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OyM en la Gerencia de Procesos
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FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN y MÉTODOS
EN LA GERENCIA DE PROCESOS
¿Por qué OyM?
…un poco de historia: La Revolución Industrial
Procesos de fabricación
Procesos deadministración
Procesos de organización
© Hernán Rodrigo Alvarado
Ø CAMBIOØ PROCESOS Ø NORMAS Ø PROCEDIMIENTOSØ RECURSOS HUMANOS Ø TOMA DE DECISIONES
Sistemas de Información
ELEMENTOS CLAVES EN UNA ORGANIZACIÓN
© Hernán Rodrigo Alvarado
INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTOSSISTEMAS
© Hernán Rodrigo Alvarado
ProcedimientosSISTEMAS
Una situación común:
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Ø LA EMPRESA ESTÁ CONFORMADA POR SISTEMAS.
Ø LOS SISTEMAS MANUALES Y AUTOMATIZADOS, INTERACTÚAN.
Ø CUANDO UNO SE ALTERA, EL OTRO TAMBIEN ES AFECTADO.
Ø SE DEBE ESTUDIAR EL CONJUNTO COMO UN SOLO SISTEMA.
Enfoque de sistemas© Hernán Rodrigo Alvarado
estratégico
táctico
técnico
-Planifica-Control de Objetivos-Inspecciona Inversión
-Operar el sistema-Sistema rutinario-Control Operacional
-Control Gerencial-No opera el sistema
De la JERARQUÍA GERENCIAL TÍPICA a la INFORMACIONAL
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estratégico
administración
conocimiento
operativo
Director o administradoresde nivel superior
Gerentes o administradores mediosTrabajadores del conocimientoy la información
Gerentes operativos
De acuerdo al tipo de operación y decisión:
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AD
MIN
IST
RA
CIÓ
NP
RO
DU
CC
IÓN
VE
NT
AS
R.R
.H.H
.
procesos
¿Qué son los “silos funcionales” ?
© Hernán Rodrigo Alvarado
Es la división del trabajo de acuerdo
a las diferentes funciones de las
unidades administrativas
planificación
control
operaciones
operaciones
dirección
Orientación por áreas funcionales Orientación por procesos
Tradicional
Informacional
ord
enes
dat
os
info
rmac
ión
se comparte información
(Alfons Cornella, 1999)
Veamos estos modelos organizacionales:
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operaciones
dirección
Orientación por procesos
Informacional
info
rmac
ión
se comparte información
ORGANIZACIÓNY
MÉTODOS
Entonces…
© Hernán Rodrigo Alvarado
Tres situaciones que no ayudan a la gestión de OyM:
EN LA IMPLANTACIÓN DE SISTEMAS EN LAS EMPRESAS, NO SE CONSIDERAN LOS CAMBIOS OPERACIONALES QUE SE GENERARÁN.
LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS, LAS ORIENTAN SÓLO A LA PARTE MANUAL.
EXISTE UNA CONFUSIÓN GENERALIZADA (DIRECTORES, GERENTES Y PERSONAL) SOBRE EL ALCANCE DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.
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EXCESIVA TRAMITACIÓN
ROLES NO DEFINIDOS
INSUFICIENTE DELEGACIÓN DE FUNCIONES
DEFICIENCIAS ESTRUCTURALES
CARGAS DESIGUALMENTE DISTRIBUÍDAS
MUCHAS UNIDADES HACIENDO LO MISMO
¿Cuándo se justifica OyM?
Puede ser un signo de INOPERANCIA© Hernán Rodrigo Alvarado
• PÉRDIDA DE MATERIAL, TIEMPO, ENERGÍA
• DAÑO FRECUENTE DE LA MAQUINARIA• OPERACIONES “CUELLO DE BOTELLA”• TRANSPORTES LARGOS Y RIESGOSOS• CONDICIONES DE TRABAJO PELIGROSAS• ALTOS COSTOS DE OPERACIÓN• EXCESO DE HORAS EXTRAS
Algunos indicadores de inoperancia
© Hernán Rodrigo Alvarado
¿Cuál debería ser la función de OyM?
Ø ESTUDIO DE LA ESTRUCTURAØ ANÁLISIS DE FUNCIONESØ ANÁLISIS DE LOS PROCESOSØ ESTUDIO DE LOS PROCEDIMIENTOSØ DISEÑO DE FORMULARIOSØ REDACCIÓN DE MANUALESØ ORDENAMIENTO DE OFICINAS
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CONOCER LOS PROBLEMAS ORGANIZATIVOS,
ESTRUCTURALES O DE PROCEDIMIENTOS, QUE
SE GENERAN POR CAMBIOS O ADECUACIÓN DE
SISTEMAS FORMALES, PROPONIENDO
SOLUCIONES PARA MEJORAR LA EFICIENCIA DE
LA ORGANIZACIÓN.
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OyM:
EL “SÍNDROME” 80/20
¿LAS FUNCIONES ANTERIORES
O
MANEJO DE HERRAMIENTAS?
20% 80%
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HACER LAS COSAS ORDENADAMENTE
DEFINICIÓN DE RESPONSABLES Y ROLES
SIMPLIFICAR LOS PROCESOS
HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE
HACER LO IMPORTANTE NO LO URGENTE
MINIMIZAR EL ESFUERZO
SISTEMATIZACIÓN© Hernán Rodrigo Alvarado
APLICACIÓN DE DIFERENTES TÉCNICAS QUE PERMITAN UNA MEJOR DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO, ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABILIDADES Y DEFINICIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE LOS DIFERENTES ENTES ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Una definición:
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SISTEMA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
AUTOMATIZACIÓN
VERSUS
SISTEMATIZACIÓN
AUTOMATIZACIÓNACCIONES TENDENTES A PROCESAR
INFORMACIÓN EN FORMA COMPUTARIZADAUTILIZANDO UN SISTEMA INTEGRADO
SISTEMATIZACIÓNACCIONES TENDENTES A
PREPARAR A LA ORGANIZACIÓNDEL PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL
ADMINISTRATIVO Y CONTABLEPARA ADECUAR LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
A LA AUTOMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
- NORMAS: Reglas que definen el funcionamiento de la organización.- POLÍTICAS: Patrones de conducta que persiguen los diferentes objetivos de una organización.- FUNCIONES: Principales actividades de una organización. (Ventas, Inventario, etc.)- PROCESOS: Principales actividades por área.
Términos asociados:
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- ACTIVIDADES: Acciones que se realizan en cada proceso (sub-procesos).- TAREAS: Acciones físicas y mentales que se ejecutan para desarrollar una actividad. Es la mínima división en el trabajo administrativo.- PROCEDIMIENTOS: Conjunto de normas aplicadas y método utilizado para llevar a cabo una actividad.
Términos asociados:
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MANUALES
FORMULARIOSFLUJOGRAMAS
SISTEMATIZACIÓN
NORMAS
POLITICAS
PROCEDIMIENTOS
ACTIVIDADPROCESOTAREA
FUNCIONES
Elementos:
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ESENCIA DE O Y M:HACER LAS COSAS
CORRECTAMENTE CON EL MÍNIMO ESFUERZO
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