19 мая 2015 Москва, Рэдиссон Славянская www.docflow.ru

Есть ли будущее у СЭД/EMC-систем?

Храмцовская Наталья Александровнак.и.н., ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

Особенности российскогорынка

§ Многоукладность, использование самых различныхподходов и технологий – от бумажного делопроизводствадо современных методов управления контетом на основеИКТ, мобильных и облачных вычислений

§ Это означает, что существуют свои ниши для продуктовразличного класса, с различным функционалом

§ Коммерческие организации вправе управлять документами, не выходящими за пределы ограниченного круга участниковдокументооборота, так, как им удобнее, используя для этогопрактически любые технологии

§ Разный уровень освоения ИКТ организациями. Всё ещё естьзапас «непуганых пользователей»

2

Особенности внедренныхсистем

§ Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на«конвейерное производство» бумажных и бумагоподобныхорганизационно-распорядительных документов (ОРД)

ü Не рассчитаны на то, чтобы применяться в качествекорпоративных хранилищ информации и документов

ü Отсутствуют развитые инструменты структуризации, поиска ибизнес-аналитики

ü Не поддерживаются отслеживание сроков хранения, экспертизаценности, уничтожение и передача на архивное хранение

3

Законодательно-нормативноерегулирование

§ Даже ключевые элементы традиционногодокументооборота (печать и подпись, изготовление изаверение копий) регламентированы недостаточно четко

§ Ситуация с регулированием электронных технологий ещёболее сложная: нет единых требований к оформлению, передаче, хранению, обеспечению долговременнойсохранности, экспертизе ценности, уничтожению и передачена архивное хранение электронных документов.

§ В ряде вопросов действовать приходится во многом на свойстрах и риск – и это не обязательно плохо

4

Раздута роль усиленныхэлектронных подписей (УЭП)

§ Плюсы - достаточно хорошо проработаннаязаконодательно-нормативная база и сложившаяся судебнаяпрактика позволяют не думать об обеспечении доверия кдокументам в СЭД/ECM-системах – лишь бы подписипроверялись

§ Минусы - УЭП становится источником колоссальнойголовной боли, когда нужно обеспечить длительноехранение электронных документов без ущерба для ихюридической значимости и доказательной силы

5

Текущие тенденциии их последствия (1)

§Организации постепенно уходят от традиционной российскойсистемы документооборота

§Наметился переход от традиционного обменанеструктурированными электронными документами наколлективное использование баз данных и обменструктурированными документами

§Центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основнойделовой деятельности

§Последствия для разработчиков ПО: Снижается интереспередовых организаций к решениям, основанным натрадициях российского делопроизводства

6

Текущие тенденциии их последствия (2)

§ Стремительный переход государства и бизнеса наэлектронные технологии бросил «в объятия» поставщиковмассу новых пользователей, которым нужны недорогиерешения, автоматизирующие привычную им технологиюработу с документами

§ Последствия для разработчиков ПО:

ü Компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха

ü Значительные усилия уходят на обслуживание возникшей вокругсуществующих продуктов экосистемы, при этом недостаточноевнимание уделяется созданию и продвижению инновационныхпродуктов

7

Текущие тенденции и ихпоследствия (3)

§ Сокращение персонала и одновременное увеличениеобъемов работы заставляют организации автоматизироватьсвои рутинные процессы

§ Продолжается активный перевод в электронный вид всебольшего числа видов документов

§ Последствия для разработчиков ПО:

ü Кризисные явления в целом не подрывают интерес к СЭД/ECM-решениям и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудникистоят дороже, чем оборудование и программное обеспечение

8

Текущие тенденции и ихпоследствия (4)

§ Быстро возрастает роль хранилищ электронных документови информации, а также инструментов, обеспечивающих ихсохранность и эффективное использование (включая бизнес-аналитику, «большие данные» и т.д.)

§ Для управления большими объёмами информации нужныновые инструменты и масштабируемые решения

§ Вопрос об интероперабельности СЭД/ECM различныхпроизводителей перешёл в практическую плоскость – как вплане оперативного обмена документами междусистемами, так и в плане переноса базы документов припереходе на новую систему

9

Влияние международнойситуации

§ Сложная международная ситуация дает определенноепреимущество отечественным разработчикам исобственникам инфраструктуры

ü Повышается интерес ко всему спектру вопросовинформационной безопасности (среди которых стоитотдельно выделить вопрос защиты персональных данных)

ü Экономические и политические проблемы последнеговремени облегчили для российских производителейконкуренцию с импортными системами

10

Ключевая проблема

§ Надежды на то, что корпоративная ECM-система сможет статьединым хранилищем электронных документов организации, не оправдались

§ Большая часть документов создается и хранится вспециализированных системах (системы бухгалтерского, финансового, складского учета и т.д., а также в системахэлектронной почты, мгновенных сообщений, накорпоративных веб-сайтах)

§ Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать вдокументные системы всю документированную информацию. На практике - большие затраты, которые не всегда окупаются

11

Риски для участниковрынка СЭД /ECM

§ В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен те, кто не идётвперёд, неминуемо откатываются назад

§ В целом концепция централизованного управлениядокументами организации с использованием однойсистемы не оправдала ожиданий

§ Системы нового поколения должны будут стать дляпользователя интерфейсом ко всем тем информационнымресурсам, которые необходимы сотрудникам для принятияуправленческих решений: это могут быть государственныереестры и регистры, электронные архивы, социальные сети, сайты и т.п.

12

Ближайшее будущее

§ Через пять-семь лет и технологии, и законодательство, иделовые процессы уже настолько изменятся, что большинствоныне продаваемых решений превратятся, в лучшем случае, впродукты для начинающих

§ Преимущество получат те разработчики, которые уже сегоднязаймутся формированием облика продуктов завтрашнего дня

§ Придётся решать проблему долговременного хранения

§ Наиболее вероятно относительно спокойное, не взрывноерасширение масштабов использования облаков

§ Мобильные технологии изменятся и станут ориентироваться наподдержку деятельности основной массы исполнителей

13

В среднесрочнойперспективе

§ Вероятен «передел» рынка СЭД /ECM-систем

§ Можно ожидать появления разнообразных обязательныхтребований как к электронным документам, так и к системам, в которых они хранятся

§ Поставщикам придётся разработать новые либо существеннопереработать старые продукты, а часть ныне широкоиспользуемых систем уйдёт с рынка

14

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

15

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube