Expediting

L’Expeditinggestirlo in outsourcing

Ravenna 24 Marzo 2010

L’evoluzione nei progetti

La velocità con cui si rinnovano le tecnologie

può far sì che un impianto

diventi obsoleto ancor prima che venga completato

Pertanto

si tende a ridurre sempre più ai minimi termini

possibili i tempi per lo

sviluppo e la costruzione con date contrattuali e

termini di consegna

ridotti al minimo.

L’evoluzione nei progetti

Oramai i progetti sono sempre più difficili

da gestire per un Project Manager.

La difficoltà deriva dalla concomitanza di fattori

che interagendo tra loro, creano una

serie di problemi.

“Rischi nei progetti”

“Combinazione della frequenza o della probabilità dell’incorrenza

in specifici eventi di pericoloconnessi al progetto”

(Norma IEC 60300-3-9)

“Il rischio si riferisce alla possibilità che azioni umane o eventi ad esse collegati portino

a conseguenze che influenzanoaspetti o azioni di altre cose collegate

e con notevole importanza”(Klinke e Renn)

DEFINIZIONI

“Rischi nei progetti”

Di conseguenza la parola “Rischio”

comprende in sé un numero di

indesiderati pericoli/eventi che si

potrebbero verificare in seguito ad

un tipo di scelta.

Progetto

Ingegneria

Procurement

Costruzione

Montaggio

Collaudo

Consegna

EXPEDITING

Perché effettuare l’Expediting

L’effettuazione di Expediting aiuta a valutare i rischi

ed evita

di accorgersi troppo tardi

di un problema, quando

ormai le conseguenze sono

disastrose e talvolta irreparabili.


L’azione di Expediting è un processo continuo

che comincia con il piazzamento di un ordine e l’azione deve

assicurare la conclusione sia per la data di consegna

della merce/servizio che

per la documentazione relativa,

il tutto nel più breve tempo possibile.


L’Expediting deve essere effettuato

INDIPENDENTEMENTE

dalle Ispezioni

e dai Collaudi che devono essere svolti

per quella determinata fornitura.

“To Expedite”

Verbo inglese il cui significato letterale è:

Accelerare, facilitare, sbrigare, sollecitare

“To Expedite”

La traduzione letterale dall’inglese “to Expedite” porterebbealla parola “SOLLECITARE”, quindi “EXPEDITOR” sarebbe

tradotto in italiano come “colui che sollecita”.

Eseguire un Expediting su qualcosa significa:approfondire un argomento nei suoi dettagli e valutarne ogni

singolo punto (i pro ed i contro di qualsiasi cosa), al fine di ottimizzare, accelerare

e sollecitare l’evasione di un ordine.

“Expediting”

L’azione di Expediting è fondamentalmente quella di SORVEGLIANZA.

Però nel caso si manifestassero “problemi” l’Expeditordeve agire “aiutando” il fornitore nella gestione delle criticità.

Vari metodi di Expediting

• Desk/Telephone Expediting

• Field Expediting

• Full Time Monitoring

Azione di Expediting

L’azione di Expediting si svolge su tutte le FASI di gestione di un ordine

quali:

• Contrattuale

• Ingegneria

• Approvvigionamento

• Costruzione

• Collaudi

• Spedizione

• Documentazione


Partendo dal presupposto che ogni singolo

Item acquistato è importante

per la riuscita del progetto per eseguire

al meglio l’attività di Expediting,

diventa necessario classificare

gli ordini di acquisto

“Rischi”Esempio di classificazione degli ordini


Valore

€ 10.000

€ 9.000

€ 8.000

€ 7.000

€ 6.000 Medio Alto€ 5.000

€ 4.000

€ 3.000

€ 2.000

€ 1.000 Marginale Basso12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

Tempo di Consegna

“Rischi”Esempio di classificazione degli ordini


1

2

3

4

5 Medio Alto6

7

8

9

10 Marginale Basso12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1

AffidabilitàFornitore

Tempo di Consegna

La classificazione del rischio dell’Ordine ci permetterà

di definire la cadenza ed il metodo degli interventi.

Ad esempio:

•Rischio Alto:

•Rischio Marginale:

•Rischio Basso:

•Rischio Medio:

Monitoraggio mensile

Monitoraggio quindicinale

Monitoraggio settimanale

Monitoraggio giornaliero

Desk Expediting

Desk Expediting/Field Expediting

Field Expediting/Desk Expediting

Desk Expediting/Field Expediting/Full Time Monitoring

“Rischi”


Flusso Attività/Reporting

Desk Expediting

NO OK

Field Expediting

NO OK

Full Time Monitoring

Emissione ReportOnline (Web Manager)

Emissione ReportOnline (Web Manager)

Emissione ReportOnline (Order Manager e/o Web Manager)

Outsourcingdelle attività di Expediting

• Un’azienda non sempre ha la necessità di eseguire azioni di Expediting sui propri fornitori.

• Il carico di lavoro e il numero di progetti sono variabili


• Quando affidare a terzi le attività di Expediting?– Per una società che gestisce progetti è

importante avere Personale interno qualificato che svolge Expediting ma questo comporta costi fissi e variabili altamente significativi che in alcuni periodi o per lo svolgimento di alcune attività si possono dimostrare assolutamente NON economici per l’Azienda.


Per capire la scelta del grado di Outsourcing

è necessario analizzare

l’Attività e l’Efficienza


Bassa Alta

Livello Efficienza Interna attuale

Rile

vanz

a St

rate

gica

For

nitu

re

Internamenteo

TerziarizzareInternamente

TerziarizzareInternamente

oTerziarizzare

Alta

Bas

sa


Affidare a terzi le attività di Expediting ci consente sicuramente di avere:

• Personale Qualificato e Specializzato in più settori;

• Personale residente;

• Flessibilità del personale;

• Costo certo.

OrganizzazioneServizio

Visita diExpediting

Ispezione

Collaudo

Reporting

Servizio E.I.T. – Macro attività

DeskExpediting

Order Manager

Order Manager

Order Manager

29

Order Manager

Order ManagerVisualizzato dal Cliente

Order ManagerVisualizzato dal Cliente

Servizio E.I.T. – Macro attivitàOrganizzazione

Servizio

DeskExpediting

Ispezione

Collaudo

Reporting

Visita diExpediting

Work ManagerSoftware per la gestione delle risorse umane e assegnazione di compiti differenziati per commessa:

- Anagrafica Ispettori (informazioni curricolari);

- Gestione commesse (Inserimento di commessa associata

- Gestione orario (assegnamento o rilevamento del tempo impiegato da ogni risorsa umana per ogni singola commessa).

al Cliente con assegnazione di risorse umane alla commessa);

34

Dettagli personali sugli Ispettori, Clienti e FornitoriWork Manager

Work ManagerRegistro Ispettori

36

Work ManagerInserimento visite per Cliente, Commessa e Ordine di Lavoro

37

Work ManagerRiepilogo Visite per Cliente

Work ManagerRiepilogo visite per Cliente

39

Web Manager

OrganizzazioneServizio

DeskExpediting

Ispezione

Collaudo

Visita diExpediting

Reporting

Servizio E.I.T. – Macro attività

ReportingDopo ogni visita di E.I.T. viene emesso un Report con tutti i

dati riguardanti il fornitore, la fornitura, lo stato attuale, l’avanzamento, tutta la relativa documentazione e foto.

Il servizio di EXPEDITING è erogato da EQUA s.r.l.www.equasrlra.it

Le applicazioni web sono state sviluppate da ab studio s.r.l. www.abstudio.it

http://www.abstudio.it/�

Business

Expediting