Girişimci gençlerin aklını başından alan iş: Etkinlik Yönetimi

14 Nisan 2015 4. Gediz Kariyer Günleri ©

Hakan Türkkuşu

Gençlerin aklını başından alan işETKİNLİK YÖNETİMİ

https://www.facebook.com/hakan.turkkusu

https://www.facebook.com/hakan.turkkusu

http://turkkusu.wordpress.com/

http://turkkusu.wordpress.com/

http://friendfeed.com/turkkusu

http://friendfeed.com/turkkusu

https://twitter.com/turkkusu

https://twitter.com/turkkusu

http://www.linkedin.com/profile/view?id=6945550

http://www.linkedin.com/profile/view?id=6945550

http://instagram.com/turkkusu

http://instagram.com/turkkusu

http://www.slideshare.net/turkkusu



YASAL UYARI

Bu doküman ile ortaya konulan proje ve içerdiği tüm fikri çalışmalar başta olmak üzere tema, açıklama, tasarım, faydalı model, yenilikçi yaklaşım, özel

çözüm, şema, kroki, sayısal veri ve bunlarla ilintili bütün çalışmaların hakları saklı olup, uluslararası yasalar ile korunmaktadır... Başta EMT olmak

üzere MiliMetre, NestNet, Associated Editors, Sanal Haber Merkezi, STH ve diğer bağlı girişimler adına tescil, patent, ticaret markası, hizmet markası,

telif hakkı, faydalı model ve/veya benzer diğer tasarruf yollarında ilgili belgeleri alınmış veya başvuruları yapılmış olabilir.

Her hakkı EMT şirketine ait olan bu özel çalışma; yazılı izin alınmaksızın kısmen ve/veya bütün olarak, elektronik ve/veya mekanik yöntemlerden

istifade edilerek kopyalanamaz, başkalarına dağıtılamaz, teşhir edilemez ve içeriği değiştirilemez! Bu çalışma, ancak ilgili marka ve/veya kuruluşun

yöneticileri arasında ve yüzyüze (P2P) olmak kaydı ile düzenlenecek toplantılarda kullanılabilir. Bu dokümanın içeriğini görmek, okumak, dinlemek

veya incelemek sureti ile ulusal ve uluslararası yasaların öngördüğü tüm kural ve koşulları, herhangi bir çekince olmaksızın, kabul etmiş olursunuz...

Bu dokümanda görüntülenen markanın isim, amblem ve/veya logosu ilgili kuruluşun mülkiyetinde ve/veya tasarrufunda olabilir.

©


Konferans: 2

etek boyu gibi olmalı,

dikkat çekmeli ancak

vaad ettiğini örtmeli!

tehlikeli

meydan okuyan

ateşli

cüretkar

kışkırtıcı

baştan çıkarıcı

dürtücü

zevkli

cilveli

hoş

ihtiyatlı

ağırbaşlı

4. Gediz Kariyer Günleri


Normal insan...Ortalama 70 yıl yaşar

- yaklaşık 30 yıl uykuda geçer

- 130 bin km yol yürür

- 90 milyon kelime konuşur

- 25 bin HP güç harcar

- 300 ton ağırlık kaldırır

- 2 yıl telefonda konuşur


Etkinlik yöneticisi...Daha az yaşar

- pek çok gece sabahlar

- daha fazla yürür hatta koşar

- daha fazla konuşur

- daha çok güç harcar

- çok daha fazla yük taşır

- günde 10-15 saat konuşabilir


Etkinlik Yönetimi nedir? 2


‘hedef kitle’ olarak bilinen ama

günümüzde “HEDEF BİREY”

olarak tanımlanan kişileri

biraraya getirmek için

en güvenilir ve işe yarayan

yöntem...

Etkinlik nedir? 2


.

Kapsamı: 2

EMBOK

Event

Management

Body

of

Knowledge

4. Gediz Kariyer Günleri


Her etkinliğin temelinde yatan ve üst yapısını biçimlendiren dinamikler:

Etkinlik tipleri: 3

- promosyonel

- ticari

- kutlama

- eğitim

- motivasyon

- eğlence

(edutainment = education &

entertainment)


Yaygın olarak kabul gören

gruplandırma tam olarak

hedefe odaklıdır...

- kurumsal (corporate)

- kişisel (private | special)

- kitlesel (massive | mass)

Genel gruplama: 3


Bu başlık altında;

- toplantılar | partiler | yönetim kurulu & komite | form kazanma

- seminer | konferans | panel

- basın toplantısı | medya buluşmaları

- iş yemekleri | başbaşa toplantılar

- takım oyunları | motivaston | seyahatler

- fuarlar | sergiler

- ürün lansmanları | hizmet tanıtımları

- açılışlar | başlangıçlar (inaugurations)

- ödül törenleri

- hissedarlar | paydaşlar

Kurumsal etkinlikler 4


Bu grup içinde:

- baby showers

- doğum kutlaması

- doğum günü partileri

- sünnet | bar mitzwah | kına

- mezuniyet törenleri | terfii kutlamaları

- düğün

- balayı

- yıldönümleri

- cenaze

- vb...

Kişisel etkinlikler 4


Bu başlık altında:

- partiler

- konserler

- festivaller

- oyunlar (games)

- yarışmalar (competitions)

- müsabakalar (races)

- karşılaşmalar (contests)

- meydan okumalar (challenges)

- mekan yönetimi (venue management)

- vb...

Kitlesel etkinlikler 4


“Sormaz ki bilsin,

sorsa bilir. Bilmez ki

sorsun, bilse sorar...”

anonim

Soru sormak... 2


Her ne kadar gazetecilik mesleği ile özdeşleştirilmiş olsa da işini iyi ve

doğru yapmak isteyen herkesin, her alanda benimsemesi gereken bir

metodolojidir...

- Ne

- Neden / Niçin

- Nerede

- Ne zaman

- Kim

- Nasıl

Doğru sorular: 5N1K 3


NE sorusuna vereceğiniz yanıt, kafanızdaki projenin etkinlik niteliğine

kavuşmasında belirleyici rol oynar;

- düşüncenizi / projenizi / kafanızda yarattığınız markayı tarif edin...

- biçimlenmeye başlayan ile olası müşterinin arasında bağlantı arayın

- bulduğunuz bağlantıları daha anlamlı ve etkili hale getirmeye çalışın

- diğer soruların (neden, nerede, ne zaman, kim) yanıtlarını düşünün

- fark yaratacak olan, NASIL sorusuna vereceğiniz yanıtta saklıdır...

(TEKRAR VE TEKRAR DÜŞÜNÜN, PLANLARINIZI GÖZDEN

GEÇİRİN, YAPILANI KONTROL EDİN VE HEYECAN DUYUN...)

Başarılı bir etkinlik için: 4


NEDEN bu sorunun yanıtı başarının

da anahtarıdır;

- kısa ve uzun dönem için yararları

sıralayın.

- kişisel ve profesyonel

düşüncelerinizi yazın...

- izleyici ve dinleyici ile destekci

neden olarada olmalı?

- işin doğru biçimde yürüyeceğine

inancınız tam mı?



NEREDE ve NE ZAMAN soruları projenin en önemli bileşenleridir;

- etkinlik alanı saha yönetimi her şeyin başı ve her şeyin sonudur

- yer ve zaman hakkında ilk izlenim

- ulaşım

- erişim (engellileri düşünün)

- çevre ve güvenlik

- barınma

- beslenme

- iklim (gün doğuşu ve gün batımı, ayın konumu)

- yasal konular,izinler, yerel düzenlemeler...



KİM sorusu katılımcılar kadar görevliler için de sorulmalıdır;


- Patron, Takım, Ekip, Görevli bu soruda kritik kavramlar...

- üçüncü partileri, tedarikçileri iş görenleri unutmayın

- STK ile diğer kar amacı gütmeyen yapıların yanı sıra

gönüllüler ile elde edilecek gücü yabana atmayın

- işin belkemiğini oluşturacak etkinlik şirketini de bir bütün

olarak değerlendirin...


Sıra geldi NASIL sorusuna...

Önceki sorular ile işin fark yaratacak boyutunda kişisel bilgi ve birikim

yerinden kıpırdatılmaz sanılan konular için KALDIRAÇ olacaktır...

Unutmayınız ki;

her ENGEL göründüğünden daha büyük hatta daha ağır olabilir

ama “nasıl” başardığınıza bakılmaksızın aşmanız beklenecektir...



profesyonelliğin yanı sıra

ZEKİ – SMART

çözümleriniz ile tanınacak

hatırlanacaksınız...

Hedefimiz SMART olmak 2


Profesyoneller görev aldıkları her etkinlikle sadeliğin en doğru için

temel güvence olduğunu bilir ve gözetirler. Gösteriş, yanılgıdır!

