Upload
topdesk
View
403
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Twitter mee: #SEE2016NL
De juiste persoonOp het juiste momentOp de juiste opdrachtEen eerlijke casus
Patrick van der Spank - ZippingCindy Pelster ONS SSC
SEE your next step
Twitter mee: #SEE2016NL
Even voorstellenCindy Pelster Patrick van der Spank
Twitter mee: #SEE2016NL
Over deze presentatie
· Casus ONS SSC· Visie Zipping· Aanpak· Uitwerking in de praktijk· Geleerde lessen
Twitter mee: #SEE2016NL
CasusONS SSC resource capacity management
Twitter mee: #SEE2016NL
Over ONS SSC
ONSSSC
ProvincieOverijssel
GemeenteZwolle
GemeenteKampen
Twitter mee: #SEE2016NL
Zoek deherkenning
Twitter mee: #SEE2016NL
Wie heb jebeschikbaar
voor ditproject?
Zeg, waar besteed jeons geld eigenlijk aan?
Geen idee, ikvraag wel evenrond wie er tijd
heeft.
Als die partner numaar niet gaat
vragen wat ik methun geld doe….
Twitter mee: #SEE2016NL
Wie heeft ertijd voor ditproject? Ik ook niet, druk druk druk!
Ik niet, ik zit tot over mijnoren in het werk!
Ja hoor, dat kan ikwel!
Gaaf, interessante opdracht, die wil ik wel!Nou eens kijken hoe ik dat ingepland krijg tussen al
die open acties op mijn naam, dat zal wel weeroverwerken worden…
Twitter mee: #SEE2016NL
Tuurlijk, fix ikeven voor je!
Wil jij dit evenvoor me doen?
Het is ergbelangrijk!
O jee, daargaat mijn
deadline voordat andere
project
Twitter mee: #SEE2016NL
Komt goed, ikheb het ergdruk gehad.
Hoe is het met jeproject? Je bent alover de deadline!
Zucht…Het is ook altijd
hetzelfde met al datwerk tussendoor…
Twitter mee: #SEE2016NL
We zijn er drukmee bezig, ikhoud je op de
hoogte!
Wanneer kunnen wedeze wijziging afhebben?
O ja, dat stond ooknog open! Maarweer even achteraanzitten dan.
Twitter mee: #SEE2016NL
Gaat het optijd lukken?
Tuurlijk, maak je geenzorgen!
Ik geloof er nietsvan, eerst zien,dan geloven
Zo, die is weereven
gerustgesteld, nunog even dattussendoor
spoedje.
Twitter mee: #SEE2016NL
Hoe moet ikspecialisten voor
mijn projectreserveren? Dat kan ik je niet
zeggen, daar hebbenwe nog niets overvastgelegd
Twitter mee: #SEE2016NL
Wat doe je met hetinnovatiebudget datje van ons krijgt?
Sorry, dat kan ik jeniet 1-2-3 zeggen…
Twitter mee: #SEE2016NL
Waar grijpt ONS SSC nu op mis?• Geen heldere planning• Mix & match erg lastig• Resource mgmt proces en governance onduidelijk• Onvoldoende tot geen inzet stuurinformatie• SSC ICT dienstverlening niet voorspelbaar• Medewerkers worden niet beschermd tegen aansturing door
meerdere personen
Twitter mee: #SEE2016NL
DoelenDe juiste persoonOp het juiste momentOp de juiste opdracht
• Heldere planning• Eenvoudige mix & match• Heldere processen en governance• Stuurinformatie• Voorspelbare dienstverlening• Bescherming medewerkers voor
aansturing door meerdere personen
Twitter mee: #SEE2016NL
VisieDe Zipping visie op deze casus
Twitter mee: #SEE2016NL
Visie op samenwerking
Twitter mee: #SEE2016NL
Kernwaarden voor resultaat uit samenwerking
resultaat duidelijkheid
dienstbaarheidsolidariteit
Twitter mee: #SEE2016NL
Zipping succesfactoren
Twitter mee: #SEE2016NL
AanpakDe geplande aanpak
Twitter mee: #SEE2016NL
Producten
Draagvlak en borging• Draagvlak• Instructie en training• Borging• Adoptie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Procesinrichting• Procesbeschrijving• Procesintegratie
Rapportage• Werkverdeling• Projectinzet• Werklast• Financiële
onderbouwing
Toolinrichting• Rooster en planning• Registratie• Rapportage
Twitter mee: #SEE2016NL
Fasering
1
2
3
4
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Fasering
1
2
3
4
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Proces
Proces
Rapportage
Integratie
Beschrijving
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Proces flowcharts
Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Tooling
Rooster
Planning
Registratie
Rapportage
Tool
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Rooster in TOPdeskPlanbord(Nu al live in Zwolle TOPdesk omgeving, nog geen operationele afhankelijkheid!)
