B L A U W D R U KR E S O U R C E

M A N A G E M E N T

Afstemmingvraag

enaanbod

Bewerkingstijden management

Account planning

JaarplanProject Portfolio

ManagementOperationele

systemen

Werkvoorraad / onderhanden werk

Vaststelling producten/diensten

Aanbod capaciteit per skill

Vraagper skill

Statistische Workload Forecasting

Service Level Management

Project/Programma Management

Beschikbare cap. vaste medewerkers

Flexpool en overige capac.maatregelen

Forecast beschikbaarheid

Training Planning

Skill Gap Analysis

Werving & Selectie plan

Externe inhuur capaciteit

Budget / formatieplan

HR administratie

Urenregistratie

Validity SkillsBekend verlof en

verzuim

Forecast onbekend verlof en verzuim

Vaste medewerkers

Planning Verloop

Indirecte tijd

Functiemix bepaling

MMO bewerkingstijden

Urenregistratie analyse

Statistische bepaling bewerkingstijden

Rapportages/KPI’s

% Adherence

BezettingsgraadProductiviteit /

efficiency

SL rapportages

Rapportage shrinkage

% indirecte tijdBetrouwbaarheid

beschikbaarheid cap

Betrouwbaarheid forecast

Adherence

Skill Management

Loonkosten model

Productiekosten

Activity Based Costing

Kostprijs transactie / project

Trainingskosten

Vraag planning (Demand Planning)

Project Portfolio Management: het beheren van alle lopende projecten en projectaanvragen.

Account Planning: bottum-up planning, vaak handmatig, van de vraag per account, regio of andere groepering.

Bewerkingstijden management: het vaststellen van de bewerkingstijden per activiteit. Dit kan op verschillende manieren gebeuren zoals statistisch op basis van de urenregistratie, door metingen uit te voeren of met behulp van multi-moment opnames (MMO).

Service Level (SL) Management: het SL management stelt de gewenste service levels vast in de vorm van x% van de activiteiten worden uit gevoerd binnen y tijd.

Naarmate de servicelevels hoger worden, stijgt de vraag naar capaciteit vaak exponentieel.

Vraag per skill: De capaciteitsvraag kan het beste per skill worden bepaald. Dit zorgt ervoor dat de kennisbehoefte bekend is en zorgt voor een eenvoudigere planning

Capaciteitsmanagement

Forecast beschikbaarheid: het voorspellen van de beschikbaarheid gebruikt een aantal bekende en onbekende variabelen. De bekende variabelen zijn de volgende (niet uitputtend):· het aantal contracturen (fte)· langdurig verzuim· vakanties en (onbetaald) verlof· training en projectinzet

Onbekende variabelen voor niet aanwezigheid en niet-productie zijn:· ziekteverzuim· niet bekende vakanties· verloop

De onbekende variabelen moeten worden voorspeld aan de hand van historische cijfers.

De netto voor productie beschikbare uren kunnen worden bepaald aan de hand van de bruto uren en het schillenmodel. Dit model pelt als het ware de verschillende onderdelen van de bruto uren af totdat de netto voor productie beschikbare uren overblijven.

Planning per account door accountmgr

Override per regio door regiomgr

Override per land door countrymgr

service level

vraa

g ca

pac

itei

t

60% 90%

Vraag planning (Demand Planning) Capaciteitsmanagement

0

10

20

30

40

50

60

70

j f m a m j j a s o n d

onbekend bekend resulterend

Bruto/netto model

FTE 1,0

Bruto uren 154,8

Ziekte 7,4 4,80%

Verlof 18,7 12,10%

Aanwezig 128,6

Indirect 44,6 34,70%

Netto 84,0

Financiën

Productiekosten: De directe productiekosten in arbeidsintensieve organisaties bestaan voor 85% uit personeelskosten. Budgetten worden afgeleid uit het jaarplan en de bijbehorende formatie uit de afstemming van vraag en aanbod.

Loonkostenmodel: De loonkosten worden afgeleid op basis van de HR gegevens zoals fte, salaris, periodieken en de logica voor berekening van de werkgeverslasten, pensioenen en overige kosten.

Activity Based Costing: De productiekosten kunnen worden verdeeld over de activiteiten met behulp van verdeelsleutels, zoals het aantal verwerkte eenheden of aantal productieuren. Dit leidt tot een (interne) kostprijs.

s

Binnen het planningsysteem ontstaat een verzameling gegevens over planning en werkelijkheid. Op basis hiervan kan een groot aantal key performance indicators (kpi) worden gedefinieerd die passen bij de doelstellingen van de organisatie.

Hieronder staat een aantal voorbeelden.

Financiën

KPI’s en rapportages

Skill Management: Vaardigheden spelen een centrale rol in capaciteitsplanning. De planning kan het beste worden gedaan op skill niveau. Hiervoor is inzicht nodig welke skills en skillniveau medewerkers hebben, nu en in de toekomst.

Validity Skills: Sommige skills hebben een beperkte houdbaarheid. Met andere woorden, de skill vervalt na een bepaalde tijd als er geen training wordt gevolgd. Een voorbeeld van zo’n skill is het BHV certificaat dat een 12 maanden geldigheid kent.

Gap Analysis: De behoefte aan skills en het aanbod aan skills kan op de langere termijn worden opgelost door het aanpassen van de werving & selectie, maar ook door specifieke trainingen te geven.

Capaciteitsmanagement

productiviteit = # verwerkt x bewerkingstijdbeschikbare tijd voor productie

-20,0%

-10,0%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

j f m a m j j a s o n d

Forecast Error

0,0%

20,0%

40,0%

60,0%

80,0%

100,0%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Productiviteit

norm werkelijk

0%

2%

4%

6%

8%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Ziekteverzuim

norm werkelijk

0%

50%

100%

150%

j f m a m j j a s o n d

Beschikbaar voor productie

beschikbaar indirect norm

Strategische beslissingen

Vaststelling producten/diensten: op strategisch niveau zal worden vastgesteld welke producten/diensten worden aangeboden. Deze beslissing wordt genomen op verschillende gronden waaronder de bruto marge van een product/dienst. Hierbij speelt de kostprijs van een product/dienst en de marktprijs een grote rol.

Functiemix bepaling: de vraag naar capaciteit door de tijd en de gewenste service niveaus bepalen de optimale functiemix tussen vaste capaciteit en duurdere flexibele capaciteit.

Operationele systemen

HR systeem: het HR systeem bevat de informatie over de medewerkers, het aantal fte, salarisgegevens en de organisatie-eenheid. Weinig HR systemen bevatten informatie over skills. Het planningsysteem zal altijd informatie moeten toevoegen aan de HR informatie. Het HR systeem heeft de situatie van nu, terwijl de planning de situatie in de toekomst moet hebben.

Urenregistratie: de werkelijke tijdsbesteding van medewerkers komt uit de urenregistratie. Vaak is het niveau van uren registreren lager dan de planning en zal er een vertaalslag gemaakt moeten worden naar het hogere niveau.

Operationele systemen: de operationele systemen bevatten de productieinformatie per medewerker. Deze informatie is benodigd voor onder meer de vraagprognose.

Strategische beslissingen Operationele systemen

directe kosten

marktprijs 1

marge

gealloceerde indirecte kosten

marktprijs 2

j f m a m j j a s o n d

vast flex vraag

Copyright © 2014 Anago – www.anago.nl

Werving & Selectie kosten

(Verwachte) Loonkosten