SIMPLEX VERI SIGILLUM

(doğruluk sadelik ile mühürlüdür | simplicity is the seal of truth)

- Specific (aspiration / innovation / uniqueness)

- Measurable

- Achievable | Attainable

- Realistic

- Time bound | Time related

S.M.A.R.T. 3


etkinlik yönetimi araç

SÜRMEK – DRIVE

gibidir, bazen yolda bazen

dağda bayırda gidersiniz!

Yöntem amaca uymalı 2


Profesyonellerin benimsediği bir başka yaklaşımda söz uçar, yazı kalır:

VERBA VOLANT, SCRIPTA MANENT

(söz uçar, yazı kalır | spoken words fly away, written words remain)

- Define the company & event objectives (yazarak hazırlanın)

- Research & develop the vision of the event (okuyup araştırın)

- Innovate & create a customized experience (hissedin ve yaşayın)

- Visualize the event step-by-step (kavrayın anlatmanın yolunu arayın)

- Execute the event with detailed precision & timing (tadını çıkarın)

D.R.I.V.E 3


ZAMAN

Olmazsa olmaz... 2


- Saniye

- Dakika

- Saat

- Gün

- Hafta

- Ay

- Üç aylık

- Mevsimsel

- Yıllık

- İki | Dört yıllık

- vb...

Zaman 3


MEKAN

Olmazsa olmaz... 2


Nerede sorusunu analım:

- dünya / dünya dışı

- kıta / ülke

şehir / bölge / semt

(adres, koordinat)

- iç mekan / dış alan

- herkese açık veya

kapalı gruba ait

- sanal (hızla büyüyen

bir alternatif)

Mekan: iç ve dış alanlar... 4


PROFİL

Olmazsa olmaz... 2


Hedeflenenler farklı karakterler taşır

- katılımcı / kullanıcı / tüketici

- çocuk / ergen / genç / yetişkin / yaşlı

- kadın / erkek / karma

- bedava / ücretli (bilet)

- öğrenci / mezun

- fiziksel sınırlar (asgari uzunluk, azami ağırlık, vb...)

- deneyimli / eğitimli

- varlık: bağış / açık artırma

- medyatik / kanaat önderi

Profil: izleyici, dinleyici... 4


3D

Etkinliğin 3 Boyutu 2


Bir boyut

Matematikte tek boyutlu nesneleri anlatmak için sadece uzunluk

kavramı yeterlidir.

Bu anlamda her şey bir nokta ile başlar ikincisi ile tamamlanır.

Elde ne var? 4


İki boyut

Bir adımn ileri gidip konuyu iki boyuta taşıdığımız zaman karşımıza

uzunluk & genişlik veya genişlik & yükseklik veya yükseklik &

uzunluk gibi yepyeni kavranmlar ile karşılaşırız. Konu biraz daha

karmaşıklaşır, alan hesapları devreye girer...

Bu platformda her şey çizgiler ile gelişir ve genişler.

Elde ne var? 4


Üç boyut

Üçüncü boyutun gündeme gelmesi ile en ve boy kavramlarına bir de

derinlik eklenir.

Artık alan hesapları geride kalır, yerini hacim hesaplarına bırakır...

Burada da her şey düzlemler ile anlamlanır ve biçimlenir.

Elde ne var? 4


Başarıyı tanımlamak için kullanılan matematik formülü!

Eğer “A” başarı ise,

formülü de:

A=X+Y+Z...

Başarının formülü &


Matematik ile gerçek yaşam arasında en önemli bağ kuran formül...

- “X” çalışmak,

- “Y” eğlenmek ve dinlenmek,

- “Z” ise lafına sahip olmaktır.

Tanımlar... &


Kim buldu bu formülü?

Çok akıllıca... &


Bütün zamanların en büyük dahisi

Albert Einstein


Üç-Boyutlu ortam tam anlamı ile içinde yaşadığımız evrenin fiziksel bir

benzeri olarak ele alınmalıdır.

Bu boyutlar uzunluk, genişlik ve derinlik (bazen de yükseklik) olarak

tanımlanır ve birbirlerine dik açı oluşturmaları ile karakterini kazanır...

3D için XYZ eksenleri 4


ABC = XYZ

Simulasyon: 2


3D = XZY 4

x = zaman

z = profil

y = mekan


3D = XZY 4

x1

xn


3D = XZY 4

y1 yn

x1

xn


3D = XZY 4

z1

zn

y1 yn

x1

xn


3D = XZY 4z1

zn

y1 yn

x1

xn


Evrende etkinlik: deryada damla 4


Etkinlik her zaman, her yerde... 4


İnsanlık tarihi artık

kazanılan savaşlar yerine

“gündem oluşturan”

etkinlikler ile yazılıyor!

