير مطرح شوند

مطالعه يادداشت ها يا تطبيق يادداشت هاي مختلف تيم مميزي �

69

مطالعه يادداشت ها يا تطبيق يادداشت هاي مختلف تيم مميزي �بازبيني چك ليست ها�(audit finding)فهرست كردن يافته هاي مميزي�و (non conformances )تصميم گيري روي عدم انطباق ها�(observation)مشاهدات �.CAR :Corrective Action Requestنوشتن �


مراحل مميزي -بخش پنج:يافته هاي مميزي

:يافته هاي مميزي شامل دو موضوع زير مي شود

,noncompliance)عدم انطباق� non conformity, non conformance).(observation)مشاهدات�

:تعريف عدم انطباق - يافته هاي مميزي

عدم انطباق . عدم انطباق به معناي عدم بر آورده شدن يك يا چند نيازمندي تعريف شده است:ممكن است هر يك از موارد زير باشد

70

:ممكن است هر يك از موارد زير باشد

ISO 9001:2000عدم بر آورده شدن نيازمندي هاي يك استاندارد مشخص مثال �عدم اجراي نظامنامه كيفيت روشهاي اجرايي يا ساير نيازمنديهاي مستند شده كه توسط �

.سازمان تعريف شده است

عدم اجراي فرايندهايي كه در سازمان تعريف شده و اجرا مي شوند ولي لزوما مكتوب نشده اند�قرارداد ها و غيره ,مقررات ,عدم بر آوردن نيازمنديهاي قانوني �.عدم اثر بخشي فعاليت ها فرايند هاي اجرا شده�



: Observation)(تعريف مشاهدات -يافته هاي مميزي

نكاتي (comments)يا توصيه ها (observation)مشاهدات هستند كه مميزان جهت بهبود كيفيت يا جلوگيري از بروز يك عدم

71

هستند كه مميزان جهت بهبود كيفيت يا جلوگيري از بروز يك عدم .انطباق بالقوه بيان مي كنند و به مميزي شوند ه اعالم مي نمايند

:توجه

در مميزي داخلي مشاهدات در واقع پيشنهادات مميزان براي اقدام جهت

.بهبود است



�Corrective Action Request (CAR)

�CAR فرمي است كه براي توضيح ,يا فرم در خواست اقدام اصالحي.و تشريح يك عدم انطباق و در خواست اقدام اصال حي به كار مي رود

فرم هاي درخواست اقدام اصالحي پس از بحث و بررسي دقيق در�

72

فرم هاي درخواست اقدام اصالحي پس از بحث و بررسي دقيق در�

Closing)جلسات بازنگري مميزي و قبل از جلسه اختتاميه

meeting) تهيه مي شود.

CAR)(موارد استفاده

(report non conformance)گزارش عدم انطباق�

براي مميزي هاي (Major or minor)نشان دادن نوع عدم انطباق �شخص ثالث و شخص دوم

ايجاد سوابق جهت پذيرش عدم انطباق توسط مميزي شونده�Internal Audit Ver00

بخش پنج- مراحل مميزي

در مميزي هاي شخص ثالث و شخص دوم معموال مميزتاييديه : توجه�در مميزي هاي داخلي . نماينده مديريت را روي فرم در يافت مي نمايد

مميزي (process owner)تاييديه از مسئول فرايند "معموال.شونده در يافت مي شود

73

.شونده در يافت مي شود

ايجاد سوابق مربوط به اقدامات اصالحي انجام شده براي ريشه يابي و �حذف علل عدم انطباق هاي بالفعل گزارش شده

ايجاد سوابق مربوط به پذيرش اقدامات اصالحي انجام شده و تاييد اثر �بخشي آن توسط مميز



:بايد حد اقل شامل موارد زير نيز بشود )CAR(محتواي

شماره ويرايش... / روش اجرايي و ,شماره فرايند�ISO 9001:2000شماره بند استاندارد مربوطه �

بخش مورد مميزي�.نام مميزان

74

بخش مورد مميزي.نام مميزان�

Finding)ياتهيه بيانيه يافته هاCARنحوه گزارش دهي عدم انطباق درفرم)statement

:براي تهيه بيانيه يافته ها بايد

قبل از نوشتن در جلسه بازنگري مميزي مي بايستي به طور دقيق تبادل نظر گردد�توافق تيم مميزي بايد جلب گردد�پيش نويسي از بيانيه يافته ها تهيه گردد�.ثبت گردد CARبيانيه يافته ها نهايي و در فرم �


مراحل مميزي -بخش پنج:يك بيانيه مختصر و مفيد بايد داراي محتواي زير باشد

ديد كلي يافته ها �توضيح در مورد آنچه كم است�مثال از شواهد عيني در مميزي�(Requirement)خالصه اي از نياز منديها�

:مثال

75

:مثال

برخي از . روش اجرايي اقدامات اصالحي به طور كامل به مورد اجرا در نمي آيد به طور مثال شكايت مربوط به .شكايات مشتريان بدون پاسخ باقي مانده است

در دفتر دبير خانه تضمين كيفيت ثبت شده 12/9/81در تاريخ (XX)شركت است ولي پاسخي مبني بر دريافت شكايت و همچنين انجام اقدامات اصالحي به

.مشتري داده نشده است

بايد در مورد همه شكايات پاسخ مناسب به (PR005)مطابق روش اجرايي .مشتري ارايه گردد


كارگاه آموزشي)اقدام اصالحي (

76

)اقدام اصالحي (


مراحل مميزي -بخش پنج: (Closing meeting)جلسه اختتاميه -�5

:جلسه اختتاميه آخرين مرحله در اجراي مميزي در محل است

ولي برگزاري . در مميزي هاي داخلي جلسه اختتاميه الزامي نمي باشد :1توجه�اين جلسات معموال به طور غير رسمي برگزار مي گردد و .آن بسيار مفيد است

.هدف آن ايجاد فرصتهاي بهبود در آينده است

در مميزي هاي شخص دوم اين جلسات به طور رسمي برگزار مي : 2توجه�.كه ميتواند نتيجه آن در قرارداد طرفين تاثير گذار باشد.گردد

77

در مميزي هاي شخص دوم اين جلسات به طور رسمي برگزار مي : 2توجه�.كه ميتواند نتيجه آن در قرارداد طرفين تاثير گذار باشد.گردد

در مميزي هاي شخص ثالث اين جلسات بطور كامال رسمي برگزار : 3توجه�عدم انطباق ها و (ميگردد و هر يك از مميزان گزارشي از يافته هاي خود

و نتيجه مميزي يا استنتاج مميزي . ايراد مي نمايند) مشاهدات�Audit conclusion) ( كه شامل توصيه يا عدم توصيه سازمان درخواست

كننده مميزي براي دريافت گواهينامه استاندارد مورد نظر است توسط تيم .مميزي اعالم مي گردد


مراحل مميزي -بخش پنجدستور جلسه اختتاميه

توزيع و تكميل فهرست حاضرين�توضيح مجدد اهداف و دامنه شمول�)در مميزي شخص ثالث اعالم توصيه شدن يا نشدن(اعالم نتيجه مميزي�

(Minor & Major)ها CARتوضيح در مورد �ها توسط مميزي شونده CARتوضيح در مورد نحوه تكميل �

در مميزي شخص ) ها CARدريافت تاييديه سازمان روي (گرفتن امضاي نماينده مديريت

78

ها توسط مميزي شونده توضيح در مورد نحوه تكميل در مميزي شخص ) ها CARدريافت تاييديه سازمان روي (گرفتن امضاي نماينده مديريت�

ثالثدر مميزي داخلي دريافت امضا مدير بخش ذيربط: توجه توضيح در مورد اهميت تكنيك هاي نمونه گيري در مميزي�(Observation)گزارش مشاهدات�تاكيد بر رازداري مميزين�توضيح در مور نحوه گزارش دهي مميزين و پيگيريهاي بعدي�)شخص ثالث(دريافت امضا برگه مميزي مميزان �

تشكر و قدرداني از مميزي شونده�)مميزي شخص ثالث(تبريك به سازمان در صورتي كه نياز باشد�



:توجه

فهرست فوق معمولترين مواردي است كه در يك جلسه اختتاميه مطرح ميشود

ولي محدود به آن نيست و با توجه به شرايط مختلف مي تواند موضوعات ديگري .نيز محدود گردد

79

ولي محدود به آن نيست و با توجه به شرايط مختلف مي تواند موضوعات ديگري .نيز محدود گردد



(Report& Follow up)گزارش دهي و پيگيري -ت :تهيه گزارش مميزي-�1

اين گزارش بايد . بعد از مميزي و جلسه اختتاميه يك گزارش مكتوب مي بايستي تهيه گردد شخص ,بسته به اينكه نوع مميزي داخلي . ساده باشد و همه موارد جلسه پاياني را در برگيرد

.دوم يا شخص سوم باشد موارد زير معموال در گزارش ديده شوند

نام سازمان �تاريخ و مكان و زمان مميزي

80

نام سازمان تاريخ و مكان و زمان مميزي�شماره مميزي�)ISO9001:2000به طور مثال(استاندارد مورد نظر�

...)نماينده مديريت و/ مدير عامل(فهرست افراد كليدي معرفي شده توسط سازمان �

فهرست اعضاي تيم مميزي�ها CARشرح �فهرست اعضاي شركت كننده در جلسه افتتاحيه و اختتاميه�بيانيه نتيجه مميزي�ضمايم�


مراحل مميزي -بخش پنجو جزو . در مميزي هاي داخلي اين گزارش براي مديريت تهيه مي گردد: توجه

ورودي هاي جلسات بازنگري مديريت مي باشد كه بهتر است موارد زير در آن :گنجانيده شود

نمودار فراواني عدم انطباق ها بر اساس فرآيند ها�

نمودار فراواني عدم انطباق ها بر اساس بند هاي استاندارد�

81

نمودار فراواني عدم انطباق ها بر اساس بند هاي استاندارد

نمودار فراواني عدم انطباق ها بر اساس واحد ها�

.تا اقدامات مقتضي در هر مورد انجام شود


بخش پنج- مراحل مميزي: (Corrective action)اقدامات اصالحي -�2

اقدام براي از بين بردن علت يك عدم انطباق بالفعل يا ساير شرايط نا : تعريف مطلوب ديگر

به معناي از بين بردن يك عدم انطباق بالفعل (Correction)اصالح : 1توجه .و تعريف آن با اقدام اصالحي متفاوت است. است

-2(كه مي توان از الزامات بند . انجام اين كار جزو وظايف مميزي شونده است �

سوابق اين بخش . براي انجام اين بخش مميزي استفاده نمود) 5-8

82

-2(كه مي توان از الزامات بند . انجام اين كار جزو وظايف مميزي شونده است �

سوابق اين بخش . براي انجام اين بخش مميزي استفاده نمود) 5-8.ثبت مي شود CAR از مميزي در فرم هاي

در مميزي هاي شخص ثالث و شخص دوم زمان انجام اقدامات اصالحي : 2توجه .توسط مميز اعالم و توسط نماينده مديريت به تاييد مي رسد

در مميزي هاي داخلي زمان اقدام اصالحي ميتواند به صورت توافقي : 3توجه اين موضوع به شرايط سازمان و ابعاد و . بين مميز و مميزي شونده تعيين شود

.بزرگي عدم انطباق بستگي دارد



پيگيري -�3:هدف

حصول اطمينان از اجرا و اثر بخشي اصالح تعيين شده�حصول اطمينان از اجرا و اثر بخشي اقدام اصالحي تعيين شده براي پيشگيري �

83

حصول اطمينان از اجرا و اثر بخشي اقدام اصالحي تعيين شده براي پيشگيري �.از تكرار

: 1توجه

ثبت مي CAR سوابق مربوط به تصديق فعاليت هاي اصالح واقدام اصالحي در .گردد

:2توجه

.پيگيري در مميزي هاي داخلي بعهده مميز ذيربط است



) :CAR)out-Closeبستن -�4

اقدام مربوط به تصديق و پذيرش اقدام اصالحي به وسيله مميز: تعريف Close – out نام دارد.