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Rapportage
• Werkverdeling• Projectinzet• Werklast• Financiële
onderbouwing
Twitter mee: #SEE2016NL
Rapportage urenallocatie
Twitter mee: #SEE2016NL
Rapportage urenallocatie
Twitter mee: #SEE2016NL
(ook) focus op financiën
Twitter mee: #SEE2016NL
Mensgerelateerdeproducten· Communicatie· Instructie / training· Borging· Adoptie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Borging
Probleem
BetrokkenheidOplossingen
Draagvlak
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NLDe juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Omgeving
ITILLEN
Portfoliomanagement
Management
Resourcemanagement
Project TOPdesk
Procesmanagers
Back officemedewerkers
Demandmanagers
Projectleiders
………………..
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Strategischpersoneels plan
Twitter mee: #SEE2016NL
Elk voordeelHep z’n nadeel
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
PartnersGraag!
• Belangrijke stap richting BVOstructuur• In control• Financieel
• SSC beter aan te sturen• Prioriteren / selecteren• Heldere stuurinformatie
• Operatie geborgd• Rolduidelijkheid• Resources beschikbaar
• Focus op innovatie mogelijk
Liever niet…
• Afname directe invloed• Niet meer zelf medewerkers
kunnen kiezen• Keuzes moeten maken
• Op basis van harde feiten• Prioriteren / selecteren• Kiezen is verliezen
• Grotere scheiding SSC /partners• Afstand tussen medewerker en
personeel partners• Tussenpersoon nodig voor
toewijzen personeel
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Management SSC ICTGraag!
• Belangrijke stap richting BVOstructuur• In control• Financieel• Onderbouwde cases bij
partners• SSC beter aan te sturen
• Prioriteren / selecteren• Heldere stuurinformatie
• Operatie geborgd• Focus op innovatie mogelijk• Minder “gedoe” over
werkdruk of onderbezetting
Liever niet…
• Grotere scheiding tussenSSC en partners
• Conflicten met partners• “Doordrukken” projecten• Niet accepteren nee / later
• Afname autonomie• Langs inzetmanager
moeten
• Moeten kiezen• Kiezen is verliezen
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Teamleiders SSC ICTGraag!
• Ontzorging• Helderheid• Medewerkers kunnen beschermen• Beheercapacitieit geborgd• KPI’s beter haalbaar• Onderbouwing (rapportage)• Makkelijk (her)verdelen taken
Liever niet…
• Afname autonomie• Afhankelijk inzetmanager
• Moeten (bij-)sturen• Gedwongen keuzes te maken• Nee moeten zeggen tegen partners
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
inzetmanager SSC ICTGraag!
• Uitdaging• Duidelijkheid• Meer mandaat geeft
bewegingsruimte• Overzicht• In control kunnen zijn• Onderbouwde voorstellen kunnen
doen• Ruimte voor innovatie
Liever niet…
• Boeman moeten zijn• Minder “one of the guys”• 2 petten: collega en management
• Extra werklast• Roosteren• Rapporteren• Adviseren• Administratie
• Bureaucratie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Teamleiders SSC ICTGraag!
