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Projectatio presenta las herramientas para la Dirección de Proyectos con Google Apps y Teambox.
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ASOCIACIÓN PMALOYOLA LEADERSHIP SCHOOL
27 DE NOVIEMBRE DE 2012
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ÍNDICE
■ INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS.■ Entorno colaborativo vs tradicional.■ Cloud computing.
■ GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE.■ Herramientas colaborativas.■ Factores a la hora de elegir.■ Software para Dirección de Proyectos.■ Otras herramientas.
■ GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX.■ Chrome.■ Google Apps.■ Teambox.
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONAL
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
ENTORNO COLABORATIVO VS TRADICIONALINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
CLOUD COMPUTINGINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
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CLOUD COMPUTINGINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
DESVENTAJAS
■ Dependencia de terceros.
■ Almacenamiento.
■ Seguridad de datos.
■ Estabilidad empresarial.
■ Infraestructura.
■ Fallo de conectividad.
■ Menor oferta.
VENTAJAS
■ Integración entre
aplicaciones.
■ Baja inversión.
■ Bajo coste en el uso.
■ Accesibilidad.
■ Actualización continua.
■ Eficiencia energética.
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
CLOUD COMPUTINGINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
DESVENTAJAS
■ Dependencia de terceros.
■ Almacenamiento.
■ Seguridad de datos.
■ Estabilidad empresarial.
■ Infraestructura.
■ Fallo de conectividad.
■ Menor oferta.
VENTAJAS
■ Integración entre
aplicaciones.
■ Baja inversión.
■ Bajo coste en el uso.
■ Accesibilidad.
■ Actualización continua.
■ Eficiencia energética.
■ Disponer de copias de seguridad.
■ Buscar la exportabilidad de la información a
sistemas "tradicionales".
■ Que permita trabajar sin conexión a internet.
■ Que la información esté codificada.
■ Buscar a empresas fiables y consolidadas.
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CLOUD COMPUTINGINTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS COLABORATIVOS
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
QUÉ APORTAN A LA ORGANIZACIÓN.
■ Conocer al instante el estado real del proyecto.
■ Facilitan el control y seguimiento de los proyectos.
■ Permiten la toma de decisiones a tiempo.
■ Optimización de los procesos del proyecto.
■ Aumentan la productividad y la eficiencia del trabajo.
■ Permiten la gestión centralizada de distintos proyectos.
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBEHERRAMIENTAS COLABORATIVAS
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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Y PROYECTOS.
■ Tipo y número de proyectos.
■ Madurez de los usuarios.
■ Requisitos de las infraestructuras.
■ Inversión económica.
■ Distancia.
■ Idioma.
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBEFACTORES A LA HORA DE ELEGIR
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HERRAMIENTAS.
■ Fiabilidad de la empresa.
■ Funcionalidades y facilidad de uso.
■ Integrable en la organización.
■ Fiabilidad, rapidez y robustez de la aplicación.
■ Necesidades de soporte y mantenimiento.
■ Seguridad de acceso y encriptado de datos.
■ Soporte técnico ofrecido por la empresa.
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBEFACTORES A LA HORA DE ELEGIR
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
La herramienta tiene que
AYUDAR a conseguir los objetivos del proyecto.
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBEFACTORES A LA HORA DE ELEGIR
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
■ En el mercado existen multitud de propuestas.
■ Ninguna da una solución global.
■ Para gestionarlo todo tendremos que elegir varias.
■ Tenemos que buscar la integración entre ellas.
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE¿QUÉ HERRAMIENTAS ELEGIR?
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■ http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_project-
management_software
■ http://online-project-management-review.toptenreviews.
com/
■ http://blog.timedoctor.com/2011/02/02/43-project-
management-software-alternatives
■ http://socialcompare.com/en/comparison/best-enterprise-
project-management-tools-comparison
■ http://www.pm-software-tools.com/
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBESOFTWARE DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS
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■ Customer Relationship Management (CRMs).
■ Enterprise Resource Planning (ERPs).
■ Contabilidad (Contaplus, Contasimple, ... ).
■ Ofimática (Office, OpenOffice, Google Docs, ...).
■ Almacenamiento (Dropbox, Drive, Sugarsync, Box, ...).
