[DE] Migrationsplanung für Daten und Dokumente - Ein Leitfaden | Joachim Hartmann | Dr. Ulrich Kampffmeyer | Update Information Management 2016

Update IM 2016 Joachim Hartmann Migrationsplanung 28.01.2016 1 © PROJECT CONSULT 2016

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Migrationsplaung für Daten und Dokumente – Ein Leitfaden

Joachim HartmannUpdate Information Management 2016



IT-Migration

Migration von Daten und Dokumenten

Migration von Anwendungssystemen

Migration von Rechenzentren

• Neue oder geänderte Softwareverfahren• Technologiewechsel bei Speichermedien• Firmenübernahme• …




Anforderung

Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz des Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.




Mögliche Herausforderungen

Es ist unklar, welche Bestände aus den Quellsystemen überhaupt übernommen werden müssen.

Die Quell- und Zielsysteme sind heterogen. Es müssen zuerst entsprechende Transformationsmechanismen definiert werden.

Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemen übernommen werden, die erst noch aus diesen Systemen extrahiert werden müssen.

Aufgrund von Personalfluktuation können wichtige Expertisen in den Quellsystemen verloren gegangen sein.

Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshaltung bei externen Providern, wenn bei der Migration die Geschäftsgrundlage wegfällt.

Extrem hohe Schätzungen (mehr als 10 Jahre) für den Aufwand bei Altbeständen auf Bandsicherungen



Steuerung

Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation

PPlan

DDesign

TTest

EExecute

AAccept

Migrationsprozess



Migration



Migration

1. Bestands- und Bedarfsanalyse

2. Entwicklung von Umsetzungsszenarien

3. Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase

der Migration



IT-Migration von Daten und Dokumenten

Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration3

Entwicklung von Umsetzungsszenarien2

Bestands- und Bedarfsanalyse1


Bestandsanalyse

Bestand 1

Bestand 2

Bestand 3

Bestand 4

Bestand 5

Bestand 6

Bestand 7

Quellen Beispiele

Dokumentenbestände im Filesystem

Indizierte Dokumentenbestände in einem Archivsystem

Ausgelagerte Datenbestände

Datenbestände in einem Anwendungssystem, das stillgelegt wird

. . .

Bestandsanalyse


Bedarfsanalyse

Req. 1

Req. 2

Req.3

Req. 4

Req. 5

Anforderungender Fachbereiche

Aspekte, die zu berücksichtigen sind

Bedarfsanalyse

Rechtliche und regulatorische Anforderungen

Übernahme von Dokumenten zur rechtlichen Absicherung oder bei laufenden Rechtsstreitigkeiten

Elektronische Daten und Dokumente und nicht elektronische Dokumente

Übernahme nach Art der Geschäftstätigkeit (aktive, laufende Geschäften oder nicht aktiven, meistabgeschlossene Geschäfte

Stichtagsübernahme, z.B. Datum des Firmenübergangs oder des Geschäftsübergangs

Rückwirkende Aufbewahrungspflichten


Bestandsanalyse BedarfsanalyseMatching

Bestand 1

Bestand 2

Bestand 3

Bestand 4

Bestand 5

Bestand 6

Bestand 7

Req. 1

Req. 2

Req.3

Req. 4

Req. 5

QuellenAnforderungen

Fachbereiche

BereinigungKonflikte beseitigen

Neudefinition

Archivierungslandkarte

Matching Bestand und Bedarf

BIO-ID BAO-ID Name fachliche Beschreibung

Unternehmen Ressort Bereich Abteilung Ansprechpartner Fachnereich

Dokumentenart technischeBeschreibung

Format …









Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung

AO 1

AO 2

AO 3

AO 4

AO 5

AO 6

Archiv 1

Löschen

GoBD / GDPdU

Filesystem

. . .

Archivierungslandkarte Zielumgebung

Definition der Zielumgebung



Ziellösungen

Archiv 1

Löschen

GoBD / GDPdU

Filesystem

. . .

Zielumgebung

Definition der Zielumgebung

Ausalterung im Filesystem

Migration in eine vorhandene Archiv-Lösung

Migration in ein vorhandenes Anwendungssystem

Migration in eine neue Archivlösung

GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerliche Prüfzwecke

Externe Auslagerung von Datenbeständen

Löschen

Beispiele für mögliche Zielszenarien



Archivierungsobjekte ZiellösungenZuordnung

AO 1

AO 2

AO 3

AO 4

AO 5

AO 6

Archiv 1

Löschen

GoBD / GDPdU

Filesystem

. . .


Umsetzungsszenarien

Umsetzungsszenarien









Bestand 1

Bestand 2

Bestand 3

Bestand 4

Bestand 5

Req. 1

Req. 2

Req.3

Req. 4

QuellenAnforderungen

Fachbereiche

BereinigungKonflikte beseitigen

Neudefinition

Archivierungsobjekte ZielszenarienZuordnung

AO 1

AO 2

AO 3

AO 4

AO 5

Archiv 1

Löschen

GoBD / GDPdU

Filesystem

. . .


Umsetzungsszenarien

Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase



Überarbeitung

Archivierungsobjekte UmsetzungsszenarienZuordnung


Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase

Umsetzungsszenarien

IT-Migration von Daten- und Dokumentenbeständen




Fazit

Fachliche Erfolgskriterien für eine erfolgreiche Migration von Daten- und Dokumenten sind:

1. Der vollständige Abdeckungsgrad der vielfältigen Anforderungen

2. Die Optimierung der vorhandenen Daten- und Dokumentenbestände auf die fachlichen Anforderungen

Business

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