• Helderheid• Belasting / belastbaarheid• Rolduidelijkheid
• Strakkere regie• Mensen kunnen beschermen• Mensen kunnen uitdagen• O.b.v. KPI’s beter sturen• Herverdelen eenvoudiger
• Ontzorging• Beheercapaciteit geborgd• Afscherming partners• Juiste mix intern-extern
Liever niet…
• Afname autonomie• Niet meer zomaar iemand
van taak af kunnen halenof ander werk geven
• Afhankelijk van RCM• Potentieel vertraagfactor
• Minder grip opinroostering
• Keuzes moeten maken• Mandaat kwijtraken• Bureaucratie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Medewerkers mid officeGraag!
• Helderheid• Wie wanneer beschikbaar• Wie doet wat
• Ontzorging• Beschibaarheid
medewerkers wordtgeregeld
• Geen strijd meer overresources
• KPI’s beter haalbaar• Door focus teamleden
• Juiste mix intern-extern
Liever niet…
• Afhankelijkheid• Afname autonomie• Niet meer ad hoc
toewijzen• Buiten inroostering om
• Opgedrongen werkwijze• Bureaucratie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Medewerkers back officeGraag!
• Helderheid• Werklast• Mandaat• Over- of onderbelasting• Structuur / werkwijze
• Bescherming• Tegen overbelasting• Tegen meerdere mensen die aan je
trekken• Uitdaging
• Interessante projecten en opdrachten
Liever niet…
• Afname autonomie• Niet meer zomaar ja mogen zeggen
tegen gebruiker• Minder invloed in indelen eigen
werkpakket
• Over schouder meekijken• Big Brother alert
• Bureaucratie• Registratiefabriek
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Projectleiders SSC ICTGraag!
• Beschikbaarheid mensen• Toegewezen is toegewezen
• Juiste mix intern-extern• Organisatie- en vakkennis
• Doorlooptijd projecten• Mensen écht beschikbaar
• Helderheid• Wie doet wat• Wie kan ik wanneer inzetten
Liever niet…
• Afname autonomie• Minder “cherrypicking”• Meer sturing van boven
• Afhankelijkheid inzetmanager• Afname invloed
• Overbodige bureaucratie• Afname flexibiliteit
• Nee verkopen aan klant
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Projectregistratie
• Overzicht komende en lopende projecten• Werk verdelen vanuit projecten• Stuurinformatie uit projecten
Twitter mee: #SEE2016NL 49
STRATEGIE ARCHITECTUUR
VERNIEUWING BEHEER
BUSINESS STRATEGIE
INFORMATIEBELEID
ICT BELEID
DEFINIËREN
BEWAKEN
INITIËREN
IDEE
PLAN UITVOER EVAL.
DAGELIJKSE OPERATIE
WIJZIG
ING
EN
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Ideaalplaatje (staat los van ONS SSC ICT!)
Twitter mee: #SEE2016NL
Projecten en hun relaties binnen ONS SSC ICT
Project A Project B
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Proj
ecte
nFa
sen
Activ
iteite
nW
ijzig
inge
nIn
cide
nten
Vero
orza
akt
door
wijz
igin
gen
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Projecten, fases, activiteiten
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Portfoliooverzicht
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Overzicht voortgang projecten
Twitter mee: #SEE2016NL
Urenregistratie
De juiste persoon op het juiste moment op de juiste opdracht
Twitter mee: #SEE2016NL
Uitwerking in de praktijkHoe het plan in de praktijk uitpakt
Twitter mee: #SEE2016NL
En dan de praktijk· Processen· Tooling· Rapportage· Draagvlak
Twitter mee: #SEE2016NL
Geleerde lessenWat kunnen we nu al leren van deze casus?
Twitter mee: #SEE2016NL
Lessen· Afhankelijkheden managen· Draagvlak creëren· Werkwijze afdwingen vs masseren· Governance· Klantvraag
Twitter mee: #SEE2016NL
Presentatie terugkijken?
Bekijk deze presentatie online opwww.slideshare.net/TOPdesk
Twitter mee: #SEE2016NL