■ Presentaciones (Prezi, Slideshare, Sliderocket, ...).
■ Gestores de tareas (Wunderlist, Rememberthemilk, ...).
■ Mapas mentales (MindManager, Freemind, Bubble.us, ...).
■ Sociales (Linkedin, Twitter, Facebook, youtube, ...).
■ ...
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBEOTRAS HERRAMIENTAS
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CHROME
■ Navegador web de código abierto.
■ Navegación por pestañas.
■ Interface del sistema operativo Chromium OS.
■ Chrome Web Store.
■ Permite aplicaciones de terceros.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CHROMEGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CHROME WEB STOREGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
121127_GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA NUBE
■ Servicio de Google pensado para las organizaciones.
■ Incluye la integración de herramientas como Gmail,
Calendar, Drive, Docs, Sites y otras.
■ Pensado para trabajar desde un único dominio propio.
■ Contiene servicios no incluidos en las aplicaciones
estándares, como sistemas de seguridad, control de
usuarios, grupos, etc.
GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CUENTAGOOGLE
GOOGLE APPS
STANDARD
GOOGLE APPS FOR BUSINESS
GOOGLE APPS FOR
EDUCATION
GOOGLE APPS FOR
GOVERMENT
GOOGLE APPS FOR
NONPROFITS
APLICACIONESGOOGLE TODAS TODAS TODAS TODAS TODAS TODAS
CUENTAS Y DOMINIO
USUARIOS 1 <10 ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADO ILIMITADO
ALMACENAMIENTO10GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
10GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
25GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
25GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
25GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
25GB GMAIL5GB DRIVE
1GB PICASSA
CONTROL USUARIOS NO SI. PANEL DE
CONTROLSI. PANEL DE
CONTROLSI. PANEL DE
CONTROLSI. PANEL DE
CONTROLSI. PANEL DE
CONTROL
SEGURIDAD BÁSICASSL
BÁSICASSL
TOTALSSL+SSO+TLS
TOTALSSL+SSO+TLS
TOTALSSL+SSO+TLS
TOTALSSL+SSO+TLS
ASISTENCIA BÁSICACORREO
BÁSICACORREO
24/7TELÉFONO
24/7TELÉFONO
24/7TELÉFONO
24/7TELÉFONO
COSTE 0€ 0€ 40€/AÑO/USUARIO 0€ 5$/MES/USUARIO
€ 0€
DIFERENTES PRODUCTOS DE GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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■ Disponer de un dominio o comprarlo directamente en Google (.com a 12$).
■ Registrar el dominio y el usuario principal.
■ Verificación del dominio (en caso de no comprarlo a Google).
■ Configuración de aplicaciones y permisos.
■ Creación de usuarios y grupos.
■ Configuración de la redirección DNS (entradas MX).
■ Personalizar dominio.
■ Configurar móvil.
■ Migración de datos desde otras plataformas (Microsoft Exchage, Outlook, etc).
■ Selección de aplicaciones en Marketplace.
INSTALACIÓN DE GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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PANEL DE CONTROL DE GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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MARKETPLACE DE GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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Paquete de aplicaciones en un entorno colaborativo:
Gmail. Servicio de correo electrónico empresarial.
Calendar. Servicio de calendario.
Drive. Servicio de almacenamiento de documentos.
Docs. Servicio de generación de documentos.
Sites. Servicio de web, intranet y wiki.
APLICACIONES DE GOOGLE APPSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GMAIL
■ Personalización empresarial.
■ Acceso desde cualquier lugar.
■ Gestión de varias cuentas.
■ Servicio sin conexión.
■ Etiquetas de mensajes.
■ Traductor inmediato.
■ Filtro Antispam.
■ Chat y Videollamadas.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GMAIL
■ Compatibilidad con otros dispositivos.
■ Potente sistema de búsqueda.
■ Etiquetas y filtros.
■ Visualización de entrada personalizable (importante, no
leídos, destacados, archivados, ...).
■ Modo conversación.
■ Personalización de firmas por cuentas.
■ Personalización de temas.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GMAILGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CONTACTOS
■ Importación/Exportación de contactos.
■ Sincronización con dispositivos.
■ Integración con Google+.