: 3توجه

84

: 3توجه

پرونده يك مميزي هنگامي بسته مي شود كه اجرا و اثر بخشي اقدامات .اصالحي مورد نظر براي بهبودسيستم مورد تاييد واقع شده باشد

: 4توجه

مورد ,و يا عدم تصديق اثر بخشي اقدامات اصالحي ,در صورت عدم اجرا جديد CARبعنوان يك يافته جديد مميزي تلقي مي گردد و براي آن يك

.صادر مي شود


بخش شش- رفتار مميزي

: 6سرفصل بخش �

خصوصيات مثبت مميزان١.

خصوصيات منفي مميزان٢.

بر قراري ارتباط مؤثر با مميزي شونده

85

خصوصيات منفي مميزان

بر قراري ارتباط مؤثر با مميزي شونده٣.

.اجتناب از برخي موارد در حين مميزي۴.


رفتار مميزي -بخش شش

:خصوصيات مثبت مميزان١.

پويايي و جويندگي�

شكيبايي�

خوب شنيدن�

توان كنترل فضاي مميزي

86

توان كنترل فضاي مميزي�

خوشرويي ,تواضع ,صميميت ,نزاكت ,متانت �

حرفه اي بودن�

حسن تدبير�

عالقه مندي�

صداقت و امانت داري�

وقت شناسي و نظم و ترتيب�Internal Audit Ver00


توان تشخيص و تحليل موقعيت هاي مختلف�

بي تعصب بودن�

جديت و پشتكار و قاطعيت�

توانايي برقراري ارتباط

87

جديت و پشتكار و قاطعيت

توانايي برقراري ارتباط�

خوش بيان و شمرده سخن گفتن�

عدم وحشت از انتقاد�

.كوتاه گويي و گزيده گويي�


رفتار مميزي - بخش شش

:خصوصيات منفي مميزان -�2

عدم انعطاف ,استبداد راي تند خويي و خشونت �نرمش بيش از حدساده لوحي �تملق گوييزود قضاوت كردن �

88

تملق گوييزود قضاوت كردن �عجول بودنبي نظمي �نا تواني در بر قراري ارتباطعدم تشخيص اولويت ها�سماجت و خرده گيريتنبلي و پشت ميز نشيني �پر مدعا بودنسهل انگاري و وقت گذراني �

.ترسو وكمرو بودننا وارد بودن �


بخش شش- رفتار مميزي

:برقراري ارتباط مؤثر مميز با مميزي شونده - �3

رعايت حريم افراد�حريم صميميت�حريم دوستي�حريم معاشرت�

89

حريم معاشرت�

برقراري ارتباط كالمي و غير كالمي مؤثر�جلب اعتماد�

معرفي خود بصورتي محترمانه�دست دادن�آرام و ساده سخن گفتن�مشتاقانه و با دقت گوش دادن�.تماس چشمي�

.مميزي شونده را شيفته شخصيت خود نماييد



مقايسه مميزي شونده با ديگران -4

بحث و جدل

عيب جويي و انتقاد

سوگند

90

سوگند

انجام امور شخصي

استعمال دخانيات

بذله گويي و شوخي خارج از حريم

طعنه و كنايه

.ناسزا گويي



اجراي مميزي�


با تشكر از توجه شما[email protected]

)٠٢١( ٢٢٢٧ ٣٠١۵و ) ٠٢١( ٢٢٢٧ ٣٠٠۴و ) ٠٢١( ٢٢٢٧ ٨۵۵٨: تلفن

Business

ISO 19011 Internal Audit Workshop ver 01