Tarih... 2


Tarih yazdığımızı unutmayın!.. 4


ROO(Return On Objectives)

Rapor 2


HEDEF

hep “daha mükemmel” olmalı...

Mümkün mü?

ROO


Rapor 2

ROI(Return On Investment)


ROI 4

FAYDA

Bu hesaplama yapılırken her sektör ve hatta her iş kolu için farklı bir

yaklaşım gözetilmesi gerektiği göz önünde bulundurulmalı.

Bu değerlendirmede HERKES için geçerli TEK DOĞRU olmadığı

hatırlanmalı

ROI = KAZANÇ – MALİYET / MALİYET



PLANLAMA

Döngü 2


İyi bir plan için ne gerekir;

- dikkat

- bilgi

Başka neler olmalıdır;

- fikir ve konsept

- özel çözümler

- malzeme bilgisi

- hizmet kalitesi

Göz önünde bulundurulması gerekenler;

- kanunlar

- haklar, vb...

Etkinliğin planlanması... 4


OPERASYON

Döngü 2


Bir etkinlik yöneticisi

- baştan alalım,

- pardon olmadı,

- kusura bakmayın

gibi sözcüklere

profesyonel

yaşamında yer

veremez, bunları

kafasından silmek

zorundadır.

Çünkü bu işte asla

tekrar yoktur...

Hatasız ve kusursuz... 4


RAPORLAMA

Döngü 2


Kağıt işi bitmeden, hiç bir iş... 4


En iyi siz olun! 4Fark yaratın... 4


...

Etkinlik de tıpkı insan gibi

doğuyor, büyüyor ve bitiyor...


Etkinliğiniz, belki de SİZ... 4

a) eser b) hata c) sıradan d) hiç biri e) hepsi


Etkinlik Yönetimi Patenti...

US Patent Office # 5634016

Patent tarihi 27 Mayıs 1997

Onay tarihi 14 Nisan 1998

“Computer integrated system”

“transfer DB into graphic...”

Toplam sayfa 177

Toplam çizim 143

Farkındalık yaratanın alkışlandığı...


Hayallerimizden “ya başaramazsak” korkusu, daha da

kötüsü “ya başarırsak” endişesi ile uzaklaştık...

AMA ÖYLE OLMADI!!!

Event Management Team


EŞSİZ

HEYECAN VEREN

YENİLİKÇİ

Neler yaptık?


BAŞARDIK...

Spor ve müzik dışında, özel bir hedef kitleye yönelik diğer etkinlik ve

projeler söz konusu olduğunda; geride bıraktığımız 25 yılda...

- etkinliklerin de dahil olduğu 12 binden fazla çalışmada,

- farklı sektörlerden sayısı 1000’i aşan marka adına,

- pazarlama iletişiminden medya ilişkilerine uzanan bir yelpazede

hizmet sunduk, görev aldık ve yeri geldiğinde ülkemizi temsil ettik...

- Türkiye’de A’dan Z’ye tasarlanan ilk road show,

- New York Borsası’ndaki ilk Türk şirketinin Wall Street etkinliği,

- İstanbul’da festival altyapısı gözetilerek tamamlanan ilk proje:

Genel... 4


Türkiye’nin ‘en büyük’ festival ve açıkhava etkinlik alanı...

Kapasite;

- sahne alanı: ~1000 m2

- sahne önü: ~9000 m2

- chill out alanı: ~2000 m2

- kamp alanı: ~7500 çadır

- toplam alan: ~240 bin m2

İstanbul Festival Vadisi


European Media Encounter

SPEAK OUT AGAINST DISCRIMINATION kampanyası


BAŞARDIK...

Müzik söz konusu olduğunda yaklaşık 25 yıldır gerçekleştirdiğimiz

konser, festival ve yarışmalarda dünyanın en güçlü markaları ve

başta Avrupa Yayın Birliği (EBU) ile TRT gibi saygın kuruluşları için

çalıştık... Pek çok ilk’e imza attık...