■ Grupos.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GMAIL + CONTACTOS
BUENAS PRÁCTICAS.
■ Gestión del buzón de entrada (recibidos, destacados).
■ Filtrado y etiquetado.
■ Archivado.
■ Envío de correos (Firma, reenviar, responder).
■ Tareas.
■ Contactos (actualización y nuevos contactos).
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CALENDAR
■ Varios calendarios propios.
■ Sincronización con calendarios de terceros.
■ Organizar eventos e invitar a contactos.
■ Recordatorios.
■ Servicio sin conexión.
■ Espacio para citas.
■ Trabajo en diferentes zonas horarias.
■ Compatibilidad con otros dispositivos.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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CALENDARGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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BUENAS PRÁCTICAS.
■ Organizar el calendario por temas y colores.
■ Sincronización con dispositivos.
■ Completar datos (Asunto, lugar, duración, descripción,
invitados, recordatorios, etc).
■ Planificar de la semana.
■ Actualización diaria.
CALENDARGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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DRIVE
■ Almacenamiento de todo tipo de archivos.
■ Sincronización con dispositivos.
■ Trabaja sin conexión.
■ Compartir archivos y carpetas.
■ Potente sistema de búsqueda.
■ Distintos modos de clasificación y visualización.
■ Estructura por carpetas personalizables.
■ Visualiza más de 30 tipos de archivos.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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DRIVEGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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BUENAS PRÁCTICAS.
■ Estructura de carpetas y colores.
■ Nombre de archivos.
■ Comparte archivos con gente fuera de la organización.
■ Sincronizalo con todos los ordenadores.
■ Copia de seguridad externa.
DRIVEGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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DOCS
■ Documentos de textos.
■ Hojas de cálculo.
■ Presentaciones.
■ Formularios.
■ Dibujos.
■ Trabajo en equipo.
■ Chat en el documento.
■ Estilos personalizables.
■ Plantillas.
■ Los documentos de docs no
ocupan espacio en DRIVE.
■ Exportación a formatos
estándar (pdf, doc, xls, ppt,
etc).
■ Importa y convierte a docs.
■ Google Cloud print.
■ Historial de revisiones.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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DOCSGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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SITES
■ Espacio web compartido.
■ Multitud de plantillas.
■ Muy intuitivo y personalizable.
■ Control de acceso.
■ Almacenamiento extra de 10GB+500MB por usuario.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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SITESGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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OTRAS HERRAMIENTASGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GOOGLE +
■ Red social de google.
■ Círculos de amistades.
■ Quedadas (Hangouts).
■ Eventos.
■ Imágenes (Picassa).
■ Sincroniza fotos desde dispositivos.
■ Juegos.
■ Páginas (para empresas, grupos, etc).
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GRUPOS
■ Entorno online de discusión.
■ Un Grupo multitud de temas.
■ Grupos privados y públicos.
■ Control de acceso y uso.
■ Sistema de ayuda y colaboración con Google.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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TEAMBOX
■ Software para Gestión de Proyectos.
■ Gratis hasta 5 usuarios y/o 5 proyectos por organización.
■ Aplicaciones para smartphones, tablets, chrome, etc.
■ Se sincroniza con Dropbox, Box, Google Apps, Pivotal
Tracker.
■ Personalización empresarial.
■ Interfaz sencilla.
■ Fácil de manejar.
GESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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■ Permite gestionar varias organizaciones.
■ Permite controlar permisos de usuarios.
■ Gestión de varios proyectos por organización.
■ Gestión de tareas y listas de tareas.
■ Plantilla de tareas.
■ Conversaciones en Proyectos.
■ Gestión de archivos.
■ Documentos wikis.
■ Gestión de partes de trabajo.
TEAMBOXGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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TEAMBOXGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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■ Adaptarnos al software y no al revés.
■ Saber qué necesitamos y buscar unas herramientas que
nos den ese servicio.
■ Ir creciendo en gestión y después en requisitos del
software.
■ Pensar que hay que evolucionar.
■ Es mejor hacer poco bien que nada.
■ Mejor que usen todos un 20% que unos pocos un 80%.
CONSEJOS PARA LA IMPLANTACIÓNGESTIÓN DE PROYECTOS CON GOOGLE + TEAMBOX
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GRACIAS
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