E-mail Tips by 沾沾 / James Wang

讓⼈人⼜又愛⼜又恨的存在......

1. 寫作注意事項2. 使⽤用禮儀3. 使⽤用技巧4. 操作上的 Tips

寫作注意事項

1. 最先加⼊入附加檔案

Do’s

- 因為這是最容易忘記的

2. 最後再去填寫收件者

Do’s

- 避免未完成就寄出信件

3. 主旨勤練⼀一⾏行⼒力

Do’s

「時間點＋動詞 與 事件」

X「重要提醒！國泰林先⽣生來電」 ○「國泰林先⽣生，請你下午4點以前回電

Do’s

4. 附件檔案名⽤用時間標⽰示＋主題標⽰示清楚

Do’s

X「「企劃書更新版」「最後修改版」「2.0版」 ○「企劃書1025更新」

5. 內⽂文要簡潔有⼒力 - 條列式佳

Do’s

「⼈人事時地物」

Do’s

1. 最先加⼊入附加檔案 2. 最後再去填寫收件者 3. 附件檔案名⽤用時間標⽰示4. 勤練⼀一⾏行⼒力

5. 內⽂文要簡潔有⼒力 - 條列式佳

Do’s Take Away

1. 主旨不明：其中包括「不禮貌」「不明確」兩種狀況

Don’ts

X「無法接受你的建議」（不禮貌） ○「經過討論，沒有採⽤用你的建議」

X 「⼤大事發⽣生了，請你⽴立刻回覆」（不明確） ○「最新開會決議，請在3點以前回覆」

2. 措辭不當

Don’ts

X「難道你沒收到？需要我再次提醒你嗎？」 ○「x⽉月x號寄出的郵件，請問你收到了嗎？」

X「你說你有附件，為何我沒收到？」 ○「我並沒有收到你的附件」

3. 不合禮儀

Don’ts

X「限3天內交出報表」 ○「請在星期⼆二之前給我報表」

4. 客套過度

Don’ts

X「誠⼼心的邀請，不知道有沒有這個榮幸可以……」 ○「邀請你參加……」

5. 雙重否定造成困擾

Don’ts

X「我不能接受沒有授權的申請書」 ○「我需要授權到xx層級的申請書」

6. 語意含糊

Don’ts

X「請盡快給我……」「如果你可以的話，在周三之前給我……」 ○「周三以前需要你的xx數據，做為會議資料」

7. 形容太抽象

Don’ts

X「給我⼀一份完整的報告」 ○「給我⼀一份包含供應商基本資料、報價數據、 供貨期間分配圖的報告」

8. 過多問句

Don’ts

X「不知你是否可以給我那份報價？報價是通⽤用的嗎？」 ○「我想知道這份報價是不是兩邊通⽤用的？」

9. 內容太多情緒敘述

Don’ts

X「我其實很信任你，但是不敢相信你答應要給我的數據竟然不給我， 害我企畫書做不完，客⼾戶對我抱怨、⽼老闆也指責我……」

○「上次會議中提到你要提供報價數據，但我還沒收到， 請你在星期⼀一之前給我，⽼老闆很關⼼心這份資料」

使⽤用禮儀

2. 保持簽名檔簡單3. 刪去過⻑⾧長的內⽂文4. 寄錯了⾺馬上聯絡對⽅方

1. 避免個⼈人情緒影響⽂文字

5. 不管任何狀況下都不要轉寄連鎖信

6. 儘速的回應信件

使⽤用技巧

1. Dear已過時

Hi, 或者知道姓名直接稱呼對⽅方名字

2. “先謝謝了”很惹⼈人厭 Thank you in advance

意味著對⽅方已經同意你的要求，讓看信的⼈人不舒服

3. Best Regards 已⽼老

Regards, Sincerely 系列都是

4. 記得使⽤用 Reply all

回報主管進度 ，同步更新資訊

5. 為主旨打上”系列Tag”

• 幫助⾃自⼰己與他⼈人事後搜尋與整理

• ⼀一眼及分辨此封 mail ⽤用途

e.g. [專訪], [SHOP活動]

操作 Tips

1. 善加利⽤用”副本”,”密件副本”功能

2. 不點擊來路不明的 mail 與 連結

3. 善⽤用通訊錄

將收件者分群管理

優點：節省納⼊入收件者的時間 避免漏寄信件給應該寄的⼈人

4. 善⽤用”條件篩選” (filter )與顏⾊色管理區分信件

5. 善⽤用 Google Drive 管理附件

優點：雲端跨平台管理， ⼤大量檔案可⼀一次性下載免多⼀一步解壓縮

嘿嘿嘿

6. 更多邪惡的⼩小東⻄西

• Streak• Rapportive

• Streak - 收信者再也不能乎弄你了！

https://www.streak.com/

優點：1. 安裝⽅方便, 與 Gmail 整合2. 個⼈人使⽤用 - FREE !!!

3. 可追蹤收信者開信與否與時間

安裝後，寄出的信件被有顆眼睛被收信⼈人開信後呈綠⾊色

信件打開，右邊可以看詳細 tracking 內容

• Rapportive - 客⼾戶底細清清楚楚https://rapportive.com/

優點：1. 安裝⽅方便, 與 Gmail 整合2. 個⼈人使⽤用 - FREE again !!!

3. 可追蹤使⽤用者的 LinkedIn Profile ( ⺫⽬目前只能追蹤這⼀一項，不過如果對⽅方是很國際化的⼈人，⼀一定有 LinkedIn 的 profile )

在信件的右⽅方，

外掛會主動去找尋

此 Email 連結的

LinkedIn 個⼈人檔案

寄出之前多想三件事

✓收件者能輕鬆確認主旨嗎？

✓表達是否夠清楚簡單？

✓該附上的檔案, 該轉寄, 該回覆的⼈人是否完備？

Thank YOU