- Sıradışı bir festival Outside the Box ve Welcome to Earth gösterisi

- Türkiye’nin evsahipliği yaptığı ilk-tek Eurovision Şarkı Yarışması

- Türkiye’nin en kapsamlı gençlik etkinliği olan Rock’n Coke

- Dünyanın en büyük müzik festivali kabul edilen Woodstock

- Türkiye’de en fazla katılımcı ile gerçekleştirilen Barışa Rock

- Levi’s için Türkiye’ninilk stadyum konseri

Müzik... 4


ROTU - Rhythm of the Universe

Welcome to Earth |Outside the Box


Eurovision Şarkı Yarışması

Türkiye’nin 2004 yılında evsahipliği yaptığı prodüksiyon...


Rock’n Coke

Türkiye’nin en büyük müzik festivali ve gençlik etkinliği...


Woodstock

45 yıllık tarihi ve yüzbinlerin ilgisi ile efsaneleşen festival...


BAŞARDIK...

Spor, özellikle günümüzde giderek geniş kitlelerin ilgi odağı haline

gelen doğa sporları söz konusu olduğunda da yaklaşık 25 yıldır

gerçekleştirdiğimiz özel etkinlikler ve projeler ile kendi alanında

dünyanın en güçlü markaları adına sorumluluklar üstlendik... Bu

alanda da Türkiye adına pek çok ilk’e imza attık...

- Camel Trophy uluslararası elemelerinde 2 kez üstüste evsahipliği

- İlk Formula 1 naklen yayını ve ardından gelen ilk F1 evsahipliği

- Türkiye’deki ilk Açıkdeniz sürat tekneleri yarışması Class 1

- Türkiye-Yunanistan arasında ilk Akdeniz Deniz Maratonu

- White Water Challenge ile ilk Kazak raft milli takımının seçimi...

Spor... 4


Camel Trophy International

Macera denildiğinde “akla ilk gelen” en sıradışı serüven...


Türkiye Off-Road Şampiyonası

Yıllardır F1’den fazla ilgi çeken motorsporları etkinliği...


Formula 1

Türkiye’nin ilk canlı yayını (1996) ve ilk evsahipliği (2005)


Class 1

Ülkelerin de desteklediği dünya off-shore şampiyonası...


Meis-Kaş Deniz Maratonu

Deniz kanocuları ve yüzücüler ile birlikte, bir başka ilk...

http://www.sanalhabermerkezi.com/Release/photos/050903 048.jpg













White Water Challenge

Koksu Nehri-Asya, Kazakistan’ın ilk raft milli takımının seçimi


ÇALIŞTIK

ARAŞTIRDIK

ÖĞRENDİK

Nasıl yaptık?


ARAŞTIRDIK, BİLGİYİ PAYLAŞARAK GÜÇLENDİK

Bilgi, her zaman önceliğimiz oldu...

IAAPA International Association of Amusement Parks & Attractions

IABC International Association of Business Communicators

ISES International Special Event Society

ISMP International Society of Meeting Planners

TEA Themed Entertainment Association

AMEC Association of Media Evaluation Companies

IPMA International Project Management Association

Network


ÖĞRENDİK, İNSAN SERMAYEMİZİ ARTTIRDIK

İnsan, en büyük yatırımımız oldu...

Bu yüzdendir ki Coach’larımız;

- mükemmel iletişimci,

- yenilikçi düşünen,

- sorunları çözen,

- kendine yeten,

- becerikli,

- esnek

oldular.

Coach


ÇALIŞTIK, HEM DE HİÇ DURMADAN ÇALIŞTIK

You dream, we achieve! Editorial Workshop

Experienced Coaches

Worldwide

Unlimited Software

Solutions

New Yorkİstanbul Mannheim Athens

Destination Management

TÜRSAB A-5608

Virtual NewsDesk / E-PR

Biz


Hakan Türkkuşu


Etkinlik Yöneticiniz:İLK & TEK KİTAP

Profesyonel yaşamda

çeyrek yüzyıl

geride kaldı...

Farklı sektörlerden

sayısı bini aşan

marka adına, 12

bini aşkın çalışma...

Akademik çevrelerde

Etkinlik Yönetimi

konusunda ilk ders

ve ilk kitap...


Unutmayınız ki... 4

Yaşamınız bir

prova değil,

tadını

çıkarmaya

bakın...


Erişim

WE SERVE WORLDWIDE

7 [email protected]

8 http://turkkusu.wordpress.com


https://istanbul.academia.edu/hakanturkkusu

+9 0532 215 44 37

41°03'58,34" K/N - 29°02'26,90" D/E

38°28'41,80" K/N - 27°04'07,00" D/E


ŞİMDİ SIRA SİZDE... J

ORULAR

EVAPLAR


kahve arası!