Executive Audit Challenge Summer Series 2010

Executive Audit Challenge Summer-Series - Juni - Sep. 2010: 11 Städte in 3 Ländern -

Folie 1 Rudolf Kuhn, ProcessGold AG

Process Mining

Innovation im Prüfungsalltag der internen Revision

Referent: Rudolf Kuhn Vorstand ProcessGold AG



„Für die erfolgreiche Arbeit in der Internen Revision ist ein ausschlaggebender Punkt das Finden und Analysieren von nützlichen und verwertbaren Informationen in kurzer Zeit.“ (www.DIIR.de)


Wie finden und analysieren Sie verwertbare Informationen heute?

Stichproben Beobachtung Befragung

ungenau teuer zeitaufwändig

Herausforderung: Analyse digitaler Prozesse?

Lösungsalternative: Process Mining!

Walkthroughs



Effizienzsteigerung versus Risikominimierung


Ris

iko

hoch

niedrig

Opt

imie

rung

spot

enzi

al hoch

niedrig

Geschäftsvorfälle wenige viele


Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Prozessanalyse und –Revision .

Analyse und Überwachung von Prozessen anhand „digitaler Spuren“ aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...).

Typische Einsatzgebiete von Process Mining • Process Discovery „What is really happening?“ • Performance Analysis „Where are the the bottlenecks?“ • Compliance Check „Do we follow the rules?“ • Process Improvement „How to optimize this process?“ • Process Prediction „Will this case be late?“ 

Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Vorgehensweise: 100% Genauigkeit bei 70% Zeit- und Kosteneinsparung



Die Voraussetzungen für Process Mining sind gering und fast immer gegeben.

„Digitale Spuren“ bestehend aus: • Vorgangsnummer (Case ID) • Aktivitätskennzeichnung • Zeitstempel (Start und/oder Ende einer Aktivität) • Beliebige weitere Daten für vertiefende Analysen

Daten Design / KPIs werden zu



"Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen. Die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“

(Albert Einstein)



Life Demo Process Mining



Strukturierte Vorgehensweise liefert konkreten Nutzen bei geringen zeitlichen und finanziellen Investitionen.

Durchführung eines mindestens halbtägigen Workshops zwecks Festlegung und Kennenlernen des zu untersuchenden Prozesses, Definition von Fragen und gewünschter Erkenntnisse sowie Ableitung benötigter Daten. Teilnehmer des Klienten: Projektleiter, Prozessverantwortliche, IT-Spezialist

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Process Scan

Data Extraction

Process Mining

Process Review

Export der benötigten Daten aus den IT-Systemen durch den Klienten. Prüfung der Daten auf Eignung durch ProcessGold.

Umfassende Aufbereitung und Analyse der Daten mit Hinblick auf die gestellten Fragen und gewünschten Erkenntnisse durch ProcessGold.

Abstimmung der Ergebnisse mit dem Klienten und ggf. Verfeinerung oder Erweiterung der Analyse.

Text Process Findings Präsentation der Analyseergebnisse. Aufzeigen der gewonnenen Erkenntnisse sowie möglicher Probleme. Diskussion erfolgversprechender und kurzfristig umsetzbarer Maßnahmen. Festlegung der weiteren Schritte und möglicher Zusammenarbeit.



Straffer Zeitplan ermöglicht schnelle Ergebnisse.

Process Scan

Data Extraction

Process Mining

Process Review

Process Findings

Tage 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Inhalte

Dieser Zeitplan stellt Erfahrungswerte dar und bedeutet nicht, dass die einzelnen Aktivitäten in jedem Fall so lange dauern und dass es keine Pausen zwischen den Aktivitäten geben kann. Der genaue Zeitplan – insbesondere die Termine für ‚Process Review‘ und ‚Process Findings‘ – werden im ‚Process Scan‘ Workshop festgelegt.



Kosten für Implementierung und den laufenden Betrieb der internen Kontrollen

Wertbeitrag • Durch die verbesserte

Identifizierung der kritischen Fälle können Risiken kurz- bis mittelfristig reduziert werden

• Die Unterstützung durch Werkzeuge und die verbesserte Transparenz führt zu jederzeit aktuellen Ergebnissen und messbaren Stati

• Die automatisierte und wiederholbare Analyse reduziert manuelle Aufwände erheblich

Wirkt unmittelbar auf …

Kosten aus Falschbearbeitung

Kosten für Prüfung und Prozessanalyse



Fazit: Process Mining liefert einen hohen Wertbeitrag für die Revision.

• „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge.

Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen.“

(Volker Panreck, Abteilungsdirektor Audit Services / ING-DiBa)



ProcessGold AG Rudolf Kuhn Robert-Koch-Straße 116d Vorstand 65779 Kelkheim T: +49.178.8855528 www.processgold.de F: +49.178.998855528 www.twitter.com/processgold M: [email protected]

Go for Gold...

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!




Save the date: Audit Challenge 2011 Konferenzprogrammtage 28.-31. März 2011

Wachstumsfelder für die Interne Revision & Audit Decision - 28. März – Pre-Audit Challenge: Audit Executive Seminare - 29. März – ½ Konferenztag Audit Technology Innovation Arena - 29. März – ½ Konferenztag Audit Challenge Classic + Audit Innovation Awards - 30. März – Konferenztag Audit Challenge Wachstumsfelder für die Interne Revision - 31. März – Thementag Managing Fraud Investigation & Prevention - 01. April – Fraud Management Training

Weitere Detailinformationen zu Vorträgen und Referenten finden Sie unter: www.audit-challenge.de


Appendix



Hintergrund und Zielsetzung von Process Mining

• Process Mining als Begriff entstand aus der Kombination von Prozessanalyse und Data Mining.

• Data Mining Techniken sind mittlerweile üblich und weit verbreitet im Einsatz; sie zielen darauf ab, Geschäftsfälle anhand der Eintragungen in den Datenfeldern zu untersuchen und relevante Eintragungen zu identifizieren.

• Das Ziel der Prozessanalyse ist es hingegen, mittels geeigneter Werkzeuge die Abläufe der Bearbeitungsvorgänge in den Geschäftsprozessen zu untersuchen.

• Process Mining als Technik zielt darauf ab, in einer definierten Periode die Bearbeitungsvorgänge (einschließlich aller Varianten) der tatsächlich verarbeiteten Geschäftsfälle in zeitlich korrekter Abfolge darzustellen.

• Damit eignet sich diese Technik insbesondere, um neben dem eigentlichen Geschäftsprozess auch die Prozessvarianten zu finden, bei denen die Bearbeitung nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Regeln erfolgt ist.



Gartner ist von Process Mining überzeugt.

• „We think automated process discovery is a tool worth considering if you want to really understand the dynamics of business processes and want to improve the quality of your process models.“

• "The technique of process mining is so strong that you don’t even have to specify a process model; it is created from a greenfield by the pattern recognition.“



Weitere Informationen online verfügbar:

• Unsere Präsentationen und Whitepaper http://www.slideshare.net/ProcessGold

• Screenshots http://www.processgold.de/?page_id=360

• Animation Process http://www.processgold.de/Download/Animation_Process.swf

• Animation Social Network http://www.processgold.de/Download/Animation_Social_Network.swf

• Twitter http://www.twitter.com/processgold


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